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文档简介

文档信文档名GD_FSSC_合同管理信息系统用户操作手册 修订历(REVISION版本日修改审阅初稿普通用户操作手 公共路 {合同状态说明 {单据状态说明 {文件分类说明 {关联关系信息 {版本变化矩阵功能说明 {合同系统首页 {工作台 {合同系统角色说明 基础配 {角色与 {用户与属性变更 {角色配置 {书配置 {合同分类配置 {区域组织配置 {会签流配置 {会签注意事项配置 普通新 {普通新建合同 {会签设置 {会签单作废 发起 .........................................................................................................{审核会签 {合同与 合同.........................................................................................................合同.........................................................................................................{合同预览与打印 {用印管理 {合同影印 {普通类合同生效确认 特殊事项记录与...................................................................................{合同变更 {合同完成确认 新 {合同查询 {新建 {会签设置 {审核会签 变更新 {合同关注 {变更查询 {变更新建 {会签设置 {审核会签 {合同与 合同.......................................................................................................合同.......................................................................................................{合同预览与打印 {用印管理 {合同影印 {变更类合同生效确认 范文管 委任管 {承办人委任 公共路{通过企业内网门户(Portal)进入合同系统 /}无通 /进入企业内网门户首页,点击<登录>按门户,另一台电脑同样用账号登录成功后,前者将被迫下线。合同状态说明新XX从未保存的合同,显示为该草暂存/点击【暂存】或【保存】按钮后,显示为该待审提点击“审核会签单”的【提交】按钮后,显示为该状待修返回/当会签流程走完企法部或被会签退回时,显示该状态。该状态可以编辑、保存、提同已批会签完成确已合同完成合同确认后显示此状已作作废/作废"合同除了能够被查询、被外,不能做其他任何操作且不可逆已盖确认用承办人线下经签字并通过合同系统中的【用印通知】按钮,完成线上用已影—生生效确承办人点击【生效确认】按钮后,显示该变更暂存/暂生效确终生效确完合同完成确承办人点击【完成确认】按钮后,显示该状单据状态说明新用户新建事项单时的状草用户保存事项单后的状已提制单人提交事项单后的注:不包含“会签事项记录单-会签完成已退退回事项单后的状已完已作作废事项单后的状事项单列完成、用印通知单、特殊事项单、一般事项单、合同作废事项单、委任事项单文件分类说明用以上传招标/投标、定标等签署合同前的相关依据文正文用以上传PDF格式的合同,包括所有合同涉及到的文件、附录等信扫描件—通过影像系统扫描所得的已经用印、签字的合同关键页扫描件—通过影像系统扫描所得的已经用印、签字的合同原文文履约项类—一般在一般事项单中上传的履约项类—特殊在特殊事项单中上传的用印在用印通知单中上传的在审核会签单中上传的委任事项在委任事项单中上传的范文用以上传合同范其其他与合同相关的文{关联关系信息字段名说关联类包括交易和其他,系统默认为交关联合同中、暂停、终止、完成。