001 XS-QEP001 文件及资料管理程序

1.目的规定管理体系文件编写及格式通用要求，为管理体系文件及技术资料的识别和有效控制提供准则。.适用范围适用于对公司管理体系文件的编制和修改以及公司技术资料的管理。.文件标识文件的标识一般有以下5部分组成：.公司标识，只在文件抬头贴公司Logoo.文件名及编号，对应使用，应是唯一性，如“文件及资料管理程序”。.版本标识，由“英文字母”组成，用于确认文件的修改状态，如“A/0”。.生效日期，应与文件“编写日期”和“修改日期”区分。.页码，用于识别多页文件的完整性，如“第1页，共3页”。.文件体系文件体系一般分为四层面:＞公司管理手册；＞程序文件；＞作业指导书（包含检验规范及技术类文件）;＞记录表单5.文件编号规则5.文件编号规则程序文件XS-程序文QEP-m管理手册XS-QEM-XXX文件代号（三码）QP：质量EP：环境QEP：质量环境通用程序文件公司代码其他文件程序文件XS-程序文QEP-m文件类别（二位）匚文件序号（三位）公司代号（二或）公司代号（二或）文件类别（二位）公司代号（二或）公司代号（二或）公司代号（二或）部门代号（二码）＞文件类别如下表:公司代号（二或）文件类型文件代码文件类型文件代码文件类型文件代码

管理手册QEM质量程序文件QP物料结构清单B0M质量/环境程序文件QEP环境程序文件EP工程变更单ECN作业指导书WI表单记录FM6.部门代号规定.文件版本升级规则由A为第一版,修改后顺次为A/l、A/2、A/3、A/4、A5、A6,后为B……（即每改过部门代码部门代码行政部AD生产部PD生管部PM仓库部SW财务部AC管理层GM品管部QA6次后或修改幅度大于10%以上，英文字母有更改）表格格式每修订一次，顺次提升版次号（从0开始）。作业指导文件和其它作业文件及记录，直接在所在页修改即可。.文件的编制、审核、批准识别及权限每份文件的编制、审核、批准统一放在该文件的封面页。编制、审核、批准权限表：文件类别编制审核批准管理手册行政部管理代表总经理程序文件相关人员部门主管/经理管理代表作业指导书相关人员部门主管部门主管技术资料相关人员部门主管工场管理经理表单记录文控中心行政部主管管理代表管理职责行政部管理代表总经理物料结构清单相关人员部门主管工场管理经理9.管理文件及技术资料控制流程/废止

