公司报销管理办法

——公司报销管理办法第一章总则第一条为进一步规范XX公司（以下简称“公司”）经费开支范围、标准及审批程序，依据《借款与报销管理办法》规定，结合公司实际，制订本办法。第二条本办法适用于公司因履行管理职责而发生的日常经费支出及资本性支出。公司经费实行预算目标与过程控制相结合的管理方式。第三条为严肃财经纪律，公司机关职能部门不得向所属单位转嫁应由机关承担的费用。第二章差旅费管理第一节境内出差管理第四条差旅费开支范围包括公司所属单位职工不超过30天（含30天）因公出差、参加培训等发生的城市间交通费、住宿费、出差补助以及相关费用等。第五条公司所属单位员工出差，要明确出差时间、地点和任务。凡能用电话、电传、互联网等通讯工具和网络解决的事项，应尽可能不安排出差。第六条出差实行事前审批制度。到公司管内单位出差，需经部门负责人批准，到公司管外单位出差需经部门负责人、分管领导批准（见附表1）。公司所属单位职工出差返回后，应提交出差报告或及时向派出批准人汇报。第七条差旅费实行预算管理。交通费和住宿费在规定标准内凭据报销；报销差旅费需填制差旅费报销单，经派出批准人审签后，在返回单位后15日内办理报销手续。第二节境内差旅费、交通费报销控制规定第八条职工出差时应按照规定标准乘坐交通工具及相应席别，乘坐交通工具、住宿具体标准见下表：项目等级职务标准火车轮船飞机其他交通工具住宿费限额标准（元/天）一般地区直辖市、省会城市（含计划单列市）总经理、党委书记普通软席，D、G字头一等座二等舱经济舱据实报销400450公司副总经理、三总师、党委副书记、纪委书记、工会主席普通软席，D、G字头一等座二等舱经济舱据实报销350400副三总师、总法律顾问、安全总监、部门正职（含同职级）、教授级高工以上人员硬席车，D、G字头二等座三等舱据实报销220300其他人员硬席车，D、G字头二等座三等舱据实报销200260说明：对于出差地点因季节性（旅游旺季）、国家及地方举办相关会议（活动）等造成当地住宿标准提高的，为确保正常履职需要，可适度提高住宿标准，原则上上浮不超过规定标准的50%（附件2）。出差前，应对出差地住宿标准进行调查，对于拟住宿费用超出规定标准的，经公司主要领导批准后，可按实际发生价格报销住宿费用。公司本部所在地（含管辖区、县）范围内的出差，无出差补助。第九条乘坐交通工具采取经济比选方式，择优选择确定。（一）出差期间严格限制乘坐公务用车。当具备以下条件时，车辆管理部门酌情派出公务用车：1.领导人员现场检查指导工作，距本部700公里以内，需连续到达工点较多，火车交通不便利的。2.出行人数较多、乘坐公务用车可降低交通费用的。3.任务紧急，无法乘坐其他交通工具的。（二）国内出差距离在500公里以内的，原则上不乘坐飞机，选择乘坐火车出行并按职级享受座位等级待遇。（三）不符合乘坐飞机条件而确需乘坐飞机，须办理事前审批（附表3）并履行报销程序手续后方可报销飞机票；不符合乘坐飞机条件（履行事前审批的除外），但飞机票价低于应享受其他交通工具相应待遇的乘坐费用时，可乘坐飞机出行并报销机票；当飞机票价高于应享受其他交通工具相应待遇的乘坐费用时，可按其享受交通工具最高待遇办理，超出部分个人自理；到不通火车地区出差，乘坐长途汽车的，据实报销汽车票。第十条住宿费、交通费报销办法（一）机关人员到项目部出差，原则上住项目宿舍，不报销住宿费；项目人员到机关出差，原则上住机关宿舍，机关宿舍无住宿条件的，也可住机关指定的宾馆，住宿费据实报销。（二）住宿费实行“限额内凭票报销，超支自理”的办法。住宿费发票是报销的凭据，住宿费发票应完整载明住宿人单位名称、住宿单价、数量（天数）、金额、备注栏注明入住人姓名以及入住离店日期等内容。