如何提高工作效率3

如何提高工作效率

*目录一、時間管理是什麼?二、如何合理安排自己每天、每周的时间三、如何管理你的Email四、如何展開你的計劃五、执行能力的强化如果您的餘生只剩下三天,您會做那三件事情?請閉目一分鐘思考這個問題時間管理是什麼?時間管理不是什麼?每個人每天所擁有的時間都是一般地多在於自己如何善用及分配你自己的時間時間管理是什麼?時間管理就是自我管理自我管理即是改變習慣,以令自己更富績效,更富效能把事情很快地做完,叫做效率把事情很快又很對地做完,叫做效能時間管理就是事前的規劃或長期的計劃人,為何安於現狀?為何你我都不滿意現狀,但是卻安於現狀1.無奈2.不確定改變之後會更好3.因為現狀是你我最熟悉的當你開始不滿於現狀時,表示會有新的事物發生在你的身上…但是要用對“新的思考方式”請架設一座橋,使A至B

距離最短,但是橋不可歪斜100公尺300公尺AB河水有三片木條,

如何將它們圍成封閉三角形2cm10cm4cm你可知道道為何會會畫不出出來?因為你跳跳不出原原來的思思維習慣慣但是假設設你畫了了出來.恭喜你,你可以用用新的角角度去思思考一個個舊有的的問題.時間管理理的架構構緊迫的事不緊迫的事重要的事1st急2nd重不重要的事3rd輕4th緩請排出正正確的行行事優先先順序????ABCD緊迫的事不緊迫的事重要的事1st急2nd重不重要的事3rd輕4th緩正確的行行事優先先順序緊迫的事不緊迫的事重要的事設備故障,生產停擺重傷害急救員工產生肢體衝突顧客抱怨停電計劃之研擬技能之提升公關之促進問題之調查健康檢查不重要的事有些電話有些不速之客到訪有些會議之出列席有些無謂的請託有些臨時的邀約有些交際應酬有些文件之處理處理屬下之工作自我干擾個人嗜好的沈迷陷阱一:時間的的配置不不對Reaction消極回應應vsProaction積極掌握握危機就是是轉機規劃重於於做事最好的控控制是預防預防勝於於處理不合理的的時間配配置I.45%處理危機II5%IV15%II.35%明智的時時間配置置III1.重要的事事情著重重在PlanPlan著重在DoDo著重在CheckCheck著重在Action2.重要的事事情要逐逐漸地交交給信任的部部屬,這叫“灌能”陷阱二:拖延延除了第四四項以外外,其其它的做做起來都都不太愉愉快不急的事事情一拖拖延之後後往往變變成緊急急的事情情緊迫的事不緊迫的事重要的事1st2nd不重要的事3rd4th克服1.成本/效益分分析法成本..................好處..................克服2.思維習習慣的改改變這件事令令人感到到為難,但是是它非做做不可,因此此我將立立即做完完它,以以便儘儘早忘掉掉它.養成速戰戰速決的的習慣將事情切切成好幾幾塊小塊塊任務,快速速地完成成每一塊塊的任務務完成最關關鍵的部部份,讓讓事情情看起來來像做完完80%一一般陷阱三:事必必親躬韓非子.八經下君,盡已之能能中君,盡人之力力上君,盡人之智智諸葛亮凡凡事必親親躬,後來過勞勞而死.為何事必必親躬?因為怕部部屬取代代不放心部部屬,不信任部部屬要求標準準過高陷阱四:有求求必應會花太多多時間,時間不夠夠會犧第第二項受受人尊尊敬重要要,還是受人人歡迎重重要不好意思思拒絕請請託的原原因接納請託託比拒絕絕請託容容易擔心觸怒怒請託者者想要做廣廣受愛戴戴之好人人不知如何何拒絕他他人之請請託每個人都都有一個個好朋友友,叫“施小惠”,可以適當當地拒絕絕.1.捨得2.勇於拒絕絕3.交待1.怡情養性性2.輕鬆一下下Conclusions:時時間管管理架構構1.兵貴速戰戰速決2.快刀斬亂亂麻1.決勝於廟廟堂之上2.灌能均衡緊迫的事事不緊迫的的事重要的事事不重要的事如何合理安排排自己每每天、每每周的时时间如何合理安排排自己每每天、每每周的时时间1.了解自己己每天工工作時段段的特性性,善用之.2.以PDCA分佈週一一到週五五的工作作性質.3.保持良好好的體力力;養成運動動的習慣慣4.身心均衡衡地發展展;培養良好好的嗜好好1.工作作時段分分配法則則早上中午13:00~15:00下午晚上活力充沛,衝勁與勇氣兼俱(Do)思考遲頓,適合散心,放鬆(Check)冷靜,溝通(Action,Plan)Relax,人文,Thinking1.