时间管理简介

時間管理TimeManagement學習目的掌握正确且实用的时间管理技巧

制订对症下药的时间管理计划

达到自我发展与提升

第一部分﹕總體介紹時間管理不是什麼?時間本身不是問題.因為每個人每天所擁有的時間都是一般地多所以時間管理的問題本身不在於時間,而是在於自己本身的問題時間管理是什麼?時間管理就是自我管理自我管理即是改變習慣,以令自己更富績效,更富效能把事情很快地做完,叫做效率把事情很快又很對地做完,叫做效能‧「全人類皆平等,但有些人比其他人更平等」‧「時間管理」「管理」時間‧「時間管理」=「自我」管理

‧拋棄陋習‧分配時間

‧訂立目標‧權衡輕重

‧妥善計劃‧自我約束‧「時間管理」除了「快」也要「好」

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「效率」※「效果」=能幹時間管理是什麼?常見的時間管理失誤延誤原因1.沒有以第一時間把報告寫好拖延,沒有界定緩急先后2.打算做報告的當天

─屬下生病,代出席會議

─上司緊急命令

─一些電話

─突發事件,處理失當

─緊急事件

─被打擾3.下班回家交通堵塞4.看電視不能自我約束5.放棄工作,轉向睡覺不能自我約束6.賴床不能自我約束7.沒有帶一些文件回家善忘8.上班交通堵塞無處不在的「時間殺手」有形(自覺)無形(不自覺)1.接聽電話1.欠缺周詳計劃2.打電話2.不懂分辨緩急先后3.會議3.過分專注細節4.打擾4.猶豫不決5.官僚作風5.不懂說「不」6.溝通不足6.拖延7.辦公室政治7.善忘8.跟「有問題」的人共事8.不懂授權9.資源不足或過多9.欠缺組織10.閱讀文件及信件10.健康欠佳11.交通堵塞訂定目標追求成果‧時間管理並不單是著眼於「量」方面,反而「質」才是最重要的‧如何才可以「多、快、省」呢?→訂定能達成目標的計劃與行動‧中國人常說:「只問耕耘,不問收獲」時間管理說:「先問收獲,才懂耕耘」‧訂定目標的SMART準則

