水泥公司档案管理制度

水泥公司档案管理制度第一章总则第一条为加强公司的档案管理，规范档案的收集、整理、保管、借阅等工作，有效地保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》和集团公司管理制度，制定本制度。第二条档案是指生产经营活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等形式的历史记录。第三条公司档案按内容分为文书档案、图书档案、人事档案、销售档案、会计档案、审计档案、工程档案、设备仪器档案；按载体形式分为声像档案、实物档案、盘片档案。第四条公司按照“统一管理、分级保管、分级查阅”的原则，指定部门负责档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全、系统和有效利用。第二章文件归档第五条归档要求（一）凡属于公司及所属单位归档范围的各类档案，要按照归档时限向档案部门归档。（二）凡属于本单位归档范围的生产技术、地质勘探、基建、设备、产品、科研成果方面形成的文字、图纸等科技文件材料由档案形成单位收集齐全、分类组卷及时向档案部门归档。任何单位部门或个人不得拒绝归档，不得将档案资料据为已有。（三）对科研成果、产品试制、基建工程、设备开箱等进行鉴定、验收时，应有本单位档案部门人员参加，并对应归档的文件材料进行验收归档。（四）属于本单位归档案范围的会计档案由会计人员立卷，移交档案部门后，不得随意拆卷或重新组卷，若需拆卷须由会计人员与档案人员共同进行。（五）归档的文件料须是原件，文字图表须清晰，不得用铅笔或圆珠笔书写，文件材料上不得乱涂乱画。第六条归档时间（一）凡属归档范围的文件材料，在文件执行完毕的第二年上半年内，保管部门须将归档文件由部门负责人审定签字后交档案室存档；（二）工程建设项目，在项目竣工验收后、工程结算之前，由各职能部门把应归档的文件材料及技术资料整理立卷，移交档案室存档。（三）设备到货时，档案室要指派人员参加开箱验收，随机文件资料立即归档。（四）会计文件材料由财务部门保管两年，期满后，于第二年四月末前由财务部门向档案部门归档。（五）人事档案应由人事部门按国家有关部门关于人事档案的立卷规定，随时归档。第七条文件材料归档份数归档的文件材料一式一份，但使用频繁的材料，可适当增加归档份数，或由有关部门保留副本备用。第八条归档手续（一）各类档案向档案部门移交时，须由移交单位编制移交清册，双方履行交接手续，签字盖章；（二）归档前，移交部门应将归档的文件材料和清册，一式两份，交档案室存档；（三）档案室在接收时，须按移交清册上所列项目逐一清点，核对无误后双方在清单上签字盖章，各执一份备查。第三章档案鉴定与销毁第九条为区分各类档案的保存价值，更好地保存有价值档案，按照档案保管期限表，定期销毁无价值及超过保管期限的档案。第十条档案的鉴定销毁工作，要由档案分管负责人组织有关业务部门人员，对需要鉴定的材料进行鉴定。第十一条根据档案的保管期限及使用价值对档案进行鉴定，确定档案的存毁。经过鉴定，对需要继续保存的档案和剔除销毁的档案分别填写鉴定表，写出鉴定意见，由相关部门负责人签字确认。第十二条经鉴定需要剔除销毁的档案，由档案室编制销毁清册，提出报告，经鉴定人员审查无误后，报主管领导批准，由档案室派专人（同时配备监销人员）严格履行销毁手续，对需要剔除销毁的档案进行销毁。第十三条档案鉴定销毁清册和报告由档案室归档并长期保存备查。未经鉴定的档案材料，任何人不得私自销毁，否则，将按有关规定追究责任，并给予相应处罚。第四章档案保管第十四条档案室管理（一）档案室由档案室指派专人管理；（二）档案管理人员负责管理档案的整理、登记、查阅借阅工作；（三）档案室内柜厨要排列整齐，保持清洁，档案装具要放置有序；（四）档案室为机要重地，无关人员不得擅自进入，管理人员不准私带人入库；（五）档案室内严禁存放易燃易爆物品及其他杂物，库房内严禁吸烟；（六）下班前应检查档案室安全设施，关好门窗，切断电源；（七）档案室必须做好档案的防火、防尘、防潮、防鼠、防虫、防盗、防光、防污染的“八防”措施，严格控制室内温湿度，保证档案安全；第十五条档案备份公司所有有价值的文件、报表、业务记录等电子文档必须备份，备份盘与原盘应分开存放。档案人员变动时，要做专项审计，并做好移交和监交工作。第五章档案统计第十七条档案统计包括对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管、利用等档案工作基本情况的统计。（一）对档案资料数量、档案构成、档案增减情况变化进行统计；（二）对档案鉴定销毁情况进行统计；（三）对档案利用情况、利用效益进行统计；（四）对档案设施、库房、人员情况进行统计。第十八条每年年底前档案管理部门须对档案工作的发展情况进行登记、统计调查、整理和分析，并报上级主管部门备案。第十九条统计数据应以原始记录为依据，保证统计数据的客观性和准确性。第六章档案利用第二十条档案提供利用须严格执行借阅制度、保密制度，借阅重要档案须经档案主管部门领导批准。一般情况下原件不外借。档案利用中要确保档案完整无缺。第二十一条调阅档案时，只能查阅指定档案材料，无关的资料不得翻阅、摘抄，阅档人员不得拆卷、作标记和涂改。第二十二条外单位利用档案资料时，须持本单位介绍信，经主管领导批准后，方可按批准范围在阅览室翻阅，抄录档案资料时须经批准，否则，不得抄录。第二十三条凡是借阅档案资料的，一律履行借阅手续，按要求登记。档案资料借阅期为一周，最长不得超过15天，如延长使用时间，须办理续借手续。档案资料返还时，须当面逐一清点核对，确认无差错后，注销借阅手续。第二十四条调档人员须妥善保管借阅资料，属于机密材料的，应承担保密义务，否则档案室有权拒绝借阅。第七章档案保密第二十五条凡属尚未公布的重要会议内容、生产技术、新工艺、新成果和重要技术经济活动情况，均为保密范围。密级要根据情况变化，及时调整或解除。第二十五条保密措施（一）对各类档案资料保密范围和密级要分级管理；（二）凡是保密级的档案资料须在案卷封面加盖密级章；（三）凡是借用、复印、销毁带密级的档案材料，须经主管领导批准方可办理