（三）外出参加各种会议的，如会议指定入住地点的，可入住指定地点，报销时必须持会议通知单或文件等凭据方可办理报销审批。（四）职工在公司与公司管内单位（非本部所在地<含管辖区、县>内）之间出差，交通费按实际出差路程的自然天数计算，职工到公司管外单位出差，交通费按实际出差的自然天数计算，每人每天计发交通费30元，包干使用，不再凭据报销。自带交通工具或接待单位提供交通工具的不计发交通费。（五）职工助勤、借调等涉及工作调整的，在途期间的交通费、住宿费、出差补助按照差旅费开支规定执行，在外单位工作期间不报销住宿费和出差补助。（六）职工出差期间，因病或因工伤不能按期返回原工作地时，取得医疗单位证明可支给交通补助，但超过15天后不再支给。（七）参加公司内各种会议均不准回原单位报销会务、资料等额外费用。参加公司外会议如发生会务、资料等额外费用的，须经分管领导、总会计师、总经理批准后，方可报销。第十一条伙食补助标准（一）企业负责人到本企业所在市区外出差，按实际出差天数，每人每天发放出差补助60元（含交通、出差补助）。到所属项目出差的，不发放出差补助。（二）其余人员到公司管外单位出差的伙食补助费，按出差自然（日历）天数实行定额包干，每人每天补助标准50元；到公司管内单位（非本部所在地<含管辖区、县>内）出差，原则上有食堂的在食堂就餐，并按每人每天10元标准缴纳伙食费用，出差伙食补助费按出差路程的自然（日历）天数实行定额包干，每人每天补助标准50元；无食堂则按出差自然（日历）天数实行定额包干，每人每天补助标准50元。出差人员不得报销出差期间其自身发生的餐费及餐费性质的支出；出差人员因非工作需要开支的一切费用均由个人自理。（三）参加股份公司及局里举办的各种短期培训班学习、会议，根据举办单位培训通知，时间在15天(含)以内（含在途期间）的，每人每天补助50元，时间超过15天的，按超过天数减半计发伙食补助费。职工在居住地学习不发伙食补助，不报销宿费。（四）出差人员乘坐火车在途期间，连续乘车超过12小时(含12小时)的，可凭车票每满12小时，加发50元伙食补助费。（五）职工出差期间，因病或因工伤不能按期返回原工作地时，取得医疗单位证明可支给伙食补助，但超过15天后不再支给。第十二条其他相关事项（一）参加与从事岗位不相关的职称学习、考试，不予报销任何考试费用。（二）参加与从事岗位相关的学习、考试，在考试通过取得相关考试合格证书或毕业证书后，凭相关合格证书，并根据考试要求通过的期限，报销期限内的交通费和相关培训费。（如：二级建造师需要在两年内完成考试，考试通过后，凭考试合格证书，可报销两年内用于考试的交通费用和培训费用。2017年发生的不符合上述规定的相关报销，原数退回。）（三）机关职工户籍不在成都本地（非本部所在地<含管辖区、县>内），每年可以报销1次交通费，但不能报销住宿费及相关补助。（四）项目职工休假一个季度仅报销1次交通费，过期不补且不可叠加。项目职工每年可以报销4次交通费，但不能报销住宿费及相关补助。第十三条未使用卧铺补助乘坐卧铺条件职工出差夜间（指20时至次日7时之间，下同）连续（指乘一趟列车）乘坐挂有运营卧车的列车，时间在6小时及以上（按列车时刻表计算），或连续乘车（乘一趟列车，不分白天夜间，不论是否挂有卧车）时间超过12小时的，符合乘坐卧铺条件。（二）未使用卧铺补助标准乘坐火车符合乘坐卧铺条件而不乘卧铺的（不分列车、席别等级），均按直快列车硬席座位票价的60%计发未使用卧铺补助。第十四条职工趁出差或调动工作之便，事先经单位领导批准就近回家省亲办事的，其绕道车、船费，扣除出差直线单程车、船费，多开支的部分由个人自理，扣除标准按出差目的地与单位所在地之间直线单程车、船费(本人乘坐标准)计算。