3、是否在列表中存在(增行时应为否关联起草审核序关联合同名根据关联合同或关联起草审核序号自动带关联合同组织根据关联合同或关联起草审核序号取关联合同我方主体,关联合同组织名根据关联合同或关联起草审核序号取关联合同我方主体名关联合同承根据关联合同或关联起草审核序号取关联合同的承办关联合同承办人根据关联合同或关联起草审核序号取关联合同的承办人状说修改列点击该按钮,使得保存列表、增行、删除按钮可用,否则这三个按钮不保存列保存列表内容,并使得增行、删除按钮不可增新增交易合同或起草审核序号,所增信息在点击保存列表按钮后保状说到数据库删删除相关行的关联信息,所删结果在点击保存列表按钮后保存到数据库确增行界面按钮,确定后将符合关联条件的信息在列表的新的一行中中可以看到[关联关系列表],点击<修改列表>按钮进行信息。入的合同相关信息显示在列表中。版本变化矩阵功能说明字段名说变化前版本变化前版本合同信合同子信为我方主体,子信息为该主体的地址、、行名称等信息变更前信显示被变更前的信息,可为空变更后信显示被变更后的信息,可为信息为V3与V2之间的变化;为V1与V0之间的比较,即从无到有的变化;版本;合同系统首页字段名说参考录入合同名需要查询的合同名称,支持模糊查<刷新>按钮待办任务列表。也可以通过点击<查看>按钮进入到{工作台}的界>按钮进入{工作台}查看全部信息;对于{的合同},可以点击<刷新>按钮刷新的合同列表;也可以通过点击<查看>按钮进入的合同的全部列表;对于{范文},可以点击<刷新>按钮刷新范文列表;也可以通过点击<查看>按钮进入{范文管理}的功能页面。无工作台字段名说参考录入关键待办、已办或系统通知的名称,支持模糊查任务发起日待办发起的日期,支持按区间值查发布日系统通知的发布日期,支持按区间值查无合同系统角色说明例如为财务部,需要参与合同会签并对本部门例如为法律事务,需要对专职法律工作人 注:法律专职(无上述专职的,可给注:限制级权限(供企业法务管理、审计巡视与纪检1)统一各单位的区域信1)本单位的范文,与删除本单位范文注:限制级权限(供企业法务管理、审计巡视与纪检1)统一合同分类的管理注:限制级权限(供层面企业法务与合同管理书1)本单位注:法律专职(无上述专职的,可给1)统一会签注意事注:限制级权限(供层面企业法务与合同管理1)注:限制级权限(供层面合同管理信息系统运营使用1)为本单位注:限制级权限(可调整本单位权限基础配{角色与{用户与属性变更系统登陆步字段名说参考录入登陆用系统登陆名查名用名称归属公用户所属公数据来源于外部系统【不得修改归属部用户归属部数据来源于外部系统【不得修改工用户的员工数据来源于外部系统【不得修改用数据来源于外部系统【不得修改用户编用户系统编数据来源于外部系统【不得修改登陆登陆系统名数据来源于外部系统【不得修改用户登陆系统数据来源于外部系统【不得修改确认数据来源于外部系统【不得修改邮用户的电子用户的固定用户的移动001-以某单位用户管理员权限 参考1.1002003工,单击查询按钮004005–调整用 通过对最右侧复选框的勾选,调整用户相关角色,调整完成后点击右上角“确认”005–保存对用户属性与的调整结果–鼠标单击右下加“保存”按钮,保存调角色配置系统登陆步字段名说参考录入归属机该角色所属的组织机大连角色名定义角色的中文名大开厂用户权限管理角色编区分角色唯一性的编英文名定义角色的英文名角色类是否系统数是–“系统管理员才能修改”否–“具限者能修改”是是否可是–表示此数据可用否–表示此数据不可用是数据范该角色管辖的数据范所在公司数备对该角色的补充说发区热电厂用户管理员权限角001-以管理员登陆合同系统,录入账号与,单击“登陆”按钮003无{书配置企则字段名说参考录入书手工录入书的书名手工录入书的名一般合同有效录入的开始和结束时2017-01-012020-09-被书上显示的被委托备其他备注信副厂长签署一般类企法进入到书配置的功能页面后,可以点击<添加书>进行书上传扫描件>将文件上传。待上传成功后,点击<确定>按钮即可完成书的添加,点击<取消>将会关闭书添加页面。权书>即可保存。书>即可完成删除,删除后的书不会在用印通知单中被选出。上传的书只属于该企则员的所属单位,若有的情况,需要先合同分类配置字段名说合同分类系统自动生合同分类名手工录入,必填级系统识别并是否为末系统识别并写入;若在当前末级添加下级分类后,系统将再次识状系统生成;包括启用或禁用或新创建系统生创建日系统生新已经保存但从未启用或禁用的合同分类,显示为该状启点击<启用>按钮后,显示该状态,只有启用的合同分类,在创建合同时才能被禁点击<禁用>按钮后,显示该状态,已经禁用的合同分类,在创建合同时不能被显添加分类,系统默认“合同分类”为[分类树]次,一切分类都在此级之下。