合同管理制度

合同管理制度1总则1.1.1为加强中交三航局新建张家口至唐山ZTSG-8标段项目经理部一分部（以下简称“一分部”）的合同管理工作，规范合同行为，维护合同当事人的合法权益，根据《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国铁路法》、《铁路合同管理办法》等法律法规及相关规定，结合铁路建设项目实际，制定本制度。1.1.2本制度所称合同是指公司与平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议，具体包括劳务合同、采购合同、租赁合同、保险合同以及其它各类民事合同（或协议）等。1.1.1签订和履行合同应遵守国家法律法规和铁道部有关文件要求，尊重社会公德，不得扰乱社会经济秩序和损害社会公共利益，坚持平等、自愿、公平和诚实信用的原则，严格按照合同约定行使权利、履行义务。2合同管理机构和职责1.2.1管理制度（1）建立健全合同管理制度，计财部为合同管理部门，配备合同管理人员，学习法律专业知识，加强合同管理队伍建设。（2）合同管理部门、承办部门在公司授权范围内履行合同管理职责，项目经理是公司对张唐铁路项目经理部一分部合同签订的授权人。（1）合同承办部门应当建立合同承办专人负责制度，在承办人发生变化时，必须做好资料的完整移交。1.2.2管理人员计财部为合同的管理部门，管理项目发生的对内、对外合同，计财部设专职合同管理员。1.2.1主要职责（1）计财部职责项目的合同归口管理部门为计财部，其主要职责是：①负责合同管理日常工作；②建立合同管理台帐，妥善保管合同文本、相关文件、重要数据及证据材料；③定期开展合同检查，督促合同的履行，汇总并及时反馈合同履行情况，并就合同补充、修改和变更等提出处理方案；④组织学习、宣传并贯彻执行国家有关合同及合同管理的法律、法规和规章；负责对合同管理员的培训和管理工作；⑤负责监督指导其它部门的合同管理工作，负责审查合同文本，参与合同的起草、论证、审查、谈判和签订履行、变更、解除等工作；⑥协助办理法定代表人的法人授权委托书手续；⑦指导配合各部门办理合同的报批、鉴证和公证等事项。⑧承办其他有关合同管理工作。（2）相关部门职责项目各业务部门是合同承办部门。项目各部门根据其职责职能具体承办相关合同业务，主要职责是：①研究相关法律法规和调研市场情况，提供决策依据；②按《合同法》的规定和项目的具体要求，起草合同文本及相关报送材料文件，履行报批手续；③审查合同对方当事人的资质、资信和履约能力，并将其有效的资信证明资料及合同正式文本(含附件)送计财部；④与合同对方当事人进行谈判；⑤依法办理合同的签订、变更、终止、解除手续，对所承办合同的真实性、可靠性、可行性负责；⑥合同签订后全面履行合同，建立合同履行情况台帐，认真做好合同标的物的交接、验收，确保标的物的质量、数量符合合同要求，交接、验收均应有合同当事人共同签字确认的书面记录；⑦保存好合同文本及履行、变更、终止、解除等有关资料（含合同当事人之间往来的电传、电报、信件、信函等相关资料），合同履行完毕或合同履行期满时，应及时书面向计财部报送合同履约情况；⑧主动接受合同管理部门指导，及时向合同管理部门通报合同签订和履行中发生的问题，必要时直接向项目经理报告。（1）合同管理人员的基本职责①负责审查签订的合同文本；②指导合同的具体承办人做好相关调查论证工作，参与合同的谈判、起草、签订，协助办理合同变更、解除以及合同纠纷处理等事项；③负责管理合同包括合同台账，妥善保管合同文本、相关文件、重要数据及证据材料；④监督检查合同履行情况，协助合同承办部门处理合同执行中的问题与纠纷，提出有关合同管理的意见和建议，汇总分析报送有关合同管理情况及统计资料。⑤会同合同承办部门办理有关合同的文书，负责建立合同档案。1.2.4各部门具体分工（1）征地拆迁由各项目部具体负责人办理。（2）咨询、科研等协议由工程部牵头承办；（1）物资、设备采购等合同由物设部承办；（4）检测、试验等合同由安质部承办；（5）内部合同、以及领导交办的其它对外合同由计财部承办；（6）对外宣传、后勤保障、法律事务和办公等合同由综合管理部承办；项目管理信息化由综合管理部牵头承办，工程部协办。1.1合同的签订与审查1.1.1签订形式（1）合同签订一律采用书面形式，严禁口头协议和非正式书面协议，有关修改合同的文书、图表、传真件等均为合同的组成部分。（2）劳务合同、物资和设备采购供应等合同的签订必须根据《招投标法》和《政府采购法》采用招投标等要约承诺方式签订。（1）国家或铁道部规定采用标准或示范合同文本的，必须采用标准或示范合同文本。（4）项目对外签订合同以项目部的名义进行。项目经理为项目合同授权代理人，授权代理人以项目名义对外签订合同。授权对外签订合同的应当持有《法人授权委托书》。