發球:EMail2.電話敲定事情/做事情3.給Leader方向/畫架構4.執行進行中專案1.面對面FollowUp2.GoAround3.溝通與協調1.思考問題2.寫計劃/UpdateFollowup進度(1hr)3.Update/Modify進行中專案1.花1小時寫作2.每週週工作性性質分配配法則禮拜一二禮拜三四五禮拜六日備註活力充沛,衝勁與勇氣兼俱(Do)思考遲頓,放鬆,溝通(Check)冷靜,思考(Action,Plan)1.大型專案丟球2.組內專案丟球3.給予組員做事方向/做事重點4.創造議題1.FollowUp一二所丟的球2.調整,Update計劃3.議題收尾4.傾聽溝通1.想想目的是什麼?意義何在?2.有沒有辦法提昇自己的價值?3.計劃/規劃如何管理理你的EMail葛洛夫:你的的時間是是不是被被Email切成成零零碎碎碎的片片段?集集中處處理它.先問自己己以下這這幾個問問題1.你一天花花多少時時間在看看Email?2.你進Email會不會看看小品?3.你看Email的時間是是連續的的,還是片斷斷的?4.你的Email有沒有做做分類?5.你回信時時是邊看看邊回,還是分類類後集中中回信?6.你進Email信箱,是先看信信還是先先發信?如何提高高Email的處處理效率率一進信箱箱第一個個動作就就是把所所有信件件的主題題瀏覽一一遍,然然後做做分類的的動作養成習慣慣,一一天只有有三個時時段看Email除了急件件以外,集中中時段回回信Email資料料夾的分分類Reply:Private,公公務FollowUp:Urgent,Boss,重重要,向下下,PrivateProject進度度有空再看看如何展開開你的計計劃一日之計計在昨天天下班前前一週之計計在於週週日一月之計計在於月月底1.捨得2.勇於拒絕絕3.交待1.怡情養性性2.輕鬆一下下良好的時時間管理理來自於於計劃1.兵貴速戰戰速決2.快刀斬亂亂麻1.決勝於廟廟堂之上2.灌能均衡緊迫的事事不緊迫的的事重要的事事不重要的事PADC不好好耗用時間間花時間在在計劃上上才是最最節省省時間的的作法耗用時間間8.80/20法則1/2theVitalFew&theTrivialMany柏拉圖法法則花最少的的力氣,獲得得最多的的效益你所完成成的工作作裡,80%的成果果,來自自於20%的時時間=>也就是是說80%的努努力是與與成果無無關的80/20原理理意示圖圖80%時間20%時間80%成效20%成效重要的少數事物物瑣碎的多數事物物目標金字字塔長程目標標年目標季目標月目標週目標日目標如何列管管重要計計劃將自己短短中長期期的計劃劃依工作作,個人及生生活這三三個主軸軸一一列列舉出來來,並算出每每個計劃劃的效益益.(如下一頁頁所示)在同一個個時間點點進行這這三個主主軸的前前3個專案(專案件數數依自己己能力而而定,紅線的右右手邊)有專案結結束之後後下一個個專案就就可以往往左遞補補每個計劃劃如何給給予評分分先將所有有計劃列列出來,分成成短中長長期(自行定定義)分成三個個項目(也可依依自己的的價值觀觀調整),依依照:重重要性性,急急迫性及及成功機機會來給給分數.最好好給5分,最不不好給1分分將三個分分數相乘乘,分分數最高高者為最最優先執執行的計計劃以Notes信箱箱管理計計劃的分分類執行力:To-Do,記錄,Routine(最重要的的部份,下一章節節再講)自我成長長:Pareto,前3個計劃生活:Pareto,前3個計劃工作:Pareto,前3個計劃執行能力的強強化備忘錄時間管理的利利器:to-doList備忘錄緊急的事情1.老闆今天交待待2.臨時狀況重要的事情1.工作計劃2.人生規劃3.家庭,健康,財富ScheduleList1.Meeting2.行事曆3.紀念日RoutineWork1.日常工作2.定期約會善用Notes顏色管管理的功能紅色粗體字體體為重要一定定完成的部份份藍色斜體字體體為已完成的的部份黑色字體為應應執行事項綠色字體為RoutineSchedule良好工作習慣慣的養成兵貴速戰速決決養成做備忘錄錄的習慣可以早上做完完的事,決不不拖到下午完完成

