公司档案管理制度

公司档案管理制度第一条为确保文件及各类材料归档的齐全完整，能系统准确地反映公司各个历史时期的真实情况，便于档案资料的充分利用，特制定本制度。第二条归档范围档案分类组卷部门归档材料范围档案存放部门技术1、产品质量标准、制度，ISO91各类程序文件；管理研发中心品管部办公室2、新产品、新技术、新设备鉴定报告，试车投产总结；、产品生产3、各类注册商标，以及上报的名牌、著（驰）名商标申报综合材料；4、宣传刊登公司或公司主要领导的报纸、杂志、书籍、碟片、档案室方面录像带等。1、设备进公司后，开箱验收过程中所产生的文件资料有：设备装箱单、使用安装说明书、出厂合格证书、产品出厂精度检验单、随机的设备图册和其他随机文件等；设备设备管理部2、设备仪器安装、试车验收过程中所产生的文件材料有：设备仪器安装工艺规程、安全基础图、电器接线图、试车（试设备管理部仪压）规范及试验记录、精度检查记录、安装验收单等；器方面3、设备仪器在使用、维修过程中所产生的科技文件有：设备仪器维护保养和安全技术操作规程，设备三级保养记录、大修记录、年度检修计划和总结，事故分析记录及处理结果等报告，设备大检查中历次普查记录等。4、设备、管道布置图，技术操作、安全规程，生产会记录，环境保护文件、资料、图纸等。基本建设方面总务部1、设计准备阶段有：工程建设申请报告及上级批文，设计委托书、征用土地协议书，有关对地址、地形、交通、水文、气象调查材料，地质勘察文件材料，有关重要会议记录（纪要）等；2、工程设计阶段有：设计说明书、区域地形图、总平面图、建筑物平（立）面图、结构图、基础图、工程预决算、上下水配管图、电器安装图等；3、施工及竣工阶段有：施工合同、建筑工程许可证、施工记录（工程联系单、材料汇总表、竣工图、竣工验收报告、工程审记、竣工验收会议记录（纪要）、全套工程照片等。档案室信息工程总务部电话、网络布局、系统开发设计的资料等。总务部文书方面公司办1、上级或不相隶属关系的来文、来电、政策法规书籍等；2、上行文（报告、请示、情况汇报等）以及平行文或下行文（函、批复、通报、通知、决定、会议纪要）等；3、公司报。4、各类会议照片、录像带、碟片、以及图文资料等。公司办科技研究方面研发中心公司办等1、准备阶段有：上级下达的研究任务书、课题计划任务书、批准文件、研究方案、课题计划、会议讨论记录、调查考察报告、文献摘要等。2、研究试验阶段有：试验设计文件（研究设计、实验所需材料、设备、人员、进度）、试验工艺设备图纸、照片、原始记录、研究工作文件等；3、总结、鉴定、推广阶段有：专题总结、经验介绍、论文、专著、成果报告、照片、商标、成果鉴定会文件、成果鉴定书、获奖成果证书、奖状、文件等，成果技术应用协议书、技术合同、成果推广效果、调查材料等。研发中心、公司办营销市场客户服务市场部等1、公司经营决策和营销管理中的各种纪录、文件、合同、协议等文件材料；客户服务22、市场信息、企业策划、新产品推广、广告宣传和用户服务过程中形成的文件材料等。市场部等物资采购采购部物资（物品）采购过程中形成的各种文件材料等。采购部财务管理财务部1、会计凭证：原始凭证、记帐凭证、汇总凭证，其他会计凭证。2、会计帐薄类：总帐、明细帐、日记帐，固定资产卡片，辅助及会计帐薄；3、财务报告类：月度、季度、年度财务报告，含会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。4、其他类：银行存款余额调节表，银行对帐单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。财务部人事薪酬、教育培训人力资源部1、公司干部、员工教育、培训文件、教材、签到表、考试卷、成绩单等；2、月度、年度公司员工花名册及人员变动表；3、副科级以上干部履历表，以及人事、养老保险、薪资制度、劳保福利规定、劳动合同，薪酬管理过程中的各类文件、资料、台帐等。人力资源部党群方面党、工、团公司党务、工会、共青团工作及党、群组织活动的各种文件、材料等。党支部工会共青团物业资产总务后勤总务部财务部公司财产清册（机器设备、劳作工具等），物业管理制度、图书资料清册等。总务部财务部证券法务证券法务部公司上市过程及经营过程中的各种申报材料、披露材料、法律文书报告、照片及声像资料证券部档案室确定密级，并经文秘科验收后存放档案保管部门。4、归档的文件材料必须纸质优良、字迹清楚、格式统一，应使用碳素墨水，禁止使用铅笔或圆珠笔。5、文件材料归档时，应编制移交目录，交换双方应核对清楚，并在移交目录上签字。6、负责保管档案人员因工作调动、变动，离开前应办理好档案资料的移交手续，并在移交目录上签字。7、文件资料归档，要明确保管期限，即：短期，长期，永久。短期5年以下；长期5〜15年；永久在15年以上。第五条档案资料的保密档案是公司的宝贵财富，因此，必须按照归档范围及归档的要求，对全部档案划定密级。1、档案保密等级分为：“绝密”、“机密”、“秘密”三级。划分密级的原则：“绝密”是最重要的公司秘密，一旦泄露会使公司利益遭受巨大损害，甚至使公司面临倒闭。“机密”是一般公司秘密，一旦泄露会使公司的利益遭受严重损害。“秘密”是一般公司秘密，一旦泄露会使公司的利益遭到损害。2、对够不上密级又不宜公开的档案，可划分为“内部”。3、密级和保密期限的确定和变更以及解密，必须按照规定程序审核批准。4、查阅“绝密”档案必须按批准权限查阅，未经批准，不得复制或复抄。5、“绝密”档案必须单独存放，并锁。6、定期检查保密工作，发现问题及时处理。7、档案管理人员应严格遵守保密纪律，防止泄露事件发生；对造成事件的责任者，要视情按公司规定处理。第六条档案资料的借阅1、档案是历史的真实记录，是公司的宝贵财富，每个干部、员工都有利用档案的权利和保护档案的应尽的责任。2、因工作需要查阅档案，需经文