工程项目管理课件G

第八章信息管理

第一节概述第二节工程项目报告系统第三节工程项目管理信息系统第四节工程项目文档管理第五节计算机在项目管理中的应用一般了解：工程项目报告系统结构、项目管理信息系统结构、项目文档管理、项目管理软件的主要功能。一般理解：重点掌握： to第一节概述一、项目中的信息流二、项目中的信息三、项目信息管理的任务四、现代信息科学带来的问题to一、项目中的信息流1．工作流。2．物流。3．资金流。4．信息流。这四种流动过程之间相互联系，相互依赖又相互影响，共同构成了项目实施和管理的总过程。在这四种流动过程中，信息流将项目的工作流、物流、资金流，将各个管理职能、项目组织，将项目与环境结合在一起。它不仅反映，而且控制，指挥着其他三种流。项目中的信息流包括两个最主要的信息交换过程：1．项目与外界的信息交换。项目作为一个开放系统，它与外界有大量的信息交换。2．项目内部的信息交换，即项目实施过程中项目组织者因进行沟通而产生的大量的信息。return二、项目中的信息(一)信息的种类：1，项目基本状况的信息。2．现场实际工程信息，3．各种指令、决策方面的信息。4．其它信息。(二)信息的基本要求：1．专业对口。2．反映实际情况。3．及时提供。4．简单，便于理解。(三)信息的基本特征

1．信息载体通常有：(l)纸张，如各种图纸、各种说明书、合同、信件、表格等；(2)磁盘、磁带，以及其他电子文件；(3)照片，微型胶片，X光片；(4)其它，如录相带、电视唱片、光盘等；return(三)信息的基本特征

2．选用信息载体，受如下几方面因素的影响：(l)不同的载体有不同的介质技术和信息存取技术要求。(2)项目信息系统运行成本的限制。(3)信息系统运行速度要求。(4)特殊要求。(5)信息处理和传递技术和费用的限制。3．信息的使用有如下说明：(l)有效期(2)使用的目的(3)信息的权限4．信息的存档方式。return三、项目信息管理的任务1．组织项目基本情况的信息，并系统化，编制项目手册。2．项目报告及各种资料的规定。3．按照项目实施、项目组织、项目管理工作过程建立项目管理信息系统流程，在实际工作中保证这个系统正常运行，并控制信息流。4．文档管理工作。return四、现代信息科学带来的问题现代信息技术，特别是计算机联网、电子信箱、Intenet网的使用，造成了信息高度网络化的流通。这不仅表现在项目内部，而且还表现在项目和企业及企业各职能部门之间。例如：企业财务部门直接可以通过计算机查阅项目的成本和支出，查阅项目采购订货单；子项目负责人可直接查阅库存材料状况；子项目或工作包负责人也许还可以查阅业主已经作出的但尚未推行(详细安排)的信息，则形成了如图18-l所示的信息流通。（一）现代信息技术对现代项目管的促进作用1．现代信息技术加决了项目管理系统中的信息反馈速度和系统的反应速度，人们能够及时查询工程的进展情况的信息，进而能及时地发现问题，及时作出决策。2．信息的可靠性、项目的透明度增加，人们能够了解企业和项目的全貌。3．总目标容易贯彻，项目经理和上层领导容易发现问题。4.信息的可靠性增加。5．比较传统的信息处理和传输方法，现代信息技术有更大的信息容量。6．使项目风险管理的能力和水平大为提高。7．现代信息技术使人们更科学，更方便地进行如下类型的项目的管理。return1、需要有效的管理系统和管理的规范化；2、无法获得的软信息；3、较少的人性化。(二)可能带来的问题第二节节工工程程项目目报告告系统统一、工程项项目中中报告告的种种类二、报告的的作用用三、报告的的要求求四、报告系系统to一、工工程项项目中中报告告的种种类按时间间可分分为日日报、、周报报、月月报、、年报报；针对项项目结结构的的报告告，如如工作作包、、单位位工程程单项工工程、、整个个项目目报告告；专门的的内容容的报报告，，如质质量报报告、、成本本报告告、工工期报报告；；特殊情情况的的报告告，如如风险险分析析报告告、总总结报报告、、特别别事件件报告告等；；状态报告，比比较报告等。。return二、报告的作作用1．作为决策的的依据。2．用来评价项项目，评价过过去的工作以以及阶段成果果。3．总结经验，，分析项目中中的问题。4．通过报告去去激励各参加加者，让大家家了解项目成成就。5．提出问题，，解决问题，，安排后期的的计划。6．预测将来情情况，提供预预警信息。7．作为证据和和工程资料。。return三、报告的要要求1．与目标一致致。2．符合特定的的要求。3．规范化、系系统化。4．处理简单化化，内容清楚楚，各种人都都能理解，避免造成理解解和传输过程程中的错误。。