因类,则鼠标点击左侧“04动产生分类,用户需录入合同名称导出,可将当前分类列表中显示的分类导出为excel格式文件。例如,选中[分类区域组织配置字段名说参考录入区域位流水号,系统自动生成,不可重复,删除区称手工录入,不可重东北组织根据区域组织配置界面组织名根据区域组织配置界面所属区添加区域组织配置时所对应的区域信建立区域日取保存区域区域归属单建立区域的组织信息,要求各组织建立的区域信息相互{会签流配置{合同主菜单->基础信息配置->会签流配置}公司层面会签流 避免起草合同过程中发起人选择合同流程后无法提交。人,法律部门审核员/,总法律顾问,)并非本单位时,有两种解配置到流中;二是合同管理系统支持在会签流配置时选择系统内其他单位的。无论哪种方案,承办人和承办部门应来自于承办单位,承办部门负责已保存的会签设置。会签注意事项配置字段名说参考录入承办部门送审说合同承办部门主要审核范围提立项与程序合合作对方主体资格合规、资信良好、具备履约交易架构符合本专业国家政策和规商务安排经济、合理,技术可行、风险可合同各方责权利设定清晰、合同整体风险可控、风险防控措施★并请按照《中国国电公司合同管理办法》第十一条至第十九条的规定逐项核。相关部门会采购部门主要审核范围提采购程序是否合合同主要条款与招标文件是否一合同价款与定标结果是否与本部门职责相关的其他财务部门主要审核范围财务收支是否符合国家财经和企业财务管制是否具有相应来源、资产所是否合法,程序是否规担保与担保方式是否合法,程序是否规价款结算与付款安排是否合理且风险可字段名说参考录入★并请按照《中国国电公司合同管理办法》第二十条的规定逐项审核。其他部请根据本部门业务职责进行专项审核法律部门会合同体例是否规范,是否符合法定合同主要条款是否齐各方权利义务是否明确、文字表述是否严谨、无歧审核程序是否完整,会签意见是否齐★并请按照中国国电公司合同管办法》第二十二条的规定逐项审核。总法律顾问合同体例是否规范,是否符合法定形合同主要条款是否齐各方权利义务是否明确、文字表述是否严谨、无歧审核程序是否完整,会签意见是否齐★并请按照《中国国电公司合同管理办法》第二十二条的规定逐项审核。承办部门合同承办部门主要审核范围字段名说参考录入复立项与程序合合作对方主体资格合规、资信良好、具备履约交易架构符合本专业国家政策和规商务安排经济、合理,技术可行、风险可合同各方责权利设定清晰、合同整体风险可控、风险防控措施★并请按照《中国国电公司合同管理办法》第十一条至第十九条的规定逐项核。普通新普通新建合同1合同在合同起草阶段为不可编辑状态,由合同功能手工录2起草审核序合同新建时系统自动生成,规则CM+组织编 (年份 (流水号注:CM为英文Contractmanagement3合同版本4合同名用户录入合同的名5来源方下拉列表,具体内容需用户6合同分下拉菜单,选录末级分类,不允许用户选择非末级分7生效日手工录入;日期规则:YYYY-MM-DD;录入日期不能早于当前8结束日手工录入;日期规则:YYYY-MM-DD9合同类系统自动生成,普通新建、新建为普通类,变更新建为变更变更类币用户选取与实际合同签署币种一致的选项,系统默认为合同总手工输合同总额(大写系统生成,根据“合同原币金额”系统自承办系统默认为登录承办人根据承办人自动带出,空值时可手工录承办部根据承办人自动带承办单根据基本信息页签的承办部门,系统自动识我方主体编弹出窗口搜索结果,选录我方主体名根据我方主体编码自动带我方主体签约地根据我方主体编码自动带我方主体联根据我方主体编码自动带出或手工录我方主体联系人电手工录我方主银用户选我方主名用户选我方主体用户选我方主体统一社会用户手工录对方主体编对方主体名根据对方主体编码自动带对方主体签约地根据对方主体编码自动带对方主体联用户手工录对方主体联系人电用户手工录对方主银用户选对方主名用户选对方主体用户选对方主体统一社会信用代码或用户选对方类/外部,系统自动账户属对公付款/对私付款,系统自动生项目用户手工录入,系统校验是否存在,若不存在时提示“不存在项目类质保等于合同总额*质保金比质保金比手工输入,小数点后保留两质保金到期YYYY-MM-DD归口部当合同总额不为空是为必选归口组取自为我方主体单检查结信息,该字段由系统通过接口合同说用户手工录所属文件分关联起草审核序系统生成,取上传文件时所属起草审核文件名不允许重复,系统查重,保存后,则不能被修改和重复文件根据具体上传文件名,由系统自动写文件说手工录单据类对应事项单系统生承办部门已对上述当用户需要上传文件前,必选项页通类合同变更合同产生并生效,则普通类合同该页签显示变更合同正文类文上传一个正文类文件,所上传文件的格式要求为PDF50MB;其他界面以及其他文件类型要求不能上传、、BAT格式文件。