文秘-公文知识课件

公文知识讲座2010年8月13日公文知识讲座2010年8月13日1公文的概念行政机关的公文（包括电报），是指行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。公文的概念行政机关的公文（包括电报），是指行政机关在行政管理2行政机关公文的性质决定了其在公务活动中的地位和作用，由此也决定了公文质量的好坏，在一定程度上代表着机关的水平，影响着机关的形象，关系着机关的运转。行政机关公文的性质决定了其在公务活动中的地位和作用，由此也决3一、关于公文内容格式中应注意的问题

行政机关公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。其中置于公文首页红色反线以上的各要素统称为眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称为主体；置于主题词以下的各要素统称为版记。一、关于公文内容格式中应注意的问题行政机关公文的各要素划分4文秘-公文知识5（一）文头中应注意的问题。国家行政机关正式公文的文头一般由文件名称、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度等组成。占文件首页的三分之一到五分之二，用横隔线与正文分开。（一）文头中应注意的问题。国家行政机关正式公文的文头一般由文6文秘-公文知识71．发文机关标识中应注意的问题。发文机关标识即通常所称的“红头”，它是由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成。发文机关全称应以批准该机关成立的文件核定的名称为准。规范化简称应由该机关的上级机关规定。

1．发文机关标识中应注意的问题。发文机关标识即通常所称的“红8文秘-公文知识9文秘-公文知识10文秘-公文知识11文秘-公文知识12文秘-公文知识13文秘-公文知识14文秘-公文知识152．发文字号中应注意的问题。发文字号，由发文机关代字、年号和该年度的发文序号组成，位于文件名称之下、横隔线之上的正中位置（函的发文字号标注在标题的右上方）。两个以上机关联合行文，只标明主办机关的发文字号。发文字号主要是为文件的登记、交办、引用、检索提供方便，便于收文机关与发文机关进行联系。2．发文字号中应注意的问题。发文字号，由发文机关代字、年号和16文秘-公文知识173．签发人标识应注意的问题。签发人标识仅是在上行文中出现。在上报的公文中标识签发人姓名，主要目的是让上级机关了解下级单位谁对上报事项负责。

3．签发人标识应注意的问题。签发人标识仅是在上行文中出现。在18文秘-公文知识19文秘-公文知识204．秘密等级、紧急程度标识中应注意的问题。秘密等级、紧急程度，应视文件内容需要从上至下依次标注在文件名称的右上角。秘密等级依次分为“秘密”、“机密”、“绝密”三种，机密、绝密文件应标注份号；紧急程度分为“急件”、“特急件”。电报紧急程度分为“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。4．秘密等级、紧急程度标识中应注意的问题。秘密等级、紧急21（二）公文主体部分中应注意的问题。公文的主体部分，也就是我们常说的正文部分，一般包括标题、主送机关、正文、附件、发文机关等。（二）公文主体部分中应注意的问题。公文的主体部分，也就是我们221．标题书写。公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，一般由发文机关名称、内容提要和文种三部分组成。如《成都市人民政府关于加强城市综合管理的通知》，其中“成都市人民政府”是发文机关，“加强城市综合管理”是内容提要，“通知”是文种。1．标题书写。公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，一23文秘-公文知识24联合行文标题的简化对三个以上单位联合行文，由于发文单位多，标题可能很长，可采用两个办法使标题简化一些：一是使用各发文单位的规范化简称，如《市物价局市经济委员会市发展和改革委员会成都电业局关于征收电网地方附加费的请示》可简写为《市物价局市经委市发改委成都电业局关于征收电网地方附加费的请示》；二是使用概括法，将标题改写为《市物价局等４部门关于征收电网地方附加费的请示》。

联合行文标题的简化对三个以上单位联合行文，由于发文单位多，标252．主送机关的书写。主送机关，是指收受、办理文件的单位。俗称“抬头”。除“公告”、“通告”以外，正式公文一般都应标明主送机关。主送机关一般在标题之下，正文之上左端顶格位置书写。2．主送机关的书写。主送机关，是指收受、办理文件的单位。26

主送机关的选定准确选定公文的主送机关，是文件发出能否得到及时处理的关键。在工作中要根据对方单位的职责分工和工作需要来确定主送文件。既要防止错送、漏送，致使工作脱节；也要防止撒大网式的滥送，造成人力、物力和时间的浪费。主送机关的选定准确选定公文的主送机关，是文件发出能否得到及273．正文写作。常见的问题有：一是公文引文不规范。二是常用提法不规范。三是日期使用不规范。四是公文层次不规范。五是文字表述不规范。

3．正文写作。常见的问题有：28一是公文的引文不规范。引用公文时要先引标题，后引发文字号，比如要引用成府发〔2009〕18号文，应这样引：“成都市人民政府《关于印发〈成都市依法行政第二个五年规划（2009—2013）〉的通知》（成府发〔2009〕18号）。若用（成府发〔2009〕18号）成都市人民政府《关于印发〈成都市依法行政第二个五年规划（2009—2013）〉的通知》，把文号放在前，标题放在后，就是不规范的引文。

一是公文的引文不规范。引用公文时要先引标题，后引发文字号，比29二是引用常用提法不规范。比如，在引用“两枢纽、三中心、四基地”、“推进城乡规划、产业发展、基础设施、公共服务、市场体制、管理体制‘六个一体化’”，“带头推进‘两个加快’，切实做到‘五个走在前头’”等一些常用提法方面还不规范。又比如，至今还有个别单位在引用城乡统筹、“四位一体”科学发展总体战略时，写成：统筹城乡、“四位一体”科学发展。等等。二是引用常用提法不规范。比如，在引用“两枢纽、三中心、四基地30三是日期使用不规范。在公文文内，日期应使用阿拉伯数字，年、月、日书写要完整规范。比如今天，就应写为“2010年8月13日”，若用“2010.8.13”或“10年8月13日”，就是不规范的表述。此外，文件中如“今年”、“明年”、“上月”、“下月”、“今天”、“明天”等，都是不规范的表述。三是日期使用不规范。在公文文内，日期应使用阿拉伯数字，年、月31四是公文层次的不规范。如有的文中前面用“（一）”后又标“一、”，有的前面用“一、”，下面的层次中直接用“１.”等等。正文需要使用字序符号标明层次时，一般排列顺序是：第一层用“一、”，第二层用“（一）”，第三层用“１.”，第四层用“（１）”。每一层次序数用法，前后应当一致。行政规章视需要按章、节、条、款、项标明层次。四是公文层次的不规范。如有的文中前面用“（一）”后又标“一32五是文字表述不规范。可分为两种情况：一是一般性的质量问题，如错字、漏字、多字；部门名称未使用规范简称、排序不正确；同一文稿前后提法不一致；数字用法不规范；标点符号使用明显不当，等等。二是比较严重的质量问题，如不符合现行法律法规或中央、省上的方针、政策；未与市上的重大战略部署、重要工作部署、最新精神保持一致；不符合市委、市政府有关会议纪要规定；关键数据、时间及姓名、职务等表述错误，等等。五是文字表述不规范。可分为两种情况：334．附件中的应注意的问题。公文正文中有一些内容，如图表、名单、规定等，如穿插在公文正文中，往往会隔断公文前后意思的联系而造成阅读上的不便。这时需要将其从公文正文中抽出而作为公文的附件单独表述。需要明确的是，公文的附件是正文内容的组成部分，与公文正文一样具有同等效力。

