高效会议管理(定稿)课件

1高效会议管理1高效会议管理2内容提要第一讲关于会议

第二讲会议效率不高的原因及解决方案

第三讲开会前的准备工作

第四讲会议中的沟通与反馈技巧

第五讲主持人的会议管理技巧

第六讲主持人与参会者的守则与责任

第七讲会议记录

第八讲会后跟进2内容提要第一讲关于会议

第二讲会议效率不高的原因及解3第一讲关于会议3第一讲关于会议4一、会议的意义．会议显示一个组织或一个部门的存在．会议是一种群体沟通的方式

．会议是一个集思广益的渠道

4一、会议的意义．会议显示一个5二、会议的目的5二、会议的目的6三、会议的种类按人数分类按开会方式分类按开会目的分类●团体会议●一对一会议●面对面会议●电话会议●视频会议●宣布人事安排、讲解政策的会议●当众表扬或批评别人的会议●临时处理突发事件的会议●固定的团队会议●集思广益的会议6三、会议的种类按人数分类7四、会议的频率每种会议都有其合理的发生频率，只有掌握了合理的会议发生频率，才能更高效地利用各种会议解决问题、达到目的。7四、会议的频率每种会议都有其合理的发生频率，只有掌握了合8.固定的部门会议8.固定的部门会议9.全体会议9.全体会议10.处理突发事件的会议10.处理突发事件的会议11.一对一会议11.一对一会议12第二讲

会议效率不高的原因及解决方案12第二讲

会议效率不高的原因及解决方案131314一、会议效率不高的原因及具体表现项次原因具体表现（）时间会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。（）地点会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行。（）开会对象的选择必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。（）主持人的技能会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。（）参会者的技能参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，致使会议失败。（）会议的准备工作开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。（）开会的原因、目的和结果开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。14一、会议效率不高的原因及具体表现项次原15二、预防性管理会议效率不高的原因预防性管理措施时间会议一般应安排在周二至周四上午或是下午两点半之后，避免安排在周一或周五。地点地点尽量设置在一个封闭的会议室内，而且最好围着圆桌进行。开会对象的选择事先通知必须出席会议的人，将出席会议的人分为必须参加者、可以旁听者和可选择参加者几类。主持人的技能选择具有亲和力、影响力的人担任主持人一职。参会者的技能参会者一定要具有倾听能力。会议的准备工作一定要提前做好具体的准备工作。开会的原因、目的和结果在会议举行之前将开会的原因、目的和结果通知所有的参会者。15二、预防性管理效率不高的原因16三、高效会议的八大特征16三、高效会议的八大特征17四、会议规范会议规范包含个部分：会议时间安排的规范、固定的会议流程规范以及会议规范本身。17四、会议规范会议规18．会议时间安排的规范18．会议时间安排的规范19．会议规范本身◆所有与会者将每周工作安排时间表交给会议安排人，以找出最适宜所有参会人的开会时间。◆超过小时的会议应有书面通知、议程表及相关资料。◆所有与会者都要准备在会上发言。◆准时开始，准时结束。◆各业务单位负责人对决议能否达成负直接责任。◆所有与会者应知道维护别人的尊严，不在会中羞辱别人，这条规则最重要，需特别注意。◆意见不同是好事，议论才能面面俱到，甚至有人扮“黑脸”。◆会议结束天后，所有与会者应拿到会议记录。◆所有与会者应承担起对会议质量进行反馈的职责。◆必要时请第三方监控，以保证会议质量。19．会议规范本身◆所有与会者将每周工作安排时间表交给会议安20．固定的会议流程规范

