公司财务档案管理制度措施

公司财务档案管理制度措施公司财务档案管理制度措施公司财务档案管理制度措施范文一.会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专业材料以及会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序。会计档案在会计年度终了，可暂由会计人员保管一年，期满后移交公司档案室统一管理。会计档案必须严格执行安全、保管制度，财务部指定专人负责管理，严禁遗失、损毁、涂改、泄密和私自销毁会计档案行为发生。.集团财务部负责督促有关人员对每年形成的会计档案归档要求将账簿装订成册，凭证装袋，并标明名称、讫止日期、册数、加盖有关人员印鉴，按档案编号移交档案员验收立卷归档。.会计档案分为以下几类：3.1会计凭证：原始凭证、记账凭证和汇总凭证；3.2会计账簿：即总账、明细账、现金日记账、银行存款日记账、银行对账单、调节表、固定资产明细账、辅助账簿；3.3会计报表：月报、季报、中期报表、年度报表；3.4会计报告、财务分析、审计报告、评估报告；3.5会计移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、查阅复制登记簿;1.一个会计年度形成的会计档案，按报表、账簿、凭证、资料、磁性介质或光盘会计数据五大类，分别组成若干案卷，系统排歹I」，一般不能变动。案卷的形成遵循以下要求：账簿原则上按原卷册封装为基础，填写历任会计一览表，另加封面，对总账、现金、银行存款日记账保持原来的面貌，不能抽出白页；凭证按时间和顺序排列、装订加封面，填写清楚。会计档案每年要编制案卷目录，一式两份，档案室及财务室各存一份。对以磁性介质或光盘存储的会计档案，要定期检查、定期复制，防止损坏丢失文档。.会计档案必须妥善保管，做到存放有序，查找方便，并做好防磁、防火、防潮、防尘、防盗和防鼠咬、防虫蛀、防霉变等工作。.公司会计档案原则上为本企业提供查询，外单位如需查阅复制应持本单位介绍信，经公司财务总监批准同意后，方可查阅。查阅的档案一般不得带出档案室，查阅人员不准在会计档案上作任何记录、符号和标记，更不准抽换或涂改；对存放的磁性介质会计资料查阅时应防止感染病毒。如有违反追究档案管理人员的责任.会计档案的保管期限分为：7.1会计凭证类7.1.1原始凭证、记账凭证和汇总凭证15年7.1.2银行存款余额调节表3年27.2会计账簿类7.2.1日记账（明细分类账）年7.2.2现金和银行存款日记账、总账25年7.2.3辅助账簿7.3会计报表类7.3.1月报、季报会计报表年7.3.2年度会计报表（决算）永久7.4财务报告、审计报告、评估报告15年7.5磁性介质或光盘会计数据系统停止使用之1-3年7.6其它类7.6.1会计移交清册7.6.2会计档案保存清册7.6.3会计档案销毁清册15年25年25年1015年157.7会计档案保管期限届满，需要销毁时，由财务部提出销毁意见，经由公司分管领导、档案部门、财务主管组成的鉴定小组进行严格鉴定、审查后，对无继续保管必要的保管期限届满的会计档案，由会计档案保管人员填写“会计档案销毁清册”，报公司董事会批准后，方可销毁。公司财务档案管理制度措施范文二一、会计档案管理的定义会计档案管理是指对会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，记录和反映单位经济业务的重要史料、证据建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。二、会计档案的范围会计档案的范围包括会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，记录和反映各公司经济业务的重要史料和证据。具体包括：1会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。