行政管理规章制度

xxxxx集团内部资料PAGE第46页共45页xxxxxx集团行政管理规章制度（修订稿）二○一六年三月一日目录TOC\o\h\z\u第一篇总则 3第二篇部门工作职责 3第三篇人力资源管理条例 6第一章员工招聘、录用和离职 6第二章劳动合同管理 10第三章员工调动 10第四章教育培训 11第五章劳动纪律 11第六章考勤管理 13第七章加班管理 15第八章休假、请假制度 16第九章薪酬管理 20第十章员工福利 20第四篇财务管理 21第一章报销管理规定 21第五篇行政管理 22第一章总则 22第二章公文管理办法 23第三章档案管理 24第四章保密工作规定 27第五章公司印章使用管理规定 30第六章行政固定资产、办公用品及礼品的管理制度 32第七章手机等通讯工具和话费管理规定 37第八章关于市内交通费的管理规定 38第九章行车管理规定 38第十章出差审批报销制度 40第十一章安全保卫规定 41第六篇奖惩制度 42第一章奖励 42第二章处罚 43第七篇附则 45第一篇总则第一条为了加强公司管理，完善各项规章制度，促进公司的发展壮大，提高经济效益，根据国家法律、法规及公司章程的规定，特制定《xxxxx集团行政管理规章制度》。

第二条公司公司第三条公司行政部作为《xxx集团行政管理规章制度》（以下简称规章制度）执行的监督部门有权对所属各单位、部门、各员工的执行情况向公司领导报告。

第四条对任何单位、部门、个人违反公司《规章制度》的行为，公司第二篇部门工作职责一、集团行政部在集团董事长/总经理及分管副总的领导下，负责本集团行政、人事范畴内的计划安排、工作执行、人事管理、部门协调等方面的工作，具体内容包括如下：协调与督办：●贯彻集团公司（以下简称公司）既定的工作目标，监督、执行公司制定的各项规章制度与工作流程；●对公司办公会议决议及高管决定、指示等进行落实、督办；●协助公司领导协调各部门的关系及部门间事务，上传下达，保证指令畅通，令行禁止；●协助拟定公司经营管理目标、计划、规章制度、工作流程，督办各部门工作计划执行情况。行政管理：●负责印鉴、会务、文件、档案、证照、办公设备用品、车辆、办公费用、办公环境、考勤、作息时间等行政管理事项；●负责拟定公司的行政管理规章制度并监督其执行；●为公司领导提供工作方便；●协助公司领导做好外事活动的安排、接待等工作；●统筹公司的法律事务，为各部门的法律需求提供支持；●文件、办公物料及档案管理。人力资源管理：●根据公司发展需要，制定人力资源工作计划；●负责人力资源规划、招聘、培训、考核、薪资福利、人才储备、员工关系管理等各项人力资源工作的执行；●组织员工活动，宣传、贯彻、弘扬公司企业文化。领导交办的其它行政人事任务。二、集团财务部负责公司日常财务会计核算，参与公司的经营管理：●执行国家的财务管理法规、制度；●进行会计记账；●进行会计核算；●编制会计报表及财务信息披露；●进行会计电算化管理。严格财务管理，加强财务监督，督促财务人员严格执行各项财务制度和财经纪律：●负责编制、审核财务（收支）预算。组织有关部门编制部门（收支）预算，编制公司的月、季、年度财务预算，定期对预算执行情况进行检查分析；●负责成本费用核算；●负责经济活动分析，收集公司经营活动情况、资金动态、营业收入和费用开支的资料并进行分析，提出建议，定期向公司领导和财务总监汇报。参与公司及部门对外经济合同的签订工作；参与公司资产管理；●参与公司固定资产及低值易耗品管理，按规定计算折旧费用；●负责公司应收预付款管理。负责公司税收管理：●定期进行税收申报；●收集、整理、研究与公司有关的税收法规，向领导提供税务咨询；●负责涉税联系。根据审批权限及相关规定，负责公司财务支付报销。负责财务档案管理：●负责财税公开文件的收集与管理；●负责财务来往文件与发函管理；●负责公司合同副本管理；●财务内部会议记录与存档。三、集团资金部负责资金管理，根据公司资金运作情况，进行资金筹集，合理调配资金，确保公司资金正常运转：●进行资金筹集；●对公司资金进行有效、合理的运用；●对公司现金与外汇进行管理。第三篇人力资源管理条例

第一章员工招聘、录用和离职

第一节招聘

第一条通过系统化的招聘管理保证公司招聘工作的质量，为公司选拔合格人才；制定科学、合理的人力资源规划和招聘、录用、配置等流程，坚持“公开、公平、竞争、择优”的原则选人用人，以保证招聘工作满足公司需要并有效控制成本。

第二条招聘：

1、应聘者须提供学历证书、职称证书、身份证、原单位离职证明（如有必要）等相关证件原件及其复印件，以及近期身份照片三张，并填写《个人简历表》。

2、初审合格后，通知本人参加公司的面试。

3、通过者，结合其他因素，考虑录用与否。

4、凡有下列情况者，不予录用：

（1）弄虚作假，提供虚假证件或个人应聘资料者。（2）与原单位未解除劳动关系者。

（3）剥夺政治权利、有期徒刑宣判或通缉，尚未结案者。

（4）破产宣告，尚未撤销者。

（5）吸食毒品者。

（6）欠公款受处罚且未结案者。

（7）精神病或严重传染病患者。

（8）品性恶劣，曾因此被用人单位辞退或解除劳动关系者。

（9）劳动合同法规定其他不得录用情况者。

第二节录用

第三条通知录用的员工到公司行政部报到。

第四条行政部须对录用员工进行职前培训，使其尽快熟悉办公环境。

第五条行政部为其办理考勤指纹录入，带领新入职人员向使用部门负责人报到，由部门负责人介绍工作事宜。

第六条新员工入职一个月内行政部将会安排与其签订劳动合同，拒不签订的员工视为本人放弃在本公司的就业机会。员工个人信息如有变更，员工须在发生变更的两周内通知行政部，员工个人信息包括：户口地、家庭住址、联系地址、联系电话、婚姻状况、教育程度、其他重要个人信息等。

