酒店采购授权（八）

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酒店购买授权

为了圆满执行工作并达成目标,购买部门应有以下四种决策权:

1.供给商之选择。

2.交易价格及条件之抉择。

3.购买模范之确认。

4.与潜在供给商之接触联系。

再就购买部门而言,为实施分层负责,提高工作效率,通常会实施以下两种授权措施:

内部授权

购买主管秉承上级主管或酒店制度,在确定金额内有抉择购买之权。超过此一权限,仍需呈请上级主管核定。

外部授权

除了采用混合式购买制度之外部授权状况外,尚有对于执行专案筹划人员之授权(不受酒店原有购买制度之约束),或购买部门认定由使用部门自行办理更为妥当之授权。金额较大之外部授权,购买部门应留存查核之权,以免发生流弊。

一、作业流程

凡酒店规模愈大,购买金额偏高者,对程序的设计愈为重视。兹将一般购买作业的流程设计应留神的要点,列述如下:

1.先后依次实时效操纵

即应留神其流畅性与一致性,并考虑作业流程所需要时限。譬如,制止同一主管对同一购买案件,做数次的签核;制止同一购买案件,在不同部门有不同的作业方式;制止一个购买案件会签部门太多,影响作业时效。

2.关键点之设置

即为便于操纵,使各项在处理中的购买作业,在各阶段均能追踪管制。

3.划分权责或任务

即各项作业手续及查核责任,应有明确权责规定及查核手段。譬如,请购、购买、验收、付款等权责均予区分。

4.作业过程中发生摩擦、重复与混乱

即留神变化性或弹性范围以及偶发时间之因应法那么。

5.繁简或被重视的程度,应与所处理业务或购买各项的重要性或价值的大小相适应

即凡涉及数量较大,价值较高,或易发生舞弊之作业,应有较严密之处理监视。反之,那么可略予放宽,以求提高工作效率。

6.程序应合时宜

即应留神程序的实时提升。早期设计的处理程序或流程,经过若干时日后,应加以检讨,不断提升,以因应组织的变更,或作业上的实际需要。

二、购买作业流程:

1.接收分店询问信息:购买部人员在收到各销售部门的信息(不管是询价/货/专业学识/物流等),都要细致的记录(门店/联系人/信息内容/需求速度等),并按轻重缓急,先后依次处理;注:购买部与业务部门业务往来要记录备案,建立完善的产品资料库,便当日后作业;

2.询问供给商相关问题:收到分店信息,在第一时间按依次接洽供给商,将供给商的信息反应记录并备案,在沟通的时候最好举一反三,将分店的信息多元化,分店问一个货源,我们可以收集供给商其他的信息如其他货有没,价格有没便动,定多有没低廉,库存还剩下多少,其他竞争对手拿货处境,给竞争对手的价格等信息,这样做到有惫无患,也便当与门店的沟通,同时扩大酒店信息资源化;

3.信息反应给分店:将供给商反应的信息反应给分店直接联系人或通过留言的方式,确保信息的传达告成;

4.接收订货信息:分店根据存货/客户订货等需求向购买部发送购买订单(最好以或传真的形式下单,单上最好注明是客人需要还是备货或其他内容),同时也要确认购买部直接当事人是否收到订单;

5.确定供给商和制定购买单:接收门店的订单后,整核其他门店的订单,选择质量优质,价格最低,服务态度最好,送货速度最快的供给商,然后制定筹划购买单,并在购买订单上确定要注明供给商名称/电话/传真/联系人/品名/规格/数量/价格/总金额/需求店名/交货时间/地点/店内联系人/货运方式/运费状态/结款方式/购买员名称及备注;然后将购买单根据标准审核;

6.审核并发送订单:100-2000元经购买主管审核方能购买,2000-10000元经购买经理审核才能购买,10000-50000经购买经理及财务主管审核执行购买,50000以上经购买经理/财务主管/总经理审核由购买主管执行购买;将经审核过的购买单发送给供给商,然后确认货源状况/发货时间/货运方式/到货时间/货运酒店名称,电话及收货地址或供给商送货安置;

7.将发货及物流信息反应给分店:将供给商反应信息与购买订单传给订货分店,确认信息接收到位;

8.分店收货后确认货况并知会到货状态给购买部:分店在收到供给商货时,以购买订单为收货依据,确认数量/金额/质量符合标准后将信息反应给购买部;

9.现金购买按付款流程付款,月结购买按流程将单据上交财务部:在确认第8步完成后,根据订单上的说明付款,月结供给商将送货单签名后转交财务部;

10.汇总月/季/年购买总额并加以分析:按每月/季/年汇总购买金额,分析大型供给商每月/季/年购买占比率,同比去年/上个月和上季度的增降趋势,并从销售/供给商自身三个方面找出理由,逐步去改善;

一.才能方面

(一)本金意识与价值分析才能

购买支出系构成销货本金的主要片面,因此购买人员务必具有本金意识,精打细算,

锱铢必争,不成"大而化之"。其次,务必具有"本金效益"观念,所谓"一分钱一分货",不成花冤枉钱,买品质太好或不堪使用之物品。随时将投入"本金"与产出(使用状况--时效、损耗率、修理次数等)加以对比。此外,对报价单的内容,应有分析的技巧,不成以"总价"对比,务必在一致的根基上,逐项(包括原料、人工、制造费、税金、利润、交货时间、付款条件等)加以剖析评断。

(二)预料才能

在动态经济环境下,物品的购买价格与供给数量经常调整变动。购买人员应能依据各种产销资料,研判货源是否充裕;与供给商的接触,从其"惜售"的态度,亦能揣摩物品可能供给日绌;从物品原料价格的涨跌,亦能推断购买本金将受影响的幅度有多少。总之,购买人员必扩展视闻,具备"察言观色"的才能,对物品将来供给的趋势能预谋对策。

(三)表达才能

购买人员无论是用语言或文字与供给商沟通,务必能正确、明显表达所欲购买的各种条件,例如规格、数量、价格、交货期限、付款方式等,制止语意含混,滋生曲解。更加是繁忙的购买工作,务必使购买人员具备"长话短说,意简言赅"的表达才能,以免滥用时间。"说之以理,动之以情"来争取优待的购买条件,更是购买人员务必磨练的表达技巧。

(四)专业学识

购买人员对其经办的产品,若能了解原料来源、组合过程、

根本功能、品质、用途、本金等,将有助与供给商的沟通,并制止"敌暗我明"吃亏上当。有了专业学识,更能主动开发新来源或替代品,有助于降低购买本金。

二.品德方面

(一)临财不苟得

购买人员所处理的"订购单"与"钞票"并无太大差异,因此难免被"惟利是图"的供给商所包围。无论是威迫(透过人际关系)或利诱(回扣或红包),购买人员务必维持"平常心"、"不动心",否那么以牺牲酒店权益,图利他人或自己,终将误人误己。"重利忘义"之徒,实难胜任购买职责。

(二)敬业精神

"缺货或断料"实为购买人员最大之耻辱。纵然造成料品短缺之理由甚多,若购买人员不能抱持"舍我其谁"的态度,负责调度所需之货品或物料,那么酒店之损失,必将可观。

(三)虚心与细心

购买人员虽然较占上风,但