某物业公司供方控制管理作业指导书

本文格式为Word版，下载可任意编辑——某物业公司供方控制管理作业指导书某物业公司供方操纵管理作业指导书之相关制度和职责，物业公司供方操纵管理作业指导书1.0目的通过对物业管理中各服务工程的供方举行有效操纵,确保公司为顾客所供给的服务符合法律法规和相关的要求,为顾客供给合意的服务。2.0适用范围...

物业公司供方操纵管理作业指导书

1.0目的

通过对物业管理中各服务工程的供方举行有效操纵,确保公司为顾客所供给的服务

符合法律法规和相关的要求,为顾客供给合意的服务。

2.0适用范围

适用于对本公司全体供方的操纵。

3.0定义

供方:供给产品(包括服务、软件、硬件、流程性材料)的组织或个人。

4.0职责

4.1总经理负责对供方评价、物资申购单和购买合同的审批。

4.2行政办公室负责公司所需物资的供方及其职责权限内的服务供方的选择、评价、环境/安好要求的操纵工作,并负责公司所需物资的购买实施工作。

4.3各部门、管理处负责对其职责权限内的服务供方举行选择、评价、环境/安好要求的操纵,并对供方的服务质量举行监控。

5.0内容

5.1合格供方应具备的条件(不限于以下条件)

1)应具有合法经营资格;

2)有从事过类似工作的优良业绩;

3)有良好的信誉;

4)有相应的工作条件和技术实力或专业资质证书;

5)价格合理;

6)供给的产品(包括服务)符合环境和职业健康安好相关的法律法规要求和本公司的要求。

5.2各类供方的评价与选择

5.2.1服务供方

依照合格供方应具备的条件,相关部门自行组织对其职责权限内的服务供方举行评价,并填写《供方评价记录》,必要时附相关表明资料,报总经理审批。若该次服务不需签定合同,相关部门可根据服务标准的要求来选择供方,不需另填《供方评价记录》,

5.2.2物资供方

依照合格供方应具备的条件,由行政办公室组织对长期的物资供方举行评价,并填写《供方评价记录》,必要时附相关表明资料,报总经理审批。对于零星的单次小批量购买可由行政办公室依据购买信息的要求并结合合格供方的要求举行购买,不需另填《供方评价记录》。

5.2.3对于政府相关部门指定的单位可不举行供方评价。对于其它服务与物资的供方评价时还应尽可能从以下方面举行考虑来选择供方:

(1)各类管理体系是否健全,安好措施是否落实;

(2)要求其承诺遵守相关的法律法规及本公司的HSE方面的要求;

(3)要求其供给的产品或服务尽可能符合环保及其职业健康安好要求并执行之等。

5.2.4经总经理批准的合格供方,各部门负责将其职责范围内的合格供方登记在《合格供方登记表》中。

5.3合格供方资格的定期评价

5.3.1对已选定合格的供方,相关部门每年对长期供方其举行一次复评(假设是一次性或短期没有一年的不需举行复评),并填写《留存或取消合格供方报告》报总经理审批。评价除按前述第5.1条执行外,重点审查各供方在一年内供给的服务或物资的实时性、合格批次等综合处境。如服务供方在一年内展现一次严重不合格或连续三次一般不合格或累计十次一般不合格服务,购买供方在一年内展现两个批次不合格供货,相关部门应填写《留存或取消合格供方报告》,经总经理批准后,更新《合格供方登记表》。

5.4合格供方档案管理

评价方应对其合格供方建立独立档案,档案应包括以下材料(不限于):

1)合法经营资格证明材料(如危害废物处理站相关许可证明);

2)专业服务资质证明;(如水池清洗、电梯维保、消防系统修理等)

3)合同;

4)《供方评价记录》、《购买合同审批表》;

5)《留存或取消合格供方报告》等。

5.5购买的实施与对供方的操纵

5.5.1购买文件的审批

1)物资申购部门对拟购买物资,填写《物资申购单》。必要时,对专业技术较强的物资购买,申购部门应编制《购买技术说明书》作为购买和验收的依据附在《物资申购单》后,经部门经理确认,报财务部、分管领导、总经理审批后,行政办公室实施购买。

2)对急需物资的申购,由使用部门填写《物资申购单》,注明"急需"字样,直接报总经理审批后,行政办公室实施购买。

2)各类购买合同(包括服务分包合同),由相关部门组织与供方起草拟制,并填写《购买合同审批表》经总经理审批后,授权人员与供方签定生效,以确保规定的要求是适合的。

3)当公司或业户提出在供方现场实施验证时,公司务必在购买文件中对要开展验证的安置和产品的放行做出规定。

5.5.2行政办公室在实施购买时应在得志购买信息要求的前提下,尽可能按以下原那么举行选择。

1)尽可能采用低能耗资源的产品;

2)尽可能采用可以循环使用的产品;

3)尽可能采用报废后污染小的产品。

5.6购买物资的检验

5.6.1对购买来的物资,使用部门、仓管要负责举行验收,验收合格后办理入库手续,由仓管员在《入库单》上签名,使用部门领料时在《领料单》上签名做为领料和验收合格确实认。

5.6.2验收内容包括数量、规格、型号是否符合购买文件的要求,包装是否完好,是否有合格证书,质量是否得志使用要求,有环保要求的产品是否符合国家相关的法律法规要求等。

5.6.3验收方法采用抽样法:对同品种批量超过10件的物资,抽验5%~10%;对批量少于10件的要全部检验。假设检查察觉一件不合格品,那么该批为不合格批,不得验收入库投入使用,交由购买员处理,只有验收合格的物资方可办理入库手续。对新购机电设备务必逐件验收。

5.7对服务供方供给服务质量的检验:各部门应对其职责范围内的服务供方所供给服务的质量举行监控,并填写《供方服务质量检查表》并以此作为付费的依据。

5.8对于进入公司所辖范围内的供方的活动,由责任部门对其在质量、环境和职业健康安好方面的表现举行监控,并作为定期复评的参考资料之一。

5.9文件和记录的归档保管

全体供方评价选择与评价的相关记录,由相关部门按《记录操纵》统一归档保管。

6.0相关文件

《记录操纵》

7.0记录

《供方评价记录》

《合格供方登记表》(不定格式)

《购买合