毕马威上海电力企业资源计划管理业务流程

上海电力企业资源计划管理咨询项目

业务流程重组培训毕马威管理咨询二○○二年七月八日文件日期:2022/12/27培训内容及时间安排业务流程重组概念 20分钟流程绘制方法及技巧 20分钟流程绘制练习 40分钟流程改进原则 10分钟流程改进练习 20分钟提问和回答 10分钟培训目标培训目标明确流程重组的原理学会绘制流程图的方法

掌握流程改进的原则流程重组概念从功能到流程的观念流程重组的收益和成功因素什么是业务流程？

业务流程是指在组织内部“流转”的一系列相关的活动业务流程不仅仅限于一个单一的功能或者单一的部门业务流程能够贯穿始终地反映经营情况流程与业务运营息息相关并向客户提供价值.如果企业能够将人为实现的流程和通过系统实现的流程进行无缝整合,企业将因此获得核心的竞争优势业务流程重组业务流程重组(BPR)是一种改进,它的目标是通过重新设计组织经营的流程,使流程的增值内容最大化,非增值内容最小化(包括降低营运成本,控制营运风险,提高营运效率三方面),从而获得绩效的改进部门内部逐步改进与完善公司业务流程重组战略重组什么是业务流程重组？什么是业务流程重组？平衡质量、服务水平和成本始终是企业获取竞争优势的考虑重点降低成本质量改善提升客户服务水平竞争优势成功的业务流程重组需要树立从功能到流程转化的概念功能驱动运营第一阶段第三阶段关键流程驱动运营电力工程建设采购设备维护客户采购申请到付款资产管理电力项目管理传统的管理注重职能层级机制流程概念打破职能层级体制的界限,直达客户流程得以承认，但功能处于主导电力工程建设采购设备维护第二阶段从功能到流程的转化观点业务流程重组的警号 以下是企业对业务流程重组需求的诊断信息，其中一些已成为某些机构的典型“警告信号”:供电的可靠性降低资产的利用率下降竞争能力下降客户满意程度降低新近出台的政府改革／立法行业趋势变化陈旧的信息技术应用流程程重重组组的的成成功功结结果果压缩缩时时间间减少少不不增增加加价价值值的的活活动动授予予相相应应权权限限客户户联联盟盟一次次做做好好在流流程程开开始始时时就就保保证证质质量量设定定有有弹弹性性的的目目标标有效效降降低低成成本本，，领领先先的的技技术术持续续的的改改善善循循环环流程程图图绘绘制制的的方方法法及及技技巧巧流程程图图绘绘制制目目标标及及基基本本知知识识讲讲解解流程程图图的的绘绘制制流程程图图交交付付要要求求流程程绘绘制制目目标标理解解现现有有流流程程和和资源源分分配配阐明明企企业业关关键键问问题题识别别改改进进的的良良机机流程程图图是是一一种种工工具具，，可可用用来来了了解解、、分分析析和和归归档档公公司司的的流流程程和和活活动动，，帮帮助助确确定定改改善善机机会会一张张流流程程图图显显示示了了将将特特定定输输入入转转化化为为所所需需输输出出结结果果的的一一系系列列步步骤骤什么么是是流流程程图图？？