个人成效与时间管理培训课件

个人成效

VS

时间管理STolovelifeis

Tolovetime.

Timeisthestufflife

ismadeof.

目录

上午：概念与理论◆时间管理链◆价值与目标—从结果出发◆选择-制变◆优先矩阵：重要与紧迫◆产品与产能

下午：实用时间管理工具◆减轻大脑负担◆大脑图◆找出时间杀手◆时间计划簿现状

CurrentReality

Business(工作)Useonewordtodescribeyourcurrentbusinessenvironment用一个词描述你现在的工作环境Personal(个人)

Useonewordtodescribeyourcurrentpersonallife用一个词描述你现在的个人生活现状

CurrentReality

Consequences(后果)Howdoesthismakeyoufeel?你对此有何感想？现状

CurrentReality

我就象一个被撕开的人…1我整天跑来跑去，忙得四脚朝天，开会、电话、文件、应酬…，每天都把自己逼到极限才回家，上床时已经筋疲力尽，第二天爬起来又周而复始。我每天做一大堆事，但内心里却常常有一种奇怪的感觉：“做了这么多事情又怎么样？到底哪些事真的有用？”我不得不承认：我确实不知道。我就象一个被撕得七零八落的人，工作对我很重要，家庭对我也很重要。我生活在持续不断的冲突里，想尽一切办法照顾两方面的需要。到底有没有可能在工作和家庭两方面都获得面功和快乐呢？我觉得根本没办法控制自己的生活。我试图想清楚什么对我最重要，也想制定目标，但是别人，包括太太、老板、同事不停地打断我。凡是我定下来要做的事情，十有八九到头来都得给他们要我做的事让路。我就象一个被撕开的人…2所有人都说我相当成功，我拼命努力，放弃了许许多多东西，终于爬到公司的顶峰。但为什么我没有享受幸福的感觉？我觉得生活真没意思。每做一伯事情，都会让我想起还有十件事情没有做，这些事令我内疚。每天有没完没了的事情要做，但是能做完的就那么几件，于是压力来了。怎么能知道什么对我最最重要？到底我应该怎么做？怎样才能享受成功？我好象也知道一生该做什么，也曾想过什么对自己重要，还定过目标，可是一回到日常工作和生活，目标就被淹没和无影无踪了。怎样才能把目标转化到日常生活和工作中呢？时间是串起过去、现在及未来

无数事件的连续线罗盘+时钟=时间管理Compass+Clock=TimeManagement时间记录表

事情可授权不可授权08：00-09：00-------------------------------------------------------------------------09：00-10：00--------------------------------------------------------------------------10：00-11：00--------------------------------------------------------------------------11：00-12：00--------------------------------------------------------------------------14：00-15：00-------------------------------------------------------------------------15：00-16：00------------------------------------------------------------------------16：00-17：00---------------------------------------------------------------------------17：00-18：00--------------------------------------------------------------------------优先矩阵MIM3M2M4黄金规规则TheGoldenRuleBeginWiththeEndinMind从结果出发Choice