4．附件中的应注意的问题。公文正文中有一些内容，如图表、名单34文秘-公文知识355．成文日期书写应注意的问题。行政机关公文的成文日期应标明公元年、月、日，一律用汉字小写数码书写，不使用阿拉伯数字。年、月、日要写全。5．成文日期书写应注意的问题。行政机关公文的成文日期应标明公366．加盖印章应注意的问题。印章是公文的生效标志。一般情况除了会议纪要以外，不加盖印章的公文应视为无效。6．加盖印章应注意的问题。印章是公文的生效标志。一般情况除了37文秘-公文知识38文秘-公文知识39文秘-公文知识40（三）文尾部分应注意的问题。文尾部分包括主题词、抄送栏、印发机关与印发日期、印制份数等项。文尾部分存在的不规范情况主要有以下几点：主题词标注不规范；抄送书写不规范；印发日期标识不规范。（三）文尾部分应注意的问题。文尾部分包括主题词、抄送栏、印发411．主题词标注应注意的问题。一般的排列次序为：反映公文内容的主题词在前，反映公文形式的主题词在后。在单主题公文中，反映公文中心内容的主题词在前，反映公文分述内容的主题词在后；在多主题公文中，反映公文内容的各主题词按其出现的先后次序排列。标注主题词应准确、规范。上报的文件从受文机关制发的主题词表中选词标注，其它文件可从本机关制定的主题词表中选词标注。标注主题词一般选3—5个单一词组，以先内容、后形式的顺序排列。书写上，“主题词”采用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。1．主题词标注应注意的问题。一般的排列次序为：反映公文内容的42文秘-公文知识432．抄送书写应注意的问题。根据相关要求，为简化和规范公文格式用语，无论对上级、平级或下级，抄送机关标注用语可一律用“抄送”，抄送范围如涉及各方面机关，一般按党委、人大、政协、法院、检察院、军队、政府部门的顺序排列。抄送机关的名称用全称或规范化简称。2．抄送书写应注意的问题。根据相关要求，为简化和规范公文格式44文秘-公文知识453．印发日期中应注意的问题。

标识印发日期是为了准确反映公文的生成时效。一般来说，公文在领导签发之后，也就是生效时间之后，往往需要经过打字、校对、复核等环节。通过了解生效时间与印发时间的时间差，既可以使发文机关掌握制发公文的效率，也可以使收文机关掌握公文的传递时间，均有利于公文的办理。3．印发日期中应注意的问题。标识印发日期是为了准确反映46二、行文规则中应注意的问题行文规则，是制发、办理公文中必须遵循的基本准则。《国家行政机关公文处理办法》第四章规定的“行文规则”共11条。主要是从行文原则、行文方向和行文要求三个方面确立了国家行政机关公文的行文规则。二、行文规则中应注意的问题行文规则，是制发、办理公文中必须遵47（一）注意行文的必要性和实效性。确定行文一定要首先明确行文的目的和作用，要有的放矢，有针对性，使发出的公文产生预期的效果。要根据实际需要确定是否行文。在上行文中，如果要制发请求解决问题的文件，要研究问题的本身是不是属于上级应当解决的，还要研究解决这个问题的可行性。制发平行文件，要注意明确职权，防止推倭扯皮。对下行文，要符合实际，有针对性。同时，要坚持少而精的原则。（一）注意行文的必要性和实效性。确定行文一定要首先明确行文的48（二）注意准确把握行文关系。工作中存在的问题有：涉及其它机关、部门职权范围的问题，未经协商一致向下行文；越级请示；请示直接送领导个人；行政机关的公文，向党委机关交任务，等等。要解决好这些，需要我们在行文关系上把握好以下10个要点：（二）注意准确把握行文关系。工作中存在的问题有：涉及其它机关49一是各级行政机关的行文关系，根据各自的隶属关系和职权范围确定。按行政隶属关系报送政府审批的请示，可由政府批复，也可由政府授权其办公厅（室）或主管部门答复。政府部门报请政府批转执行的公文，可由政府批转，也可由政府授权其办公厅（室）转发，还可冠“经XXX政府同意”由部门下达。

一是各级行政机关的行文关系，根据各自的隶属关系和职权范围确定50二是凡属各部门职权范围内的事项，需要行文的，一律以部门名义直接行文。下级政府需要解决的问题，属上一级政府职能部门权限范围内的，可直接向上一级政府职能部门行文。各地区之间、同级政府各职能部门之间需要商洽解决的问题，可以相互行文。二是凡属各部门职权范围内的事项，需要行文的，一律以部门名义直51三是政府各部门可以向上一级或下一级政府有关业务部门行文，也可以根据本级政府的授权向下一级人民政府直接行文，但在向下一级政府行文时，在文中应当注明已经政府同意。三是政府各部门可以向上一级或下一级政府有关业务部门行文，也可52四是同级政府之间、同级政府的部门之间、各级政府与上一级政府的部门之间可以联合行文；政府（及其部门）与同级党委（及其部门）、军队机关（及其部门）可以联合行文；政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位也可以联合行文。联合行文由主办机关与协办机关共同签发，由牵头主办机关编号印发，原稿由主办机关存档。

四是同级政府之间、同级政府的部门之间、各级政府与上一级政府的53五是地方各级国家行政机关公文中涉及其它机关、部门职权范围的问题，未经协商一致或未经上级机关批准、裁决的，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关有权责令纠正或撤销。

五是地方各级国家行政机关公文中涉及其它机关、部门职权范围的问54六是地方各级国家行政机关不得越级请示。因特殊情况必须越级请示的，应抄送被越过的直接上级机关。六是地方各级国家行政机关不得越级请示。因特殊情况必须越级请示55七是请示一般只写一个主送机关，并一律送交受文机关的办公厅（室）统一办理，一般不直接送领导个人，也不得抄送下级机关。七是请示一般只写一个主送机关，并一律送交受文机关的办公厅（室56八是受双重领导的机关上报公文，根据公文内容写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责处理、答复。上级机关向受双重领导的下级机关行文，应同时抄送该下级机关的另一上级机关。八是受双重领导的机关上报公文，根据公文内容写明主送机关和抄送57九是国家行政机关的公文，不得向党委机关作指示、交任务，如内容涉及党的工作，与同级党委机关联合行文。九是国家行政机关的公文，不得向党委机关作指示、交任务，如内容58十是对上级行政机关的来文，如无具体贯彻意见，可原文翻印下发，也可以收文的形式下发，不另重复行文。已在会议上印发的领导讲话、会议纪要，不再另行发文。经批准在报刊上全文发表的文件，视为正式文件依照执行，不另行文。在报刊上发布的行政规章，由发文机关印制少量文本，供存档备查。十是对上级行政机关的来文，如无具体贯彻意见，可原文翻印下发，59（三）注意规范把握行文方式。不规范之处突出表现在“请示”和“报告”混淆，该写“请示”的，写成报告；该用“报告”的，写成请示。造成这种情况的主要原因，主要是对“请示”和“报告”的相同点和区别认识还不是很清楚。