此类信息对于任何紧急情况下反应处理是非常重要的，公司对此类信息实施保密措施。如因员工未及时告知，员工个人信息有误引起的纠纷和争议，由员工完全负责。

第三节离职

第七条员工离职

1、辞职（1）试用期内员工若辞职，须提前3天填写《辞职申请书》，经批准后方可办理离职手续。否则，应赔偿公司的招聘损失费最高300元。（2）合同期内员工若辞职，临时工须提前7天；正式工须提前一个月填写《辞职申请书》，经审核批准后方可办理离职手续。审批程序为：主管及以下员工由所在部门负责人签署意见，再报行政部审查，由行政部报分管副总审核，最后由董事长/总经理审批；部门经理由行政部审查，再报分管副总审核，最后由董事长/总经理审批；副总、总监级干部由董事长/总经理审批，最后在行政部备案。没有按规定时间提前申请的，公司有权扣发该员工所差天数的工资作为补偿，同时，该员工还要赔偿由公司出资的与之相关的培训费用。（3）接到《辞职申请书》后，公司可根据实际工作情况，提前终止合同，并以此确定最后任职日期。（4）员工无论以何种理由提出辞职申请，未经核准之前应继续在岗工作。2、以下情形视为自动离职：（1）无正当理由连续旷工达2天的；（2）月累计旷工达3天或年度累计旷工达5天的；（3）提出辞职后未获得批准或在公司认可的离职之日前任意缺勤而无合理解释的；（4）符合相关自动离职规定的。凡出现以上情况者，将视其为自动离职，公司有权追回该员工一个月的工资作为对公司的补偿，并从自动离职日起停止一切福利待遇，同时公司有权保留追究其造成公司损失责任的权利。3、辞退（1）公司有权决定辞退不符合任职要求的员工：凡试用期内，公司可随时终止试用，解除劳动关系；试用期满转为正式员工后，除法规约定的条件外，须提前一个月通知员工，或在双方认可的情况下，以提前天数的相应工资代替，除此之外不予其它补偿。（2）被辞退员工只能按实际工作的天数或公司认可的天数领取工资。（3）对严重违反劳动纪律，或违反公司规章制度而屡教不改，或严重失职使公司利益受到损害的员工，公司将给予立即辞退的处分。对被辞退者，只按实际上班天数发放工资，不予任何补偿，并对其所造成的损失追究责任。4、即时解雇凡出现《福建百联集团行政管理规章制度》第六篇第二章“处罚”关于辞退或开除类各项者，或触犯国家法律或地方法规而被追究刑事、治安责任者，公司保留可无须通知及不予补偿而随时终止劳动合同的权利。5、企业裁员因公司经营方针或业务范围发生变化而剩余的员工，公司暂不能提供其它岗位或工种时，有权裁减员工人数，须提前一个月通知有关员工，并按《中华人民共和国劳动法》规定给予员工补偿金。第八条离职事项1、员工不论出于什么原因离职，都应在离开公司前按公司规定办理工作、物品交接手续，填写《离职申请表》（含移交清单明细表），经所在部门、行政部、公司领导同意后，向移交清单所列各部门办理交接审批手续，再送行政部备案。2、公司行政部按照流程确认手续完备，出具同意工资结算函通知公司财务部办理工资结算。3、员工辞职手续未按规定程序办理，擅自离职，公司除按本制度相关条款处理外，还有权扣发其工资福利。辞职人员的薪资原则上由财务部打入其个人工资账户，特殊情况由总经理批准后另行办理。4、如公司依照劳动合同法应当向员工支付补偿金的，应在员工办理工作交接完毕后支付。如员工工作交接不清就擅自离职给公司造成损失的，员工应赔偿公司的相应损失，且公司有权拒付补偿金。第二章劳动合同管理