notChange

DeterminesDestiny.决定命运的是是选择，而非非机会ProactiveV.SReactive制变与与应应变4D’SD--------------------------------------------------D--------------------------------------------------D--------------------------------------------------D--------------------------------------------------Dothe---------------------------------------,Delegatethe--------------------------------.做-------------的事事情，把-------------的事事情授权出去去。小组讨论：你经常做哪一一件事，你的的生活、工作作就会大为改改观？----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------产品与产能成就与效率帕雷托原则ParetoPrincipleA:---------------%R:-----------------%课堂练习工作时间的使使用你与你的任务务（一）你是否利用某某种形式的每每周时间来分分配今后几天天的工作时间间？是是/否当你想到要做做的事情时，，你会经常感感到惊慌吗？？是是/否否你常常发现自自己试图同时时做几件事吗吗？是是/否当你开始进行行一面任务时时，心中有一一个明确的目目标吗？是是/否你不断挣扎在在长期积压、、等待完成的的任务中吗？？是是/否当你离开办公公室一阵以后后，你经常得得返回去找那那张待打电话话的人员名单单吗？你有时间预先先做计划吗？？或者你常常常遭受突然事事件的袭击吗吗？是是/否你经常为了完完成任务而熬熬夜吗？是是/否否你经常把日常常工作带回家家完成吗？是是/否当你出外一段段时间归来后后，书桌上堆堆积了大量的的文件、资历历料吗？是是/否这个练习能帮帮你注意到你你是如何安排排工作时间性性的。它提供供了一套一般般性的问题来来帮助你反思思你特有的情情况。不要在在某个问题上上思考太长时时间，把精神神集中于明确确你安排工作作时间的总模模式上。本项项练习并不旨旨在得出任何何一种效率分分数，因此，，不要把你自自己看成是在在受审问。你经常匆匆忙忙忙赶在最后后期限前完任任务吗？是是/否你经常回顾你你的活动以便便调节器整工工作，减去不不必要的责任任吗？是是/否你知道从哪里里获得工作上上可能需用要要的资料吗？？是是/否你是否经常做做些必要的记记录，而不是是主要依赖记记忆力？是是/否你有没有能帮帮你回忆起事事情的方法？？是是/否你保存会议的的记录，并将将客观存它们们有条理地归归档吗？是是/否你对工作的先先后次序清楚楚吗？是是/否每当侈需用要要一些日常资资历料，如：：档案，电话话号码名单和和地址的时候候，你能立即即找到它们吗吗？是是/否为了不使脑子子经常从一项项工作转向另另一项工作，，你将任务分分门别类吗？？是/否你有时会在半半夜醒来，想想趣本应白天天做的事吗？？是是/否你和你的任务务（二）你与你自己（（一）你经常把工作作延期到“更更晚时间”做做吗？是是/否你开始工作时时通常处于积积极的精神状状态吗？是是/否你结束工作时时通常处于积积极的精神状状态吗？是是/否你对手头的工工作是否难难以集中注意意力？是是/否否你能记起你蜍蜍天工作的细细节情况吗？？是是/否你知道在一星星期/一年的的什么时间从从事某些工作作时能处于最最佳状态吗？？是/否你（或者同事事）认为你自自己是个准时时的人吗？是是/否当你客观地评评价自己的工工作方式时时，其中是否否具有反效果果的习惯和癖癖性？