对外物资采购行为回访办法

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--对外物资购买行为回访手段

1.目的

对购买行为举行有效地监控。

2.范围

适用于公司全体对外物资购买、工程及其他服务购买。

3.职责

3.1财务管理部负责对公司全体购买行为举行监视操纵，并定期举行抽样回访，必要时相关部门应协同举行。

3.2各部门经理负责对本部门购买行为举行监视操纵，并指定专人对本部门购买行为举行回访。

4.方法和操纵过程

4.1回访样本的选取

4.1.1对购买单价超过2000元的资产全部举行回访。

4.1.2对其他购买物资，根据其本金操纵重要性确定该工程选取种类的数量：清洁用品(含消杀药品)类5种，修理材料类5种，工程材料5种，办公用品3种。每季度的回访工作务必笼罩以上四大类商品且相邻季度不重复对一致商品抽样。

4.1.3在审核报销票据的工作中，各部门应结合本部门的概括处境，参考财务管理部公布的《零星物资价格统计表》，对价格、数量展现较大波动的物资，有针对性的选取样本举行回访。

4.2回访

4.2.1每季度至少举行一次回访，回访前，回访人应根据财务资料及实际的市场调查，大致了解待回访商品的品牌、规格、质量、价格等市场行情，以更好地达成回访效果。

4.2.2根据待回访商品的本金操纵重要性及回访本金，可用以下方式举行回访。

4.2.2.1电话回访：回访人以顾客身份通过电话询价、还价等方式，努力察觉该项购买的最低成交价。

4.2.2.2现场回访：回访人以顾客身份到供给商的营业地点询价、还价，努力察觉该项购买的最低成交价。

4.2.2.3索取报价单或函证：取得正式书面证据，以便于转入其他程序处理问题。

4.2.2.4其他适合的手段。

4.3回访结果的处理

4.3.1回访终止后，回访人根据回访处境填写《购买物资供方回访表》。

4.3.2回访假设察觉疑问，回访人将直接与购买人员沟通，要求其作出解释，然后总结填写《购买物资供方回访表》，签署回访结论。

4.3.3假设购买人员不能作出合理的解释，回访人将把回访结果提交财务管理部经理作进一步处理。

4.3.4财务管理部每半年对回访中的问题举行总结。

4.4公司各部门在购买中索取供给商开具的发票时，应要求其切实填写开票人电话或细致地址一栏，如有遗漏，经办人应于报帐前补填，或者一次性将全部供给商电话号码供给给财务管理部，主动采纳财务的监视，合

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