可以一一天做完的事事,決不分成成兩天完成每天至少完成成一件事情,特別是在在工作情緒低低潮時“執行”的寫寫照JustDoIt奉備忘錄的ToDo-CheckList如聖旨旨行動才是企劃劃的開始把掌控著力焦焦點集中在計計劃最緊要的的20%執行能力鋒利利如倚天劍.劍鋒到處處,刀折劍劍斷執行不是一成成不變的合理性Reasonable表表示用心試探一下是不不損傷毫髮的的平時基本觀念念(Sense)的建立立,在臨場場應用時最能能顯現效果執行的速度:兵貴速戰戰速決養兵千日,用在一時(資源珍貴)時機稍縱即逝逝將變數降至最最低生米已煮成熟熟飯型(老公,來不及了)自廢武功型(成績已經貼出出去了)客戶的感受加速度,勢如破竹.兵貴速戰速決決的時機並不是每一件件事情都需要要兵貴速戰速速決#1是專案案的要徑任務務或是一群人人要等你的決決策之後方能能動作(丟丟球)#2重要事事件的關鍵任任務.通常常要完成此關關鍵任務只佔佔全部專案時時間的20%.#3時機稍稍縱即逝的機機會.有時時候機會的有有效性僅限於於某段時間,甚至短到到幾分鐘而已已.HandCarry!讓程序進行最最迅速的方法法當然需要先了了解程序及關關鍵點見面三分情親自與關鍵人人物(經理)面對面溝通執行的技巧:KeySuccessFactor靈活如庖丁的的刀,在牛的的關節中游走走

(游刃有有餘).分分解完畢牛尚尚不自知已經經被解體由計劃階段時時即被簡單勾勾勒出來做對的事情,並不會耗耗費太大的力力氣.反而而做不對的事事情,才需需花時間東補補西補.Buffer緩衝區並不是每件事事情都那麼的的急如果我們每件件事情都要即即時地處理掉掉,相信我我們會變得神神經兮兮的所以應該要有有一個地方讓讓我們放一些些比較不必馬馬上處理掉的的事情,但但是時間到時時又要能提醒醒我們如何處理情緒緒低潮每天至少完成成一件事情完成事情的定定義完整的相關的善後的記錄的文件通常完成一完完整任務就會會有力氣再做做第二件事情情9、静夜夜四无无邻，，荒居居旧业业贫。。。12月月-2212月月-22Friday,December23,202210、雨中中黄叶叶树，，灯下下白头头人。。。23:01:0823:01:0823:0112/23/202211:01:08PM11、以我我独沈沈久，，愧君君相见见频。。。12月月-2223:01:0823:01Dec-2223-Dec-2212、故人人江海海别，，几度度隔山山川。。。23:01:0823:01:0823:01Friday,December23,202213、乍见翻翻疑梦，，相悲各各问年。。。12月-2212月-2223:01:0823:01:08December23,202214、他乡生生白发，，旧国见见青山。。。23十十二月202211:01:08下下午23:01:0812月-2215、比不了得就就不比，得不不到的就不要要。。。十二月2211:01下下午12月-2223:01December23,202216、行动出成成果，工作作出财富。。。2022/12/2323:01:0823:01:0823December202217、做做前前，，能能够够环环视视四四周周；；做做时时，，你你只只能能或或者者最最好好沿沿着着以以脚脚为为起起点点的的射射线线向向前前。。。。11:01:08下下午午11:01下下午午23:01:0812月月-229、没没有有失失败败，，只只有有暂暂时时停停止止成成功功！！。。12月月-2212月月-22Friday,December23,202210、很多事事情努力力了未必必有结果果，但是是不努力力却什么么改变也也没有。。。23:01:0823:01:0823:0112/23/202211:01:08PM11、成功功就是是日复复一日日那一一点点点小小小努力力的积积累。。。12月月-2223:01:0823:01Dec-2223-Dec-2212、世间成事事，不求其其绝对圆满满，留一份份不足，可可得无限完完美。。23:01:0823:01:0823:01Friday,December23,202213、不知香香积寺，，数里入入云峰。。。12月-2212月-2223:01:0823:01:08December23,202214、意志坚强的的人能把世界界放在手中像像泥块一样任任意揉捏。23十二月月202211:01:08下午午23:01:0812月-2215、楚塞塞三湘湘接，，荆门门九派派通。。。。。十二月月2211:01下下午12月月-2223:01December23,202216、少年年十五五二十十时，，步行行夺得得胡马马骑。。。2022/12/2323:01:0823:01:0823December202217、空山新雨雨后，天气气晚来秋。。。11:01:08下下午11:01下午23:01:0812月-229、杨柳散和和风，青山山澹吾虑。。。12月-2212月-22Friday,December23,202210、阅读一切切好书如同同和过去最最杰出的人人谈话。23:01:0823:01:0823:0112/23/202211:01:08PM11、越是没有本本领的就越加加自命