（三）注意规范把握行文方式。不规范之处突出表现在“请示”和“60“请示”与“报告”的异同“请示”与“报告”相同之处有四：第一，都是上行文；第二，都包含有汇报情况或反映问题的内容；第三，都能起下情上达的作用；第四，都有主动争取上级机关指导与帮助的作用。“报告”与“请示”的主要区别在于：一是报送目的不同；二是两者性质不同；三是内容重点不同；四是报送时间不同。“请示”与“报告”的异同“请示”与“报告”相同之处有四：61

使用“请示”要防止两种片面倾向一是滥用“请示”，事无巨细，通通“请示”，把矛盾上交；二是忽视“请示”，超越职权，不经“请示”，擅作主张。“请示”要严格执行“一文一事”的规定，以免造成阅批和处理上的困难，影响公文处理的效率和质量。使用“请示”要防止两种片面倾向一是滥用“请示”，62三、发文处理中应注意的问题发文处理程序，一般包括拟搞、核搞、签发、校对、用印、登记、分发、立卷、归档等程序。三、发文处理中应注意的问题发文处理程序，一般包括拟搞、核搞、63（一）公文拟制环节。拟搞一般应本着“谁主办、谁拟搞”的原则进行。草拟文稿应按照《国家行政机关公文处理办法》和省、市实施细则的有关要求办理。行文关系、公文种类和公文格式要准确、规范，要按公文的内容、性质，恰当地确定密级和紧急程度。公文用语应力求准确、规范、精炼。

（一）公文拟制环节。拟搞一般应本着“谁主办、谁拟搞”的64一要认真学习与研究有关政策法规，准确把握政策界限。一般讲，在接受一项具体的起草任务后，首先应该翻阅上级的有关文件，学习党和国家有关的方针、政策，深入理解其精神实质和政策界限。并根据本地、本系统、本部门的实际情况有效地加以贯彻，正确地提出执行的具体措施和办法，确保草拟的公文“符合国家法律、法规及其他有关规定”。同时，还要特别注意提出新的政策、规定等，要切实可行。一要认真学习与研究有关政策法规，准确把握政策界限。一65二要认真领会领导的意图。领会领导意图，具体讲，就是要搞清楚以下几个问题：1．领导布置这个写作任务的目的、背景是什么？2．领导要求在文稿中提出什么问题，解决什么问题？3．领导对文稿的内容提出了什么要求？4．受文对象是谁？受文对象曾提出过什么问题？对这些问题发文者的态度和意见是什么？二要认真领会领导的意图。领会领导意图，具体讲，就66三要正确使用文种。《公文处理办法》第二十五条三款规定：“公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定”，对这些规定，起草公文的同志都应当认真贯彻执行。三要正确使用文种。《公文处理办法》第二十五条三款规定：“公文67四是公文涉及内容要协调一致。注意以下几点：一、凡涉及其他部门的事项，拟文部门要主动与有关部门协商，待取得一致意见后再行文。二、如有分歧意见，拟文主办部门负责人要出面协调，确保协调结果能代表部门的意见。三、经过协调仍无法取得一致时，主办部门要实事求是地列明各方理据,并经各方的主要负责人会签后，报请上级机关协调或裁决。四、如上级机关一旦裁定后，就要坚决服从，认真执行，自觉维护公文的权威性。

四是公文涉及内容要协调一致。注意以下几点：68五是正确运用语言文字。

公文是以语言文字为载体来传达党和国家的路线、方针、政策，反映社会现实情况，请示、商洽和答复问题，指导工作、交流经验的，因此，公文语言的正确运用至关重要。五是正确运用语言文字。公文是以语言文字为载体来传达党和国家69语言文字是公文的基本要素，特殊的应用目的和应用范围，要求公文的语言准确、精炼、严谨、规范。目前公文语言文字方面存在的问题：一是一些公文冗长繁琐，动辄数千言；二是有的公文空话连篇，言之无物，不关痛痒，不切实际；三是有的公文内容贫乏，文字干瘪，枯燥乏味；四是有的公文习惯照抄照搬上级文件，陈陈相因，缺乏新意；五是有的公文字词搭配不当，成分残缺不全，逻辑关系混乱。等等。

语言文字是公文的基本要素，特殊的应用目的和应用范围，要求公文70公文语言运用四个方面的要求：

一是量的要求：简明扼要，适可而止。公文绝不是越长越好。公文用语恰到好处，就是只包括行文必要的信息，没有冗余的信息。信息量充足即可，表达清楚透彻即可，不要插入题外话、画外音，切忌叠床架屋，重复累赘，甚至画蛇添足。

公文语言运用四个方面的要求：一是量的要求：简明扼要，适可而71二是质的要求：真实准确，摒弃虚假。不说虚假的话，不说缺乏足够依据的话。既要真实，又要准确，讲究高质量、高效率的语言表达，不要矫揉造作、无病呻吟，不要“华而不实，言而无文”，力戒虚假随意，正确运用模糊语言。二是质的要求：真实准确，摒弃虚假。不说虚假的话，不说缺乏足够72三是义的要求：简练顺畅，避免晦涩歧义。公文语言与文学语言不同，文学语言允许运用“朦胧”、“意识流”甚至荒诞，还可运用夸张、双关、婉曲等修辞手法，公文则不允许。公文表达之义，应是开门见山、直述不曲、陈言务去、条理清晰，不晦涩，无歧义，极少用甚至不用修辞手法。三是义的要求：简练顺畅，避免晦涩歧义。公文语言与文学语言不同73四是理的要求：有理有据，不强词夺理。理，基于事实，不能杜撰和空想。要讲事实，摆道理，诉要求（或请求），“理实”才能服人，“理新”才能激励人，“理深”才能吸引人，“理周”才能指导人，不要“为赋新辞强说愁”，甚至强词夺理，更不要把领导或上级教导我们的道理用在公文（上行文）中，反过去教导或开导领导或上级。

四是理的要求：有理有据，不强词夺理。理，基于事实，不能杜撰和74（二）公文的审核环节。公文送负责人签发前，需要经过审核，确保到领导手里的都是放心产品。公文的审核，是公文制作过程中承上启下的中间环节，它不仅仅是对文字、格式校核把关，更重要的是确保党和国家的法律、法规、方针、政策和上级的规定以及领导意图的准确体现。