2会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片（以记账凭证和原始发票代替）、辅助账薄和其他会计账薄。3财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。4发票类：增值税专用发票、普通发票、收据、服务业发票等其他发票。5其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，发票领用登记簿，会计档案移交、保管、销毁清册，会计档案借阅登记本，各类财务证件以及其他应当保存的会计核算专业资料。三、会计档案的立卷各种会计档案应按会计档案材料的关联性，分门别类地组成几个类型的案卷，将各卷按顺序编号。（一）会计凭证（案卷号：1-连续流水号，连续流水号每年从1开始连续）1、记账凭证于每月结账日（2月为最后一天，12月或春节月份根据通知要求，其他月均为30日）后一周内打印完毕，汇总打印到二级科目；每月20日前完成上月会计凭证装订工作，按年、分月妥善保管归档；2、整理凭证，按编号顺序排列，检查日期、编号、附件张数、收讫、付讫章及有关部门人员印章是否齐全；3、摘除凭证内的金属物（如钉书钉、大头针、回形针），将大的附件按凭证大小折叠好，避开左上角装订位？Z,便于翻阅；4、在每本凭证上加附封皮、封底，于左上角打孔，棉线装订，并将装订处粘贴覆盖；5、凭证封皮上填写凭证种类、本月总册数、本册编号、起止日期、号码，会计主管人员、凭证审核人员和装订人员（骑缝处）签章；6、每月末将装订成册的凭证，统一登记目录，按编号顺序入柜保存；7、出纳不得装订凭证。（二）会计账簿（案卷号：2-连续流水号）1、会计账簿每年打印一次，在第二年的3月底前必须将所有明细账打印完毕，并整理归档；2、现金日记账和银行存款日记账科目需打印至最底层科目；资产、负债类科目辅助账类型按客户、职员、供应商核算的需分别按照每一个客户、职员、供应商打印核算项目明细账，除上述科目以外的其他科目明细账打印至二级；3、账簿整理：账簿启用表填写齐全，内容与各个账户相符，账页数齐全，序号排列连续；4、会计账簿的装订顺序（1）会计账簿装订封面（2）账簿启用表（3）账户目录、备考表（4）按本账簿页数，顺序装订项页（5）会计账簿装订封底5、会计账簿装订后应牢固、平整、不得有折角，掉页现象，账簿装订的封口处，应加盖装订人印章，装订后，会计账簿的脊背应平整，并注明所属年度及账簿名称和编号；6、账簿封面上标明账簿名称、所属年度、编号，编号一年一编，顺序为：现金日记账、银行存款日记账、总账、明细账、核算项目明细账、固定资产卡片。（三）会计报表（案卷号：3-连续流水号）独立核算体次年1月份将上年12个月月度会计报表按照资产负债表、损益表、费用明细表、应交税金明细表、现金流量表等报表的顺序，加装报表封皮，填写报表目录，加盖企业负责人、会计主管人员、制表人印章后，入柜保存。合并报表及各核算体年报需在次年2月份按上述要求装订完成。（四）其他会计档案立卷1、发票类：增值税专用发票抵扣联每月按认证的先后顺序，附”认证结果通知书”、“认证结果清单”并加“征税/扣税单证汇总封面”后装订成册，具体装订要求同记账凭证；除增值税专用发票以外的其他发票、收据存根联（或记账联）均按25份/本、100本/捆打包，并在包外易见处注明开票期间、发票（或收据）号码段。2、其他类：银行余额调节表须每月打印后签字(独立核算体由主办会计签字，公司由财务负责人指定的专人签字)；银行余额调节表与银行对账单分银行，按1-12月顺序装订成册；其他会计档案按类分别装订成册，并具名编制人、保管人。四、会计档案的归档保管1、独立核算体的会计档案管理员为主办会计，公司设立专职会计档案管理员。会计档案管理员负责全部会计档案的整理、装箱、保管、调阅、销毁等一系列工作。2、出纳人员不得兼管会计档案。3、会计卞3案的.保管期限分为永久、定期两类。