第九条根据《劳动合同法》规定，公司员工均按要求签定劳动合同。凡面试合格的人员均要经过试用期考察，试用期一般为三个月，公司发放试用期工资。试用期满经考核合格者，由员工向行政部领取并填写《员工转正申请表》，按规定程序审批（部门负责人——行政部——分管领导——总经理/董事长）。第十条劳动合同的终止与续约劳动合同期满，双方不再续签合同的，劳动关系即自行终止。根据《劳动合同法》规定，当员工退休、死亡或法定解除条件出现时，劳动关系终止。公司在员工劳动合同期满前三十天，就续签合同一事书面通知员工，双方商定续签事宜，在意见一致时，办理续约手续。第三章员工调动第十一条公司基于业务上需要，可按人事管理规程和权限变动员工职务或工作地点，员工应予配合，服从工作安排。第十二条各部门负责人应根据公司人事管理政策，对下属依其个性、学识、能力，调配适当工作，务使人尽其才，才尽其用。第十三条员工接到调职通知书后，部门负责人应于五日内，一般员工应于三日内办妥移交手续，前往新岗位报到。第十四条调任员工在接任者未到职前，其所任职务由原直属负责人指派适宜员工暂行代理。第四章教育培训第十五条为提高公司员工的知识技能及发挥其潜能，使公司人力资源适应本公司日益发展的需要，公司将根据需要适时举办相关的职业技能教育培训。被指定参加的员工，不得无故缺席。确因工作原因无法参加的，须经部门负责人批准；确因个人原因无法参加的，参照请假制度执行。第十六条员工培训分为：1、职前培训：新入职员工应进行职前培训，其内容为：公司文化及规章制度；业务性质、工作规定及工作要求说明；指定资深及专业人员辅导工作。2、在职培训：根据工作需要开展岗位技能培训，员工应不断地研究学习本职技能，提高自己工作熟练程度和效率，各级主管应加以重视。3、专业培训：视业务需要，甄选优秀员工和管理人员，外出接受专业培训或邀请专家学者来公司进行系列演讲，以提高本职技能，使其能顺利完成工作。第五章劳动纪律第十七条员工应遵守本公司发布的规章制度、通告及公告。第十八条员工应遵守下列事项：1、尽忠职守，服从领导指挥，不得有阳奉阴违或敷衍塞责的行为。2、不得经营与本公司相同或类似及职务上有关的业务，或兼任其他公司职务（经公司总经理/董事长同意的除外）。3、全体员工应不断学习，提高自己的工作技能，以达到工作上精益求精，提高工作效率。4、不得泄漏公司机密，或借职权，贪污舞弊，接受招待或以公司名义在外招摇撞骗等损害公司利益的行为。5、不得携带违禁品、危险品进入工作场所。6、不得私自携带公物离开公司。7、公司员工应通力协作，不得吵闹、斗殴、搬弄是非，扰乱秩序。8、在员工转正后且合同期内，若系员工自身原因造成提前离职的，视为该员工自动放弃当年度内的任何年终奖金及福利，公司有权不予发放；若该员工系采用年薪制，而以月薪预发工资的，也视为其自动放弃补差，公司同样有权不予补差。9、厉行节约，反对铺张浪费。10、按规定时间上、下班，不得无故迟到、早退、旷工。11、员工参加会议或集体活动，应当遵守组织纪律。第十九条办公室环境卫生1、办公室作为公司日常办公及业务开展的场所，每位员工都应自觉维护环境卫生，保持清洁。2、避免茶水、饮料、食物等污染地板、桌椅，废弃物应及时放置于垃圾桶内，不应乱扔乱放；3、文件柜里的资料要及时归类，摆放整齐，逾期失效或废弃文件要定期处理或销毁；4、注意个人卫生，穿戴整洁、保持良好形象。第六章考勤管理第二十条公司员工实行每周五天工作制。上班时间为：8：30-12：00，13：30-18：00（冬令制）；8：00-12：00，14：00-18：00（夏令制）。（如需调整，另行通知）第二十一条出勤规定：1、全体员工应按规定的作息时间表准时上、下班，自觉遵守打卡规定。2、全勤、迟到、早退、旷工、忘记打卡等情形，依下列规定办理：第二十二条全勤：1、每月无迟到、早退、旷工、事、病假等情形者，发给全勤奖金200元，与每月薪资同时发给。2、公假、工伤假、带薪年假全勤奖金照发。丧假、婚假、产假者所涉月份全勤奖不予发放。3、每月全勤奖计算时间自月初第一天至当月最后一天。4、当月工作时间未满全月者全勤奖不发。第二十三条迟到：1、上班时间开始后5分钟以上(不包含5分钟)至30分钟以内（含30分钟）到岗者为迟到。2、超过上班时间30分钟时，除因公外出经部门负责人证明者外，应办理请假手续，违者以旷工论处。3、因故未打上班卡者应填写《未打卡证明单》，注明原因并经部门负责人签证。4、迟到一次扣款10元并扣发当月全勤奖金。第二十四条早退：1、下班时间前30分钟以内（含30分钟）无故离岗者为早退。2、超过30分钟以上提前下班时，除因公外出经部门负责人证明者外，应办理请假手续，违者以旷工论。3、因故未打下班卡者应填写《未打卡证明单》，注明原因并经部门负责人签证。4、早退一次扣款10元并扣发当月全勤奖。第二十五条旷工：1、有下列情形之一者，视为旷工：=1\*GB2⑴迟到、早退超过30分钟以上者（30分钟以上不足4小时按旷工半天计，超过4小时不足8小时按旷工一天计）。=2\*GB2⑵未请假、请假未经批准或假期届满仍未到岗，擅离职守者（特殊状况应委托他人代为请假或电话请假）。⑶未到岗而以忘记打卡为由弄虚作假冲销者。⑷出差无正当理由逾期返岗者之逾期天数以旷工论。⑸利用公务外出洽公机会办私事经查明属实者。2、旷工者除扣发当月全勤奖金外，另按旷工天数扣发其日工资的3倍所得工资。3、连续旷工2天，月累计旷工达3天或年度累计旷工达5天者，公司有权与其解除劳动关系，且不支付违约金。第二十六条上班时间因公外出均须征得部门负责人同意并到前台办理公务外出登记，注明外出时间、外出事由、回来时间。第二十七条未打卡规定：1、忘打卡的，须填写《未打卡证明单》，注明原因并经部门负责人签字。2、月累计因个人原因忘打卡超过3次的，不发当月全勤奖金。