记录管理程序

PAGEPAGE6记录管理程序代码版本A共8页日期编制审核批准1、目的为了对管理体系活动进行记录，为管理体系符合要求及持续改进提供信息和依据，特制定本管理程序。2、适用范围本管理程序适用于对公司管理体系运行记录及日常管理工作记录的管理。3、依据性法律法规及上级公司文件无4、职责4.1经营管理部为本程序的归口管理部门，负责体系运行记录的归档管理工作。4.2各单位负责本单位各自记录的管理。5、工作程序本管理程序所包括的工作事项有：记录的分类，记录的设计、审批及公布，记录编号，记录填写，记录保管，记录销毁。具体要求如下：5.1记录的分类5.1.1记录是记载所实施的活动或取得成果的客观证据，记录既包括了本单位产生的内部记录，也包括接收的外部记录。5.1.2记录可以是表格、图表、报告、电子媒体、照片等形式。5.2记录的设计、审批及公布5.2.1通用记录由专业管理单位统一设计，各单位自用的记录由各单位设计。5.2.2在文件编制的同时由文件编制人设计记录样表，记录样表应满足工作内容记录的需要记录样表的名称和编号，应标识清楚。5.2.3记录样表的审批：记录样表编制人或编制单位体系管理员将已经设计好、符合要求的记录样表（一份）送至专业管理单位负责人，专业管理单位负责人在样表上签字同意并注明具体正式启用时间。5.2.4记录样表更改和审批：已在用的记录样表需更改有关格式或填写内容时，可沿用原名称和编号，由记录样表的编制人或编制单位体系管理员将新更改后的样表送专业管理单位负责人，专业管理单位负责人在更改后样表上签字同意并注明具体正式启用时间。5.2.6记录样表的备案：记录启用前，经过专业管理单位负责人签字的记录样表由编制单位体系管理员保存，编制单位体系管理员应将本单位使用记录样表（包括借用的其它单位记录样表和外来记录样表）的名称和编号纳入本单位的<单位文件/记录清单>管理。5.2.7记录样表的公布：记录样表编制单位的体系管理员将<单位文件/记录清单>及本单位编制记录的电子版发送至公司内部网，并进行动态管理。经营管理部体系管理员根据各单位的<单位文件/记录清单>编制<公司文件/记录清单>。5.2.8记录样表经专业管理单位负责人签字同意启用后，在规定的启用时间内由记录样表编制单位印制并发相关使用岗位使用。5.2.9各专业管理单位通用记录样表的电子版由本单位体系管理员全部上传至公司内部网，供需要记录样表的单位下载使用。5.3记录编号记录按照以下规则编号：JL/产生记录的文件编号-序号-年号。如程序文件产生的记录编号为：JL/SP-程序文件序号-版本号-序号-年号；业务管理纲要（作业指导书）产生的记录编号为：JL/M-单位简称（编制单位名称拼音的前两个大写字母)-年号（产生记录的文件年号）-序号-年号。5.4记录填写5.4.1记录的填写要求5.4.1.1记录要求用钢笔、签字笔填写或打印。5.4.1.2记录填写要准确、真实、及时、完整、清晰、字迹工整。每个栏目不得有缺项，如无内容可填“无”、划斜杠“/”或注明原因。5.4.1.3流转的记录交接时双方要进行检查确认，承接者有权拒收不完整的记录。记录发生污损、丢失要及时修复或补充。5.4.1.4记录必须由相关责任人员签字，以便于追溯。5.4.2记录的更改要求5.4.2.1如记录发生笔误或计算出现差错时，不得涂改、擦拭、贴盖，应采用划改的方式，在错误处用双线划掉，然后在其附近填写正确内容，必要时在适宜的位置填写更改人姓名、更改日期或加盖更改人印章以保留原有记录的可识别性。5.4.2.2法律法规要求的记录、分析检验报告、产品质量证明等发生填写错误必须重新正确填写。5.4.3记录的日常检查5.4.3.1记录的填写人应对记录进行自查，确保记录的客观、真实、有效、完整，不得有差错。5.4.3.2各单位管理人员应对管理范围内原始记录进行检查，及时发现和纠正不合格的记录，指导正确填写。各单位体系管理员每半年对体系运行记录进行全面检查，确保记录的准确性、及时性和完整性。5.4.3.3对外报送记录由单位负责人审核签字同意后方可对外报送。5.5记录保管5.5.1纸质记录的收集、保存和归档5.5.1.1各单位已形成的纸质记录由各单位管理人员/技术员（班组长）按照业务范围收集、分类、标识，按月/季/年装订成册，存放在适宜的环境中。5.5.1.2各单位管理人员依据《档案管理程序》规定的归档内容及范围对本单位所形成的记录进行归档。5.5.2电子版记录的收集、保存电子版记录的产生单位负责对已形成的电子版记录进行收集、备份和保存。5.5.3记录的借阅5.5.3.1记录的查阅、借阅须经单位负责人同意或批准，重要记录的查阅和借阅须经公司分管领导批准，具体执行《档案管理程序》，原始记录只能查阅，不得外借。5.5.3.2借阅（不需要送档案室归档）保存在各单位的记录时，须经记录所在单位负责人同意方可借阅。借阅人应保持记录的完整及整洁，不能对借阅的记录进行任何改动，并及时归还。5.5.3.3合同有明确要求时，有关记录可提供给相关方查阅。5.6记录销毁5.6.1纸质记录保存超过规定年限，需要销毁时，记录保存人填写<记录销毁单>报本单位负责人签字批准后进行销毁，并保存<记录销毁单>。5.6.2电子记录可不销毁。6、相关/支持性文件6.1《档案管理程序》7、记录表单7.1<单位文件/记录清单>7.2<公司文件/记录清单>7.3<记录销毁单>7.1：公司单位文件/记录清单单位名称责任人序号文件名称记录表单备注7.2：公司文件/记录清单业务系统程序