20．固定的会议流程规范

21第三讲 开会前的准备工作21第三讲 开会前的准备工作22一、是否要开会．无需开会的“五个如果”22一、是否要开会．无需开会的“五个如果”23．必须开会的“五个如果”23．必须开会的“五个如果”24二、准备工作的作用24二、准备工作的作用25．25．262627三、会议准备工作核对单会议准备工作核对单、了解会议的目的、确定会议的形式、决定会议的时间、决定会议的地点、确定出席人数、是否准备会议名签、是否安排与会者住宿、确定视听教材、准备会场周边位置图、确定自己人的相关资料、是否一定要开会、安排会议的议程、确定会议的主持人、研究会场如何布置、安排出席者座位、是否安排交通工具、是否发出了会议通知、确定辅助教材、是否要求与会者准备资料、是否安排会后娱乐项目并做好事先通知27三、会议准备工作核对单282829会场的布置需要特别注意：◆如果与会人员超过个，会场最好布置成“Ｕ”字型，主持人可以站在会场中央，这样有利于协调讨论;◆如果是全体会议，可以布置成阶梯教室的形式；◆到人的会议，最好安排成半岛型。29会场的布置需要特别注意：◆如果与会人员超过个，会场最好布30四、主持人的准备工作30四、主持人的准备工作31第四讲 会议中的沟通与反馈技巧一、会议中的沟通31第四讲 会议中的沟通与反馈技巧一、会议中的沟通32种沟通图画．沟通漏斗32种沟通图画33．沟通金三角33．沟通金三角34．沟通的冰山模式34．沟通的冰山模式35二、有效沟通原则35二、有效沟通原则36三、造成沟通困难的因素36三、造成沟通困难的因素37四、如何建立信任37四、如何建立信任38五、会议中的反馈技巧．反馈的两种方式38五、会议中的反馈技巧．反馈的两种方式39．反馈的两种类型39．反馈的两种类型40．反馈时的特征40．反馈时的特征41．如何接受反馈41．如何接受反馈42第五讲 主持人的会议管理技巧42第五讲 主持人的会议管理技巧43主持人（主席）职责43主持人（主席）职责44一、倾听的技巧．倾听的礼节44一、倾听的技巧．倾听的礼节454546．倾听的具体方法46．倾听的具体方法47．倾听的误区47．倾听的误区48．“倾听”小总结48．“倾听”小总结49二、会议中的说话技巧◆展示。◆探询。◆评论。◆建立。◆测试理解情况。◆排除与引进。◆就程序提出建议。49二、会议中的说话技巧◆展示。50第六讲

主持人与参会者的守则与责任50第六讲

主持人与参会者的守则与责任51一、主持人的守则与责任51一、主持人的守则与责任52二、与会者的守则与责任.与会者守则52二、与会者的守则与责任.与会者守则53.参会者的责任时间参会者的责任开会前根据个人的观点研究问题依据提供的资料准备论证的材料记下开会的日期、时间、地点做好在会议中尽量表达的心理准备开会中倾听他人的意见积极发表自己的见解关注正在讨论的事项开会后会议达成了什么结果还有哪些事情未完成分配给自己的任务如何完成53.参会者的责任时间54第七讲 会议记录54第七讲 会议记录55一、会议记录者的功能◆会议记录者特别重要，仅次于主持人。◆会议记录者的一个主要功能是记录和维持议程所设计的程序。◆会议记录者还有协助主持人做好会议总结与归纳的功能。◆观察预防功能。55一、会议记录者的功能56二、三大会议误区第一误区 社会性懈怠第二误区 从众心理第三误区 团体极化56二、三大会议误区第一误区 社会性懈怠57三、谁能胜任会议记录者57三、谁能胜任会议记录者58四、对会议记录的大建议、重要的会议应录音下来，从而使整理会议记录时有依据。、除非有必要，定期召开的会议通常不用录音。、大多数会议都能指定一个会议记录者。主席最好不要兼任此项工作。此外，会议记录者最好由与会者轮流担任。、会议记录者的笔记最好要流畅，易于了解，同时不失真。笔记最好用电脑打出来，方便参阅。、会议记录者的责任还包括：及时指出令人困惑的发言，请该发言人解释清楚。适时做总结，协助讨论进行。向与会者确认各议案的排序是否无误。、会议记录内容包含：讨论过程中所达成的各种共识（要不厌其烦地向与会者确认每个结论都无误）有哪些证据支持次议案的通过，及反对意见如何分派工作的详细情形及完成日期。、会议结束后重新整理所记录的内容，尽可能维持在一页的长度。、会议记录应有组织地整理如下：标题，会议目标，主席名字，缺席及出席人名单应列在会议记录起头处。使用列点或简短的一段文字，名数与会者重点；工作分派情形及完成日期记录无误。通过此决议的评估标准（如有必要）。、会议记录者应与主席共同修正会议记录者错误的部分。、将此份会议记录发送给与会者。58四、对会议记录的大建议、重要的会议应录音下来，从而使整理59五、团队会议的误区、社会性懈怠、团队思维、团队极化59五、团队会议的误区60六、团队思维产生的原因、达成一致的时候，没有考虑所有的信息；、可能是团队有很强的凝聚力和特别强的领导，他占主导地位，逼着大家都往一个方向思考；、更重要的是来自规范性的从众压力，使得学员不得不同意最终的决策，而不是内心的。60六、团队思维产生的原因、达成一致的时候，没有考虑所有的信61第八讲 会后跟进一、作为参会者的会后跟进61第八讲 会后跟进一、作为参会者的会后跟进62二、作为主持人的会后跟进62二、作为主持人的会后跟进63三、怎样提高下次会议的质量、只有必要时才开会。、召集会议之前及早着手准备是有效会议的关键。、制订出色的会议议程并事先分发。、时间是宝贵的，开会是要花钱的；准时开会，才能准时结束。、经常加以归纳,有意识地把握会议的方向。、注意力集中在政策和行动上,别让意外事件让你陷入困境。、会议记录应阐明最后的结论。、会议成功只有用结果来衡量。注重结果，但更强调实施所有的决定。、作为主持人，要劝阻冗长的发言,鼓励沉默的人发言,阐明糊涂的观点,删除重复的话题。63三、怎样提高下次会议的质量、只有必要时才开会。64谢谢！64谢谢！个人收集整理，仅供交流学习！个人收集整理，仅供交流学习！个人收集整理，仅供交流学习！个人收集整理，仅供交流学习！67高效会议管理1高效会议管理68内容提要第一讲关于会议