3、未打卡签证权限：部门员工为部门负责人签署；部门负责人为行政部经理签署；行政部经理由分管副总或其授权其他部门负责人签署。第二十八条行政部每月底应收集考勤信息，做好《考勤统计表》填报工作，经本部门负责人签核后，一份送财务部做为扣款依据，一份留档做为年终统计考绩依据。员工在每月初配合前台核实个人上月考勤情况。第七章加班管理第二十九条加班时间界定1、正常工作时间之外必须继续工作的为加班。2、休息日、法定节假日仍需继续工作的，所延长的工作时间为加班时间。3、非工作时间内，公司组织的会议和集体活动（如联欢、宴会、庆典等），如无特殊要求，不以加班处理。4、加班时间至少按1小时计算，未满1小时的不计为加班。超过1小时以上的加班计算方法：超过20分钟的按半小时计算，超过45分钟的按1小时计算。第三十条加班管理1、日常工作应遵循“当日事当日毕”的原则。因工作上的特殊需要，必须进行加班的，由部门负责人填写《加班通知单》并签字交指定加班人。2、部门负责人以上管理人员有权指派其直接下属加班。3、部门负责人加班须经分管领导签字确认。4、指定加班人不能拒绝加班任务，确有急事无法加班应报指派人批准并更换加班人。5、加班通知单由指定加班人完成任务时填写实际加班时间，经指派人审核后交给行政人事部，作加班工资发放依据。第三十一条加班待遇1、员工加班原则上安排补休，不发加班工资，公司给予同等时间补休，但具体时间应根据公司实际情况安排由部门经理批准，并经当事人同意；部门负责人补休须报公司分管领导批准；但加班时间确实无法调剂补休的，可发给加班工资。加班工资每年结算一次。2、员工补休尽可能用上月或当月加班时长进行冲抵，不跨年使用。3、员工正常工作日加班，按照本人岗位工资的小时平均工资的1.5倍计算加班工资；休息日加班，按照本人岗位工资的小时平均工资的2倍计算小时加班工资；法定节假日加班，按照本人岗位工资的小时平均工资的3倍计算小时加班工资。第八章休假、请假制度第三十二条1、法定休假：按国家规定执行。2、带薪休假：⑴员工在本公司工作满一年后，可享受每年五天带薪休假，工龄每增一年，相应增加一天带薪休假天数，封顶十天。带薪休假不包含节假日和休息日，遇节假日和休息日可顺延。第三十三条事假：1、因事应由本人处理而需要请假者，其假期按事假论。2、非特殊状况事假应于事先申请，不得事后补假。3、全年累计事假假期的准假天数为15天。4、请事假者当月的全勤奖金扣发，且请假一天扣发一天全薪。5、请事假之假期不包含节假日和休息日，遇节假日和休息日可顺延。第三十四条病假：1、因病必须治疗或休养者，其假期按病假论。2、请病假须提供县（区）以上医院的证明及病历，方可办理请假手续。3、全年累计病假不得超过30天，住院病假不得超过180天。4、请病假如逢节假日、休息日均合并计入假期。5、病假期间发基本薪资。第三十五条公假：1、因工作需要，需出差办理公务或参加培训学习者，享受公假。2、因公出差、培训均应事前办理准假手续。3、公假假期依工作需要确定，非属工作需要不得无故超逾公假假期，违者以旷工论。第三十六条工伤假：1、因执行工作受伤需进行治疗者，其治疗期和恢复期享受工伤假。2、工伤假期依国家有关规定或医院证明来核定。第三十七条婚假：1、符合结婚条件，达到国家法定结婚年龄（男22周岁，女20周岁），依结婚证明由本人提出请假申请者可享受婚假。2、达到法定婚龄，结婚者准予婚假3天；男女双方均达到晚婚年龄者（男25周岁，女23周岁），准予婚假15天；男女双方只有一方达到法定晚婚年龄的，准予婚假7天。婚假遇节假日、休息日均合并计算假期。3、请婚假须提供结婚证书作为请假凭证，并提前7天办好请假手续。4、婚假原则上需在领证日期半年之内使用，如确因工作需要无法安排休假，经总经理批准，可延后使用。5、员工结婚证领证日期在入职之日前，不享受婚假。第三十八条丧假：1、因本人配偶、子女、父母、配偶父母、养父母、祖父母、外祖父母、兄弟姐妹身故，可请丧假。2、丧假的准假天数为3天。3、丧假享受全薪待遇。第三十九条产假1、女性员工分娩，提供计划生育部门开具的准生证明作为请假凭证可享受产假。公司男员工的妻子分娩可请陪产假15天。2、女性员工产假的准假天数至少为158天，遇节假日、休息日均合并计算假期。产假应提前2个月办理请假手续，以便公司做好各项工作安排。3、产假工资：按国家相关规定执行。第四十条计划生育假：1、凡因计划生育规定需要（如人流、结扎），且符合有关规定，可享受计划生育假。2、申请计划生育假需提供计划生育部门或医院证明作为请假凭证。3、计划生育假之假期依政府有关规定给假，遇节假日、休息日均合并计算假期。4、计划生育假的薪资发放与病假同。第四十一条请假应由本人填写《请假条》，办妥请假手续后方可离开公司，但因突发状况或急病而未能预先请假者，应委托他人或电话联络部门负责人口头请假，并应于上班后60分钟内向部门负责人报备，补办请假手续并到行政人事部销假。续假应提前办理请假手续。第四十二条请假之核准权限如下：1、员工2天以内（含2天）由部门负责人批准，2天以上的经部门负责人审核后报分管领导批准。2、部门负责人请假2天（含2天）以内由分管领导批准，2天以上的报总经理批准。第四十三条事、病假以小时为单位折合天数计算，不足4小时按半天计，4小时以上8小时以内按1天计，依此类推。第四十四条所有请假单均应交至行政人事部，由行政人事部于月末汇总记入《考勤统计表》。第四十五条请假理由不足或有碍工作时，部门负责人可做不予准假、延缓或缩短假期处理。第九章薪酬管理第四十六条本公司本着劳资兼顾互助互惠的原则，根据公司薪酬制度给予员工的待遇。第四十七条每月15日为员工薪资发放日，遇假日提前。第四十八条顾问、兼职者、临时工的待遇按例外薪酬案办理。第十章员工福利第四十九条公司为员工生日赠送礼金或礼品，价值100元。第五十条公司为全日到岗上班员工提供午餐补贴，每个工作日15元，由财务部门在员工当月的工资中发放。