在确保系统要求的项都有数据后,用户可以点击<保存>按钮,合同在提交之{会签设置{合同主菜单->合同查询->合同详情->会签配置}{合同主菜单->系统首页/工作->的合同->合同详情->会签配置}用户选择会签流程,系统自动带出会签流人在会签流配置中设定的信息。可根据需要输入会签单名称,选择承办部门添加会签部门。根据合同管理规定,选择本单位是否具有最终权。选择“是”代表本单位会签 是不能删除和变更选择的流自带的会签部门和。对保存的会签设置,再次点击【会签设置】按钮时,可点击【配置信息重置】将保存过的会签设置内容清空。核会签单。此时承办人会收到提同的待办。承办人在审核会签单上点击【提交】后,所有会签参与都可在审核会签单上看到发起人选择的最终权结草稿和待修正时,作废此签单,重新配置。进行会签流设置;针对部分单位会签审核会签部门审核员/并非本单位时,有两配置到流中;二是合同管理系统支持在会签流配置时选择系统内其他单位的。无论哪种方案,承办人和承办部门应来自于承办单位,承办部门{会签单作废交会签单之前,人包含有效的承办人和发起人。审核会签{合同主菜单->工作->工作台->待办->审核会签页签法律部门,总法律顾问,承办版本V999变为正式版本。签单,重新进行会签设置。承办部门 会签部门审核会签部 法律部门审核法律部门办接收人是法律部门审核员。提交【同意】/【返回】后,待办变为已办。总法律顾击【返回】后待办接收人是法律部门。提交【同意】/【返回】后,总法律 {合同主菜单->系统首页/工作->的合同->合同详情->审核会签与用印子审核员和分级集中管控概最终权确认与修改&分级管控申请与发起核会签单。承办人在审核会签单上点击【提交】后,所有会签参与都可在审核会签单上看到发起人选择的最终权结果。审核会签单上最后一个确认本单位不具有最终权后,本单位的会签完控单。但由于,需将分级集中管控单的“否”改为“是”,即本单位具有最终审会权结果。需要,可进行修改。批可通过待办进入单据。填写意见。业务发起部门起人失效,业务发起部门审核员作为有效发起人收到待办,需进行会签设查看合同修改流填写审核意见/承办人回复的位{合同与{合同主菜单->待办->合同及}{合同主菜单->合同查询->合同详情->合同及}{合同主菜单->系统首页/工作->的合同->合同详情->合同及}}字段名说参考录入书手工录入书的书名手工录入书的名一般合同有效录入的开始和结束时2017-01-012020-09-被书上显示的被委托备其他备注信副厂长签署一般类书和选择法人签字无需。承办人可以且只能选择其中的式。在合同信息登记后,需要选择合同的,系统自被选择发送待办,进行合同。合同默认为,会签流程中的法务审核员。如果在该单位存在多个法务上传或者选择书后,可以点击书名称进行查看合同信息的录入,由合同承办人通过“合同及信息登记单”完成用户可以通过待办任务、也可以点击合同主界面的“合同及”按钮,打开“合同及登记单”。管理。点击待办可以进入合同及登记单。{合同主菜单->待办->合同及}{合同主菜单->合同查询->合同详情->合同及}{合同主菜单->系统首页/工作->的合同->合同详情->合同及}字段名说参考录入合同手工录入合同国电皖钮。如果有重复的合同,必须重新录入,只有不重复的合同才能提交。合同必须在合同完成信息登记后,承办人已经提交了“合同及按钮,也可以打开合同登记单;合同信息的录入,由合同专业通过“合同及登记单”完成合同不设置合同预览与打印无系统预置标准合同首页,在预览时占用第一页位置,因此文件中的页数顺延。