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起，定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类，且以下会计档案保管期限为最低保管期限，如需增加细化档案名称的，可比照类似档案的保管期限。(详见附表)。(1)保管期限为3年的：月/季度财务报告、内部往来对账表、会计档案借阅登记清册。(2)保管期限为5年的：银行存款余额调节表、银行对账单。(3)保管期限为10年的：月度纳税申报表。(4)保管期限为15年的：会计凭证类、除现金日记账和银行存款日记账以外的其他账薄、会计移交清册。(5)保管期限为25年的：现金日记账和银行存款日记账。(6)保管期限为永久的：固定资产卡片(以记账凭证和原始发票代替)、年度财务报告、年度纳税申报表、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。五、会计档案保管清册的建立1、根据会计档案立卷编号，按年分月顺序登记会计档案的保管清册。2、会计档案保管清册以书面形式建立，次年装订成册。六、会计档案的借阅使用规定1借阅对象：财务人员、法务部、审计部、外审机构等。2借阅地点：除国家行政执法部门以外的借阅人，借阅地点只能在公司及所属门店的办公区域内，不得将会计档案携带外出；如遇特殊情况，须经财务经理批准后方可携带外出。3借阅时间：借阅档案必须在借阅日起两天内归还，如需延期使用，须再次办理借阅手续，行政执法部门的除外。4借阅要求：借阅会计档案人员，不得转借他人，不准在案卷中标画，不得拆散原卷册，更不得抽换。不准删改、圈点或勾画档案内容，不准泄密、失密，做到归还档案完好无损。需要复制会计档案的，也应经财务经理批准后，由档案管理人员负责办理。5借阅登记：建立会计档案借阅登记簿，将借阅人姓名、部门、日期、内容、用途、审批人、归还时间等情况逐项登记清楚。借阅登记清册归档保管。6借阅审批管理：6.1公司财务及内审人员借阅会计档案的审批规定除出纳外财务及内审人员借阅当年凭证、账簿等纸质会计档案：需报档案保管员登记备查。除出纳外财务及内审人员借阅以前年度凭证、账簿等纸质会计档案：需到档案保管员处登记，经财务经理审批同意后方可借阅。出纳人员一律不得借阅凭证、账簿等会计档案。独立核算门店财务人员借阅会计档案的审批规定6.2.1除出纳外财务人员如需借阅凭证、账簿等纸质会计档案均需经主办会计审批，由档案保管员登记，如无档案保管员的由主办会计负责登记。6.2.2出纳与主办会计在同一地点办公的，则出纳人员一律不得借阅凭证、账簿等会计档案；出纳与主办会计不在同一地点办公的，如有其他财务人员则出纳人员一律不得借阅凭证、账簿等会计档案；出纳与主办会计不在同一地点办公的，且无其他财务人员的则需将借阅用途由主办会计报财务经理审批后方可。非财务人员借阅会计档案的审批规定6.3.1一律凭内部工作联系单经所属部门负责人审批后，到档案保管员处登记，经财务经理审批同意后方可借阅。6.3.2为确保公司财务信息安全，除财务人员及公司内审人员外不得开通30天（含）以上的财务核算软件（EAS）操作权限。如确有工作需要的，需经分管财务副总审批后，仅开通工作期内与工作内容相关的账套查询权限，该工作期不得超过30天。七、会计档案的交接1、财务负责人调动时，应办理会计档案移交手续。2、单位机构变动或档案管理人员调动时，应办理交接手续，由原管理人员编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容，并将全部装箱逐一点交，接管人员逐一接收。3、单位机构变动如公司终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位的上级财务负责人安排落实档案存放地点及相关人员代管；如公司之间合并的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管，单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应由原各单位保管。