时间管理与会议须知

時間管理與開會須知CopyrightbyTFTBusinessUnitCHUNGHWAPICTURETUBES,LTD.MAY11,2005時間管理時間管理課程要點建立正確的時間管理觀念與態度學習強化時間管理的技巧妥善運用時間提升時間價值你的價值觀A女與D君要結婚河岸這邊只有B君與C君有船可以送A女B君說我喜歡你不願你嫁別人，所以我不願意送你過去！C君與我嘿咻我就送你過去D君說你已經跟別人嘿咻過我不娶了E君不論如何都願意娶你A嫁給了E君ABCDE正確的行事優先順序1st2nd3nd4th急迫的事不急迫的事重要的事不重要的事時間管理矩陣急迫的事不急迫的事重要的事不重要的事立刻做仔細做授權做婉拒做均衡其他部門慶生活動驗機立上計畫設備當機停產總經理的客人要喝茶如何提高工作效率如何提高工作效率一天幾點精神最好？幾點想睡覺？一週五天要怎麼過？保持良好的體力、養成運動的習慣身心均衡發展、培養良好的嗜好瞭解每日工作時段的特性以PDCA定義週一到週五的工作性質工作時段分配法則早上中午（1300~1500）下午晚上活力充沛衝勁與勇氣兼備DO思考遲鈍適合散心Check冷靜溝通Action,Plan放鬆充電、思考電話事項交辦/完成準備工作執行工作（查報表、準備資料、寫報告）面對面followup溝通與協調CheckmailCopy/送文思考問題寫計畫/更新進度策略會議明日工作安排每週工作性質分配法則禮拜一、二禮拜三、四、五禮拜六、日備註活力充沛衝勁與勇氣兼備DO思考遲鈍放鬆、溝通Check冷靜、思考Action,Plan大型專案丟球組內專案丟球給予組員做事方向/做事重點創造議題Followup一、二所丟的球調整、update計畫議題收尾傾聽溝通想想目的為何？意義何在？有沒有辦法提升自己的價值計畫/規劃頭腦體操操水誰殺了你你的時間間？Whokillyoutime?美國兩家家著名的的管理顧顧問機構構―管理工程程師聯合合顧問所所與史玫玫特顧問問公司針針對這個個問題的的調查結結果：：打電話開會處理信件件KISS原則則操作性、、思考性性傳真、複複印、回回電、checkmail、備份份專案工作作（15min分割））、用餐餐、下載載KeepItSimple&Sweet!化零為整整化整為零零勞心、勞勞力交替替你的文件件處理系系統在哪哪裡？遇到下列列狀況你你怎麼辦辦？出差回國國的報帳帳收據看到雜誌誌上的好好文章但但目前無無法閱讀讀會議通知知人資部送送來的調調薪名單單37“投投入前問問題調查查表代理商更更換電話話住址的的通知提醒自己己股票選選擇權到到期的備備忘錄集中收齊齊準備趕趕快報帳帳Copy或撕撕下來速速回覆覆速速回覆覆存入郵件件地址管管理43個資資料夾43個資資料夾別讓E-mail把你你的時間間移沒有有了?葛洛夫：：你的時間間是不是是被E-mail切切成零零零碎碎的的片段？？集中處理理它提高E-mail處理理效率的的建議進入後先先瀏覽所所有信件件的主題題，然後後做分類類工作一天只分分三時段段checkmail除了急件件外集中中時段回回信上午開機機、中午午休息前前、下班班前會議須知知開會的目目的統一決策與意見溝通不同部門不同想法執行與推動業務工作目標分配行程解決問題針對難題結合眾人智慧解決收集與告知訊息資訊共享與共用提升能力與士氣凝聚共識親睦與交流增加彼此瞭解會議的種種類參與式非參與式需要團體意見主要是單向的傳達，例如資訊傳遞與士氣提振解決問題會議決策會議企畫會議研究會議專題座談會會議必要要性的判判斷非得要立立即召開開協商會會？如果不先先召開，，就將演演變成嚴嚴重的狀狀況？必須立即即提升成成員意識識與士氣氣嗎？傳達後，，有助於於改善業業務效率率與利潤潤？屬於面對對面傳達達與討論論的內容容？是不是也許糟糕的會會議有哪哪些狀況況？受邀出席席的未出出席與會者遲遲到或早早退與會著心心不在焉焉想自己己的事情情，竊竊竊私語、、打瞌睡睡會議被個個人或少少數人主主導或某某個主管管主導與會著開開始人身身攻擊會議毫無無成果、、只重複複上回會會議的主主題會議又長長又沒結結論事前準備備不週甚甚至沒準準備錯誤的地地點、錯錯誤的時時間最好的會會議容許互動動、甚至至鼓勵互互動的會會議場合合，可以以共享資資訊並趁趁機向團團對成員員學習你可以回回答問題題、提出出問題可以討論論重要議議題，達達成集體體決議可以幫助助團對成成員發展展甚密的的思考能能力廣泛獲得得團對成成員對於於某一議議題的各各種看法法會議四部部曲首部曲：：二部曲：：三部曲：：四部曲：：會前準備備召開會議議主持會議議結束會議議與追蹤蹤會議會前準備備擬定議程程確認會議議目的設定目標標決定方法法分配時間間排列項目目決定與會會者該在何時時、何地地開會定稿與分分發議程程準備資料料召開會議議-會議議通知會議通知知會議主題題：龍潭廠停停車問題題協調會會議題：現行停車車辦法說說明停車場取取代方案案其他對應應方式會議時間間：5/10下下午1:30~3:00會議地點點：龍潭廠廠國際會會議廳邀請與會會同仁：安勤室主主任、L1IE及及全體副副理級以以上主管管上台主持持說的好！！嗯….