比文件原第一页变为第二页 用印管理字段名说参考录入用印单选择需要盖章的单位名国电电力发大连开发区热电书选择对应的书用章类选择合同章或公合同用印管理选择进行用印确认的制单人备填写给用印管理员的备注信 字段名说参考录入用印管理员用印管理员填写的备注信同 合同影印{Portal->影像系统->集中扫描无 扫描完成后,用户识别扫描质量情况,然后点击左侧[待处理]区域合同或起草扫描成功后,影像系统将扫描信息分为“扫描件_原文”和“扫描件_关键页”两个PDF开所扫描合同的合同详情分别并查看扫描文(在基本信息页签的支持性材料普通类合同生效确认字段名说参考录入记录单名9月份合同第二笔付款提事项说说明事项的原因、目的根据双方约定,1030日应该支基准提醒日系统计算提醒开始的基准日合同开始日开始条基准日期之后,20结束条31提醒对提醒的对象可以是参与方信息中的人所有人字段名说参考录入记录单名填写特殊事项记录单的合同对方联系人变事项说对变更事项进行说9月份合同对方联系人变主体选选择需要变更的对对方主是否设置承办人可以根据事项的重要程度和规定选择是否设置是部门选选择人的部供应选选择意对特殊事项的同 合同变更合同完成确认4新合同查询字段名说合同名需要查询的合同名称,支持模糊查询方案名自定义的查询方案名称合同合同的系统起草审核序合同的起草审核序合同分合同的所属子分类,只能选择子节合同类变更,普区查询区域,选择后可以查询该范围包含公司的所有合我方主我方的签约对方主对方签约主合布尔值,是承办合同承办承办部承办人所属的部生效日合同生效日期,可按时间区间进行查结束日合同结束日期,可按时间区间查创建日合同的创建日期,可按时间区间查最后修改日合同最后修改日合同总合同的总额,可为空合同执行金合同已经执行的金额,从其他系统获 头可以选择全部的合同状态。然后,点击<确认>即可确认多值查询条件,点击<清空>按无{新建{合同主菜单->合同创建->新建}1合同功能否2起草审核序合同新建时系统自动生成,规则CM+组织编 (年份 (流水号注:CM为英文Contractmanagement否3合同版本否4合同名用户录入合同的名否5来源方下拉列表,具体内容需用户是6合同分下拉菜单,选录末级分类,不允许用户选择非末级分是7生效日否8结束日手工录入;日期规则:YYYY-MM-DD否9合同类系统自动生成,普通新建、新建为普通类,变更新变更类否币用户选取与实际合同签署币种一致的选系统默认是合同总手工输是合同总额(大写系统生成,根据“合同原币金额”系统自动是合否承办系统默认为登录否承办人根据承办人自动带出,空值时可手工录否承办部根据承办人自动带否承办单根据基本信息页签的承办部门,系统自动识否我方主体编弹出窗口搜索结果,选录是我方主体名根据我方主体编码自动带是我方主体签约地根据我方主体编码自动带是我方主体联根据我方主体编码自动带出或手工录是手工录是我方主银用户选是我方主名用户选是我方主体用户选是用户手工录是对方主体编根据用户点击<添加供应商>或<添加客户>按钮弹出窗口搜索结果中,选录信息带出是对方主体名根据对方主体编码自动带是对方主体签约地根据对方主体编码自动带是对方主体联用户手工录是用户手工录是对方主银用户选是对方主名用户选是对方主体用户选是用户选是对方类/外部,系统自动是账户属对公付款/对私付款,系统自动生是项目是项目类对应的项目类是质保等于合同总额*质保金比是质保金比手工输入,小数点后保留两是质保金到期手工录入;日期规则:YYYY-MM-DD是归口部当合同总额不为空是为必选否归口组取自为我方主体单是检查结接口返回信息,不可修信息,该字段由系统通否合同说用户手工录是所属文件分否关联起草审核序系统生成,取上传文件时所属起草审核否名不允许重复,系统查重,保存后,则不能被修改和重否文件根据具体上传文件名,由系统自动写否文件说手工录否单据类否对应事项单系统生否事项进行逐当用户需要上传文件前,必选项否页否合同方案)将用户允许的合同过滤出来,用户点击需要的合右侧的<合同>按钮,系统将在新的页签显示由产生的新合同界面;用户也可以点击需要的合同所在行上的起草审核序号(蓝色字)进入被合同的[合同详情]界面,然后点击<合同>按钮产生新的合同;新建的合同中,系统已经根据“录入信息与说明”将“可”的合同信息到新系统不会合同的文件数据{会签设置审核会签“待修正”状态合同作废字段名说参考录入记录单名填写特殊事项记录单的名合同作事项说对变更事项进行说对部分合同条款,双方需要重新进行协部门选选择人的部供应选选择意对特殊事项的同需要先选择公司,再选择部门,最后选择。 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