4、会计档案交接时由财务负责人及上级财务指定人员负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。5、会计档案交接时由于未按照规定及时办理交接手续进行档案移交导致责任不清的，一律由接替人承担。八、会计档案的销毁保管期满的会计档案，可以按照以下程序销毁：1、由会计档案管理人员提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。2、财务负责人在会计档案销毁清册上签署意见。3、销毁会计档案时，应当会同会计机构、审计部门、保安部门共同监销。4、监销人在销毁会计档案前,应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案，报上一级财务部门审批；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章。5、保管期限已满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，产权凭证、注册资本入账凭证、股权转让凭证等，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。九、会计档案的检查1、公司、门店会计档案保管人员应按规定严格进行会计档案管理，不定期进行自查，如因个人主观原因造成会计档案的散失、损坏、被窃取，则按公司员工手册规定给予处理；如给企业带来经济损失，则全额赔偿损失。2、财务核算主管或内控督导（或以财务核算辅导小组自查、互查的形式）需每年对下属每家核算体的会计档案进行不少于1次检查，检查后需做好检查记录，对不符合规定的，责令限期整改。公司财务档案管理制度措施范文三一、财务档案的内容及分类1、凭证类。主要有原始凭证、记账凭证、其他会计凭证；2、账簿类。主要有总账、明细账、日记账、各类辅助账簿、其他会计账簿。3、报告类。主要有月度、季度、年度会计报告、财务分析及管理报告、专题报告、其他报告；4、银行资料；5、税务资料；6、各类合同；7、财务人事档案；8、公司制度文件；9、其他类：主要有会计移交清册、会计档案保管、销毁清册、税务申报资料、各类证照、银行对账单、银行存款余额调节表、财务档案借阅登记簿、其他财务档案、其他日常核算和财务管理过程中形成的档案材料。二、凭证的管理：1、票据粘贴、填制、装订规范，详见财务操作指引。2、附件标准、内容及粘贴顺序参照《报销付款操作规范》三、账册的打印装订及存档1、会计账簿包括总账、科目余额表、日记账、明细账和其他辅助性账簿。2、现金日记账和银行存款日记账不得用银行对账单或者其他方法代替。3、会计账簿必须在年度终了后2个月内打印装订。4、账簿打印一律用A4纸打印，按照账务设置的要求打印数量账、三栏账、多栏账、日记账，且必须打印到最明细级。应当按实际使用的账页顺序编定连续页号，不得缺号或重号5、明细帐只打印末级科目。往来账有辅助核算的要打印客商辅助核算帐页。6、账簿原则上按“资产、负债、所有者权益、收入、成本费用”分类装订，考虑的装订成本和装订厚度问题，可适当合并装订，每册内封后附账簿科目目录。7、分档案类别进行按年度汇总装订，用蓝色皮纹纸做封皮，左侧装订，封皮打印上”公司名称、公司LOGO报告名称、报告年度”。8、会计账簿由封面、账页、封底三部分组成，装订应符合美观、牢固、易于保管的原则。每本厚度适中，以不超过3CM宜。四、档案归档管理1、财务档案归档总体要求归档的会计档案应具有连续性、系统性、综合性和完整性，必须真实准确地反映财务活动的全过程和历史面目。归档分类及顺序，参照总部的《财务档案归档目录》，详见附件。归档时，各种会计档案都必须按规定装订成册，按统一规格，内容详细填写封面和端面，并将单位、年月、名称、卷号等全部写明，不得随意省略，填写时要用钢笔或签字笔，不得用圆珠笔，铅笔或红笔。