档案资料管理规定

档案资料管理规定第一章总则第一条为加强公司档案管理，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《企业档案管理规定》，结合公司实际，制定本规定。第二章档案管理第二条公司档案实行集中与分级管理相结合的原则，档案室负责公司主体档案的管理，并对部门及所属单位档案管理工作进行指导、监督和检查。第三条档案室履行下列职责：（一）贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度；（二）统筹规划并负责公司档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作；（三）监督、指导各部门和所属单位、工程项目部文件材料的形成、积累、整理和归档工作；第四条各部门确定人员负责归档文件材料的收集和整理，按各种档案归档时间定期交档案室集中管理。第五条档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力。第三章档案归档1第六条归档范围（一）党政文书1、上级单位及相关主管部门来文来函；2、公司发出的文件、信函和制定的各项规章制度；3、公司制定的发展规划、年度工作计划；4、公司的重大决议，包括领导班子会议、党委会、职工代表大会、年度工作会议、行政办公会议以及各项管理专题会议等形成的文件；5、公司大事记以及重大活动的简报、音像材料（照片、录像、录音）。（二）经营生产1、经营档案。公司经营过程中形成的重要文件资料，包括：预结算资料、合同（协议）和责任书等；2、施工档案。公司工程施工过程中形成的重要文件、资料，包括：各类报批文件、各类合同协议、设计变更及验收资料，以及质量管理体系认证、质量创优相关资料等；3、技术档案。公司科技创新过程中形成的关于科技成果、科研数据、工作状况指标等材料；4、设备(仪器)档案。公司设备购置、使用、维修、改造过程中形成的材料。（三）劳动人事公司人力资源管理过程中形成的文件资料，包括员工人事资料、聘用合同、劳动工资档案、奖惩决定、职务任免决定、绩效考核、考勤记录及培训考试资料、执业证书等。（四）财务会计公司财务管理过程中形成的档案资料，包括会计凭证、会计2账簿、财务报告等会计核算资料。（五）其他1、公司营业执照、资质证书、房屋产权证明材料；2、各类投资、贷款、担保项目的经济合同或协议等；3、涉及公司及所辖单位的法律诉讼资料；4、其它需要归档的材料。第七条归档时间（一）管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档。（二）承建施工项目、科研课题、基建项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。（三）外购设备仪器的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。（四）公司职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。（五）会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管三年后向档案室移交。（六）电子文件逻辑归档实时进行。（七）磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。（八）下列文件材料应随时归档：1、变更、修改、补充的文件材料；2、内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；3、产权变动过程中形成的文件材料；4、其他临时活动中形成的文件材料。3第四章档案鉴定第八条每年应对档案进行一次清理，从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面鉴别，确定各类档案的保管期限（文书、财务、科技档案见具体办法）。公司档案保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长。第五章档案销毁第九条档案销毁的具体工作由档案室承办，对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，立卷归档，永久保存。第十条档案室对拟销毁案卷的清册经办公室负责人签字同意后，连同销毁档案的书面报告送总经理签字批准。第十一条销毁时要有档案人员二人以上监销，共同在销毁清册上签字。第六章档案保密安全第十二条档案管理人员和借阅档案人员必须严格遵守国家保密法及公司各项保密制度，认真做好保密工作。档案管理人员，必须严格执行档案查阅借阅制度；履行借阅登记手续，认真审查审批权限是否符合规定的要求。第十三条借出的档案材料务必定期归还。借出使用期间，不许转借他人，不许带入公共场所。第十四条任何人不许将档案内容泄露给无关人员，如有泄露和公布档案内容者，应视情节轻重，按《档案法》要求严肃处理。4第十五条档案管理人员向借阅档案者提供、出具有关证明时，一定要以档案材料原始记载为依据，不得弄虚作假出；涉及企业机密的档案材料，必须经总经理同意后再作决定，严防泄密。第十六条档案室禁止吸烟，严禁将易燃易爆物品和私人物品带入库房,明显处要有安全防火设备。第十七条非档案管理人员，未经批准不准进入。