第五十一条公司按国家有关规定和本公司有关政策为员工办理社保、医保等国家规定的保险及公积金。第五十二条公司将定期或不定期组织员工参加文体娱乐活动。第五十三条员工入职一个月后，遇节假日享有过节费。标准如下：1、元旦：正式工200元，试用工100元；2、春节：正式工500元，试用工250元；4、五一节：正式工200元，试用工100元；5、中秋节：正式工200元，试用工100元；6、国庆节：正式工200元，试用工100元。第四篇财务管理第一章报销管理规定为完善公司的费用开支和物品购置的报销程序，特制订本规定。第一条填制报销单经办人应根据实际发生的业务和所取得的原始凭证，按本规则第八条的规定及时填制《报销单》，并保证业务属实、单据合规、内容完整、数额正确。第二条验收或证明验收人应实地查验所购物品，并与原始凭证核对无误后签名验收。证明人非亲历不得做出证明。第三条主管审批部门负责人应对本部门所发生的费用或物品采买进行审批，对不符规定且事前未申请的业务应坚决不予审批，不得推诿、避让、迁就。第四条财务审核财务人员应根据《会计基础工作规范》、费用开支制度及集团相关文件的规定进行审核，对不真实、不合法的原始凭证，不予受理；对记载不准确、不完整的原始凭证，予以退回，要求更正、补充。第五条分管领导、总经理/董事长审批分管领导、总经理/董事长依公司相关文件的规定行使审批职权。第六条款项支付经办人在完成上述程序后，将报销单交财务部申请付款，财务部根据资金调度情况安排款项支付。第七条原始凭证的规定本规定所指的原始凭证包括发票、行政事业收款收据等可以合法入账核算的单据，遇特殊情况未能取得上述单据的，应事前报财务部负责人同意，大额的须报请总经理批准，取得的替代凭证应具备以下内容：凭证名称、日期、单位印章、签名、业务内容、数量、单价和金额。经办人应在报销单相应位置上备注清楚。第八条填制报销单的规定经办人应按业务的内容分类别、按月或分次填制报销单，专项业务的报销单可以包括不同类别的单据，但必须分别粘贴《单据粘贴单》，并在报销单上分别列明。业务类别有：差旅费、住宿费、交通费、探亲路费、通讯费、汽油费、停车费、维修费、过路过桥费、医疗费、餐费、业务招待费、水电费、书刊费、房租费、物业费及日用品购置支出、办公用品购置支出、固定资产购置支出等。报销单的内容应填写完整。第九条报销流程根据不同审批权限，按下列流程报销：经办人填制费用报销单——部门负责人审核——财务经理审核——分管领导审批——总经理/董事长签批——出纳员凭单付款。第五篇行政管理第一章总则第一条为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化、程序化，提高办事效率，特制定本规定。第二条本规定所指行政事务包括公文管理、档案管理、行政固定资产及办公用品、礼品等管理制度以及手机等通讯工具的话费管理规定、接待费用开支暂行规定、市内交通费报销规定、公务车辆管理规定、出差审批报销制度、安全保卫制度等。第三条公司全体员工均应遵守国家的政策法令和规章制度，坚决执行公司的决策，自觉维护公司的形象。第二章公文管理办法第四条发文的处理1、拟稿：按照各部门谁负责，谁拟办的原则。涉及两个部门以上会稿的，由主办部门牵头拟办，有关部门协办，按规定要求拟稿。属于秘密文件，拟稿人应当注“秘密”字样，并确定发送范围。2、核稿：填写《某某公司发文稿纸》,由部门负责人初核，在页面上签名并签署日期；按照公司规定流程审核，最后由总经理审批。3、签发：以公司名义对内普通发文，由分管副总签发；涉及对外文件、合同、联系函等签订，或分管副总认为需请示董事长/总经理的，由董事长/总经理签发。4、文件编号：以公司名义行文的文件，文件编号设置为：百联集团（或百联投资、百联地产、祥旺贸易）[20XX]××号（备注：“20XX”代表年份，“××号”代表文件序列号）。5、盖章：按第五章《公司印章使用管理规定》办理有关盖章手续。6、分发：由行政部统一分发，正文1份（原件）存档。第五条收文的处理：1、公司内部制发文件流转，由各部门自行登记、发文，由档案管理人留底归档。各部门撰写仅适用本部门的文件，由各部门自行登记、签发、归档。2、外来文件（1）拆封：当天的来文当天拆封。收文单位署名公司的，由行政部拆封；署名有关部门的，由部门拆封；由政府部门所发的文件，由行政部拆封存档并复印给相关部门。（2）登记：凡明确是公司收文的，不论以何种形式收到，都统一由行政人事部登记、编号。各部门收到的由部门登记、编号。（3）拟办：行政部根据公文内容、性质提出拟办意见。（4）呈阅、呈批：根据拟办意见，由行政部呈送公司领导批示或分送有关部门办理。（5）交办：根据公司领导的批示传递到承办部门。紧急公文，行政文员应落实办理时限，并督促催办。（6）办结：经办理的文件要注明办理结果和日期，然后存档,需要部门留底的由各部门自行复印保留。第三章档案管理第六条文件资料归档范围和分类1、公文类：（行政部管理）=1\*GB2⑴国家有关政策法规、上级或有关部门、单位的来文；=2\*GB2⑵公司各项规章制度、各部门工作职责、岗位责任；=3\*GB2⑶公司及各部门年终工作总结、年度工作计划；=4\*GB2⑷公司内部的请示及批复，其它文件资料。2、财务类：（财务部管理）会计档案，如月、年度计划、统计资料、计划报表、会计报表等。3、公司类：（行政部管理）=1\*GB2⑴公司营业执照、代码证、统计证、资质证书、税务登记证和业务许可证等证件；公司章程、协议和申报成立公司等资料；验资报告等资信文件；=2\*GB2⑵各类投资、合作、联营、贷款、担保项目的经济合同或协议书以及合作方的资信材料。4、工程类资料：（行政部代管）所有涉及工程项目资料要纸质、电子版同时保存，没有电子版的要扫描保存。