是/否否（如有，请请列了）-------------------------------------------------你工作时经常常感到疲劳过过度吗？是是/否你是否经常对对开始一项新新任务或一天天的工作感受受到困难？是是/否工作被打断全全你能迅速地地把注意力又又转回工作上上吗？是是/否你经常是一接接到通知就马马上投入工作作吗？是是/否一旦接受了工工作任务，你你决心尽可能能去完成吗？？是是/否你常把等待着着你考虑的事事情记在碎纸纸上吗？是是/否有时会发现一一些记录、姓姓名或数字，，但却记不得得它们是怎么么回事。是是/否是否有时试图图回忆某个你你刚刚获得的的“了不起””的想法，但但你却已把它它忘得出一干二二净？是是/否你确信你能避避免绘自己制制造不必要的的工作吗？是是/否在办公室或家家里的空闲时时候，你放松松自己还是经经常又想到工工作上去呢？？是是/否否你很慢才能作作出决定吗？？是是/否否你为自己总是是这么忙而感感到骄傲吗？？是是/否否事实上许多事事都是遵循报报酬递减规律律的，你仍然然把时间花在在细节上吗？？是是/否否你能认光天化化日任务和信信息的原则基基础，而不在在细节中不知知所措吗？是是/否你是否经常意意识到短暂的的休息会提高高你的工作效效率，并已如如此执行呢？？是是/否你是否经常““忘记”在恰恰当的时候首首手进行那些些令人不悦的的任务？是是/否否你经常感到自自己必须下决决心去收拾办办公室、整理理办公桌，或或者要更有效效地管理时间吗？？是是/否你与你自己（（二）你与他人（一一）必要时你能把把任务委托给给你的同事吗吗？是是/否一旦你已得到到你所需用在在的信息时，，你是否有办办法礼貌地结结束会见和谈谈话？是/否你能否帮助别别人有谈话时时紧扣要点吗吗？是是/否你经常把时间间浪费在猜测测别人的动机机上吗？是是/否你与那些难以以应付的同事事或者顾客发发生冲突之后后，经常把时时间浪费在烦恼、发怒上上吗？是是/否必要时你能说说声“不”，，并且坚持这这样做吗？是是/否否当你你向向他他人人作作简简要要指指示示时时，，他他们们经经常常需需用用要要回回来来寻寻求求清清或或补补充充信信息息吗吗？？是是/否否当你你向向他他人人作作简简要要指指示示时时，，你你经经常常需需用用要要寻寻求求澄澄清清或或补补充充信信息息吗吗？？是是/否否经常常忙忙于于干干那那些些可可以以让让不不需需要要你你的的资资格格和和训训练练的的人人来来做做的的工工作作吗吗？？是是/否否你经经常常与与侈侈的的同同事事就就利利益益冲冲突突而而争争斗斗吗吗？？是是/否否你确确信信自自己己不不会会给给其其他他人人制制造造不不必必要要的的工工作作吗吗？？是是/否否你有有恰恰当当的的交交际际渠渠道道把把信信息息传传给给他他人人吗吗（这这们们他他就就不不会会经经常常来来向向你你询询问问信信息息了了））？？是是/否否你在合适适的时候候向他人人通报你你的计划划吗？是是/否你能做到到严肃客客气地处处理他人人的打扰扰吗？是是/否你知道必必要时向向谁获取取信息和和指导吗吗？是是/否你与他人人（二））对生产率率的挑战战ProductivityChallengesShiftingpriorities/crisismanagement 优先先顺序不不明确/危机管管理Telephoneinterruptions电电话打扰扰Lackofpriorities/objectives缺缺乏优先先/目标标Attemptingtoomuch贪贪多嚼嚼不烂Drop-invisitors不不速速之客Ineffectivedelegation无无效授授权Cluttereddesk/losingthings桌桌面杂乱乱无章/找不到到东西Lackofself-discipline/procrastination缺缺乏自自律/拖拖延Inabilitytosay“No”不不会说““不”Meetings会会议A/BBUUSINESS工作开始PERSONAL个人生活MONTHLYPLAN月月度计划划MONTHYEAR年月月优先管理理的核心心1Makealistofthingstodotoday把每天要要做的事事情列一一份清单单2Setpriorityandworkonthemostimportant确定优先先次序，，从最重重要的开开始做3Doiteveryday!