流程程图图绘绘制制流程程图图绘绘制制主主要要包包括括以以下下三三项项内内容容：：理解解流流程程编制制流流程程图图完善善流流程程图图流程程图图绘绘制制流程程图图绘绘制制基基础础有明明确确定定义义的的开开端端和和结结束束有输输入入必必有有输输出出在整整个个企企业业组组织织中中““流流动动””不局局限限于于单单一一的的功功能能和和部部门门流程程输入入输出出流程程图图绘绘制制－－管管理理要要素素的的划划分分营运运流流程程管理理支支持持流流程程采购购管管理理营销销管管理理发电电管管理理输电电管管理理配电电管管理理技术术、、电电能能质质量量管管理理行政政事事务务管管理理预算算管管理理财务务管管理理投资资管管理理信息息系系统统管管理理人力力资资源源管管理理固定定资资产产管管理理检修修计计划划管管理理下列列为为绘绘制制流流程程图图所所需需考考虑虑的的要要素素信信息息：：行为为责任任输入入在流流程程中中的的关关键键行行为为流流程程中中的的关关键键责责任任每一一行行为为的的主主要要输输入入来来源源输出出顾客客时间间和和成成本本每一一行行为为的的关关键键交交付付成成果果每每一一行行为为输输出出的的接接受受者者每每一一行行为为所所需需的的时时（内内部部和和外外部部））间/成本本画流程图图需了解解的信息息文件/表表格：该标识文文件，包包括表格格、字母母和报告告。它既既可表示示输入，，又可表表示输出出。可在在该标识识上写下下标题用用以代表表特定的的文件。。系统/数据库：该标识用用于表明明信息从从现有的的计算机机系统中中流入或或流出。。该计算算机系统统表现为为输入、、处理或或输出。。可在标标识中写写明特定定的系统统名称。。流程图绘绘制标识识一套标准准的符号号能帮助助快速并并且一致致地通过过流程图图进行沟沟通流程操作作：该标识用用于指示示一项需需要人工工处理的的活动，，例如手手工处理理一个文文件（如如手写的的采购单单），或或人工检检查一个个文件。。流程参见见:该标识用用于指示示从一个个流程转转向下一一个流程程。流程图绘绘制标识识数据信息息:该标识用用于指示示输入流流程的数数据和信信息。决定批复复：该菱形框框代表一一个决定定或批复复。它给给人以强强烈的视视觉提示示，即此此处需要要作出决决定或批批复。该该标识经经常用在在流程栏栏中。其其右方联联接“否否”的情情况，下下方联接接“是””的情况况。方向标记记：流向箭头头代表任任务执行行时的次次序，它它们引导导着流程程。流向向从左到到右代表表输入被被接收并并被处理理；流向向从上到到下代表表任务被被完成。。流程图绘绘制标识识存档:该框代表表一个文文档在此此处需要要被存档档。开始/结结束:该框用以以表示一一个流程程的开始始和结束束。流程图绘绘制标识识流程图连连接标识识：该标识用用于同一一流程图图中页和和页的连连续或者者用于同同页内从从一个动动作框转转到另一一个动作作框。当当画到页页底时，，可以在在图中最最后一项项内容后后使用连连接标识识。连接接标识的的画法：：在标识识内以大大写的英英文字母母表示（A-Z)，然后在需需要接入入的地方方画上同同样的流流程连接接标识，，在该标标识上写写下相同同的英文文大写字字母。流程图绘绘制标识识A继续“是是”情况况下的流流程是否状况表是是