第二讲会议效率不高的原因及解决方案

第三讲开会前的准备工作

第四讲会议中的沟通与反馈技巧

第五讲主持人的会议管理技巧

第六讲主持人与参会者的守则与责任

第七讲会议记录

第八讲会后跟进2内容提要第一讲关于会议

第二讲会议效率不高的原因及解69第一讲关于会议3第一讲关于会议70一、会议的意义．会议显示一个组织或一个部门的存在．会议是一种群体沟通的方式

．会议是一个集思广益的渠道

4一、会议的意义．会议显示一个71二、会议的目的5二、会议的目的72三、会议的种类按人数分类按开会方式分类按开会目的分类●团体会议●一对一会议●面对面会议●电话会议●视频会议●宣布人事安排、讲解政策的会议●当众表扬或批评别人的会议●临时处理突发事件的会议●固定的团队会议●集思广益的会议6三、会议的种类按人数分类73四、会议的频率每种会议都有其合理的发生频率，只有掌握了合理的会议发生频率，才能更高效地利用各种会议解决问题、达到目的。7四、会议的频率每种会议都有其合理的发生频率，只有掌握了合74.固定的部门会议8.固定的部门会议75.全体会议9.全体会议76.处理突发事件的会议10.处理突发事件的会议77.一对一会议11.一对一会议78第二讲

会议效率不高的原因及解决方案12第二讲

会议效率不高的原因及解决方案791380一、会议效率不高的原因及具体表现项次原因具体表现（）时间会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。（）地点会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行。（）开会对象的选择必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。（）主持人的技能会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。（）参会者的技能参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，致使会议失败。（）会议的准备工作开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。（）开会的原因、目的和结果开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。14一、会议效率不高的原因及具体表现项次原81二、预防性管理会议效率不高的原因预防性管理措施时间会议一般应安排在周二至周四上午或是下午两点半之后，避免安排在周一或周五。地点地点尽量设置在一个封闭的会议室内，而且最好围着圆桌进行。开会对象的选择事先通知必须出席会议的人，将出席会议的人分为必须参加者、可以旁听者和可选择参加者几类。主持人的技能选择具有亲和力、影响力的人担任主持人一职。参会者的技能参会者一定要具有倾听能力。会议的准备工作一定要提前做好具体的准备工作。开会的原因、目的和结果在会议举行之前将开会的原因、目的和结果通知所有的参会者。15二、预防性管理效率不高的原因82三、高效会议的八大特征16三、高效会议的八大特征83四、会议规范会议规范包含个部分：会议时间安排的规范、固定的会议流程规范以及会议规范本身。17四、会议规范会议规84．会议时间安排的规范18．会议时间安排的规范85．会议规范本身◆所有与会者将每周工作安排时间表交给会议安排人，以找出最适宜所有参会人的开会时间。◆超过小时的会议应有书面通知、议程表及相关资料。◆所有与会者都要准备在会上发言。◆准时开始，准时结束。◆各业务单位负责人对决议能否达成负直接责任。◆所有与会者应知道维护别人的尊严，不在会中羞辱别人，这条规则最重要，需特别注意。◆意见不同是好事，议论才能面面俱到，甚至有人扮“黑脸”。◆会议结束天后，所有与会者应拿到会议记录。◆所有与会者应承担起对会议质量进行反馈的职责。◆必要时请第三方监控，以保证会议质量。19．会议规范本身◆所有与会者将每周工作安排时间表交给会议安86．固定的会议流程规范