（二）公文的审核环节。公文送负责人签发前，需要经过审核，确保75公文审核应注意的六个方面一是是否需要发文。二是文件内容是否符合党和国家的方针、政策、法律、法规，同现行有关规定有无矛盾。三是涉及有关部门和地区的问题是否协商一致。四是文件提出的政策界限、措施和要求等是否明确具体、切实可行。五是引文是否无误，引文方法是否规范，文字表述是否准确、严密、简练，标点是否正确，文件格式是否符合有关规定。六是凡需提请一定会议审定的文件，应提出交何种会议审定的建议，报请领导审阅后，列入议程。公文审核应注意的六个方面一是是否需要发文。76公文审核应把好“四关”第一关是政策关。其要点有五：一是审核公文所反映和体现的基本立场、观点，所提出的意见、措施、办法和要求，以及所得出的结论，是否符合党和国家的有关方针、政策，是否符合科学发展观的要求，是否符合法律、法规、规章以及上级的指示、决议，同现行有关规定有无矛盾。二是对因情况变化，而需对原有政策作出变更或提出新的政策规定的，应与有关部门协商并就其必要性、可行性作文字说明，同时在表述上注意前后的衔接。三是文稿内容有无政策界限不清，或把政策界限规定得过死、过宽的情况。有没有党政不分、内外不分的问题。四是文稿中的观点、提法是否正确，提出的意见、办法是否符合实际。五是文稿中所下的结论是否恰当，理由是否充足，收文机关是否能接受等。公文审核应把好“四关”第一关是政策关。其要点有五：77第二关是文字关。其要点有四：一是语言上表述应准确、简洁和明白。二是篇章结构上要层次清晰、条理清楚，中心明确，重点突出。必要时，要忍痛割爱，对文稿材料进行增删和改换。三是逻辑上要概念准确、判断恰当、推理严密。四是语法修辞上，用词要合乎语法规范，句子通顺、完整；无错别字、生僻字、怪字；无错用数字、标点符号；无滥用省略和简称。第二关是文字关。其要点有四：78第三关是格式关。由于公文是一种具有特定体式的文章，因此，起草公文和审核公文都要注意体式，使其合乎公文体式的要求。要对每篇文稿从标题、发送范围、正文、附件到成文日期和落款，进行严格细致的审核。要依据《国家行政机关公文处理办法》、《四川省国家行政机关公文处理实施细则》和《成都市国家行政机关公文处理实施细则》确定的原则，来规范文稿的体例格式。第三关是格式关。由于公文是一种具有特定体式的文章，因此，起草79第四关，是程序关。也就是要按照程序办文，然后送领导签发。

第四关，是程序关。也就是要按照程序办文，然后送领导签发。80关于收文办理的工作流程

收文办理是公文处理工作的一项重要内容，也是机关秘书工作的重要组成部分。按照《国家行政机关公文处理办法》的规定，收文办理是指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、反馈等。关于收文办理的工作流程收文办理是公文处理工作的一项重要内容81一、签收登记是收文办理的基础

签收登记是收文办理的开始，在此环节要做好以下工作：一是归口收文。坚持统一归口收文是加强公文运转管理的前提。其主要原因主要是从加强对公文的规范管理来考虑的。“统一渠道，集中管理”，是公文管理必须遵循的一个基本原则，这就是说，公文应该由文秘部门实行集中统一管理。一、签收登记是收文办理的基础签收登记是收文办理的开始，在此82二是文件清点。主要是注意检查来件是否是发给本本单位的，封皮编号是否与记载相符；信件有无破损、散包、被拆现象；清点收件总数与清单是否一致；通知单或回执单标明的文题、编号、数量是否符合要求；文件是否完全完整，有无缺附件、缺页、白页、未具落款、未盖公章等；是否符合《办法》的规定；阅后按页清退的绝密文件要逐页清点，注意有无缺页。对于不符合要求的要及时退回。

二是文件清点。主要是注意检查来件是否是发给本本单位的，封皮编83三是收件分类。一般讲，收件可分为以下5类。办件：应进入办文程序按办文工作规范办理的文件。阅件：需送领导同志或有关单位阅知的文件。抄件：上级、平级、下级单位抄送本单位的各种文件。内刊：机密程度高、事关全局或只需小范围阅读的上级内部刊物、资料。简报：上级机关、平级单位、下级单位的情况反映、简报、信息资料等。三是收件分类。一般讲，收件可分为以下5类。84四是来文登记。一般讲，对收件中的办件和阅件要分别编号登记，抄件、简报可不编号登记。登记填项一般包括收文号（或顺序号）、收文日期、来文机关、文件标题（内容）、密级、文件号、份数等。四是来文登记。一般讲，对收件中的办件和阅件要分别编号登记，抄85登记方法主要有两种：（1）流水式登记法。就是将收到文件按照时间顺序不分种类依次登记，同时将文件办理过程和转送手续简要记载在同一登记簿上。（2）分类式登记法。就是根据本单位确定的文件分类标准分类进行登记。如，可分为中共中央文件、国务院文件、省委文件、省政府文件、省直机关各部门文件、下级机关文件等。登记方法主要有两种：86二、审核工作是收文办理的关键

在实践中，审核工作主要是针对下级单位来文而言的。《国家行政机关公文处理办法》第三十一条规定：“收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。审核的重点是：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。”二、审核工作是收文办理的关键在实践中，审核工作主要是针对下87三、承办工作是收文办理的重点承办是指机关有关部门或有关人员对应办理的文件进行具体办理的工作，是文件处理工作中的重要环节，也是具体解决问题的重要阶段。承办工作质量的高低，直接反映一个机关的工作质量和工作效率。三、承办工作是收文办理的重点承办是指机关有关部门或有关人员对88（一）文件类。１.上级党委（办公厅）和市委（办公厅）来文运转流程。２.上级政府（办公厅）正式来文运转流程。３.省政府阅办件、送批件，上级部门、外地来文运转流程。４.区（市）县、市级部门和企事业单位来文运转流程。５.机密级以上涉密文件运转流程。（一）文件类。１.上级党委（办公厅）和市委（办公厅）来文运转891.上级党委（办公厅）和市委（办公厅）来文运转流程。1.上级党委（办公厅）和市委（办公厅）来文运转流程。90具体分送办法：具体分送办法：91在具体分送方式：在具体分送方式：92文秘-公文知识932.上级政府（办公厅）正式来文运转流程。

2.上级政府（办公厅）正式来文运转流程。94具体分送办法：

具体分送办法：953.省政府阅办件、送批件，上级部门、外地来文运转流程。3.省政府阅办件、送批件，上级部门、外地来文运转流程。964.区（市）县、市级部门和企事业单位来文运转流程。

（1）请示类来文。4.区（市）县、市级部门和企事业单位来文运转流程。（1）请97（2）报告类来文。

（2）报告类来文。98注：凡请示性公文来文坚持一事一报，报告夹带请示事项，不符合市政府有关人事、经费、编制、税收减免、机关购车等办理程序要求，或上报公文不符合公文格式规范的，应向来文单位作出说明，并作退文处理（请示事项紧急时，可先行办理，再补规范后的公文）。