1.具體明確的(Specific)2.可以衡量的(Measurable)3.可以完成的(Achievable)4.實際可行的(Realistic)5.有時效性的(Timed)目標金字塔長程目標年目標季目標月目標週目標日目標妥善地地分配配時間間「只因因為知知道明明天要要做甚甚麼,今天活活著才才有意意義」」要爭取取時間間我們們必須須要知知道要要做甚甚麼和和甚麼麼時候候去做做分配時時間的的兩個個定律律※帕金森森定律律─每項工工作都都可以以無限限期地地霸占占你的的時間間。意思是是如果果你不不設下下時限限,你有多多少的的時間間,它便會會占用用你多多少的的時間間。※梅菲定定律─每項工工作所所花的的時間間都會會比你你想像像中的的長。。意思是是你會會偏向向低估估了工工作所所需的的時間間或高高估了了自己己的能能力。。人,為何安安於現現狀?為何妳妳我都都不滿滿意現現狀,但是卻卻安於於現狀狀1.無奈2.不確定定改變變之後後會更更好3.因為現現狀是是妳我我最熟熟悉當妳開開始不不滿於於現狀狀時,表示會會有新新的事事物發發生在在妳的的身上上…..但是要要用對對““新的的思考考方式式”請用四四條直直線把把點串串起來來,但是筆筆不可可離開開紙張張妳可知知道為為何會會畫不不出來來?因為妳妳跳不不出原原來的的思維維習慣慣但是假假設妳妳畫了了出來來.恭喜妳妳,妳可以以用新新的角角度去去思考考一個個舊有有的問問題跨越四四種時時間陷陷阱陷阱一一:時間的的配置置不對對Reaction消極回回應vsProaction積極掌掌握危機就就是轉轉機規劃重重於做做事最好的的控制制是預防預防勝勝於處處理緊迫的事不緊迫的事重要的事1st急2nd重不重要的事3rd輕4th緩正確的的行事事優先先順序序緊迫的事不緊迫的事重要的事設備故障,生產停擺重傷害急救員工產生肢體衝突顧客抱怨停電計劃之研擬技能之提升公關之促進問題之調查健康檢查不重要的事有些電話有些不速之客到訪有些會議之出列席有些無謂的請託有些臨時的邀約有些交際應酬有些文件之處理處理屬下之工作自我干擾個人嗜好的況迷不合理理的時時間配配置I.45%處理危機II5%IV15%II.35%明智的的時間間配置置III陷阱二二:拖延除了第第四項項以外外,其它的的做起起來都都不太太愉快快2種方法法如何何克服服拖延延惡習習1.成本/效益分分析法法成本......好處...2.思維習習慣的的改變變這件事事令人人感到到為難難,但是它它非做做不可可,因此我我將立立即做做完它它,以便儘儘早忘忘掉它它.陷阱三三:有求必必應會花太太多時時間,時間不不夠會會犧第第二項項受人尊尊敬重重要,還是受受人歡歡迎重重要不好意意思拒拒絕請請託的的原因因接納請請託比比拒絕絕請託託容易易擔心觸觸怒請請託者者想要做做廣受受愛戴戴之好好人不了解解拒絕絕請託託之重重要性性不知如如何拒拒絕他他人之之請託託陷阱四四:事必親親躬韓非子子.八經下君,盡已之之能.中君,盡人之之力.上君,盡人之之智諸葛亮亮凡事事必親親躬,後來過過勞而而死.為何事事必親親躬?因為怕怕部屬屬取代代不放心心部屬屬,不信任任部屬屬要求標標準過過高面對任任何事事情馬上做做拒絕做做賦權給給別人人做延遲做做值得做做嗎?需親自自做嗎嗎?