活动策划与执行方案最精典之活动执行方案

事件策划与执行培训内部培训资料选择要求场地情况目的和程序预算构思团队组成项目推进表工作说明书前期准备活动场地团队组成和时间表车辆安排核心内容说在前面的话来宾接待（记者）现场布置后勤工作停车场接待用车特殊嘉宾媒体接待基础文件说在前面的话公关策划321法则1个目的满足客户要求3个前提：2个关键点产品同质化传播策划媒体资源有限化议题策划传播手段重复化主题策划符合定位支持品牌/产品定位结果导向方案的可行性符合客户要求前期准备－目的确定你的目标---意味着了解如何选择最近和最稳妥的道路判断一：采取何种方式判断四：不做无法改变事实的努力判断二：在活动中体现什么内容判断三：抛弃一切非目标必须的华丽想法前期准备－确立目标的程序定位准确与客户共同陈述项目的目的与客户反复讨论达成一致尽快让项目组成员参与讨论定义清楚如何衡量项目效果?怎样使项目效果可量化评估?公布项目的评估标准确定资源列出所需资源检查已有资源寻求可调用资源在三分钟内向新成员解释清楚项目目标任何项目都可评估,只是难易的区别为所有模糊区域设定清楚的评估标准标准可包括时间/数量/质量/成本等所需时间资源/人力资源/预算资源什么是已经有的?什么是可能有的?前期准备－预算先确定预算，再确定计划是稳妥的方法确定必须成本来宾交通及接待场地施工和装饰工作人员费用纳入非必须成本表演和娱乐主持人等其他前期准备－构思摒弃头脑中所有杂念，全心全意地想象活动的全过程，这个想象应至少重复三次，并将你想象的全过程详细地说给你的团队，以便获得补充：每个环节可能出现问题的地方每个环节所需用到的物料每个环节是否可以再优化每个环节是否给人惊喜在构思完成后，再次检查你的目的是否达到？在构思完成后，再次检查你的预算是否足够？团队构成和时间表－团队项目负责人参与部门项目所必须的人员配备供应商列表和对应联系人：

场地搭建租车/礼仪摄影摄像其他确定你的工作团队确定你的供应商团队构成和时间表－项目推进表项目推进表（为可控因素预留必要时间：比正常时间多1/3）项目执行：为每个成员制定每日工作协调内容物料清单：列举已有物料及需要准备的物料人员分工：列出每个子项目负责人必须首先确定不可控因素：障碍来自哪里？场地：如果不及时确定可能租不到合适的场地重要来宾：他们的时间、行程是不确定的其他不可控因素预定的检查时间通报:向所有成员报告每日工作的完成情况,分享你的完成快乐,也分享别人的完成快乐使其他成员知道应该沿着你完成的项目去做什么?应付意外情况、赢得补救机会项目推进表的分解－－－正确制定并运用子目标制定子目标的原则:所有子目标的完成将自然导致总目标的完成制定子目标的程序:与所有成员逐个讨论总目标明确每个成员的工作及在总体任务中的位置为每个成员限定目标要求及资源制定子目标时的问题:使每个成员了解子目标,但同时知道总目标每个个体都应该拥有完成子目标所相应的权利运用子目标来限定责任和要求墨菲菲法法则则：：可能能出出错错的的就就一一定定会会出出错错！！