注：凡请示性公文来文坚持一事一报，报告夹带请示事项，不符合市995.机密级以上涉密文件运转流程。

5.机密级以上涉密文件运转流程。100（二）电报类。1.密码电报处理流程。2.明传电报运转流程。

（二）电报类。1.密码电报处理流程。1011.密码电报处理流程。（1）发送市政府的密码电报。

1.密码电报处理流程。（1）发送市政府的密码电报。102（2）有明确分送范围的密码电报。

（2）有明确分送范围的密码电报。103注意事项：(1)特提、特急件应及时通知相应领导工作人员取件；(2)密码电报实行单向流转，严禁横传、复印。

注意事项：1042.明传电报运转流程。

2.明传电报运转流程。105（三）会议、活动通知（函件）办理流程

适用范围：主要适用于中央和国家机关，省委、省人大常委会、省政府、省政协办公厅，省级部门以及其他中央、省属单位下发的会议、活动通知；外地及有关单位邀请市政府领导出席的会议、活动函件等。（三）会议、活动通知（函件）办理流程适用范围：1061.需市政府主要领导出席的会议、活动通知（函件）的办理流程：第七秘书处填写《市政府办公厅收文阅批单》→厅分管政务协调工作的副主任审核→市政府秘书长签批呈送处理意见→第一秘书处负责按签批意见分送市政府领导及相关处室→第一秘书处或相关处室负责做好有关衔接服务工作。1.需市政府主要领导出席的会议、活动通知（函件）的办理流程：107衔接服务工作的内容包括：了解会议、活动相关情况并向市政府领导报告；了解掌握领导批示情况；通知我市参加会议、活动的区（市）县及市级部门和有关单位；报送我市出席或参加会议、活动的人员名单；安排起草会议活动的相关材料；做好我市相关会务工作等。

衔接服务工作的内容包括：了解会议、活动相关情况并向市政府领导108文秘-公文知识1092.需市政府分管领导出席的会议、活动通知（函件）的办理流程。

第七秘书处填写《市政府办公厅收文阅批单》→厅分管政务协调工作的副主任签批呈送处理意见→第七秘书处负责按签批意见呈送市政府分管领导，并同时分送相关处室→相关处室负责做好有关衔接服务工作。2.需市政府分管领导出席的会议、活动通知（函件）的办理流程。110文秘-公文知识1113.需2位及以上市政府领导出席的会议、活动通知（函件）的办理流程。

第七秘书处填写《市政府办公厅收文阅批单》→厅分管政务协调工作的副主任签批呈送处理意见→第七秘书处负责按签批意见呈送市政府领导，并同时分送牵头处室及相关处室→牵头处室负责、相关处室配合做好有关衔接服务工作。

3.需2位及以上市政府领导出席的会议、活动通知（函件）的办理112文秘-公文知识113在会议活动通知（函件）收文办理中，要注意三点：一是及时呈送；二是在衔接服务过程中，要定责到人，实行全程跟踪；三是对重要环节要实行签收制。在会议活动通知（函件）收文办理中，要注意三点：114（四）简报类。1.反映突发事件、紧急情况或其他特别重要工作的简报处理流程。（四）简报类。1.反映突发事件、紧急情况或其他特别重要工作的1152.工作性简报。

2.工作性简报。116（五）收到请柬、书和书信等的处理（五）收到请柬、书和书信等的处理117文秘-公文知识118文秘-公文知识119文秘-公文知识120关于公文工作的几点体会服务性规范性发展性。关于公文工作的几点体会。121

谢谢大家！文秘-公文知识122演讲完毕，谢谢观看！演讲完毕，谢谢观看！123公文知识讲座2010年8月13日公文知识讲座2010年8月13日124公文的概念行政机关的公文（包括电报），是指行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。公文的概念行政机关的公文（包括电报），是指行政机关在行政管理125行政机关公文的性质决定了其在公务活动中的地位和作用，由此也决定了公文质量的好坏，在一定程度上代表着机关的水平，影响着机关的形象，关系着机关的运转。行政机关公文的性质决定了其在公务活动中的地位和作用，由此也决126一、关于公文内容格式中应注意的问题

行政机关公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。其中置于公文首页红色反线以上的各要素统称为眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称为主体；置于主题词以下的各要素统称为版记。一、关于公文内容格式中应注意的问题行政机关公文的各要素划分127文秘-公文知识128（一）文头中应注意的问题。国家行政机关正式公文的文头一般由文件名称、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度等组成。占文件首页的三分之一到五分之二，用横隔线与正文分开。（一）文头中应注意的问题。国家行政机关正式公文的文头一般由文129文秘-公文知识1301．发文机关标识中应注意的问题。发文机关标识即通常所称的“红头”，它是由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成。发文机关全称应以批准该机关成立的文件核定的名称为准。规范化简称应由该机关的上级机关规定。

1．发文机关标识中应注意的问题。发文机关标识即通常所称的“红131文秘-公文知识132文秘-公文知识133文秘-公文知识134文秘-公文知识135文秘-公文知识136文秘-公文知识137文秘-公文知识1382．发文字号中应注意的问题。发文字号，由发文机关代字、年号和该年度的发文序号组成，位于文件名称之下、横隔线之上的正中位置（函的发文字号标注在标题的右上方）。两个以上机关联合行文，只标明主办机关的发文字号。发文字号主要是为文件的登记、交办、引用、检索提供方便，便于收文机关与发文机关进行联系。2．发文字号中应注意的问题。发文字号，由发文机关代字、年号和139文秘-公文知识1403．签发人标识应注意的问题。签发人标识仅是在上行文中出现。在上报的公文中标识签发人姓名，主要目的是让上级机关了解下级单位谁对上报事项负责。

3．签发人标识应注意的问题。签发人标识仅是在上行文中出现。在141文秘-公文知识142文秘-公文知识1434．秘密等级、紧急程度标识中应注意的问题。秘密等级、紧急程度，应视文件内容需要从上至下依次标注在文件名称的右上角。秘密等级依次分为“秘密”、“机密”、“绝密”三种，机密、绝密文件应标注份号；紧急程度分为“急件”、“特急件”。电报紧急程度分为“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。4．秘密等级、紧急程度标识中应注意的问题。秘密等级、紧急144（二）公文主体部分中应注意的问题。公文的主体部分，也就是我们常说的正文部分，一般包括标题、主送机关、正文、附件、发文机关等。（二）公文主体部分中应注意的问题。公文的主体部分，也就是我们1451．标题书写。公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，一般由发文机关名称、内容提要和文种三部分组成。如《成都市人民政府关于加强城市综合管理的通知》，其中“成都市人民政府”是发文机关，“加强城市综合管理”是内容提要，“通知”是文种。1．标题书写。公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，一146文秘-公文知识147联合行文标题的简化对三个以上单位联合行文，由于发文单位多，标题可能很长，可采用两个办法使标题简化一些：一是使用各发文单位的规范化简称，如《市物价局市经济委员会市发展和改革委员会成都电业局关于征收电网地方附加费的请示》可简写为《市物价局市经委市发改委成都电业局关于征收电网地方附加费的请示》；二是使用概括法，将标题改写为《市物价局等４部门关于征收电网地方附加费的请示》。

联合行文标题的简化对三个以上单位联合行文，由于发文单位多，标1482．主送机关的书写。主送机关，是指收受、办理文件的单位。俗称“抬头”。除“公告”、“通告”以外，正式公文一般都应标明主送机关。主送机关一般在标题之下，正文之上左端顶格位置书写。2．主送机关的书写。主送机关，是指收受、办理文件的单位。149