授权委托书应当注明授权委托事项、权限、期限和是否可以转委托以及转委托的条件等，并加盖法人公章并由公司法定代表人签字。（5）合同的签订应当由当事人各方的法定代表或其授权代理人签字，并加盖当事人各方单位的合同专用章（或法人公章），同时需提供法人代表人身份证明书，授权代理人签字的，还应提供授权委托书。（6）采用非招投标方式签订合同的，合同承办部门应事先要求合同对方填写《合格劳务商资格申请评审表》。以上资料由合同承办部门审查原件并在复印件上签字后交计财部存档备查。1.1.2审查制度（1）建立健全合同签订审查制度，主要负责人和计财部、相关业务部门按照职责分工承担合同审查职责。采用招投标方式签订合同的，招标文件中合同条款在招标文件发售前，必须按合同审查制度进行审查。（2）合同承办部门在合同签订前应验证合同对方当事人有效的营业执照、资质证书、资信状况，验明合同对方当事人是否具有签订合同的主体资格，审查合同对方的主办（经办）人是否具有代理权及其权限内容，查验上述资料的真实性、合法性，并保存有关资料。（1）合同技术条款等有关内容，由项目的相关业务部门按照职责分工，负责该部分内容的谈判、起草工作。合同技术条款等有关内容必须经项目合同审查委员会审核。（4）合同审查实行签订前的联签审查责任制度。在合同正式签订前，合同承办人应当将拟签的合同文本送相关业务部门负责人、计财部负责人和项目业务主管领导审查联签。（5）参与审查的部门对合同提出异议或修改意见的，应当协商一致后，方可正式对外签订合同。（6）合同审查由合同承办部门组织实施，可采用会议审查或会签审查的方式进行。不论采取何种方式审查，均应做出审查记录，并妥善保存，未经审查的合同或协议不得签订或办理变更。1.1.1审查内容（1）合同是否符合法律、法规、技术规范；（2）合同双方权利、义务是否明确、清楚；（1）各项费用计算与支付方式是否正确、清楚；（4）合同内容与谈判或招投标不一致的问题是否解决；（5）项目与签约方的组织和技术接口是否建立并保持；（6）签约方的要求是否双方都已明确并形成文件；（7）满足合同要求的技术能力和按期交付能力等是否已得到项目有关方面的确认；（8）合同所涉及事项，是否按公司和项目各项管理规定得到批准；（9）按照合同将发生的费用支出，是否符合公司批准的预算费用；（10）合同项目及费用是否得到项目审批同意；（11）对合同乙方资信等方面的审查结果。1.1.4审查范围项目所有对外、对内签订的合同均要进行合同评审。1.1.5审查流程合同会签审查的流程：承办部门→相关部门→项目副经理→承办部门按照会签审查意见修改或落实→计财部复核→项目负责人。1.1.6合同谈判（1）在合同签订之前需要进行合同谈判的，由合同承办部门提出谈判方案，起草合同文本，经合同承办部门、计财部审查后，由合同承办部门汇总合同审查纪要，在此基础上形成具体的合同谈判计划，用以指导合同谈判工作。（2）合同谈判由项目的负责人和计财部、合同承办部门的负责人共同参加，合同具体承办部门有关人员根据需要参加谈判并提供有关的技术资料。合同谈判要依据合同谈判计划进行。1.1.7合同条款（1）合同内容一般包括以下条款：当事人的名称或者姓名和住所，标的，数量，质量，价款或者酬金，履行期限，地点和方式，违约责任，解决争议的方法以及合同生效条件等。（2）对项目权益影响较大或可能存在风险的合同条款，必须对当事人双方的权利义务做出明确的约定。同时，依据《担保法》的有关规定要求对方当事人提供履行合同的担保。1.1.8合同上报制度（1）项目部对内、对外签订的合同按合同管理制度要求按时上报。（2）项目部对外签订的合同按以下要求上报公司：①合同总额在50万元以下（含50万元）的，项目部自行组织谈判、签订；②合同总额在50万元以上的，项目部签订合同前报公司审定，局指计财部提供指导。1.1.9相关规定（1）合同承办部门应保证最终签订的合同与通过联签审查的合同一致，并根据有关规定，办理合同签订的报批、备案、登记、鉴证或公证等手续。（2）任何部门和个人，不得肢解项目，规避合同会签审查。（1）项目对外签订的所有经济合同或协议，经审查后，由计财部提供合同封面和合同编号。承办部门办理完合同签字手续后，到综合部加盖公章，到计财部办理合同登记手续。同时将合同审查记录、合同文本、电子文件以及附件等资料一起交计财部归档保存，建立合同档案。（4）合同签订后由合同承办部门负责分发，计财部留存一份正本、二份副本。合同的发放均应进行登记，分发登记表由计财部和承办部门各保留一份。（5）需经上级主管机关批准、登记或者备案的合同，应履行相应的手续。1.4合同章的管理1.4.1项目对外签订的有关合同或协议，须加盖公章。项目公章由综合部保管，盖章需经领导批准，所有用章均需在综合部由经办人员签字登记并建立使用台帐。1.4.2空白纸张不得加盖公章。