5、音像字画类：（行政部管理）涉及上述归档范围的录像、录音和电脑软件，公司重大活动的照片、名人签名、字画等。6、人事类：（行政部管理）=1\*GB2⑴员工人事档案；=2\*GB2⑵社保、医保、商业保险等资料；第七条档案机构及其职责1、公司档案统一由行政部档案管理人员保管。2、负责接收、收集、整理、立卷、保管档案和提供其利用工作。3、行政部应逐步完善档案制度，确保档案安全和方便利用，结合公司实际情况灵活管理档案。第八条文件资料的归档规定1、档案管理人员按照文件资料的成文时间或类别等性质分门别类，编号收存；凡国家有关政策法规、上级来文及有关部门、单位的批示等，存档前先交有关负责人审阅、必要时呈公司领导阅示，方可归档；2、为避免存档资料的遗漏和混乱，应当严格存档的签收和登记手续。文件资料经办人要为存档资料设立登记本，列明存档资料名称、份数及必要说明，交档时由保管部门在登记本上签收。档案管理人员将资料目录编入电脑作存档登记。3、行政部作为归档部门，所有加盖公司印章的文档（包括合同）都必须在行政部存有正本（涉及财务的除外），各部门及分公司在走完所有流程后将原件存到行政部。4、档案备份制度公司所有有价值的文件,报表,业务记录等必须备份。5、过程管理（1）公司档案管理人员应做好平时文件整理工作。（2）属报建类文件的档案：因其特殊的性质，档案不能使用原件保管，申请人在文件送件需加盖公章时，填写《印章使用申请表》后必须将原件的复印件附后，交档案管理人员归档。第九条文件资料查阅借用规定1、查阅借用任何文件资料，应办理登记手续；归还时应检查无误方可办理注销手续。2、借阅非机密性文件，须经部门负责人批准；凡公司重要和机密性资料，未经总经理/董事长批准，不得借阅。3、外单位人员来查阅资料，应出具其单位书面证明，并经总经理/董事长批准，方可查阅。4、任何人查阅借用档案原件，不准拆散案卷、折页、摘抄、复制；确因工作需要摘抄、复制，须经部门负责人批准。不准在文件、资料、图纸上划线、圈点、涂改或作记号，如需要修改图纸应按规定另行办理手续。5、查阅借用档案者应严守公司机密，绝不能将档案资料内容外泄。否则，按公司有关规定处罚。由于泄漏机密而给公司造成重大经济损失者，将追究其法律责任。第十条归档时间1、属归档范围的来往公文、计划、总结、会议纪要等文件资料，应在公文完成后二天内交行政人事部归档。2、经政府有关部门批复的批文和蓝图，经办人员领回后应当天交相关保管部门归档。3、经有关领导审阅，认为需归案的随时归档。第四章保密工作规定为保障公司整体利益和长远利益，适应激烈的市场竞争，使公司能够长期稳定高效地发展，特制订本规定。第十一条公司秘密指一切关系公司安全和利益，在一定时间内只限一定范围内的人员知悉的事项。所有公司员工都有义务和责任保守公司秘密。第十二条公司秘密的范围1、公司经营、发展战略中的秘密事项。2、公司就经营管理作出的重大决策中的秘密事项。3、公司施工、研发、财务中的秘密事项。4、维护公司安全和追查侵犯公司利益的经济犯罪中的秘密事项。5、客户资料、销售政策、网络上的有关资料、重大人事变动、公司对中高级管理人员的考核资料。6、其他公司秘密事项。第十三条秘级分类公司秘密分为三类：绝密、机密、秘密。1、绝密是指与公司生存、研发、经营、人事有重大利益关系，泄露会使公司的安全和利益遭受特别严重损害的事项。2、机密是指与本公司的生存、研发、经营、人事有重要利益关系，泄露会使公司安全和利益遭到严重损害的事项。3、秘密是指与本公司生存、研发、经营、人事有较大利益关系，泄露会使公司的安全和利益遭受损害的事项。第十四条各密级内容知晓范围1、绝密级：董事长、总经理、副总，以及与绝密内容有直接关系的工作人员。2、机密级：总监级别以上管理人员以及与机密内容有直接关系的工作人员。3、秘密级：部门经理级别以上管理人员以及与机密内容有直接关系的工作人员。第十五条保密措施1、总经理/董事长领导公司保密的全面工作，各部门负责人为本部门的保密工作责任人。2、公司员工必须具有保密意识，必须做到不该问的绝对不问，不该说的绝对不说，不该看的绝对不看。3、严禁在公共场合、公用电话、传真上交谈、传递保密事项，不准在私人交往中泄露公司秘密。4、对外交往与合作中需要提供公司秘密的事项，应由总经理/董事长批准。5、公司员工发现公司秘密已经泄露或可能泄露时应立即采取补救措施并及时报告行政部，行政部应立即作出相应处理。6、董事长、总经理、副总、档案室必须采取严格的防盗措施，严加保管钥匙，人走要落锁，清洁卫生要有专人负责。7、文档人员工作变动时应及时办理交接手续，并由主管领导签字。8、小车司机对领导在车内的谈话严格保密。第五章公司印章使用管理规定为规范公司印章的管理，维护企业形象和合法权益,实现印章管理的制度化和规范化,特制定本办法。所有用印手续均按照本办法履行签字审核手续。第十六条印章的分类：公司的印章根据用途、类别分为：公章、法人私章、合同章、财务章、各职能部门章等。第十七条各类印章管理的范畴：刻印、发放、使用、回收、保管、废止、更换。第十八条各类印章的具体管理条例：1、刻印：（1）基本印章（公章、合同章、法人私章、财务章）的刻制，应由指定的印章管理人员负责刻制，后交由行政人事部备案，并从刻制之日起执行相关使用条例。（2）因业务发展需要申请各职能部门专用章时，由需求部门填写《印章制发申请表》经总经理/董事长核准后送交行政部刻制。2、使用：（1）任何部门在启用印章前，均需与公司人事部办理领取手续，接受相应的责权告知，办理《印章签收表》相关手续，已经开始使用的补办理领取手续。印章必须由各保管人妥善保管，不得转借他人。（2）公章、合同章：公章、合同章由公司行政部经理保管。各部门有需盖公章的文件、通知等，须先到行政部处领取并填写《印章使用申请表》，经由部门负责人——分管领导——总经理/董事长核准盖章并在《印章使用申请表》中签批，经办人需将签批申请表交由行政部审核后办理盖章并在《印章使用登记表》签字。