否被被批准?A对状况表表

作修修改在决定框框之前使使用手工工操作标标识：如果流程程分叉为为是/否否，则有有人作出出决定。。用决定定框来表表示。由由于所作作的决定定和批复复很少无无效，因因此在决决定框之之前通常常有人工工活动标标识。是否是否有效效？流程图绘绘制标识识验证统计计

数据据的有效效性流程图绘绘制询问一个个流程活活动的问问题包括括：流程/任任务生成成什么？职员怎样样执行它它？为什么要要这样做做？何时、由由谁对它它进行复复核？流程活动动需要多多少时间间？流程活动动何时需需要？错误/问问题的种种类、频频率和发发生原因因是什么么？怎样处理理错误/问题/例外？？输出什么么？输出出多少？？输出至哪哪里？流程范围围控制目标标主要控制制点涉及部门门及表格格流程流转转时间特定政策策建议步骤骤:从一个高高层次的的流程开开始,如如有必要要,到下下一层次次的流程程确定每个个子流程程的开始始和结束束(保持持重点)确定关键键输入和和输出按步骤进进行每个个关键业业务子流流程节约时间间:如如果陷入入困境,休息一一下或跳跳到另一一方面采用标准准的流程程图符号号在流程绘绘制过程程中或在在每一子子流程的的结束确确认流程程和技术术改进机机会核查流程程的准确确性流程图绘绘制的技技巧需要按实际情情况绘制制流程需要在整个组组织内思思考流程程需要与流程牵牵涉的人人员交流流需要在开始前前确认流流程的起起点和结结束需要高层次的的流程图图不能按照自己己的想象象绘制流流程不能把流程图图局限在在自己的的部门不能闭门造车车，在真空中中工作不能在确认流流程范围围前绘制制流程不能陷入太多多的细节节流程绘制制应注意意的要点点总结流程图的的格式宋体标题采用用14号号字体、、加粗、、中间对对齐部门采用用10号号字体、、加粗、、下划线线、中间间对齐框内采用用6－8号字体体、普通通不加粗粗、中间间对齐连线采用用与框内内同样字字体、中中间对齐齐尽量避免免相交线线业务流程程图交付付要求业务流程程图交付付要求流程图的的组成流程图标标题涉及部门门部门分隔隔线标识符连线框内的字宋体6－8号普通不加粗中间对齐标题宋体14号加粗中间对齐部门宋体10号加粗下划线中间对齐连线尽量避免交叉、有时可以适当合并以求简单明了不同的选项在连线上标明，与框内的字体同样要求将单据传递递给办公室室将单据传递递给办公室室将单据传递递给办公室室将单据传递递给办公室室将单据传递递给办公室室将单据传递递给办公室室将单据传递递给办公室室将单据传递递给办公室室将单据传递递给办公室室起始点、终终止点和流流程对象必必须清晰输入和输出出应当明确确应当在合适适的地方标标出估计时时间（该项项流程作业业所需的时时间）为每一个任任务框标明明人员的职职务/负责责的范围做到对流程程不熟悉的的人，不需需要任何解解释就能轻轻而易举地地读懂流程程图详细程度应应达到足以以识别无效效率的活动动量化目前的的关键绩效效考评指标标业务流程图图交付要求求现状流程图图样张样张流程绘制练练习思考与讨论论：流程图绘制制中包含哪哪六条重要要信息？过去所认识识的业务流流程和今天天介绍的业业务流程有有什么区别别？您期望通过过这次流程程重组得到到的收益有有那些？您认为上海海电力有那那些现象表表明需要进进行流程重重组？举例说明时时间/成本本要素的主主要用途？？实例练习-物资资采购计划划申请与审审核供电所计划划员制定本本供电所的的项目物资资采购计划划草案，交交供应科科科长审核供应科科长长从技术的的角度考虑虑是否批准准该采购计计划，在1天内作出出批复如果供应科科科长审批批通过，则则报供电所所所长签字字；如果通通不过则返返回计划员员并向其提提出修改意意见所长审批需需要半天所长签字后后，交供电电公司对口口职能部门门在3天内内从技术角角度对采购购计划进行行审核如果审核不不通过则返返回供电所所；如果审审核通过则则由办公室室将采购计计划汇总平平衡后交供供电公司总总经理签字字供电公司总总经理一般般在3天内内签字确认认，然后交交电力公司司归口部门门审核电力公司归归口部门主主要从资金金、技术方方面进行考考虑，通常常在1周内内审核通过过后交由办办公室进行行汇总平衡衡电力公司总总经理在1周内审核核办公室平平衡汇总过过的采购计计划电力公司总总经理审核核通过的正正式采购计计划传真给给物资公司司实施采购购找出流程本本身存在的的问题寻求通过信信息技术系系统的应用用提高流程程效率的机机会制定速效方方案解决当当务之急在流程绘制制过程中,我们不仅仅应该理解解现有的流流程,更更要识别流流程改进的的机会,建议的的步骤如下下:流程改进原原则缺少关键步步骤重复劳动(一个流程内内或是跨部部门)不必要的文文书工作不完全或冗冗余的审查查过程不必要的延延误与其它流程程、部门、、顾客或供供应商的接接口不够清清晰流程图绘制制完毕后，，可以开始始分析流程程改进的机机会，典型的流程程问题包括括：流程改进（（续）理解现有系系统的限制制(比如:数据格式式不兼容,硬件容量量限制,关关键系统间间缺乏集成成)确认应用新新技术的潜潜在收益(比如:提高高作业自动动化程度,增加信信息的共享享程度等.)寻求通过信信息技术系系统的应用用提高流程程效率的机机会