如果绕道车、船费少于直线单程车、船费(本人乘坐标准)时，凭车、船票据实报销。绕道和在家期间不发出差伙食补助费、住宿费和市内交通费。第十五条原则上只报销由人事部门下达正式人事令人员发生的差旅费用。确因工作需要，抽调非本公司人员出差的，其住宿和交通费经分管领导、总经理审批后可在本公司报销，同时计入部门预算指标，不增加经费预算。第十六条职工调动工作的交通费、住宿费、伙食补助费，除按以上有关规定执行外，其他开支按下列规定办理：（一）同居的父母、配偶、十六周岁以下的子女和必须赡养的家属，随同调动时所需的交通费、住宿费和伙食补助费，均按被调动人员的标准报销。已满十六周岁的子女随同调动的各项费用，按一般职工标准报销。（二）夫妇双方都是公司内部职工而又同时调动的，其交通费、住宿费均按职务高的一方的标准报销。（三）职工调动工作，不得乘坐飞机。（四）职工调动工作的行李、家具等托运费，不分职工和家属，每人在不超过500公斤的范围内按实报销（其中：生活上急需的物品，每人可在50公斤的范围内托运快件），超过部分由个人自理。个人的书籍、仪器运费，可在以上限量之外凭据报销。行李、家具等包装费用，均由个人自理。职工调动工作可以使用集装箱托运行李、家具等，但是报销的金额应以上述规定行李重量的运费为限，超过部分自理。集装箱内如装有个人的书籍、仪器，因其运费无法分开计算，不得作为限量之外报销。（五）职工调动时，本人及其同行家属的差旅费（包括行车运费），由调入单位按合理路线、规定标准计算支付。第十七条其他规定市内办理公务发生的市内交通费（乘坐出租车、公交车或驾驶自家车等），不予报销，特殊情况经总经理签字后报销。第三章经费预算的编制及审批第十八条根据公司预算管理要求，遵照“合理必需、勤俭节约”原则，以年度工作计划为基础编制公司年度经费预算。第十九条经费预算由经费发生的主责部门配合财务部门共同编制。（一）经费主责部门是指按照职责分工，对有关单项费用负有统管责任的职能部门。经费主责部门负责组织有关职能部门编制单项经费预算（详见附表5《本部单项经费主责分工表》）。（二）部门经费预算采用零基预算编制方法，即根据预算年度内的工作任务、在编人员数量、费用标准等基本条件编制年度经费预算。上年经费预算节余不得转入下年预算。第二十条经费预算的编制与审批程序（一）财务部组织召开会议，提出下年度经费预算编制要求；（二）经费主责部门提出单项经费标准，经主责部门分管领导审核后，报财务部门核定标准；（三）经费主责职能部门根据经费标准编报单项经费预算；（四）经费预算经公司财务部审核后，提交公司总经理办公会议审批；（五）公司财务部根据公司总经理办公会议审议结果，向经费主责职能部门下达年度经费预算；（六）经费主责部门根据费用性质将职能部门可以控制的单项经费预算进行分解（具体需分解的经费详见附表6），并向相关职能部门下达《部门（项目）年度经费预算通知书》；（七）由职能部门发生，但不能予以分解的费用列入主责部门经费预算《部门年度经费预算通知书》（见附表7）。（八）经费预算的编制与审批时间按照公司全面预算管理办法执行。第二十一条经费预算经总经理办公会议审议通过后，原则上不作调整。但因预算编制基础发生重大变化导致实际支出与年初预算产生重大偏离时，应严格按照预算编制及审批程序调整预算。第四章经费的日常管理第二十二条经费按照“预算管理、归口负责、过程控制、定期反馈、年度评价”原则进行管理。第二十三条原则上不得突破经公司总经理办公会议审议后由财务部门下达的年度经费预算。第二十四条根据《XX九局成都分公司全面预算管理办法》要求及《会计基础工作规范》，坚持经费支出在预算指标内审核报销的原则，超预算及预算外费用原则上不予报销。