20．固定的会议流程规范

87第三讲 开会前的准备工作21第三讲 开会前的准备工作88一、是否要开会．无需开会的“五个如果”22一、是否要开会．无需开会的“五个如果”89．必须开会的“五个如果”23．必须开会的“五个如果”90二、准备工作的作用24二、准备工作的作用91．25．922693三、会议准备工作核对单会议准备工作核对单、了解会议的目的、确定会议的形式、决定会议的时间、决定会议的地点、确定出席人数、是否准备会议名签、是否安排与会者住宿、确定视听教材、准备会场周边位置图、确定自己人的相关资料、是否一定要开会、安排会议的议程、确定会议的主持人、研究会场如何布置、安排出席者座位、是否安排交通工具、是否发出了会议通知、确定辅助教材、是否要求与会者准备资料、是否安排会后娱乐项目并做好事先通知27三、会议准备工作核对单942895会场的布置需要特别注意：◆如果与会人员超过个，会场最好布置成“Ｕ”字型，主持人可以站在会场中央，这样有利于协调讨论;◆如果是全体会议，可以布置成阶梯教室的形式；◆到人的会议，最好安排成半岛型。29会场的布置需要特别注意：◆如果与会人员超过个，会场最好布96四、主持人的准备工作30四、主持人的准备工作97第四讲 会议中的沟通与反馈技巧一、会议中的沟通31第四讲 会议中的沟通与反馈技巧一、会议中的沟通98种沟通图画．沟通漏斗32种沟通图画99．沟通金三角33．沟通金三角100．沟通的冰山模式34．沟通的冰山模式101二、有效沟通原则35二、有效沟通原则102三、造成沟通困难的因素36三、造成沟通困难的因素103四、如何建立信任37四、如何建立信任104五、会议中的反馈技巧．反馈的两种方式38五、会议中的反馈技巧．反馈的两种方式105．反馈的两种类型39．反馈的两种类型106．反馈时的特征40．反馈时的特征107．如何接受反馈41．如何接受反馈108第五讲 主持人的会议管理技巧42第五讲 主持人的会议管理技巧109主持人（主席）职责43主持人（主席）职责110一、倾听的技巧．倾听的礼节44一、倾听的技巧．倾听的礼节11145112．倾听的具体方法46．倾听的具体方法113．倾听的误区47．倾听的误区114．“倾听”小总结48．“倾听”小总结115二、会议中的说话技巧◆展示。◆探询。◆评论。◆建立。◆测试理解情况。◆排除与引进。◆就程序提出建议。49二、会议中的说话技巧◆展示。116第六讲

主持人与参会者的守则与责任50第六讲

主持人与参会者的守则与责任117一、主持人的守则与责任51一、主持人的守则与责任118二、与会者的守则与责任.与会者守则52二、与会者的守则与责任.与会者守则119.参会者的责任时间参会者的责任开会前根据个人的观点研究问题依据提供的资料准备论证的材料记下开会的日期、时间、地点做好在会议中尽量表达的心理准备开会中倾听他人的意见积极发表自己的见解关注正在讨论的事项开会后会议达成了什么结果还有哪些事情未完成分配给自己的任务如何完成53.参会者的责任时间120第七讲 会议记录54第七讲 会议记录121一、会议记录者的功能◆会议记录者特别重要，仅次于主持人。◆会议记录者的一个主要功能是记录和维持议程所设计的程序。◆会议记录者还有协助主持人做好会议总结与归纳的功能。◆观察预防功能。55一、会议记录者的功能122二、三大会议误区第一误区 社会性懈怠第二误区 从众心理第三误区 团体极化56二、三大会议误区第一误区 社会性懈怠123三、谁能胜任会议记录者57三、谁能胜任会议记录者124四、对会议记录的大建议、重要的会议应录音下来，从而使整理会议记录时有依据。、除非有必要，定期召开的会议通常不用录音。、大多数会议都能指定一个会议记录者。主席最好不要兼任此项工作。此外，会议记录者最好由与会者轮流担任。、会议记录者的笔记最好要流畅，易于了解，同时不失真。笔记最好用电脑打出来，方便参阅。、会议记录者的责任还包括：