（點頭））所以你是是說….你的意見見從某方方面看是是有道理理，但如如果…這是一個個很好的的觀點，，還有其其他相似似的觀點點嗎？主持人六六大殺手手自私獨霸動彈不得霧裡看花跳躍式討論阻礙發展人身攻擊會議討論論注意事事項音量與速速度控制制讓與會會者清楚楚不需拘謹謹不需刻刻意在乎乎上司長長輩以自然的的態度作作溝通勇勇敢說出出意見掌握發發言時時機該該說時時就說說一次發發言只只限一一項內內容避避免混混亂在腦海海中整整理過過內容容再發發言會議討討論注注意事事項井然有有序的的會議議中一一次只只有一一個人人說話話除非絕絕對必必要，，否則則避免免打岔岔，無無論這這些議議題爭爭議性性多高高，但但文明明與尊尊重還還是要要維持持！討論是是『對事嚴嚴格』、、『『對人柔柔和』讓討論論聚焦焦、持持續發發展需要溝溝通的的會議議需有有專門門紀錄錄人員員寫板板書白板、、黑板板的紀紀錄訣訣竅正確聆聆聽：：正確瞭瞭解發發言人人的想想法必必要時時可請請主持持人協協助釐釐清，，注意意專有有名詞詞、日日期、、數量量的正正確性性。用條文文方式式簡潔潔記載載：以中立立的立立場公公正記記錄：：不帶個個人色色彩留心文文字是是否讓讓人易易懂：：速度雖雖然重重要，，但字字體清清晰、、端正正也很很重要要！掌握時時機確確實記記錄：：以彙整整報告告的心心態來來記載載：電子白白板幫幫助大大會議決決策之之執行行重點點Who：明明確規規定負負責人人與所所負責責範圍圍When：：何時時開始始、何何時結結束TeamLeader：決決定各各單位位領導導人及及其管管理範範圍DoWhat：明明確定定義分分工與與責任任Backup：有有問題題該如如何對對應之之基本本模式式9、静夜四四无邻，，荒居旧旧业贫。。。12月-2212月-22Saturday,December24,202210、雨中黄黄叶树，，灯下白白头人。。。07:40:0307:40:0307:4012/24/20227:40:03AM11、以我独沈久久，愧君相见见频。。12月-2207:40:0307:40Dec-2224-Dec-2212、故人江海别别，几度隔山山川。。07:40:0307:40:0307:40Saturday,December24,202213、乍见翻疑疑梦，相悲悲各问年。。。12月-2212月-2207:40:0307:40:03December24,202214、他乡生白白发，旧国国见青山。。。24十二二月20227:40:03上上午07:40:0312月-2215、比比不不了了得得就就不不比比，，得得不不到到的的就就不不要要。。。。。十二二月月227:40上上午午12月月-2207:40December24,202216、行行动动出出成成果果，，工工作作出出财财富富。。。。2022/12/247:40:0307:40:0324December202217、做前，，能够环环视四周周；做时时，你只只能或者者最好沿沿着以脚脚为起点点的射线线向前。。。7:40:03上午午7:40上午午07:40:0312月-229、没有有失败败，只只有暂暂时停停止成成功！！。12月月-2212月月-22Saturday,December24,202210、很多多事情情努力力了未未必有有结果果，但但是不不努力力却什什么改改变也也没有有。。。07:40:0307:40:0307:4012/24/20227:40:03AM11、成功就是是日复一日日那一点点点小小努力力的积累。。。12月-2207:40:0307:40Dec-2224-Dec-2212、世间成事事，不求其其绝对圆满满，留一份份不足，可可得无限完完美。。07:40:0307:40:0307:40Saturday,December24,202213、不不知知香香积积寺寺，，数数里里入入云云峰峰。。。。12月月-2212月月-2207:40:0307:40:03December24,202214、意意志志坚坚强强的的人人能能把把世世界界放放在在手手中中像像泥泥块块一一样样任任意意揉揉捏捏。。24十十二二月月20227:40:03上上午午07:40:0312月月-2215、楚塞三湘接接，荆门九派派通。。。十二月227:40上上午12月-2207:40December24,202216、少年十五二二十时，步行行夺得胡马骑骑。。2022/12/247:40:0307:40:0324December202217、空山山新雨雨后，，天气气晚来来秋。。。7:40:03上上午7:40上上午午07:40:0312月月-229、杨杨柳柳散散和和风风，，青青山山澹澹吾吾虑虑。。。。12月月-2212月月-22Saturday,December24,202210、阅阅读读一一切切好好书书如如同同和和过过去去最最杰杰出出的的人人谈谈话话。。07:40:0307:40:0307:4012/24/20227:40:03AM11、越是没没有本领领的就越越加自命命不凡。。12月-2207:40:0307:40Dec-2224-Dec-2212、越是无能能的人，越越喜欢挑剔剔别人的错错儿。07