主送机关的选定准确选定公文的主送机关，是文件发出能否得到及时处理的关键。在工作中要根据对方单位的职责分工和工作需要来确定主送文件。既要防止错送、漏送，致使工作脱节；也要防止撒大网式的滥送，造成人力、物力和时间的浪费。主送机关的选定准确选定公文的主送机关，是文件发出能否得到及1503．正文写作。常见的问题有：一是公文引文不规范。二是常用提法不规范。三是日期使用不规范。四是公文层次不规范。五是文字表述不规范。

3．正文写作。常见的问题有：151一是公文的引文不规范。引用公文时要先引标题，后引发文字号，比如要引用成府发〔2009〕18号文，应这样引：“成都市人民政府《关于印发〈成都市依法行政第二个五年规划（2009—2013）〉的通知》（成府发〔2009〕18号）。若用（成府发〔2009〕18号）成都市人民政府《关于印发〈成都市依法行政第二个五年规划（2009—2013）〉的通知》，把文号放在前，标题放在后，就是不规范的引文。

一是公文的引文不规范。引用公文时要先引标题，后引发文字号，比152二是引用常用提法不规范。比如，在引用“两枢纽、三中心、四基地”、“推进城乡规划、产业发展、基础设施、公共服务、市场体制、管理体制‘六个一体化’”，“带头推进‘两个加快’，切实做到‘五个走在前头’”等一些常用提法方面还不规范。又比如，至今还有个别单位在引用城乡统筹、“四位一体”科学发展总体战略时，写成：统筹城乡、“四位一体”科学发展。等等。二是引用常用提法不规范。比如，在引用“两枢纽、三中心、四基地153三是日期使用不规范。在公文文内，日期应使用阿拉伯数字，年、月、日书写要完整规范。比如今天，就应写为“2010年8月13日”，若用“2010.8.13”或“10年8月13日”，就是不规范的表述。此外，文件中如“今年”、“明年”、“上月”、“下月”、“今天”、“明天”等，都是不规范的表述。三是日期使用不规范。在公文文内，日期应使用阿拉伯数字，年、月154四是公文层次的不规范。如有的文中前面用“（一）”后又标“一、”，有的前面用“一、”，下面的层次中直接用“１.”等等。正文需要使用字序符号标明层次时，一般排列顺序是：第一层用“一、”，第二层用“（一）”，第三层用“１.”，第四层用“（１）”。每一层次序数用法，前后应当一致。行政规章视需要按章、节、条、款、项标明层次。四是公文层次的不规范。如有的文中前面用“（一）”后又标“一155五是文字表述不规范。可分为两种情况：一是一般性的质量问题，如错字、漏字、多字；部门名称未使用规范简称、排序不正确；同一文稿前后提法不一致；数字用法不规范；标点符号使用明显不当，等等。二是比较严重的质量问题，如不符合现行法律法规或中央、省上的方针、政策；未与市上的重大战略部署、重要工作部署、最新精神保持一致；不符合市委、市政府有关会议纪要规定；关键数据、时间及姓名、职务等表述错误，等等。五是文字表述不规范。可分为两种情况：1564．附件中的应注意的问题。公文正文中有一些内容，如图表、名单、规定等，如穿插在公文正文中，往往会隔断公文前后意思的联系而造成阅读上的不便。这时需要将其从公文正文中抽出而作为公文的附件单独表述。需要明确的是，公文的附件是正文内容的组成部分，与公文正文一样具有同等效力。

4．附件中的应注意的问题。公文正文中有一些内容，如图表、名单157文秘-公文知识1585．成文日期书写应注意的问题。行政机关公文的成文日期应标明公元年、月、日，一律用汉字小写数码书写，不使用阿拉伯数字。年、月、日要写全。5．成文日期书写应注意的问题。行政机关公文的成文日期应标明公1596．加盖印章应注意的问题。印章是公文的生效标志。一般情况除了会议纪要以外，不加盖印章的公文应视为无效。6．加盖印章应注意的问题。印章是公文的生效标志。一般情况除了160文秘-公文知识161文秘-公文知识162文秘-公文知识163（三）文尾部分应注意的问题。文尾部分包括主题词、抄送栏、印发机关与印发日期、印制份数等项。文尾部分存在的不规范情况主要有以下几点：主题词标注不规范；抄送书写不规范；印发日期标识不规范。（三）文尾部分应注意的问题。文尾部分包括主题词、抄送栏、印发1641．主题词标注应注意的问题。一般的排列次序为：反映公文内容的主题词在前，反映公文形式的主题词在后。在单主题公文中，反映公文中心内容的主题词在前，反映公文分述内容的主题词在后；在多主题公文中，反映公文内容的各主题词按其出现的先后次序排列。标注主题词应准确、规范。上报的文件从受文机关制发的主题词表中选词标注，其它文件可从本机关制定的主题词表中选词标注。标注主题词一般选3—5个单一词组，以先内容、后形式的顺序排列。书写上，“主题词”采用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。1．主题词标注应注意的问题。一般的排列次序为：反映公文内容的165文秘-公文知识1662．抄送书写应注意的问题。根据相关要求，为简化和规范公文格式用语，无论对上级、平级或下级，抄送机关标注用语可一律用“抄送”，抄送范围如涉及各方面机关，一般按党委、人大、政协、法院、检察院、军队、政府部门的顺序排列。抄送机关的名称用全称或规范化简称。2．抄送书写应注意的问题。根据相关要求，为简化和规范公文格式167文秘-公文知识1683．印发日期中应注意的问题。

标识印发日期是为了准确反映公文的生成时效。一般来说，公文在领导签发之后，也就是生效时间之后，往往需要经过打字、校对、复核等环节。通过了解生效时间与印发时间的时间差，既可以使发文机关掌握制发公文的效率，也可以使收文机关掌握公文的传递时间，均有利于公文的办理。3．印发日期中应注意的问题。标识印发日期是为了准确反映169二、行文规则中应注意的问题行文规则，是制发、办理公文中必须遵循的基本准则。《国家行政机关公文处理办法》第四章规定的“行文规则”共11条。主要是从行文原则、行文方向和行文要求三个方面确立了国家行政机关公文的行文规则。二、行文规则中应注意的问题行文规则，是制发、办理公文中必须遵170（一）注意行文的必要性和实效性。确定行文一定要首先明确行文的目的和作用，要有的放矢，有针对性，使发出的公文产生预期的效果。要根据实际需要确定是否行文。在上行文中，如果要制发请求解决问题的文件，要研究问题的本身是不是属于上级应当解决的，还要研究解决这个问题的可行性。制发平行文件，要注意明确职权，防止推倭扯皮。对下行文，要符合实际，有针对性。同时，要坚持少而精的原则。（一）注意行文的必要性和实效性。确定行文一定要首先明确行文的171（二）注意准确把握行文关系。工作中存在的问题有：涉及其它机关、部门职权范围的问题，未经协商一致向下行文；越级请示；请示直接送领导个人；行政机关的公文，向党委机关交任务，等等。要解决好这些，需要我们在行文关系上把握好以下10个要点：（二）注意准确把握行文关系。工作中存在的问题有：涉及其它机关172一是各级行政机关的行文关系，根据各自的隶属关系和职权范围确定。按行政隶属关系报送政府审批的请示，可由政府批复，也可由政府授权其办公厅（室）或主管部门答复。政府部门报请政府批转执行的公文，可由政府批转，也可由政府授权其办公厅（室）转发，还可冠“经XXX政府同意”由部门下达。