团队队构构成成和和时时间间表表－－工工作作说说明明书书活动动基基本本要要素素（（时时间间、、地地点点、、参参与与人人、、主主题题、、流流程程等等））活动动物物料料汇汇总总部门门工工作作（（接接待待））流流程程和和要要求求活动动现现场场具具体体分分工工（（人人员员位位置置和和要要求求））文案案准准备备新闻闻稿稿主持持人人台台本本领导导讲讲话话稿稿重要要领领导导的的现现场场文文件件夹夹内内容容资资料料通讯讯录录工作作说说明明书书的的主主要要目目的的－－－－－－确确定定活活动动基基本本要要素素/相相互互关关系系及及检检查查点点明确确活活动动基基本本要要素素利利于于活活动动掌掌控控参与与人人员员的的工工作作指指导导，，提提升升工工作作效效率率新增增人人员员的的活活动动手手册册，，利利于于快快速速到到位位（（补补位位））相互互关关系系的的确确认认部门门之之间间的的配配合合和和各各自自负负责责人人；；哪些些事事情情可可以以同同时时进进行行；；完成成项项目目的的方方式式可可能能不不止止一一种种，，通通过过相相互互关关系系的的检检查查可可以以使使你你找找到到最最好好的的方方法法；；检查查点点可可为为我我们们提提供供补补救救的的机机会会定期期的的回回顾顾和和检检讨讨：：在在每每隔隔固固定定时时间间由由所所有有成成员员在在一一起起检检查查项项目目进进展展，，并并对对意意外外情情况况作作出出补补救救。。场地地选选择择－－列列出出要要求求需要要类类型型：：考考虑虑活活动动类类别别、、主主题题、、品品味味要要求求来宾宾人人数数：：测测算算最最小小面面积积要要求求活动动内内容容：：是是否否有有特特殊殊物物品品摆摆放放，，是是否否需需特特殊殊设设施施？？是是否否有有顶顶高高要要求求？？是是否否有有破破坏坏可可能能？？周边边环环境境：：交交通通、、噪噪音音、、光光线线、、用用餐餐及及住住宿宿气候候条条件件：：防防雨雨、、防防寒寒、、防防暑暑、、日日落落时时间间费用用限限制制：：能能够够用用于于场场地地租租赁赁的的最最高高限限额额场地地选选择择－－询询问问是否否有有档档期期？？是否否有有足足够够的的布布展展时时间间？？场地地需需要要清清空空吗吗？？场场地地清清空空需需要要付付费费吗吗？？场地地清清扫扫需需要要特特别别安安排排吗吗？？场地地可可容容纳纳多多少少人人？？使用用该该场场地地是是否否需需要要办办理理特特别别手手续续？？是否否有有噪噪音音及及安安全全、、清清洁洁方方面面的的要要求求？？场地地能能够够提提供供什什么么设设施施？？它它们们是是否否收收费费？？现场场视视觉觉效效果果如如何何？？是是否否有有遮遮挡挡视视线线的的装装饰饰？？场地地有有多多少少卫卫生生间间？？条条件件怎怎样样？？需需要要装装饰饰吗吗？？是否否有有供供贵贵宾宾和和工工作作人人员员休休息息的的地地方方？？场地地自自身身工工作作人人员员的的素素质质如如何何？？是是否否有有类类似似活活动动的的服服务务经经验验？？场地地是是否否有有存存放放杂杂物物或或资资料料的的地地方方？？车辆辆安安排排－－停停车车场场停车车场场在在哪哪里里？？从从停停车车场场到到活活动动场场地地步步行行需需要要多多长长时时间间？？通通过过哪哪些些线线路路？？停车车场场的的开开放放和和关关闭闭时时间间？？停车场需需要什么么凭证？？是否可以以专辟停停车场？？是否有VIP专专用停车车场？是否有““停车已已满”标标志牌？？停车场是是否有保保安管理理？工作用车车停在哪哪里？是是否需付付费？车辆安排排－活动动班车来宾来自自哪里？？何时启启程？正正常何时时抵达？？以每半小小时为单单位，列列出航班班抵达时时间表，，并据此此确定每每班班车车的间隔隔时间、、发车辆辆数班车品牌牌？新旧旧程度？？司机素质质如何？？会否迷迷路？联联系方式式？班车途经经路线是是否有拥拥堵可能能？