每天这么么做！每日计划划：Planthenextd----b---youI---theoffice在你------办公公室------前，，计划-----天的的工作。。TO-DOLIST待处处理事项项DELEGATIONTO授权A/BTO-DO事项TIMEREQUIRED需时REF参考姓名授权跟进反馈时间参考日期：CleartheDesk清理桌面面1Create3files建三个文文件档案案2Organizeallitemsaccordingtothe4D’s根据4D原则整整理好所所有东西西3Workthrough““Do”pile把“立即即做”档档案里的的工作一一件件处处理完TimeActivate给活动定定下时间间UseHoldingFiles使用活页页文件4Clearthedeskeachday.每日清理理桌面CommunicationRecords沟沟通记记录Name名：Subj.主题：Company公司：File文档存放Position职位：DelegateTo授权Tel电话：Clrculate相关人员Fax传真：Address通讯地址：Date日期Notes内容FellowUp跟进目标是具具有兑现现日期的的梦想。。阅读下面面一则故故事，它它带给你你哪能些些启示：：1952年7月月4日清清晨，加加利福尼尼亚海岸岸笼罩在在雾中。。在海岸岸以西21英里里的卡塔塔林纳岛岛上，一一个34岁的女女人涉水水下到太太平洋中中，开始始向加州州海岸游游去。要要是成功功了，她她就是第第一位游游过这个个海峡的的妇女。。这名妇妇女叫弗弗罗伦丝丝·查德德威克。。在此之之前，她她是从英英法两边边海岸游游过英吉吉利海峡峡的第一一个妇女女。那天早晨晨，海水水冻得她她身体发发麻，雾雾很大，，她连护护送她的的船都几几乎看不不到。时时间一个个钟头一一个钟头头过去，，千千万万万人在在电视看看首。有有几次鲨鲨鱼靠近近了她，，被人开开枪吓跑跑。她仍仍然在游游。在以以往这类类渡海游游泳中她她的最大大问题不不是疲劳劳，而是是刺骨的的水温。。15个钟钟头之后后，她又又累，又又冻得发发麻。她她知道自自己不能能再游了了，就叫叫人拉她她上船。。她的母母亲和教教练在另另一条船船上。他他们都告告诉她离离海岸很很近了，，叫她不不要放弃弃。但她她朝加州州海岸望望去，除除了浓雾雾什么也也看不到到。几十分钟钟之后——从她出出发算起起是15个钟头头零55分钟——人们把把她拉上上船。又又过了几几个钟头头，她渐渐渐觉得得暖和多多了，这这时却开开始感到到失败的的打击。。她不假假思索地地对记者者说：““说实在在的，我我不是为为自己找找借口。。如果当当时我看看见陆地地，也许许我能坚坚持下来来。”人们拉她她上船的的地点，，离加州州海岸只只有半英英里！后后来她说说，令她她半途而而废的不不是疲劳劳，也不不是寒冷冷，而是是因为她她在浓雾雾中看不不到目标标。查德德威克小小姐一生生中就只只有这一一次没有有坚持到到底。两两个月之之后，她她成功地地游过同同一个海海峡。她她不但是是第一位位游过卡卡塔林纳纳海峡的的女性，，而且比比男子的的纪录快快了大约约两个钟钟头。设定目标标吃大象原原理有效的行行动策略略:SMARTS：具体体(明确确计划的的具体数数量及时时间)M：可衡衡量（有有客观标标准衡量量情况是是否有变变化）A：可实实现（在在规定时时间内，，该目标标是否合合理/可可完成））R：相关关（是否否值得追追求、是是否重要要、是否否与价值值相关））T：可跟跟进（是是否定出出时限以以便于跟跟踪进展展情况））TheResultsFromPriorityPlanning

