word使用技巧课件

2007年5月Word启动后，可以单击工具栏上的“打开”按钮，在弹出的“打开”对话框中，找到文件所在目录，然后选择要打开的文件，单击“打开”按钮，就可以把选中的文件依次打开了。文件的选择方法与上面所讲是一致的。1.如何同时打开多个文档?

在使用Word时，为了便于集中编辑或浏览，可以同时打开多个文档2.如何快速关闭多个文档?

在WORD2000中，每一个打开的文档都会在任务栏上显示一个图标，如果打开了很多个文件，关起来是很费事的，即使单击WORD窗口中的“关闭”按钮，也只能关闭当前激活的文档。要想将所有打开文档一次关闭，并且不退出WORD，可以按下Shift键，再单击“文件”菜单，从中选择“全部关闭”命令即可。如果只想关闭其中的几个文档，可以按下Ctrl键再单击任务栏上要关闭的文档的图标，图标都呈凹下状态。在图标上单击鼠标右键，选择“关闭”命令，可将所选的文档全部关闭。用这种方法也可以将所选文档最小化、还原或最大化。上面这些方法同样适用于其他的Office组件，如Excel2000、PowerPoint2000等，也适用于WPS2000。4.如何控制转换的字体?

有时打开别人传来的文档，发现里面含有自己计算机中尚未安装的字体。如果打开的文档中包含这样的字体，Word会将字体替换为机器中已安装的字体。如何来控制要替换的字体呢？我们可以这样做：单击“工具栏”菜单中的“选项”命令，再单击“兼容性”选项卡。单击“字体替换”按钮。在“字体替换”下，在“文档所缺字体”中选择所缺少的字体名称。在“字体替换”列表框中，选择用以替换的另一种字体，再单击两次“确定”，系统就会按要求进行字体的转换。5.为什么有些字显示为方框？

有时打开一篇文章，发现里面有很多方框，这是怎么回事呢？一方面可能是没有启用该语言进行编辑，另一种原因是使用了该语言不支持的字体。如果是第一种原因，我们可以启用该语言进行编辑，以正确显示字符。启用该语言进行编辑还将在系统中安装相应的字体以显示字符。在Office程序中启用多种语言进行编辑的方法为：单击“开始”菜单中的“程序”，再选择“Office工具”中的“MicrosoftOffice语言设置”命令。在“语言设置”对话框中，选择合适的语言，单击“确定”，系统就会安装这种语言。如果在启用该语言进行编辑之后，Office文档中仍有方框出现，我们可以试着用其他字体设置文字的格式，使字符能正确显示。Arial、TimesNewRoman以及其他一些字体能支持所有欧洲语言。MicrosoftOffice2000自带了几种亚洲文字的字体：MSMincho（日语）、PMingLiu（繁体中文）、Simsun（简体中文）、Batang（朝鲜语）等。6．如何将样式传给其他文档？

某一文档中创建了几种样式后，如果想在其他文档中也使用这几个样式，可以用下面的方法。打开一个包含这些样式的文档，选择“格式”菜单中的“样式”命令，在“样式”对话框中选择“管理器”按钮。在“管理器”对话框中，打开的文档中的一列样式会显示在左边，Normal.dot模板中的样式显示在右边。选择左边的样式，单击“复制”按钮，就将其添加到了右侧的列表中。单击“关闭”按钮。这时我们再新建一个文档，就可以在样式列表中找到刚才所加的样式了。7．怎样在“打印预览”视图编辑文本？

在“打印预览”窗口中，“放大镜”按钮呈凹下状态，鼠标指针也是个放大键形状。工具栏上的“放大镜”按钮鼠标指针此时没有办法将光标定位在文档中，也不能编辑此文档。单击“放大镜”按钮将其关闭，鼠标指针变为形状，页面从放大状态切换到编辑状态，这时我们就可以编辑修改文本了。如果要再次预览文档，可以再次单击“放大镜”按钮，页面从编辑状态返回到放大状态。9.文档中下划线的含义

有时我们并有对文本设置下划线格式，屏幕上却出现了下划线，这可能是由于以下原因：下划线颜色原因解决方法图例红色或绿色波形下划线当自动检查拼写和语法时，Word用红色波形下划线表示可能的拼写错误，用绿色波形下划线表示可能的语法错误。对文档进行拼写和语法检查。电子邮件头的红色／黑色下划线Word会自动检查电子邮件头中的姓名，将其与地址簿中的名字相比较。如果有多个名字与您键入的名字相匹配，则会在键入的名字下出现红色下划线。