一是各级行政机关的行文关系，根据各自的隶属关系和职权范围确定173二是凡属各部门职权范围内的事项，需要行文的，一律以部门名义直接行文。下级政府需要解决的问题，属上一级政府职能部门权限范围内的，可直接向上一级政府职能部门行文。各地区之间、同级政府各职能部门之间需要商洽解决的问题，可以相互行文。二是凡属各部门职权范围内的事项，需要行文的，一律以部门名义直174三是政府各部门可以向上一级或下一级政府有关业务部门行文，也可以根据本级政府的授权向下一级人民政府直接行文，但在向下一级政府行文时，在文中应当注明已经政府同意。三是政府各部门可以向上一级或下一级政府有关业务部门行文，也可175四是同级政府之间、同级政府的部门之间、各级政府与上一级政府的部门之间可以联合行文；政府（及其部门）与同级党委（及其部门）、军队机关（及其部门）可以联合行文；政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位也可以联合行文。联合行文由主办机关与协办机关共同签发，由牵头主办机关编号印发，原稿由主办机关存档。

四是同级政府之间、同级政府的部门之间、各级政府与上一级政府的176五是地方各级国家行政机关公文中涉及其它机关、部门职权范围的问题，未经协商一致或未经上级机关批准、裁决的，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关有权责令纠正或撤销。

五是地方各级国家行政机关公文中涉及其它机关、部门职权范围的问177六是地方各级国家行政机关不得越级请示。因特殊情况必须越级请示的，应抄送被越过的直接上级机关。六是地方各级国家行政机关不得越级请示。因特殊情况必须越级请示178七是请示一般只写一个主送机关，并一律送交受文机关的办公厅（室）统一办理，一般不直接送领导个人，也不得抄送下级机关。七是请示一般只写一个主送机关，并一律送交受文机关的办公厅（室179八是受双重领导的机关上报公文，根据公文内容写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责处理、答复。上级机关向受双重领导的下级机关行文，应同时抄送该下级机关的另一上级机关。八是受双重领导的机关上报公文，根据公文内容写明主送机关和抄送180九是国家行政机关的公文，不得向党委机关作指示、交任务，如内容涉及党的工作，与同级党委机关联合行文。九是国家行政机关的公文，不得向党委机关作指示、交任务，如内容181十是对上级行政机关的来文，如无具体贯彻意见，可原文翻印下发，也可以收文的形式下发，不另重复行文。已在会议上印发的领导讲话、会议纪要，不再另行发文。经批准在报刊上全文发表的文件，视为正式文件依照执行，不另行文。在报刊上发布的行政规章，由发文机关印制少量文本，供存档备查。十是对上级行政机关的来文，如无具体贯彻意见，可原文翻印下发，182（三）注意规范把握行文方式。不规范之处突出表现在“请示”和“报告”混淆，该写“请示”的，写成报告；该用“报告”的，写成请示。造成这种情况的主要原因，主要是对“请示”和“报告”的相同点和区别认识还不是很清楚。

（三）注意规范把握行文方式。不规范之处突出表现在“请示”和“183“请示”与“报告”的异同“请示”与“报告”相同之处有四：第一，都是上行文；第二，都包含有汇报情况或反映问题的内容；第三，都能起下情上达的作用；第四，都有主动争取上级机关指导与帮助的作用。“报告”与“请示”的主要区别在于：一是报送目的不同；二是两者性质不同；三是内容重点不同；四是报送时间不同。“请示”与“报告”的异同“请示”与“报告”相同之处有四：184

使用“请示”要防止两种片面倾向一是滥用“请示”，事无巨细，通通“请示”，把矛盾上交；二是忽视“请示”，超越职权，不经“请示”，擅作主张。“请示”要严格执行“一文一事”的规定，以免造成阅批和处理上的困难，影响公文处理的效率和质量。使用“请示”要防止两种片面倾向一是滥用“请示”，185三、发文处理中应注意的问题发文处理程序，一般包括拟搞、核搞、签发、校对、用印、登记、分发、立卷、归档等程序。三、发文处理中应注意的问题发文处理程序，一般包括拟搞、核搞、186（一）公文拟制环节。拟搞一般应本着“谁主办、谁拟搞”的原则进行。草拟文稿应按照《国家行政机关公文处理办法》和省、市实施细则的有关要求办理。行文关系、公文种类和公文格式要准确、规范，要按公文的内容、性质，恰当地确定密级和紧急程度。公文用语应力求准确、规范、精炼。

（一）公文拟制环节。拟搞一般应本着“谁主办、谁拟搞”的187一要认真学习与研究有关政策法规，准确把握政策界限。一般讲，在接受一项具体的起草任务后，首先应该翻阅上级的有关文件，学习党和国家有关的方针、政策，深入理解其精神实质和政策界限。并根据本地、本系统、本部门的实际情况有效地加以贯彻，正确地提出执行的具体措施和办法，确保草拟的公文“符合国家法律、法规及其他有关规定”。同时，还要特别注意提出新的政策、规定等，要切实可行。一要认真学习与研究有关政策法规，准确把握政策界限。一188二要认真领会领导的意图。领会领导意图，具体讲，就是要搞清楚以下几个问题：1．领导布置这个写作任务的目的、背景是什么？2．领导要求在文稿中提出什么问题，解决什么问题？3．领导对文稿的内容提出了什么要求？4．受文对象是谁？受文对象曾提出过什么问题？对这些问题发文者的态度和意见是什么？二要认真领会领导的意图。领会领导意图，具体讲，就189三要正确使用文种。《公文处理办法》第二十五条三款规定：“公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定”，对这些规定，起草公文的同志都应当认真贯彻执行。三要正确使用文种。《公文处理办法》第二十五条三款规定：“公文190四是公文涉及内容要协调一致。注意以下几点：一、凡涉及其他部门的事项，拟文部门要主动与有关部门协商，待取得一致意见后再行文。二、如有分歧意见，拟文主办部门负责人要出面协调，确保协调结果能代表部门的意见。三、经过协调仍无法取得一致时，主办部门要实事求是地列明各方理据,并经各方的主要负责人会签后，报请上级机关协调或裁决。四、如上级机关一旦裁定后，就要坚决服从，认真执行，自觉维护公文的权威性。

四是公文涉及内容要协调一致。注意以下几点：191五是正确运用语言文字。

公文是以语言文字为载体来传达党和国家的路线、方针、政策，反映社会现实情况，请示、商洽和答复问题，指导工作、交流经验的，因此，公文语言的正确运用至关重要。五是正确运用语言文字。公文是以语言文字为载体来传达党和国家192语言文字是公文的基本要素，特殊的应用目的和应用范围，要求公文的语言准确、精炼、严谨、规范。目前公文语言文字方面存在的问题：一是一些公文冗长繁琐，动辄数千言；二是有的公文空话连篇，言之无物，不关痛痒，不切实际；三是有的公文内容贫乏，文字干瘪，枯燥乏味；四是有的公文习惯照抄照搬上级文件，陈陈相因，缺乏新意；五是有的公文字词搭配不当，成分残缺不全，逻辑关系混乱。等等。