5．报告的侧重重点要求。return工程项目管理理第四十五讲讲四、报告系统统在项目初期，，在建立项目目管理系统中中必须包括项目的报告系系统。这要解解决两个问题题：1．罗列项目过过程中应有的的各种报告，，并系统化；；2，确定各种报报告的形式、、结构、内容容、数据、采采颓和处理方方式，并标准准化。报告的设计事事先应给各层层次的人们列列表提问：需要什么信息息?应从何处来?怎样传递?怎样标识它的的内容?最终，建立报报告目录表。。报告名称报告时间提供者ABCD接收者四、报告系统统报告系统最基基础的是原始始资料，它来来源于工程活活动，包括工程程活动的完成成程度、工期期、质量、人人力、材料消耗耗、费用等情情况的记录，，以及试验验验收检查记录录。它应一次次性收集，以以保证相同的的信息，相同同的来源。上层的报告应应由上述职能能总结归纳，，按照项目结结构和组织结结构层层归纳纳、浓缩，作作出分析和比比较，形成金金字塔形的报报告系统(见图18-2)。这些报告是是由下而上上内容不断断浓缩的(见图18-3)。return图18-2return图18-3return四、报告系系统项目月报是是最重要的的项目总体体情况报告告，它的形形式可以按按要求设计计，但内容容比较固定定。通常包包括：1．概况2．项目进度度详细说明明3．预计工期期计划4．按部分工工程罗列出出各个负责责的施工单单位5.项目组织状状况说明return第三节项项目管理理信息系统统一、概述二、项目管理信信息系统的的建立过程程三、项目管理信信息系统总总体描述to一、概述项目管理中中，信息、、信息流通通和信息处处理各方面面的总和称称为项目管管理信息系系统。管理信息系系统是将各各种管理职职能和管理理组织沟通通起来并协协调一致的的神经系统统。建立管管理信息系系统，并使使它顺利地地运行，是是项目管理理者的责任任，也是他他完成项目目管理任务务的前提。。项目经理作作为一个信信息中心，，他不仅与与每个参加加者有信息息交流，而而且他自己己也有复杂杂的信息处处理过程。。不正常的的项目管理理信息系统统常常会使使项目管理理者得不到到有用的信信息，同时时又被大量量无效信息息所纠缠，，而损失大大量的时间间和精力，，也容易使使工作出现现错误，损损失时间和和费用。项目管理信信息系统有有一般信息息系统所具具有的特性性。它的总总体模式如如图18-4所示。returnreturn二、项目管管理信息系系统的建立立过程项目管理信信息系统的的建立要确确定如下几几个基本问问题：1．信息的需需要2．信息的收收集和加工工3．编制索引引和存贮。。4．信息的使使用和传递递渠道。return三、项目管管理信息系系统总体描描述1．项目参加者者之间的信信息流通2．项目管理职职能之间的的信息流通通3．项目实施过过程的信息息流通return1.项目参加者者之间的信信息流通例如，在项项目实施过过程中，业业主需要如如下信息：：(l)项目实施情情况月报，，包括工程程质量、成成本、进度度总报告；；(2)项目成本和和支出报表表，一般按按分部工程程和承包商商作成本和和支出报表表；(3)供审批用的的各种设计计方案、计计划、施工工方案、施施工图纸、、建筑模型型等；(4)决策前所需需要的专门门信息、建建议等；(5)各种法律、、规定、规规范，其它它与项目实实施有关的的资料等。。业主提出：：(l)各种指令，，如变更工工程、修改改设计、变变更施工顺顺序、选择择分包商等等；(2)审批各种计计划、设计计方案、施施工方案等等；(3)向董事会提提交工程项项目实施情情况报告。。东南大学远远程教育工程项目管管理第四十六讲讲主讲教师：：成虎项目经理通通常需要：：(l)各项目管理理职能人员员的工作情情况报表、、汇报、报告告、工程问问题请示；；(2)业主的各种种口头和书书面的指令令，各种批批准文件；；(3)项目环境的的各种信息息；(4)工程各承包包商，监理理人员的各各种工程情情况报告、、汇报、工工程问题的的请示。项目经理通常常作出：(l)向业主提交各各种工程报表表、报告；(2)向业主提出决决策用的信息息和建议；(3)向社会其它方方面提交工程程文件。这些些通常是按法法律必须提供供的，或为审审批用的；(4)向项目管理职职能人员和专专业承包商下下达各种指令令，答复各种种请示，落实实项目计划，，协调各方面面工作等。return2.项目管理职能能之间的信息息流通项目管理系统统由许多子系系统构成，如如计划子系统统、合同子系系统、成本子子系统，质量量和技术子系系统等。它们们共同构成项项目管理系统统。