会计档案的封面及档案文件盒侧封，详见附件，要求统一标准，严格执行。要求按照标准顺序进行摆放。财务人员在接收各类档案前必须进过严格审查，审查各档案要输是否填写完整，相关签字是否齐全，审查合格后与送达方当面共同签收。财务人员在接收到各类会计档案后，必须在当天进行登记归档。2、各类档案的归档要求举例2.1每类档案要求资料齐全、完整，以打开该档案资料不用翻阅其他资料为标准，以《纳税申报资料档案》为例，所需档案资料说明如下：1）封皮；2）目录（若资料较多）;3）纳税申报表；4）各税种税款计算清单（若有）；5）税票、完税证（若有）、拨款回单（若有）复印件；6）付款审批单、纳税OA审批（若有）复印件。2.2装订要求分档案类别按月或按次整理、按年装订。按月或按次整理时，每月或每次都要有用A4白纸打印的封皮，封皮打印上公司LOGO分档案类别进行按年度汇总装订，用蓝色皮纹纸做封皮，左侧装订，封皮打印上“公司名称、公司LOGO档案名称、档案年度”。此类档案日常进行整理，归入档案盒，会计年度结束后统一进行装订。图片3、各类档案的存档方式订本式。零散度高、查阅频度低的文档，通常采用订本式存档，防止散失。适用类型通常有会计凭证、会计账簿、银行对账单、会计报表等。活页式.零散度高、查阅频度高的文档，通常采用活页式存档，装入、取出方便。适用类型通常有合同、公文、公司制度、台账等。盒装式。零散度低、查询频度低的文档，通常采用盒装式存档。适用类型通常有审计报告、验资报告、会计档案保管清册等。袋装式。零散度低、查询频度高的文档，通常采用袋装式存档，便于翻阅、查找、抽取。适用类型通常有税务登记证、开户许可证等证照类型的档案。存放同类档案的档案袋应装入档案盒中存档。4、经济合同档案管理经济业务合同存档分类合同接收前的审查1）使用集团规定的文本，是否未经审批改动集团规范文本，不能使用集团规定文本的，是否经过相关审批；2）审查公司法律顾问出具的书面意见。3）经办人按合同审批意见完善合同文本，确保拟签文本同审批文本内容一致；4）合同文本（含附件）超过两页（含两页）的，必须“骑缝”盖章，确保每页均有印痕；5）合同签章页必须含有正文内容，不得单独成页;6）当事人主体名称与印章是否一致；7）如有授权代理人，则需查验是否有授权文件；8）合同内容是否完整；9）附件是否完整；10）签署时间是否填写等。合同归档财务部必须以合同原件归档；按4.1合同类别分类归集、装订、保管合同档案，合同文本超过一个档案盒时，在档案的侧封上标注“一、二、三”进行分类；合同补充条款或补充文件，必须同主合同一起保管；直接委托审批资料附在合同后面，招投标合同仅把合同审批OA付后，其他招标资料单独存放。采购合同的档案要求符合制度的直接委托合同后附要件：1）合同审批OA;2）符合制度的直接委托审批表（原件）；3）《询价函》（三方比价为所有供方反馈的《询价函》）（原件）；4）《三方比价会签表》（2万元以上直接委托业务）（原件）；5）价格及合同谈判会议纪要（原件）；6）拟委托单位的营业执照、资质证书（如有）等文件（复印件加盖单位公章）;7）外聘律师审核意见。不符合制度的直接委托合同后附要件：1）不符合制度的直接委托审批表（原件）；2）市场调研报告（原件）；3）拟委托单位原始报价单（盖章）（原件）；4）价格及合同谈判会议纪要（原件）；5）拟委托单位的营业执照、资质证书（如有）等文件（复印件加盖单位公章）；6）外聘律师审核意见。招投标合同的后附要件：1）后附合同签订审批OA；2）合同谈判记要（原件）；3）合同审批表（原件）；4）中标单位调整报价（若有）；5）律师审核意见书（原件）。续签合同后附要件：1）合同续签审批OA;2）履约评估表（原件）；3）价格及合同谈判会议纪要。招投标采购档案管理年度招标采购计划1）审批OA;2）年度招标（采购）计划审批表（各公司）（原件）；3）年度招标（采购）计划调整表。