應馬上上做嗎嗎?NNNConclusions:8.80/20法則1/2theVitalFew&theTrivialMany柏拉圖圖法則則花最少少的力力氣,獲得最最多的的效益益你所完完成的的工作作裡,80%的成果果,來自於於20%的時間間=>也就是是說80%的努力力是與與成果果無關關的80/20法則2/280/20法則是是個不不變的的真理理20%的產品品或客客戶,涵蓋了了80%的營業業額80%的財富富,集中在在20%的人群群裡20%的主要要原因因,造成80%的良率率損失失80/20法則圖圖示投入原因努力產出結果收獲80/20原理意意示圖圖80%時間20%時間80%成效20%成效重要的少數事物瑣碎的多數事物人體生理曲曲線圖工作表現時間(鍾點)+50%平均-50%人體生理曲曲線圖分析析早上八點至至十點:精力顛峰,適合做規劃劃。早上十點至至十二點:註意力及短短暫記憶力力最強,適合腦力激激蕩會議、、訓練。下午一點至至二點:昏昏欲睡,比較適合進進行互動溝溝通的工作作。下午二點至至四點:開始清醒,長期記憶力力最強,適合閱讀、、思考。下午四點至至五點:適合技術性性工作、處處理衝突問問題。在效率最高高的時段,你可以集中中精力於:棘手或困難難的問題、、創造性思思考、復雜雜的工作、、討論或訂訂定工作計計劃。在效率中等等的時段,你可以專心心做:與他人交換換意見、處處理回信、、規劃行程程表。在效率最差差的時段,你可以處理理:例行性事務務、電話聯聯絡事情、、接待訪客客、基本行行政工作。。依據生理曲曲線圖的工工作安排第二部分﹕應用說明自我檢視卡片：我一週最想想完成的五五件事思考目標達成率率把時間用在在刀口上我一週最想想完成的五五件事百分比自我檢視我一週最想想完成的五五件事思考目標達成率率把時間用在在刀口上把時間用在在刀口上時間管理四四象限第一象限急急迫又重要要的事。各種狀況考考驗我們的的經驗、判判斷力的時時刻,也也是可以用用心耕耘的的園地。很很多重要的的事都是因因為一再拖拖延或事前前準備不周周,而變變成迫在眉眉睫。Ex：陪重病的親親友上醫院院第二象限重重要但不急急迫的事主要是與生生活品質有有關。荒廢廢這個領域域將使第一一象限益形形擴大,使使牛陷入入大的壓力力與危機中中而疲於應應付。反之之,多投投注一些預預防措施,很多急急事將無從從產生。這這個部份的的事情不會會對我們造造成催促力力量,所所以必須主主動去做。。這是發揮揮個人領導導力的領域域。Ex：完成人資7篇readingpacket第三象限急急迫但不重重要的事因為迫切的的呼聲會讓讓我們產生生"這件事事很重要"的錯覺--實際上上就算重要要也只是對對別人而言言。電話、、會議、突突來的訪客客都屬於這這一類。我我們花很多多時間在這這個範圍打打轉,自自以為是在在第一象限限,其實實不過是在在滿足別人人期望與標標準。Ex：看華視週日日晚間的柯柯南第四象限不不急迫又不不重要的事事簡而言之就就是浪費生生命,所所以根本不不值得花半半點間在這這個象限。。但我們往往往在一、、三象限間間來回奔走走,忙得得焦頭爛額額,不得得不「逃避避」到第四四象限去療療養一番再再出發。這這部份的範範圍倒不見見得都是閒閒活動,因因為真正正有創造意意義休閒活活動是很有有價值的。。Ex：上網收廣告告信以理性科學學的方式，，評斷優先先順序工作項目長期重要性短期迫切性總數優先次序1.定期運動23542.陪親友上醫院11213.完成人資報告12324.看柯南31435.上網收廣告信3365兩個構面：：重要性、、急迫性三種程度：：最重要、、重要、不不重要Step3配合生理時鐘，擬定計畫。如何管理時時間Step4分析、檢討目標達成率與改進。Step2安排目標的輕重緩急，安排優先次序。Step1訂好長程目標，以及與之有關的短期目標。善用規劃的的觀念時間管理的的方法八十二十法法則掌握關鍵，，花較少的的時間得大大功效象限法一週觀點法法集中處理法法角色平衡法法象限法第一象限急迫又重要的事必須做第二象限重要但不急迫的事