语言文字是公文的基本要素，特殊的应用目的和应用范围，要求公文193公文语言运用四个方面的要求：

一是量的要求：简明扼要，适可而止。公文绝不是越长越好。公文用语恰到好处，就是只包括行文必要的信息，没有冗余的信息。信息量充足即可，表达清楚透彻即可，不要插入题外话、画外音，切忌叠床架屋，重复累赘，甚至画蛇添足。

公文语言运用四个方面的要求：一是量的要求：简明扼要，适可而194二是质的要求：真实准确，摒弃虚假。不说虚假的话，不说缺乏足够依据的话。既要真实，又要准确，讲究高质量、高效率的语言表达，不要矫揉造作、无病呻吟，不要“华而不实，言而无文”，力戒虚假随意，正确运用模糊语言。二是质的要求：真实准确，摒弃虚假。不说虚假的话，不说缺乏足够195三是义的要求：简练顺畅，避免晦涩歧义。公文语言与文学语言不同，文学语言允许运用“朦胧”、“意识流”甚至荒诞，还可运用夸张、双关、婉曲等修辞手法，公文则不允许。公文表达之义，应是开门见山、直述不曲、陈言务去、条理清晰，不晦涩，无歧义，极少用甚至不用修辞手法。三是义的要求：简练顺畅，避免晦涩歧义。公文语言与文学语言不同196四是理的要求：有理有据，不强词夺理。理，基于事实，不能杜撰和空想。要讲事实，摆道理，诉要求（或请求），“理实”才能服人，“理新”才能激励人，“理深”才能吸引人，“理周”才能指导人，不要“为赋新辞强说愁”，甚至强词夺理，更不要把领导或上级教导我们的道理用在公文（上行文）中，反过去教导或开导领导或上级。

四是理的要求：有理有据，不强词夺理。理，基于事实，不能杜撰和197（二）公文的审核环节。公文送负责人签发前，需要经过审核，确保到领导手里的都是放心产品。公文的审核，是公文制作过程中承上启下的中间环节，它不仅仅是对文字、格式校核把关，更重要的是确保党和国家的法律、法规、方针、政策和上级的规定以及领导意图的准确体现。

（二）公文的审核环节。公文送负责人签发前，需要经过审核，确保198公文审核应注意的六个方面一是是否需要发文。二是文件内容是否符合党和国家的方针、政策、法律、法规，同现行有关规定有无矛盾。三是涉及有关部门和地区的问题是否协商一致。四是文件提出的政策界限、措施和要求等是否明确具体、切实可行。五是引文是否无误，引文方法是否规范，文字表述是否准确、严密、简练，标点是否正确，文件格式是否符合有关规定。六是凡需提请一定会议审定的文件，应提出交何种会议审定的建议，报请领导审阅后，列入议程。公文审核应注意的六个方面一是是否需要发文。199公文审核应把好“四关”第一关是政策关。其要点有五：一是审核公文所反映和体现的基本立场、观点，所提出的意见、措施、办法和要求，以及所得出的结论，是否符合党和国家的有关方针、政策，是否符合科学发展观的要求，是否符合法律、法规、规章以及上级的指示、决议，同现行有关规定有无矛盾。二是对因情况变化，而需对原有政策作出变更或提出新的政策规定的，应与有关部门协商并就其必要性、可行性作文字说明，同时在表述上注意前后的衔接。三是文稿内容有无政策界限不清，或把政策界限规定得过死、过宽的情况。有没有党政不分、内外不分的问题。四是文稿中的观点、提法是否正确，提出的意见、办法是否符合实际。五是文稿中所下的结论是否恰当，理由是否充足，收文机关是否能接受等。公文审核应把好“四关”第一关是政策关。其要点有五：200第二关是文字关。其要点有四：一是语言上表述应准确、简洁和明白。二是篇章结构上要层次清晰、条理清楚，中心明确，重点突出。必要时，要忍痛割爱，对文稿材料进行增删和改换。三是逻辑上要概念准确、判断恰当、推理严密。四是语法修辞上，用词要合乎语法规范，句子通顺、完整；无错别字、生僻字、怪字；无错用数字、标点符号；无滥用省略和简称。第二关是文字关。其要点有四：201第三关是格式关。由于公文是一种具有特定体式的文章，因此，起草公文和审核公文都要注意体式，使其合乎公文体式的要求。要对每篇文稿从标题、发送范围、正文、附件到成文日期和落款，进行严格细致的审核。要依据《国家行政机关公文处理办法》、《四川省国家行政机关公文处理实施细则》和《成都市国家行政机关公文处理实施细则》确定的原则，来规范文稿的体例格式。第三关是格式关。由于公文是一种具有特定体式的文章，因此，起草202第四关，是程序关。也就是要按照程序办文，然后送领导签发。

第四关，是程序关。也就是要按照程序办文，然后送领导签发。203关于收文办理的工作流程

收文办理是公文处理工作的一项重要内容，也是机关秘书工作的重要组成部分。按照《国家行政机关公文处理办法》的规定，收文办理是指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、反馈等。关于收文办理的工作流程收文办理是公文处理工作的一项重要内容204一、签收登记是收文办理的基础

签收登记是收文办理的开始，在此环节要做好以下工作：一是归口收文。坚持统一归口收文是加强公文运转管理的前提。其主要原因主要是从加强对公文的规范管理来考虑的。“统一渠道，集中管理”，是公文管理必须遵循的一个基本原则，这就是说，公文应该由文秘部门实行集中统一管理。一、签收登记是收文办理的基础签收登记是收文办理的开始，在此205二是文件清点。主要是注意检查来件是否是发给本本单位的，封皮编号是否与记载相符；信件有无破损、散包、被拆现象；清点收件总数与清单是否一致；通知单或回执单标明的文题、编号、数量是否符合要求；文件是否完全完整，有无缺附件、缺页、白页、未具落款、未盖公章等；是否符合《办法》的规定；阅后按页清退的绝密文件要逐页清点，注意有无缺页。对于不符合要求的要及时退回。

二是文件清点。主要是注意检查来件是否是发给本本单位的，封皮编206三是收件分类。一般讲，收件可分为以下5类。办件：应进入办文程序按办文工作规范办理的文件。阅件：需送领导同志或有关单位阅知的文件。抄件：上级、平级、下级单位抄送本单位的各种文件。内刊：机密程度高、事关全局或只需小范围阅读的上级内部刊物、资料。简报：上级机关、平级单位、下级单位的情况反映、简报、信息资料等。三是收件分类。一般讲，收件可分为以下5类。207四是来文登记。一般讲，对收件中的办件和阅件要分别编号登记，抄件、简报可不编号登记。登记填项一般包括收文号（或顺序号）、收文日期、来文机关、文件标题（内容）、密级、文件号、份数等。四是来文登记。一般讲，对收件中的办件和阅件要分别编