优先先计划的的结果BringsControlsToYourLife将控制带带进你的的生活OrggggganiizeYourBusiness,PersonalAndSocialActivities安排好你你的工作作、个人人生活及及社会活活动HelpsAvoidCrisisManagement避免危机机管理REDUCESprocrastinationAndIndecision减少拖延延和优柔柔寡断HandlesIncompletions处理缺憾憾GivesYouaManageeableWorkload给予你自自己一个个可把握握的工作作负荷Planningisbringingthefutureintuthepresent,sothatyoucandusomethingaboutitnaw计划意味味着将未未来呈现现在你眼眼前，以以便你现现在就为为将来而而奋斗终止各种种干扰问题虚荣：经经常有人人问问题题和有人人造访使使自己感感到很重重要希望得到到信息，，知道各各种传言言担心触犯犯别人不善善于于过过滤滤不善善于于结结束束来来访访和和来来电电为下下级级做做决决定定过分分要要求求下下级级请请示示不会会授授权权社交交的的欲欲望望没有有计计划划安安静静时时间间鼓励励下下属属带带问问题题来来请请示示解决决方方案案承认认这这一一点点。。改改在在中中午午饭饭时时进进行行。。有计计划划地地通通过过正正式式方方式式达达到到这这个个目目的的不要要对对此此过过分分敏敏感感。。仔仔细细评评估估干干扰扰的的次次数数和和影影响响训练秘书书友好地地过滤来来访这和和电话请秘书在在预定来来访结束束时间，，担醒老老板或来来访客人人时间快快到期了了。事先先跟来访访者或来来电话人人约定结结束时间间。记录录花在接接待来访访或来电电上的时时间，并并且记录录超出预预定时间间的原因因。只做下级级不会做做的决定定。例外管理理凡是能够够授权的的事情都都不去做做。针对对已经授授权了的的任务出出现的问问题，应应该由被被授权人人处理。。找别的地地方满足足。给自己制制定“免免打扰时时间”。。这会鼓励励下属依依赖于你你，使他他们经常常带问题题来打扰扰你。应应该鼓励励主动性性、承担担风险和和自主决决策。来电和来来访电话问题没有秘书书想表现得得随时在在场没有计划划乐于社交交不会自我我约束想让自己己随时得得到信息息不会过滤滤自我欲望望接转错的的电话缺乏协调调不会结束束通话责任不明明解决方案案利用交换换机过滤滤电话，，或者装装一个切切断开关关，学会回电电。留出做计计划的时时间。到别的地地方满足足这个愿愿望。学会把电电话集中中起来。。通过有计计划的方方式实现现。训练秘书书过滤电电话。承认并控控制自己己。训练并解解决设备备问题。。授权。学会简洁洁。学会会说：““谢谢您您打电话话来”，，“对不不起，那那边还有有一个电电话在等等我。““分清责任任。会议（一一）问题没有目的的没有议程程参加会的的人太多多或不合合适时间不对对地点不合合适准备没有计划划会议太多多与会动机机不强不准时开开会社交允许干扰扰解决方案案没有书面面目的的的会绝对对不开。。没有书面面议程的的会议绝绝对不开开。只请必须须的人出出席。选好时间间选择跟会会议目的的相称的的地点：：摆脱干干扰和打打断，必要的设设备，尽尽量减少少与会者者在路途途上的时时间。拿出时间间做会议议计划。。测试经常常性会议议的必要要性：偶偶尔不开开，看看看会有什什么后果果。或者者把经常常拖延的的会议通通常的时时间减少少一半。。事先提供供必须的的会议细细节：期期待与会会者做什什么贡献献、需要要准备什什么材料料等。永远准时时开会，，传过准准时的决决心。延延误开会会时间是是对准时时到达者者的惩罚罚。谈正事，，社交另另做安排排。制定避免免打扰会会议的规规矩，让让人所共共知。除除非火烧烧眉毛，，不许打打扰。在在中部休休息时间间传递消消息、处处理公务务。会议（二二）问题偏离日程程没有确定定结束时时间，不不为各项项日程分分配时间间不按时结结束议而不决决一个议题题耗尽全全部时间间信息不足足就做决决定没有总结结，不做做会议记记录没有跟进进任务完成成后不解解散委员员会解决方案案要求大家家遵守日日程，反反对个人人的个别别议程。。根据重要要程度对对各项议议题确定定讨论时时间。一定按时时结束。。示波器器则没人人敢安排排结束以以后的活活动。牢记开会会的目的的，向前前扒进会会议。当出与争争议时，，先易合合难。集集中处理理相关问问题。开开会前前确保收收集足够够的信息息。一定要总总结会议议结果，，确保与与会者清清楚各自自任务。。把决议议、各人人任务和和期限用用简洁的的会议记记录下来来，当天天分发会会议记录录。确保跟进进所有会会议决议议，在下下次会议议开始前前把没有有完成的的任务明明确指出出来并做做记录。。要求任任务承担担人定期期担交进进度汇报报或报告告，直到到任务完完成。一完成任任务或实实现目标标，马上上解散各各种委员员会。克服成成功功的障障碍碍OvercometheBarrierstoSuccessFailtoplanisplanningtofail.不做计划划就等于于计划失失败。SuccessfulpeopledothethingsthatUnsuccessfulpeoplechoosenottodo.成功的人人无非是是选择做做了不成成功的人人放弃不不做的事事情。课程回顾顾重要概概念：：------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------要点：：------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------我的收收益：：-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------期望结结果！！改变变习惯惯！9、静静夜夜四四无无邻邻，，荒荒居居旧旧业业贫贫。。。。12月月-2212月月-22Tuesday,December20,202210、雨雨中中黄黄叶叶树树，，灯灯下下白白头头人人。。。。22:53:0822:53:0822:5312/20/202210:53:08PM11、以我我独沈沈久，，愧君君相见见频。。。12月月-2222:53:0822:53Dec-2220-Dec-2212、故故人人江江海海别别，，几几度度隔隔山山川川。。。。22:53:0822:53:0822:53Tuesday,December20,202213、乍见翻翻疑梦，，相悲各各问年。。。12月-2212月-2222:53:0822:53:08December20,202214、他乡乡生白白发，，旧国国见青青山。。。20十十二二月202210:53:08下下午午22:53:0812月月-2215、比不了得就就不比，得不不到的就不要要。。。十二月2210:53下下午12月-2222:53December20,202216、行动出成果果，工作出财财富。。2022/12/2022:53:0822:53:0820December202217、做前，能够够环视四周；；做时，你只只能或者最好好沿着以脚为为起点的射线线向前。。10:53:08下午午10:53下下午22:53:0812月-229、没有失败，，只有暂时停停止成功！。。12月-2212月-22Tuesday,December20,202210、很很多多事事情情努努力力了了未未必必有有结结果果，，但但是是不不努努力力却却什什么么改改变变也也没没有有。。。。22:53:0822:53:0822:5312/20/202210:53:08PM11、成成功功就就是是日日复复一一日日那那一一点点点点小小小小努