内业资料管理的主要做法

内业资料管理的主要做法和体会内业资料的管理是一项繁琐、复杂、很多人都不喜欢干但又极其重要的工作。正因为如此，才需要引起总的工、项目经理高度重视。很多项目需要移交竣工资料时才发现很多缺失、错误资料，不得不重新组织人员写回忆录。但现在的红线管理要求抓好过程控制，决定了以后这种做法是死路一条。所以，为了公司的健康发展，内业资料的管理必须提到公司管理的高度。我认为：总工、项目经理的重视是搞好项目内业资料管理的根本和前提。下面结合实际情况，我就内业资料的管理谈谈我们的做法和体会。一、内部管理1、总工牵头，制定模板，统一标准，全员培训总工就高度重视内业资料的管理问题，将内业资料视为与现场管理同等重要的位置。首先由综合部根据业主的要求结合铁城监理公司的管理规定，拟定项目的内业资料管理目录，经总工审核后制作标签，购买相应的档案盒、档案柜，建立专门的资料室。通过梳理以往项目在资料方面存在的种种问题和公司内部警示案例，组织各部门负责人、技术主管、监理花费了大量的精力和时间分别对内部问题库排查、业主、质监站、省铁投、监理单位通知单、监理日志、施工记录、内部巡视检查、工序报验单、抽检资料和各类台账逐一制定了基础模板，并允许所以参建人员在日常使用过程中各尽其才，发表意见，作为后期修改提高的基础；同时项目部对资料的签认以及移交归档统一了标准，做到内业资料管理的规范化和标准化，为后面资料管理奠定了良好的基础。2、分级监管，明确责任，确保落实项目部建立了以指挥部、分部、工区、现场三级的资料管理体系，现场由分部负责人对工区总工资料负责，工区总工对工区内所有成员资料负责（这里就有涉及考核问题、技术员因资料问题应该要考核罚款，分部负责人、工区总工也连带处罚，并且在项目工作例会上通报、屡犯不改的通报公司、严重处理），项目部工程部、安质部对内部资料的内容填写情况负责，综合办对资料的移交和归档负责。通过层层审核把关，一是确保项目部相关要求得到了落实，二是确保了资料的正确性，发现问题后可以及时得到改正。3、做好日常检查和问题的收集，对资料做好动态管理项目部作为龙头，做好项目部整体的内业资料检查，总工、安全总监周巡视（项目部陈立内业资料小组、总工担任组长、要求对现场和资料一并巡视检查），进行组内内业资料的日常检查，确保问题及时发现，尽早改正；资料移交归档时，会对现场移交上来的资料进行逐一梳理，一方面将已移交资料存在的问题进行分类汇总，并反馈到现场；另一方面要求现场将存在的需要项目部解决的问题进行书面汇总上报（如施工日志格式问题、现场施工资料与监理资料不一致，资料移交标准中存在的问题等），项目部将根据问题种类安排人员对问题进行逐一解决，保证问题不积累、不遗留、不扩大。在人员申请离职前，项目部均要派人专门检查其资料，并要求其到项目部办理移交手续。不移交资料的不允许其离职，否则进行考核等措施。这样就避免了人走了资料留下一片空白的现象。事实证明：人员离职前的资料检查和移交工作非常重要。4、推广亮点，不断完善标准项目部在日常检查或在上级单位检查中发现有做的好的资料，比如施工日志中验收内容记录规范，问题记录全面等，项目部会在第一时间对这些亮点进行内部交流学习，并完善新的内部标准，统一在内部推广，确保内业资料管理不断完善和提图。5、严禁监理资料进行复印、代写、代签和随意签认明确要求各现场严禁监理资料由施工单位代写，资料签认必须全部由自己签认，不得复印资料。但检查时我们还是发现有部分监理人员把旁站记录中施工情况部分进行复印，只在下面监理情况栏写少量数据，这也是不允许的，我们立即责令对复印部分内容的旁站记录进行返工重写。同时为了防止施工单位对监理人员字体进行模仿，监理站对所有监理人员的签字进行了备案管理，要求监理人员必须按照已备案的签字样式签认资料，对发现有施工单位代签名、代写应该由监理人员填写内容的资料，监理站发现一起处理一起，绝不姑息。6、月度评比，奖罚兑现项目部在召开的月度例会中，会对本月现场的施工管理和内业资料管理两方面进行评比，并在会上对做的好进行奖励，对做的差进行处罚，树立先进和反面典型，当月兑现,不搞年度总结。二、外部协调、管理内业资料的管理绝不是单独施工单位或监理单位更一家的事情，还牵涉到两个单位内部的各个部门之间的配合。其中最容易生问题的是施工单位试验室、物资部和质检人员之间配合不到位，互相埋怨，做不到相互沟通协调，结果做由的内业资料存在很多逻辑问题和错误，再加上部分监理人员业务水平有限，不认真审核相关数据，就造成了监理人员在错误的资料上签字。而这种情况被发现，业主往往首先处罚监理人员。由于现实就是这样的情况，所以如何督促施工单位提高内业资料的填报质量就非常重要了。目前施工单位往往技术人员太年轻，缺乏施工经验，并且数量不足，这是现实情况。为了解决这些问题，项目部要主动作为，由总工牵头，首先组织局指挥部和分部经理、总工、试验室主任等管理人员召开协调会，要求项目经理从人员上支持、重视内业资料的管理，项目总工必须是内业资料的负责人、协调人，必须对技术人员进行相关培训，试验室必须及时提供相关试验报告和数据。项目部要求施工单位内部必须建立起自己的内控体系，不能全靠监理人员把关。为了实现这些工作目标，我们主要从以下几个方面进行落实：1、建立分级沟通渠道，统一要求由项目经理、副经理、总工、试验室主任、监理分级协调，并分别对施工单位局指、分部和中心试验室召开内业资料专题会，提前要求、提前谋划，共同商讨解决办法。监理组和施工单位局指、分部分别指定专人建立点对点的沟通渠道；同时要求总工作为牵头人，主动协调施工单位现场技术主管和试验人员，做到有问题及时沟通，统筹安排，统一要求。2、严格审核施工台账，检验批资料填写和台账统一。项目部要求各现场技术人员对各自管段的施工台账、物资消耗台账、试验台账进行梳理，按照要求制作台账，并在签认检验批和填写施工日志、旁站记录资料前先进行台账审核，对台账内容和逻辑关系进行把关，防止台账错误造成的资料返工。3、掌握资料整理主动权，确保逻辑合理、合规。在对内业管理上，我们紧紧抓住内业资料管理的主动权：施工单位的资料尽量向监理看齐，而不是让我们的资料向监理单位看齐、如果有差别，尽量以监理的记录为准，施工单位修改或返工，这点尤为重要。总之