第二十五条主责部门负责统管单项经费的日常监督，通过建立费用开支台账实施经费进度控制。每季度应对经费预算执行偏离度较大的经费项目进行分析，查找经费预算节超原因并提出改进措施，于季末15日内以电子文档形式编制《经费预算执行情况分析报告》报送财务部门。第二十六条财务部门及时掌握经费预算的执行情况，查找经费管控薄弱环节，督促相关部门整改，确保年度预算目标实现。第二十七条为保证经费支出的严肃性，公司将定期或不定期组织审计、纪委等部门对各部（室）、项目部经费开支的真实性、合法性进行专项检查，并及时通报检查结果。第二十八条涉及需订立合同的经费项目，在费用发生前须由法律事务部门、财务部门、主责部门对有关合同进行评审。合同评审通过后，主办部门方可签订合同。费用首次报销时需附合同原件。第五章审批流程第二十九条公司机关报销流程各部（室）费用报销审批的基本流程：1.部（室）报销人填写费用报销单，做到要素填写齐全、粘贴整齐有序；2.部（室）负责人审核并加盖部门公章；3.分管领导审批；4.财务部计算、稽核；5.财务部长审批；6.总会计师审批；7.总经理审批；8.部（室）报销经办人到财务部报销。第三十条项目部报销流程1.项目报销人填写相关的费用报销单，做到要素填写齐全、粘贴整齐有序；2.项目部部（室）负责人审核；3.项目会计稽核；4.项目财务部长（主管）审核；5.项目领导审批；6.项目分管领导审批7.报销人到项目财务部报销。第三十一条备用金报销参照《XX公司备用金管理办法》执行，招待费报销参照《关于明确业务招待费用报销的相关要求》执行，会议费报销需提供会议通知和会议签到薄。第三十二条报销审批流程费用报销审批流程执行预算控制，实行系统分级管理。发生日常经费支出及资本性支出时，经办人员应按领导分工和部门职责履行审批程序。（一）预算内包干经费1.经办人报销时，应按要求填制报销单，部门负责人审批由财务部门审核，并经财务部长、分管领导、总会计师、总经理审批后办理报销手续。业务招待费、飞机票应严格控制，实行分管领导、总经理事前审批制度（附表2、3）。在报销招待费用时，据实粘贴发票及消费明细单据，并注明接待对象、接待事由、陪客人数等基本信息。业务招待费、飞机票经分管领导、总会计师、总经理审批后方予以报销。2.电话通讯费，按规定限额内凭据报销。通讯费发票必须为本人姓名;职工通讯费发票需按月打印，每两月按部门统一报销。职工月出勤天数（含正常休息、休假）不足三分之二的不发。职工住宅电话费不报销。财务部负责通讯费报销台账的建立。公司通讯费报销标准见下表：公司通讯费报销（支付）标准表单位：元公司报销人员移动电话项目报销人员移动电话领导班子正职6600/年项目正职300/月领导班子副职5500/年项目副职、副三总师、安全总监200/月副三总师、纪委副书记、总法律顾问、安全总监260/月项目各部门负责人150/月各部（室）部长（主任）200/月职员100/月各部（室）副部长（副主任）150/月见习生50/月其他人员100/月其他人员50/月（二）专项经费预算部（室）、项目报销经办人按要求填制报销单，经由部门负责人（项目经理）审核、公司分管领导、财务部稽核、财务部长、总会计师、总经理审批后，办理报销手续。（三）预算外经费部（室）、项目确需发生预算外经费，由部（室）报销经办人提出申请（见附表8），部（室）负责人（项目经理）确认，经公司分管领导、财务部、总会计师，总经理审批后，办理报销手续。第三十三条资本性支出（一）以固定资产购买为主的资本性支出，由公司统一管理，按照局批复的固定资产购置计划执行，项目不得自行购置固定资产。