入围单位及招标文件审批资料无合格供方库入围单位及招标文件审批流程附件要求：1）入围单位及招标文件审批OA;2）招标小组成员审批表（原件）；3）单项招标计划倒排表；4）入围单位评定资料，包括：投标单位推荐表，拟入围单位基本信息评审标准，投标单位基本信息调查表（加盖投标单位公章），拟入围单位评审表，现场考察计划，现场考察评分表，拟入围单位现场考察评定表，投标承诺函，入围单位评定会签表；5）入围单位营业执照及资质证明（加盖对方印鉴的复印件）包括但不限于：有效的营业执照（复印件加盖单位公章），税务登记证（复印件加盖单位公章），组织机构代码（复印件加盖单位公章），有效的企业资质等级证书（复印件加盖单位公章），企业近三年的财务报表（如有）（复印件加盖单位印章），企业安全生产许可证（如有）（复印件加盖单位公章）,质量、环境及职业健康安全认证证书（如有）（复印件加盖单位公章），近三年内所承揽的类似项目业绩清单，并附主要项目合同复印件；6）招标文件会签表（原件）；7）招标文件。有合格供方库入围单位及招标文件审批流程附件要求：1）入围单位及招标文件审批OA;2）招标小组成员审批表（原件）；3）邀请投标的合格品牌库名录；4）邀请单位投标承诺函（原件）；5）招标文件会签表（原件）；6）招标文件。定标审批资料要求：1）定标审批OA;2）定标审批表（原件）；3）评标报告（原件）包括：（包括封皮、回标登记表、开标记录表、符合性与完整性评审表、技术标评分表、技术标评分汇总表、商务评分表、评分汇总表、定标会签表等原件）；4）各单位投标文件（包括技术标和商务标）（原件）；5）对招标过程的特别说明（会议签到表、会议纪要等）。1、财务部须购置专用移动硬盘，用于电子财务档案的备份管理。2、财务电子档案须每季度集中进行电子档案的存档。3、电子档案目录的建立参照附件：《财务档案归档目录》4、电子文档收集需要编制电子版的《电子文件登记表》，该表与电子文件同时保存。重要书面文档需要进行扫描存档。5、电子文档归档前，档案管理员对电子文件的真实性、完整性和有效性进行鉴定检验，验收合格后存入相关档案目录。6、归档载体的保管。归档载体应由兼职档案管理人负责保管，防止丢失存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离；环境温度选定范围：17-20C；相对湿度选定范围：35%-45%7、电子文档的利用。归档电子文件的封存载体不应外接；未经相关批准不得擅自复制电子文件。六、档案室的管理1、档案室要求财务部争取设立部门独立的档案室。档案室必须安装防盗门、防盗窗。窗户不易过大，保持通风。档案室配备消防喷淋、烟感、灭火器等消防设备、设施。不得使用木质档案橱柜。环境温度选定范围：14-20C;相对湿度选定范围：50%-60%2、档案管理员的岗位职责财务部指定一名财务人员作为兼职档案管理员，出纳不得兼任档案管理员。按照本指引要求建立财务档案。要求兼职档案管理员，了解一定的档案专业知识。负责对财务部形成的各种文件材料的收集、整理、立卷、归档工作进行监督和指导。集中统一管理本部门各种门类载体的档案，积极提供利用，为各项工作服务。按规定向公司档案室移交应相关档案。办理领导交办的其他档案业务工作。案室安全规范财务负责人为财务档案室安全管理第一责任人。档案库房要保持干燥清洁，做到防雨、防潮、防虫、防尘、防晒、防鼠、防霉变，应配备降温、去湿、温湿度测试等设备。及时清理杂物，保持室内整洁卫生。严谨存放和使用私人物品、易燃、易爆等危险品和化学品，严谨任何火种带入室内，严谨使用酒精炉、燃油炉、煤气炉、气化炉等明火器具，不准使用蜡烛照明。室内消防器材、报警设备常年完好，性能良好有效。除财务装订机和室内空调外，严谨在档案时内使用其他任何电气设备，装订机使用完毕必须拔除电源。档案室是机密部位，非工作人员未经批准，不得随便进入室内。档案室门、箱柜门应坚固防盗及时上锁，钥匙应制定专人负责保管，工作人员随手关窗锁门。非档案管理人员不得擅自进入档案室。各类资料进入档案室，必须严格登记制度、偿还制度，机密资料、人事档案严防丢失，