预留至少少一辆机机动车辆辆车辆安排排－特殊殊来宾接接待特殊来宾宾有多少少人（正正确职务务）？他他们启程程和抵达达的精确确时间表表？是否否有陪同同人员？？入住酒酒店？入入住时间间和离开开时间？？特殊来宾宾的级别别是否有有差别？？他们是是否要求求乘坐不不同档次次的车辆辆？特殊来宾宾的行程程安排（（活动当当天），，征求本本人或随随从的意意见；活活动前是是否观看看场地并并参加彩彩排？由谁接待待？期间间是否有有其他安安排？（（会议？？用餐？？）特殊来宾宾的活动动文件夹夹准备：：简易流流程、讲讲话稿、、行程提提醒来宾接待待当来宾准准备赶赴赴机场时时，接待待工作已已经开始始：来宾是否否拿到了了正确的的机票？？来宾是否否方便抵抵达机场场？当来宾抵抵达机场场时是否否安排工工作人员员办理手手续？来宾是否否知道下下飞机后后应该如如何做？？突发情况况处理：：航班延误误个别来宾宾迟到来宾接待待当来宾走走下飞机机后：确保第一一时间知知道接站站人位置置在班车等等候时间间不能超超过30分钟在班车行行程中为为来宾播播放轻松松音乐突发情况况处理：：班车损坏坏部分来宾宾延误班车迷路路来宾接待待当来宾抵抵达接待待区时：：确保第一一时间看看到接待待人员和和接待指指示牌预估每批批来宾人人数，保保障足够够的接待待人力如果是入入住酒店店，最好好提前拿拿到所有有来宾入入住房间间，以节节省来宾宾登记时时间，并并在登记记完成后后交酒店店总台在接待区区预备休休息区如果是直直接进入入会场，，应准备备存衣处处、行李李寄存处处，并有有专人管管理，预预备存衣衣牌突发情况况处理：：因交通原原因突然然导致来来宾人数数剧增来宾接待待来宾登记记时应了了解什么么？活动的日日程安排排活动所需需佩戴证证件及使使用要求求活动场地地平面图图及入口口、出口口、卫生生间位置置何时可以以离开？？离开机机票领取取的时间间和方式式来程时的的费用报报销时间间、地点点、方式式离开时是是否有班班车接送送？用餐时间间、地点点？用餐餐凭证？？来宾接待待当来宾进进入酒店店房间休休息：准备小型型欢迎卡卡确保来宾宾能够迅迅速联络络接待人人员是否需要要提前清清空房间间内的收收费物品品？房间内是是否需要要准备鲜鲜花及水水果？房间内应应准备当当地旅游游手册及及地图现场布置置来宾行走走线路现现场勘察察：场地有多多少入口口？是否否可以确确保来宾宾从指定定入口进进入？来宾人数数有多少少？是否否能够及及时顺畅畅地通过过入口？？入口是否否需要铺铺设红地地毯？在抵达会会场途中中是否要要穿越其其他场地地？是否否有明确确方向指指示？来宾进入入会场后后是否能能够立即即找到自自己的位位置？不同类别别的来宾宾是否需需要分别别设定入入口？是否有来来宾需要要特别休休息室？？现场布置置搭建施工工保证施工工期间的的用电及及保安保证施工工用料的的摆放位位置检查施工工单位用用料摆放放是否合合理搭建完成成时间应应保障至至少12小时的的彩排时时间务必进行行最大负负荷电量量测试施工完毕毕后应清清理一切切施工痕痕迹确保用电电线路安安全隐秘秘现场布置置舞台布置置保障上场场及下场场通道畅畅通后台有方方便快捷捷且安全全的物品品存放处处来宾上下下舞台通通道地板板检查，，是否有有松动可可能舞台布置置的设备备不能遮遮挡现场场摄影摄摄像视线线确保来宾宾无法进进入后台台现场布置置来宾区域域贵宾席如如何布置置（座位位安排图图）？是是否需要要名签或或椅背签签？为外籍人人士座位位的侧后后方安排排翻译人人员座位位来宾的通通道是否否畅通？？是否要准准备同传