行政部需将正文1份（原件）、《印章使用申请表》、《印章使用登记表》同期留档。所拟文件核稿时有填写《某某公司发文稿纸》并通过审核的，则加盖公章时不再填写《印章使用申请表》。（3）财务章：由财务部经理（或负责人）保管，主要用于银行汇票、现金支票等需要加盖银行预留印鉴等业务或发票上使用，发票专用章主要用于发票盖章。财务部经理（或负责人）依日常的权限及常规工作内容自行使用财务印章无须经上述程序。（4）法人私章：法人私章由公司出纳保管，主要用于银行汇票、现金支票等业务，使用时凭审批的支付申请或取汇款凭证方可盖章。（5）其他职能部门章：其他职能部门章，主要适用于各部门内部使用，部门负责人负责保管并严格审查该章的使用。（6）加急文件盖章，遇公司领导不在，申请人可电话申请，需印章保管人在场，并得到公司领导人口述同意，方可盖章。（7）印章保管人应对文件内容和印章使用单上载明的签署情况予以核对，经核对无误的方可盖章。（8）在逐级审核过程中被否决的，该文件予以退回。（9）涉及法律等重要事项需使用印章的，须依有关规定经法律顾问审核签字。3、废止、更换：（1）废止或缴销的印章应由保管人员填写《废止申请单》，经由部门负责人——分管领导——总经理/董事长核准后交由行政部负责人统一废止或缴销。（2）遗失印章时应由印章保管人员及时填写《废止申请单》，经由部门负责人——分管领导——总经理/董事长核准后，签批遗失处理及处罚办法后，交由行政部按批示处理。（3）更换印章时应由印章保管人员依公司文件填写《废止申请单》，经由部门负责人——分管领导——总经理/董事长核准后，交由行政部按批示处理。如有需要须填写《印章制发申请表》申请新的印章。4、印章保管人的责权范畴：（1）公司严禁公章、合同章、法人私章未经总经理/董事长批准带离公司使用，如遇需带公章、合同章外出办事使用时，需填写《印章使用申请表》载明事项，经公司总经理/董事长批准后才能携带使用，用印结束要及时归还。（2）公司高、中层领导，因异地执行重大项目或完成重要业务，需要携带公司印章出差的，须经公司总经理/董事长审批并及时归还。（3）所有印章的使用，必须严格执行公司的印章使用管理规定，做好申请和使用登记。公司印章只适用于与公司相关业务，不得从事有损公司利益之行为。第六章行政固定资产、办公用品及礼品的管理制度第一节固定资产管理第十九条固定资产的标准及范围：1、固定资产包括：房屋建筑物、机械设备、电器设备、运输设备、厨房设备、家具设备、其他设备等。2、凡使用年限在1年以上，单位价值在2000元以上者为固定资产（具体视情况再定）。3、凡不同时具备以上两项条件，或虽具备上述两项条件但频繁变换、易碎易损的物品均作为低值易耗品。第二十条固定资产的管理由公司总经理/董事长统一负责，按照谁使用谁管理的原则，实行归口分级管理。1、财务部负责建立固定资产总账、明细账、固定资产的价值和折旧核算，办理固定资产的审核，定期与固定资产的实物主管部门进行核对。2、行政部是公司固定资产的实物管理部门，负责新设备采购、安装、移交使用和旧设备报废鉴定等工作，并拟订维修制度，按期进行维修及组织临时抢修。设备如需维修，则由使用部门填写《设备维修申请单》向行政部提出维修申请，在保修期内的，由行政部联系供货商进行维修，若已过保修期限而需支付维修费用的，经行政部核实上报总经理批示后方可执行。移动电话和电脑的软硬件设备由行政部统一管理。电脑的软硬件设备由电脑主管负责组织维修、保养。移动电话由使用者保管，维修、保养由行政部负责办理。第二十一条购置固定资产均须由使用部门提出书面申请，填制申购单，由财务部、行政部等部门做好技术经济可行性研究，并编报购置计划，按规定程序报请总经理批准后方可购置。使用部门在领用时随即填写固定资产验收移交单，行政部根据固定资产验收移交单登记固定资产登记表，制作固定资产明细卡，并及时向财务部办理报帐手续。财务部根据固定资产验收移交单分别登记总账、明细账，做到账、卡、物相一致。第二十二条固定资产在公司内的转移，由行政部根据各部门的需要进行调剂，办理转移手续。移出部门详细填列固定资产内部转移申请单并按规定程序审批，签章后交行政人事部作为查核、转移的依据。第二十三条停止使用的固定资产，在6个月以上者办理停用手续，但属于季节性使用的固定资产不能作停用处理。办理停用固定资产时，应说明原因，经行政部确认报总经理/董事长批准后，方可作停用固定资产处理。停用或不需用固定资产仍由原部门负责维护保管，但不得使用，需用时办理相应审批手续。第二十四条租入、租出固定资产的手续，由行政部统一办理，租借需经总经理批准，合同副本送财务部作为收付租金的依据。租入、租出固定资产由行政部负责检验交接，如发现残缺、毁损等，立即提出处理意见。第二十五条凡租出、出售、调拨以及委托外部实验室或检验的固定资产运出公司时，由行政部填写固定资产出门记录，经总经理/董事长签章后方可运出。第二十六条固定资产的报废、毁损与清理。1、固定资产报废。凡固定资产因年久而损坏，不能修复使用的，由使用部门、行政部、财务部共同鉴定后，填制固定资产报废单，根据数额大小，按审批权限报批后办理报废手续。2、固定资产毁损。应由使用部门查明原因提出报告，经行政部确认责任，根据数额大小，报总经理、董事长批准后清理。3、固定资产报废和毁损后，清理变价收入应及时上缴公司财务部，入固定资产清理账目。第二十七条固定资产的盘点。1、为做到账、卡、物相符，在每年末由行政部组织财产实地盘点，财务部应检查盘点情况。每年编制固定资产盘查清册，并对固定资产管理中存在的问题，提出改进措施，经总经理/董事长批准后实施。2、盘盈的固定资产，经总经理/董事长批准后，按盘盈固定资产的重置完全价值入账。3、盘亏或毁损的固定资产，要查明原因，列专题报总经理/董事长批准后，办理相关注销手续。