蓝色或其他颜色的下划线

默认情况下，超级链接显示为带蓝色下划线的文本。

紫色或其他颜色的下划线默认情况下，使用过的超级链接显示为紫色。

红色或其他颜色的下划线（在左也边距中可能显示有竖线）默认情况下，使用突出显示修订功能后，新插入的文本将带有下划线标记。竖线用于标记"修改过的行"，可能会显示在修改过的文本的左侧或右侧。删除或接受修订文字，可以使下划线消失。

10．为什么表格指定宽度不起作用？

如果不要求表格总宽度，只想精确设置各列的宽度，就将“指定宽度”选项卡取消，再切换到“列”选项卡中，精确调整每一列的宽度，最后表格宽度就等于各列宽度之和。11．另有妙用的Ctrl+Z

图2自动更正对话框这是怎么回事呢？原来系统有“自动更正”的功能，可以按照一些约定将键入的内容自动更正。比如我们输入“1、主要用途”并敲回车后，系统做了两件事，先是换到下一行，然后将这两行变为自动编号的形式。我们按了一下Ctrl+Z，刚好取消了第二个操作，就象什么事都没发生一样。系统会“自动更正”的内容都有那些呢？让我们看一下。单击“工具”菜单，选择“自动更正”，这里面列出了所有可自动更正的内容。我们可以按自己的需要添加自动更正的内容，也可以取消某项内容，这些操作内容不在本技巧之内，就不细讲了。12．快捷键卡

CtrlCtrl+ShiftAlt+ShiftCtrl+AltA全选all大写allcaps显示所有标题

B粗体bold粗体bold

C拷贝copy格式拷贝copyformat关闭预览cancel版权copyright符号D字体格式dot分散对齐distribute插入日期date

E居中对齐Center修订edit编辑邮件合并数据插入尾注endnoteF查找find定义字体font插入合并域插入脚注footnoteG定位goto

H替换huan应用隐藏格式hide

I斜体italic斜体italic

预览previewJ两端对齐adjust

K超级链接link小型大写字母预览邮件合并自动套用格式L左对齐lef列表样式list显示Listnum域M左缩进margin减少左缩进打印已合并文档批注动词marginN新建new降级为正文normal合并文档普通视图O打开open

标记目录项大纲视图outlineP打印print定义字符大小pound插入页码page页面视图page12．快捷键卡

Q取消段落格式quitsymbol字体quick

R右对齐right

页眉页脚链接注册商标register?S保存save定义样式style

拆分窗口SplitT首行缩进indent减小首行缩进时间time商标trademarkrm

U下划线underline下划线underline更新域update更新表格格式V粘贴格式粘贴

插入自动图文集W写盘关闭write只给词加下划线word

X剪切

标记indexentry

Y重复

重复查找Z撤消默认字体样式

返回0段前6p切换

1单倍行距

显示“标题1”应用“标题1”2双倍行距

显示“标题2”应用“标题2”3锁定

显示“标题3”应用“标题3”51.5倍行距

应用“标题3”应用“标题5”=下标和正常切换上标与正常切换

如果上面的功能不能用，请注意是否在英文输入状态。13．功能键

ShiftCtrlCtrl+ShiftAltAlt+ShiftF1获得联机帮助Office助手内容敏感型帮助或展现格式

定位至下一域定位至前一域F2移动文字或图形复制文本打印预览

保存F3插入“自动图文集”词条改变字母大小写剪切到“图文场”插入“图文场”中的内容创建“自动图文集”"词条

F4重复上一操作重复“查找或定位”关闭窗口

退出Word退出WordF5定位移动到前一处修订还原文档窗口文档大小编辑书签还原程序窗口大小

F6定位至下一窗格定位至前一窗格定位至下一窗口定位至前一窗口

F7拼写同义词库“控制”菜单中的“移动"命令。更新Word源文档中链接的信息查找拼写错误（自动拼写检查）中英词典F8扩展所选内容缩小所选内容“大小”命令扩展所选内容（或块）运行宏

F9更新选定域在域代码和其结果