流程职责工作要求相关文件/记录（开始）1文件制订/修正发放审批原版文件判定：《文件管文件发放文件处理

回外/作废人/DCC人员相关单位一需受控，登录《文件管理清单》文件发放文件处理

回外/作废人/DCC人员相关单位一需受控，登录《文件管理清单》一不需受控不盖章；登录《文件管理清单》依审批权限理清单》相关人员依审批权限文件发放受控原文件复制件《文件发审批L人---需受控放一览表》/DCC1、加盖“受控”章；2、作文件发放记录。不需受控1、不盖章；2、可不作发放记录；《文件发DCC人员由DCC人员填写《文件分发一览表》，并要求需求部门签认。放一览表》只有“受控”复制文件及原版文件在更改或《文件发DCC人员失效后要进行控制；一“受控”复制文件失效的一般及时销毁或回收的，不作保留；特殊时需保留需盖“作废”章；一原版文件失效后盖“作废”章以标记。放一览表》1文件分类及定义管制文件：须随时保持最新资料并有分发及签收记录，且无效的文件须依规定收回、撤销；参考文件：与管理体系有直接关系但仅作参考使用时称为参考文件，它是非管制文件中的一种；外来文件：管理体系有关的外来图纸、资料、国家/国际标准、行业标准、法律、法规等必须的外来文件需得到管控；员工手册：是公司建立员工管理体系，落实公司宗旨及管理目标及其它最基本的文件，其目的在于提供一套执行与维持管理体系运作有效性及适应性的基本指导纲要原则及行为准则；★程序文件：程序文件是公司各项要素中重点描述的文件，是管理体系各重要作业程序的运作文件，这一类的作业通常都为跨部门性质的作业。说明各项作业内容透过流程步骤加以阐述出来，以利各项作业的进行和管制；形成程序的文件可以是一个文件包含所需的要素，也可以是一个要素分布在若干文件中的形式来描述；★作业指导书、规范书等：程序文件中内容所延伸引用的操作性文件，是管理体系各重要作业程序的运作文件，这一类的作业通常都为单一部门性能的作业；★表单及记录：包括各类记录表格、图表。经过作业产生的图表、原始记录等各类表单由程序文件或作业文件产生，它是记载有关管理体系落实执行情形及维持系统运作的佐证资料所使用的空白表格。在此表格记载相关资料后，可以作为证明管理体系执行的证据。0.2文件发行文控中心按管制文件使用部门需求状况分发至使用部门。现场使用文件由文控中心复印所需份数，并在管制文件（副本）首页盖上“管制文件”章,并填制《文件分发一览表》分发至使用部门（若需单页使用的第X页作业文件必须逐页盖章方有效）；发至外发加工商的文件一律交直接联系部门签收，由该部门负责与加工商联系。参考文件经审批后，各部门在文控中心加盖“参考文件”章发行..3文件补发★文件因损坏或遗失或有增加使用份数的必要时，必须填写《文件补发申请单》或以内部联络的形式经申请部门主管审核，管理者代表批准后依10.2发行。10.4文件变更其审核、批准、登录与发行程序同原文件；工程图纸的局部小变更由责任者填写《文件变更申请单》经部门主管/经理批准后,文控中心收回变更。变更时，可由责任者直接在图纸上作变更并更改该图纸的修订次数，变更后交部门主管/经理审核后，交文控中心发行。文控中心分发新版文件即时收回失效版次文件，并更新《文件管理清单》，现场使用文件需由文控中心收回旧版文件（页），每页加盖“作废”章后依实际情况予以保留或销毁，如需保存的失效文件应于失效文件每一页盖上“作废”章，列册归档。参考文件的变更与作废由各部门自行处理，不经文控中心。5技术资料及外来文件之管理技术人员应保证客户所有的工程标准/规格和变更及时评审必须在10天内完成；客户所有的工程标准/规范及其变更资料需要经工程主管批准后，方可分发和执行；技术人员在发出变更资料之前，必须对变更前后的情况予以了解，注明工程变更生效日期，工程变更必须留下实施日期的记录，依照相关规定执行，如工程变更影响客户要求,必要时需要客户批准；外来文件的制订与变更由文件来源单位决定；以电子邮件或传真方式进入公司的外来文件，由文控中心收文并按收文时间进行流水编号，存档在电脑内部网络上，必要时可打印分发，其它方式进入公司的外来文件由相对应的窗口部门收文，并转交文控中心统一登录保管，如需要发放时,则加盖〃外来文件〃印章,给予发放,并做好发放记录；外来文件的编码：若该外来文件有编号，则沿用原有编号，若无编号文控中心对该文件予以编号；外来文件版次号依原件版次;若原件无版次号则按本流程执行；外来文件的发行及变更后的处理同其他作业文件。文件的保管★文件保存时应确保文件保持整洁清晰，易于识别和检索；★作废的原件由文控中心予以明显标示，并与有效文件分开管理。法律、法规文件的获取企业各部门在质量管理体系、环境管理体系实际运行过程中及时将收集到的国家、行业、地方的质量管理体系、环境管理体系相关的法律、法规及其他要求传递至行政部，并整理出符合本公司的《法律法规及其他要求登记表》。1072行政部可以通过以下途径获取最新的与质量管理体系、环境管理体系相关的法律、法规及其他要求：1、新华书店；2、环保局法规处；3、市质量技术监督局情报所；4、同行业的信息；6上网查询；7上级文件。其中主要的获取渠道为上网查询，行政部要每