第十八条档案人员下班必须对档案室进行检查，锁好门窗、档案柜，切断电源后方可离开。第七章档案利用第十九条凡需利用档案者，均须填写文件查阅单，依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能凭单阅档。第二十条案卷一般仅供在档案室阅看，利用档案人员必须爱护档案，不得涂改、损坏，不得私自抄录、复印、圈点、批注等。第二十一条查阅档案，须经部室负责人签批。抄摘档案内容，须办公室同意才能带出档案室。如需复印档案资料，应有办公室批准并在查阅单中注明复印内容。第二十二条公司内部借阅档案应由所属单位或主管部室负责人签字，外单位借阅档案，应持有单位介绍信，公司主管部室签署意见后，经主管领导批准。第二十三条借阅期限不得超过15天，到期归还；如需再借，应办理续借手续。第二十四条借阅档案应严格履行手续，办理借阅登记，当面点交清楚。归还时严格检查，并在借用登记予以注销。借阅者要爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，档案管理员须当面查看清楚，5如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。第二十五条档案管理人员对查阅借阅档案及归还档案，均应在档案查阅登记薄上进行登记；对重大或重要项目的查阅，要做好利用效果的反馈工作。第八章附则第二十六条公司制定的其他专项档案管理办法及保管期限，为本规定的补充。第二十七条本规定从发文之日起执行。6保密工作管理规定第一章总则第一条为加强公司的保密管理工作，根据《中华人民共和国保守国家秘密法》及上级有关法律、法规的规定，结合公司实际，制定本规定。第二章保密范围第二条本规定所指秘密是国家秘密和商业秘密。国家秘密主要是指各级党政机关下发的密级文函、内刊。商业秘密是公司内部秘密，包括人事档案、财务报表、投标资料、专利技术、纪检材料及其它扩散之后有损公司利益的信息。第三条公司保密室、档案室及领导办公室等均为重要保密部位，除因工作需要外，无关人员不得随意进入。第三章密件管理第四条密件的收发、传递、复制、查阅、归档、清退、销毁等各个环节，都应履行登记手续，以便明确责任。第五条机要文件须由公司机要员或保密员领取，领取的文件要求严密包封，随身携带，并使用安全可靠的交通工具。在传递途中，不得办理其他无关事情。密件须由保密人员统一签收、启封、登记、编号、传办。保密人员呈送密件给领导批阅时，必须面呈，以免他人窥阅或密件丢失。7第六条密件阅读要严格按照发文机关指定的范围进行。第七条领导阅读密件，必须在本人办公室或保密室内进行。阅完后，当天必须退还保密室。在阅读过程中如有事暂离，必须把密件存入保密柜锁好，或暂时交还保密室保管。领导批转有关部门（人员）办理的密件，应当专人专办，杜绝非办文人员接触密件。专办人员当天必须将密件退还保密室。第八条严禁携带密件外出参观、浏览、探亲访友或出入公共场所。确因工作需要，必须携带密件外出的，须经办公室领导或分管领导批准，且要有专人保管。第九条查阅、借阅保密文件必须按发文机关规定，由领导审批。查阅密件，一律在保密室内进行；借阅文件必须妥善保管严防泄露，及时归还。阅办过程中和阅办后禁止向外泄露密件内容。第十条凡是绝密文件、密码电报或其它注明不能复印的文件一律不准复印。因工作需要复印秘密级文件时，需办理审批手续，并经分管领导签字同意方可复印。要严格控制复印数量，复印件须与原件内容一致，并按原件要求管理。未办理审批手续，未经保密室登记，未经机要员送去的密件，一律不准复印。复印密件应在内部复印设备上进行，禁止到非定点复印场所复印。复印密件中产生的废纸，要立即用碎纸机销毁，或交保密室统一处理，不得随意乱丢。第十一条密件清理一般在翌年年初。除部分密件按规定立卷与清退之外，其它的一律销毁。销毁前须登记审批，且要监督销毁。送保密机关定点造纸厂销毁时，须由保密员护送，并有两人在场负责监销，直至完全销毁方可离开。第四章电脑网络保密管理8第十二条上网信息的保密管理坚持“谁上网谁负责”的原则。凡向国际互联网或局域网的站点提供或发布信息，必须经过公司保密领导小组审查批准，并报公司综合办公室备案。各所辖单位或所属项目部要建立健全上网信息保密审批领导责任制，同时把好保密信息源头关。第十三条内部涉密网必须与公众网实行物理隔离，内部涉密网必须配置必要的保密技术防范设备，同时要对内部涉密网进行定期、不定期安全检查，及时发现问题，消除隐患。涉密电脑的维修和涉密载体的销毁，要送专门机构处理，严防泄密。第十四条在与公共信息网络相连的信息设备上，不得储存、处理和传递国家秘密和单位秘密。第十五条要加强对上网人员的保密教育和管理，增强保密观念和防范意识，自觉执行有关规定，确保在电脑网络上不泄密。第五章保密组织建设第十六条公司建立保密委员会，所辖单位要建立保密领导小组，配备专、兼职保密人员，负责管理的保密工作。第十七条公司保密委员会的主要职责是：1、制定和修订本单位的各项保密规章制度；2、组织保密检查，对干部职工开展经常性的保密教育；3、组织对保密工作人员的业务培训；4、依法依纪查处泄密事件；5、总结、推广保密工作先进经验，表彰、奖励保密工作先进集体和个人。9第六章其它规定第十八条严格执行通讯保密规定，不得在没有保密装置的有线电话、无线电话、明码电报、普通传真机上谈论和传送秘密文件、信息。秘密级以上的文件、资料、档案材料的传递，一律由机要员通过交换站或