1.5合同的履行1.5.1依法签订的合同应全面履行，不得随意变更或解除。如合同不能履行应当及时采取补救措施减少损失。因不可抗力因素影响合同履行的应当及时通知对方当事人，同时采取积极措施减少损失，并注意保存有关证据。1.5.2合同承办部门应当建立合同承办专人负责制度，承办人发生变化时，必须做好资料的完整移交。承办人对合同谈判、履行过程中双方往来的电报、传真、会议纪要、文件、图表、电子邮件等文件资料，应当及时收集和妥善保管。1.5.1合同承办人应当随时掌握合同履行的动态，对于对方当事人提出的有关合同履行问题，应当咨询计财部后及时起草书面说明回复对方，不得拖延，避免造成经济损失；发现对方不履行或者不完全履行合同时，合同承办人应积极与对方当事人协商，催促其履行合同约定义务，同时应将其不履行或不完全履行合同的情况及时书面报告本单位负责人和计财部，并协助在索赔期限内收集和保存证据，及时索赔。1.5.4合同承办部门应严格按照合同约定检查和督促合同的履行，并将合同履行情况及时反馈给计财部。1.5.5计财部对所签订的合同执行情况进行跟踪，定期了解对方当事人的资信和履约能力变动情况，发现问题及时向项目主管领导汇报，并采取积极稳妥、切实可行的措施；对合同履行中出现的问题给予解释、解决。1.5.6合同结算必须通过计财部进行。计财部应当依照已生效合同的约定，及时办理收付结算。对未经审批、签章的合同，不得办理收付结算。1.6合同的变更和解除1.6.1合同变更（1）合同变更是指合同标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、履行地点和方式、违约责任和解决争议方法等的改变。（2）合同生效后任何一方当事人不得单方面变更或者解除合同。确需变更或解除的，应当经各方当事人协商一致并签订书面协议。（1）当事人协商一致的变更或者解除合同的协议，视同新合同，应当按照合同审查程序履行联签审查手续。（4）当事人签订的变更或者解除合同的协议、文书、电报等资料应当一并与原合同装订入卷，不得分散存放。1.6.2变更原则（1）合同变更的批准必须按规定的程序进行；合同的变更均应签署补充协议，并根据合同约定的费用计算原则确定变更费用。（2）对方当事人要求变更或解除合同的，合同承办部门应当及时通知计财部，报合同审查委员会，审查对方当事人的理由是否正当。对于符合合同变更或解除条件，同意变更或解除的，按照会议审查联签程序与对方当事人签订变更或解除协议并填写《合同变更/转让审批单》（表格样式附后）。因对方当事人变更或解除合同造成经济损失的，应当在变更协议中明确赔偿数额和方式，并及时向对方当事人提出索赔。（1）需要向人民法院或者仲裁机构请求变更或者撤销合同的，应当在法律规定的期限内提出。1.6.1合同解除（1）合同的解除必须按照《合同法》及本制度的规定办理。对于特殊情况下合同履行过程中的终止，必须及时办理终止手续并填写《合同解除审批单》（表格样式附后），收集终止合同给项目带来的经济损失的证据和资料，为纠纷的处理做好准备。（2）合同终止时，承办部门做好终止记录，收集履行合同过程中所有与合同有关的文件，做好经济往来和结算工作，办理解除合同的手续，并将资料交计财部保存。（1）合同中应当约定合同纠纷处理条款。1.6.4纠纷处理（1）处理方式合同纠纷的主要处理方式：①和解或调解；②仲裁或诉讼。（2）处理原则①合同的纠纷处理优先采用和解或调解方式处理，和解或调解不成的，可选择仲裁或诉讼。②选择仲裁作为解决合同纠纷方式的，应当在合同中约定仲裁条款或者单独签订仲裁协议，明确约定仲裁事项和仲裁机构。③选择诉讼方式解决合同纠纷的，尽量约定具有管辖权的铁路运输法院或具有管辖权的公司法人所在地法院，项目合同约定在公司企业注册地。（1）相关规定①发生合同纠纷后合同承办部门或承办人员应及时报告本单位负责人，并通报计财部，并在其指导下妥善处理纠纷。必要时，相关业务部门应给予协助。②如在合同执行过程中发生纠纷，与合同履行有关的部门应及时分析查明原因，提出解决指导意见并通报计财部，及时与对方协商解决。1.7合同档案管理1.7.1归档（1）计财部建立合同管理台帐和档案，对各承办部门收集、整理、报送的各类合同档案资料进行归档管理，定期做好统计分析。（2）合同履行完毕，合同承办部门向计财部提交备案合同和合同履行的工作报告，经合同审查委员会审查后，及时地将所有合同档案资料装订成册，存档。（1）涉及需要保密的内容，按照保密的规定办理。1.7.2档案内容合同档案主要包括下列资料:（1）谈判笔录、会议记录；（2）对方当事人的法人营业执照（或证书）等的副本复印件；（1）对方当事人的法定代表人或合同承办人员的职务资格证明、个人身份证明、介绍信、授权委托书的原件或复印件；（4）对方当事人的担保人的担保能力和主体资格证明资料的复印件，有关担保文件；（5）双方签订