第二十八条固定资产的核算。固定资产的增减，必须根据有关原始凭证入账。固定资产折旧方法一般采用年限平均法，经有关部门批准，也可采用年数总和法或双倍余额递减法。折旧方法一经确定，不得随意变更。如需变更，应当在会计报表附注中予以说明。1、固定资产的折旧，按月初的固定资产价值计算，月份内增加的固定资产当月照提折旧，从下月不得折旧。固定资产折旧率应根据国家规定标准计算。也可按董事会批准并经财政部门核准的折旧率计算。经批准停止使用或不需用的固定资产可不计提折旧。固定资产提足折旧后，不论能否继续使用，均不再提取折旧；提前报废的固定资产也不再补提折旧。2、公司因更新改造等原因而调整固定资产价值的，应当根据调整后价值，须计尚可使用年限和净残值，按选用的折旧放大重新计算折旧额。固定资产的估计残值率为固定资产原价的10%。第二节办公用品管理第二十九条低值消耗用品（办公用品）管理1、定义：指在经常性使用的、易于消耗和价值较低的物品。其中主要有办公文具及印刷品等。为便于管理，将办公文具分为消耗品、管理品两种。而印刷品则是指公司宣传资料、信纸、信封、表单、名片等。2、购置：每月底购买=1\*GB2⑴行政部负责办公用品的采购和印刷品的印刷制作。=2\*GB2⑵行政部根据办公用品的库存量及整个公司的办公用品需求计划，做出每月的购买预算，经行政部负责人审核一一分管领导一一总经理/董事长审批后统一购置；每月办公用品计划要符合实际需要，既要有预见性又要节约费用，避免浪费，公司原则上在此计划外不再增添文具；=3\*GB2⑶各部门如需使用非常用性的特殊办公用品，提出采购申请，经部门负责人—行政部—分管领导—总经理/董事长审批，经同意可由申请部门自行购买，购买回来后交行政部办理登记领用手续；=4\*GB2⑷不易采购或耗用量大的物品应酌量库存。=5\*GB2⑸公司宣传资料、信封、信纸等印刷品的印制因涉及公司对外形象，行政部填写《申购单》并附上设计样板后，由各部门负责人会审，并经总经理/董事长审批同意后印刷。此类用品中应显示公司名称及标志。3、领用和发放：每月初发放=1\*GB2⑴所有低值易耗品都由行政部管理和发放。指定物品管理人要建立物品管理台帐，保证物品库存合理，开支适当，并负责对公司的库存办公用品每月底进行统计盘点。=2\*GB2⑵员工领用办公用品后，应在《办公用品领用登记表》中签名确认领用品种、规格、数量。=3\*GB2⑶办公用品分为个人领用及部门领用。其中部门领用品是部门人员共同使用用品，如打孔机、大钉书机、打码机等到，由部门人员共同保管（或由部门负责人指定专人保管）并监督使用。=4\*GB2⑷新员工入职时，由行政部发放基本办公用品，保证新入职员工的正常工作。=5\*GB2⑸消耗品根据实际使用情况领用，部分用品如非第一次领用（如：笔、订书机、计算器或其它用品），则需以旧换新。=6\*GB2⑹员工离职，应按行政部所登记的领用及保管记录，退还管理用品文具。由行政部根据实际使用情况，对回收的用品进行再分配；=7\*GB2⑺需要印制名片的，使用者应填写《申购单》，获部门负责人——行政部——分管领导——总经理/董事长批准后，由行政部负责印制。第七章手机等通讯工具和话费管理规定第三十条通讯费指因公使用个人通讯工具而发生的费用。第三十一条员工使用移动电话，应使用当地号码。第三十二条通讯费月报销标准：1、董事长、总经理据实列支；3、部门负责人手机费补助最高限额300元，300元以下据实报销；4、因工作特殊性质要求手机话费补助者，由本人提出申请，部门负责人签写意见，经总经理批准后执行。第三十三条享受手机费补助的新进人员，当月十五号之后入职，从下月开始享受话费报销。第三十四条享受手机费报销标准的人员应保持24小时通讯畅通。如发现有停机或关机的情况，将取消当月话费的报销资格。第八章关于市内交通费的管理规定1、交通费是指在市区办理公务因不能使用公务车而产生的交通费。2、凡在市内办理公务的一般职员，只能乘坐市内公用交通工具，特殊情况下需要乘坐出租车的，事先应取得部门负责人的批准。第九章行车管理规定第三十五条公司驾驶员必须遵守《中华人民共和国道路交通管理条例》及有关交通安全管理的规章规则，安全驾车。并应遵守本公司其它相关的规章制度。1、驾驶员应爱惜公司车辆，保持车辆清洁，定期进行车辆的保养，经常检查车辆的主要机件，确保车辆正常行驶。2、出车前，要例行检查车辆的水、电、油及其他性能是否正常，发现不正常时，要立即加补或调整。出车时要确保证件齐全，对各种证件的有效性应经常检查。3、驾驶员发现所驾车辆有故障时要立即检修，不会检修的，应立即报告领导，并提出具体的维修意见（包括维修项目和大致需要的经费等）。未经批准，不得私自将车辆送厂维修。4、出车在外或出车归来停放车辆，不能在不准停车的路段或危险地段停车。驾驶员离开车辆时，要锁好保险锁，防止车辆被盗。5、要文明驾车，不得超速、抢道，不准疲劳驾车，不准酒后驾车。6、驾驶员应服从工作安排，不得借故拖延或拒不出车。7、未经领导批准，不得用公车办私事。不得将自己保管的车辆随便交给他人驾驶或练习驾驶；严禁将车辆交给无证人员驾驶；任何人不得利用公司车辆学开车。第三十六条驾驶员因主观原因违章或证件不全被罚款的，费用不予报销，违章造成后果由当事人负责。1、驾驶员非因主观原因，或已尽告知义务，但因随车人原因造成违章。驾驶员须在事发二日内以书面形式描述事情经过，报公司领导审批，决定如何处理。2、发生责任事故造成经济损失及法律责任时，由当事人自行承担。第十章出差审批报销制度第三十七条员工出差由当事人填写出差申请单，并经部门负责人——分管领导——总经理/董事长审批。出差如需借款还需填写借款单并按以上程序审批，财务部按计划予以办理借款手续。出差人员应于返回公司一周内填制“费用报销单”，经部门负责人——财务经理——分管领导——总经理/董事长签字后连同原始凭证，送财务部由