應該做第三象限急迫但不重要的事可以做（亦可分派）第四象限不急迫又不重要的事何必做擬定工作計畫（工作日誌）優先次序急不急重要不重要人生目標象限的運用用原則時間工作項目佔用時間優先次序評語8：10端咖啡，讀報20分4可在午飯時讀，頭20分鐘浪費掉了8：30檢討今日計畫15分1時間運用得當；發現兩個要海倫注意的問題8：45寫便條給海倫5分1時間運用得當8：50魏特來電15分4總機小姐可以留言9：05BB來電談預算之事15分3總機小姐可以留言9：20要海倫聽寫信件45分2口述得不是很有條理10：05讀信並將信件分類30分4海倫可做此事，要她分類，排出優先次序，並回一些信時間工作項目佔用時間優先次序評語8：10端咖啡，讀報8：30檢討今日計畫8：45寫便條給海倫8：50魏特來電9：05BB來電談預算之事9：20要海倫聽寫信件10：05讀信並將信件分類範例：上班班族的工作作日誌今日目標次序目標標完完成成時間完成會議檢檢討10:00向老闆做業業務摘要13:00向老闆做服服務報告14:00幹部會議11:00加緊處理信信件16:00解決布朗的的問題17:00評估日誌所所在工作的的優優先先次序指數數1.是急迫迫又重要的的事—必須做2.重要但不急急迫的事—應該做3.急迫但但不重要的的事—可以做4.不急迫又不不重要的事事—何必做總結1.時間管理的的價值2.實務應用電話管理有效的開會會授權3.善用科技展展品做好時時間管理1、時間管理理的價值提高生產力力預防壓力在工作(學學業)與個個人生活間間取得平衡衡朝向人生理理想目標邁邁進2.實務應用電話管理有效的開會會授權有效的開會會meeting準時開會與結束適當的人員明確的目標與議程達成共識與追蹤成效排除干擾2.實務應用電話管理有效的開會會授權電話管理清靜時間更高層的過濾電話方式沒有助理1.同事2.留言系系統3.燈號取取代鈴聲4.拔掉電電話插頭5.隔絕電電話有助理過濾電話1.處理2.轉接3.暫緩4.速辦2.實務應用電話管理有效的開會會授權授權我是萬能的的…焦頭爛額的的經理人養養了一堆沒事做做的屬下沮喪的員工工---不不被信任、才能無從從發揮經理人無法法專心從事事改善公司作作業等的思思考清楚描述「「下個步驟驟」並確認認其重要性性指派給至少少能完成這這件事的最最低階層員員工a)給予建議，，然後行動動b)行動，然後後給予建議議安排適當的的後續追蹤蹤時間經理人3.善用科技產產品做好時時間管理outlook：安排時間間PDA：名片及行行事曆管理理手機：自動動轉帳、線線上下單BBS：公布訊息息視訊產品：：節省開會會交通成本本9、静静夜夜四四无无邻邻，，荒荒居居旧旧业业贫贫。。。。12月月-2212月月-22Saturday,December24,202210、雨中黄黄叶树，，灯下白白头人。。。07:54:4307:54:4307:5412/24/20227:54:43AM11、以我独独沈久，，愧君相相见频。。。12月-2207:54:4307:54Dec-2224-Dec-2212、故人江海别别，几度隔山山川。。07:54:4307:54:4307:54Saturday,December24,202213、乍见翻疑梦梦，相悲各问问年。。12月-2212月-2207:54:4307:54:43December24,202214、他乡生白白发，旧国国见青山。。。24十二二月20227:54:43上上午07:54:4312月-2215、比比不不了了得得就就不不比比，，得得不不到到的的就就不不要要。。。。。十二二月月227:54上上午午12月月-2207:54December24,202216、行行动动出出成成果果，，工工作作出出财财富富。。。。2022/12/247:54:4307:54:4324December202217、做做前前，，能能够够环环视视四四周周；；做做时时，，你你只只能能或或者者最最好好沿沿着着以以脚脚为为起起点点的的射射线线向向前前。。。。7:54:43上上午午7:54上上午午07:54:4312月月-229、没有失败，，只有暂时停停止成功！。。12月-2212月-22Saturday,December24,202210、很多事情努努力了未必有有结果，但是是不努力却什什么改变也没没有。。07:54:4307:54:4307:5412/24/20227:54:43AM11、成功功就是是日复复一日日那一一点点点小小小努力力的积积累。。。12月月-2207:54:4307:54Dec-2224-Dec-2212、世间间成事事，不不求其其绝对对圆满满，留留一份份不足足，可可得无无限完完美。。。07:54:4307:54:4307:54Saturday,December24,202213、不知香积积寺，数里里入云峰。。。12月-2212月-2207:54:4307:54:43December24,202214、意志坚坚强的人人能把世世界放在在手中像像泥块一一样任意意揉捏。。24十十二月20227:54:43上午午07:54:4312月-2215、楚塞三三湘接，，荆门九九派通。。。。十二月227:54上午午12月-2207:54December24,202216、少年十五二二十时，步行行夺得胡马骑骑。。2022/12/247:54:4307:54:4324December202217、空山新雨后后，天气晚来来秋。。7:54:43上午7:54上上午07:54:4312月-229、杨柳柳散和和风，，青山山澹吾吾虑。。。12月