（二）公司物机部、综合部、工管部分别为施工用固定资产、办公用固定资产归口管理部门。（三）资本性支出报销审批程序：公司经办人填写报销审批单后附批复的购置计划、购置报告和新建(购置)固定资产验收交接记录，由部（室）负责人审核、分管领导、财务部长、总会计师、总经理审批。第六章分析与评价第三十四条部（室）经费支出按照全年预算进行分解，以季度为控制节点，超预算则停止办理费用的报销。第三十五条为加强经费的使用监督，财务部在年终结束后一个月内，向各部门通报经费开支情况。并对年度包干经费使用情况进行考核，考核结果向总经理办公会议通报。监督与处罚第三十六条财务审核人员要严格审核费用报销票据的真实行、合法性，要严格执行费用报销审批流程，实行财务计算人、稽核人、负责人等工作岗位的不相容职务分离。为保证经费支出的严肃性，公司将定期或不定期组织审计部、监察人员等对公司经费开支的真实性、合法性进行专项检查，并及时通报检查结果。第三十七条报销人存在营私舞弊、弄虚作假；部门负责人等领导人员在资料不全、原始凭证不充分、项目不真实的情况下签名准予报销等违规、违纪行为，财务部门不予报销。对已经报销的，应退回违规报销金额，对报销人和部门负责人进行追责。财务审核人员在费用报销中因审核不严或擅用职权受理违规费用报销，给企业造成损失的，对相关财务人员进行追责。第八章附则第三十八条本办法由财务部负责修订和解释。第三十九条本办法自2017年11月30日起施行。附表：1.出差事前审批表2.住宿费支出事前审批表3.招待费支出事前审批表4.飞机票支出事前审批表5.专项经费主责情况表6.单项经费标准（模板）7.部门年度经费预算通知书（模板）8.预算外（超预算）支出调整计划审批表附表1出差事前审批表出差人部门职名出差任务拟于月日至月日，前往。出行方式：。部门负责人：年月日分管领导：年月日经办部门：经办时间：经办人：顺号项目预计发生金额分管领导审批签字总经理审批签字费用列支单位备注：部门预算内其他领导费用（行办）1住宿费附表2住宿费支出事前审批表注：费用列支单位栏的填列，由分管领导在“部门预算内”、“其他”、“领导费用（行办）”栏划√以示列入去向。附表3招待费支出事前审批表经办部门：经办时间：经办人：招待对象：招待人数：陪客人数：顺号项目预计发生金额分管领导审批签字总经理审批签字费用列支单位备注：部门预算内其他领导费用（行办）1招待费注：费用列支单位栏的填列，由分管领导在“部门预算内”、“其他”、“领导费用（行办）”栏划√以示列入去向。经办部门：经办时间：经办人：顺号项目预计发生金额分管领导审批签字总经理审批签字费用列支单位备注：部门预算内其他领导费用（行办）1乘坐飞机附表4飞机票支出事前审批表注：费用列支单位栏的填列，由分管领导在“部门预算内”、“其他”、“领导费用（行办）”栏划√以示列入去向。附表5专项经费主责分工表序号主责部门单项经费项目1党委工作部学习资料费*、党委活动经费等2综合部资质费用、认证外审费、集体代办费、QC费用、各种协会、商会性团体会费*诉讼费办公设备（非网络类）维修费、办公用品（含文具用品、会议用品等低值易耗品等）、办公楼使用费（含水电汽能耗、物业管理、维修费等）、车辆使用费、会议费*、公司办公用房租赁费、印刷费*、办公电话费、花卉费、房租补贴、劳动保护费、体检费、职工后勤保障等费用广告费、宣传费3人力资源部职工教育培训经费*、职工个人取暖费职工薪酬费用（工资及奖金、社会保险金、各种具有工资性质的货币化津贴和补贴）、防暑降温费、节日福利、劳务费、职业技能鉴定及高技能人才评价管理费用等4财务部业务招待费*、差旅费*、审计费、评估费、固定资产折旧费、无形资产摊销费、税金、保险费用、通讯费*、市内交通费*等投资、融