农资股份有限公司《商品销售货款信用结算管理办法》NC操作细则

农资股份有限公司《商品销售货款信用结算管理办法》NC操作细则一、总则本细则是针对农资股份有限公司财务管理制度及《商品销售货款信用结算管理办法》的管理制度，在NC中作货款信用结算管理的二次开发功能，规定及规范农资股份有限公司及其下属控股公司货款信用结算业务，为NC系统操作细则之一。细则规定操作流程具体操作方案具体参照《<商品销售货款信用结算管理办法>NC操作手册》（以下简称：手册）。本细则所规定内容于2010年10月1日生效。二、本细则涉及岗位三、额度表的制定1、名词解释（1）年度额度表与临时额度表额度表按类型分年度额度表一年审批一次。临时额度可多次审批。客商的信用结算额度为有效期内已审批的年度额度与各临时额度的叠加。（2）常规额度与赊销额度额度表按内容分常规额度（NC中以普通额度命名）与赊销额度，制定年度额度与临时额度时，需各自确定其常规额度与赊销额度。常规额度为正常交易时的允许一定回款日期的业务交易额度；赊销额度是销售业务经额度表中结算日期所规定的天数后，仍未收到款时，系统自动由常规额度转至更为严格控制的赊销额度。一般情况下，赊销额度占用35天以上时，系统额度表将作黄色警告提示，50天以上时，作红色警告提示。（3）客商额度与公司账套额度额度表按范围分客商额度与公司账套额度。客商额度为具体客商的常规额度、赊销额度；公司账套额度为当前公司所允许的最大常规额度与赊销额度。一般情况下，各客商额度的总和大于公司账套额度。（4）额度账期额度账期为从订单保存的日期起，至该笔交易完全收款并核销的期间。普通交易允许的最大账期为50日。2、额度审批表具体操作流程各单位（部门）的额度表制定分年度额度制定和临时额度制定两种，具体流程如下：（1）年度额度审批流程1）上线运作时，各相关单位（部门）操作人员根据公司已审批的额度在所属公司账套中输入额度审批表（审批表属性标志为年度额度），通知财务部完成电子审批操作，具体流程如下述步骤b）、c）。2）正常运作后，各相关单位（部门）于每年12月，对客商信用重新评估与制定，由操作人员把新的额度表录入系统中。a）各相关单位（部门）打印表格，进行系统外审批流（本部各业务部门审批流：部门负责人--财务部--分管副总经理--总经理；下属控股公司审批流：公司经理--上级公司经理--财务部--分管副总经理--总经理），确保系统中所规定额度与最终审批额度一致后，把纸质表格提交至财务部；b）表格提交至财务部后，相关操作员于NC系统中提交额度审批表，走电子审批流，待财务部审批；c）财务部核对各单位（部门）提交的额度审批表与NC中的审批表一致性，若无异议，在NC中通过审批。纸质表留作备案。d）注：新的年度审批表经审核后，于次年1月1日开始生效，当年所使用年度审批表将失效。（2）临时额度审批流程一般情况下，各相关单位（部门）于每月月末制定一次临时额度表，对新增客商增加额度和对现有额度作调整。各相关单位（部门）打印表格，进行系统外审批流（流程与年度额度审批表一致），确保系统中所规定额度与最终审批额度一致后，把纸质表格提交至财务部。财务部审批完成的临时额度表于次月生效。特殊情况，如客商交易额度需特批时，需先向相关领导请示后，再执行以上操作。3、额度审批表维护的详细操作见《手册》中“额度审批表维护”。四、销售业务1、销售交易相关细则各相关单位（部门）只允许在已规定好的额度范围内运作销售业务。在以下任何一种情况下，不允许继续交易。（1）某客商单次交易中，总金额超出允许该客商的常规额度。（2）某客商赊销占用额度已超出所允许该客商的赊销额度。（3）某客商的赊销账期超出系统所规定的50天。（4）任何一笔交易超出允许公司账套的总常规额度或总赊销额度。（5）以合同方式保存的订单超合同期仍未核销完订单的。对没用信用额度的客商，必须先由出纳（本部为会计主管）录入收款单，并审核后，才允许维护销售订单。在额度条件不允许的情况下作手工开单或不开单直接出货，被视为违反公司规章制度处理。合同销售管理不参与信用额度的计算，只与订单保存时的账期有关系。2、以下情况下的销售业务允许有条件手工开单或短信通知发货（1）未能及时添加客商资料的新客户交易；（2）单位停电，导致录单工作无法进行（确保额度足够时）；（3）系统中已有客商，因相关岗位缺岗，导致录单工作无法进行；（4）节假日，相关岗位不值班时；对无赊销额度的客商维护手工销售单时，必须先由出纳或替代岗位在NC中录入收款单，打印（若通过POSE机收款，则以刷卡机打印的单据为准）作为附件提交财务。当具备NC开单条件后，次日内将手工单在补录进系统。3、销售订单须与发票一一对应一般情况下，要求各相关单位（部门）销售订单与销售发票整单对应，即开发票时，引用完整的销售订单表体项。五、收款业务根据《NC资金模块操作细则》规定，为使信用额度的及时更新，确保业务正常进行，各相关单位（部门）的收款单必须及时录入系统。六、核销业务单位（部门）各客商所占用额度需通过销售订单或销售发票与对应的收款单作核销后才能抵消还原。为使客商赊销额度和赊销账期及时更新，要求各相关单位（部门）在系统收款后，进行手工核销，具体流程如下：1、未开发票的销售业务通过“销售订单手工核销”进行核销，详细参考《手册》中“核销订单”部分。2、已开发票的销售业务通过财务会计应收管理的“手工核销”进行核销，详细参考《手册》中“核销应收”部分。七、赊销额度预警提示1、保存为合同性质的订单保存为合同性质的订单，触发时系统将向以下岗位以邮件方式发出信息：公司经理。2、常规额度转为赊销额度对于常规额度转为赊销额度时，第一次触发时系统将向以下岗位以邮件方式发出信息：销售内务、公司经理。3、赊销账期超35日对于赊销账期超35天的客商，第一次触发时系统将向以下岗位以邮件方式发出警告：财务部、资金部、上级公司经理、公司经理、销售内务。4、赊销账期超50天对于赊销账期超50天的客商，第一次触发时或每隔7天，系统将向以下岗位以