例如在前面图图1l-4所示的管理工工作流程中，，可以认为它它不仅是一个个工作流程，，而且反映了了一个管理信信息的流程，，反映了各个个管理职能之之间的信息关关系。按照管理职能能划分，可以以建立各个项项目管理信息息子系统。例例如成本管理理信息系统，，合同管理信信息系统，质质量管理信息息系统，材料料管理信息系系统等。它是是为专门的职职能工作服务务的，用来解解决专门信息息的流通问题题。成本计划可由由图18-5表示。合同分析的信信息流程可由由图18-6表示。returnreturnreturn第四节工工程项目目文档管理一、文档管理的任任务和基本要要求二、项目文件资料料的特点三、文档系统的建建立to一、文档管理理的任务和基基本要求文档管理指的的是对作为信信息载体的资资料进行有序序地收集、加加工、分解、、编目、存档档，并为项目目各参加者提提供专用的和和常用的信息息的过程。文文档系统是管管理信息系统统的基础，是是管理信息系系统有效率运运行的前提条条件。文档系统有如如下要求：1.系统性性，即即包括括项目目相关关的，，应进进入信信息系系统运运行的的所有有资料料。事事先要要罗列列各种种资料料并进进行系系统化化。2.各个文文档要要有单单一标标志，，能够够互相相区别别，通通常通通过编编码区区别。。3.文档管管理责责任的的；落落实，，即有有专门门人员员或部部门负负责资资料工工作。。对具体体的项项目资资料要要确定定具体体的问问题(见图18-7)。4．内容容正确确、实实用，，在文文档处处理过过程中中不失失真。。return图18-7return二、项项目文文件资资料的的特点点资料是是数据据或信信息的的载体体。在在项目目实施施过程程中资资料上上的数数据有有两种种(见图18-8)：1．内容容性数数据2．说明明性数数据三、文文档系系统的的建立立(一)资料特特征标标识(编码)1．有效效范围围2．资料种种类3．内容和和对象象4．日期／／序号号这里必必须对对每部部分的的编码码进行行设计计和定定义。。例如如某工工程用用l1个数码码作资资料代代码，，见图图l8-9。(二)索引系系统为了资资料使使用的的方便便，必必须建建立资资料的的索引引系统统，它它类似似于图图书馆馆的书书刊索索引。。项目相相关资资料的的索引引一般般可采采用表表格形形式。。在项项目实实施前前，它它就应应被专专门设设计。。表中中的栏栏目应应能反反映资资料的的各种种特征征信息息。不不同类类别的的资料料可以以采用用不同同的索索引表表，如如果需需要查查询或或调用用某种种资料料，即即可按按图索索骤。。例如信信件索索引可可以包包括如如下栏栏目：：信件件编码码，来来(回)信人，，来(回)信日期期，主主要内内容，，文档档号，，备注注等。。这里要要考虑虑到来来信和和回信信之间间的对对应关关系，，收到到来信信或回回信后后即可可在索索引表表上登登记，，并将将信件件存入入对应应的文文档中中。索引和和文档档的对对应关关系可可见图图18-10。returnreturn第五节节项项目管管理中中的软软信息息一、软信息息的概概念二、软信息息的作作用三、软信息息的特特点四、软信息息的获获取五、现在要要解决决的问问题return一、软软信息息的概概念有许多多信息息是很很难用用信息息形式式表达达和通通过正正规的的信息渠渠道沟沟通的的。这这主要要是反反映项项目参参加者者的心心理行为为，项项目组组织状状况的的信息息。例例如：：参加者的的期望和和管理者者的工作作作风、、对项目目工作的的兴趣；；各工作人人员的积积极性；；项目的软软环境状状况；项目的组组织程度度及组织织效率；；项目组织织与环境境，项目目小组与与其它参参加者，，项目小小组内部部的关系系；业主或上上层领导导对项目目的态度度、信心心和重视视程度项目小组组精神；；组织约约束程度度；项目实施施的秩序序程度等等。它们无法法或很难难定量化化，甚至至很难用用具体的的语言表表达。return二、软信信息的作作用软信息在在管理决决策和控控制中起起着很大大的作用用。它能更快快、更直直接她反反映深层层次的，，带根本本性的问题题。它也也有表达达能力，，对项目目组织、、项目参参加者行行为状况况的反映映，能够够预见项项目的危危机，可可以说它它对项目目未来的的影响比比硬信息息更大。。它能够直直接揭示示问题的的实质，，根本原原因。而而通常的的硬信息息只能说说明现象象。在项目管管理的决决策支持持系统和和专家系系统中，，必须考考虑软信信息的作作用和影影响，通通过项目目的整体体信息体体系来研研究、评评价项目目问题，，作出决决策，否否则这些些系统是是不科学学的，也也是不适适用的。。软信息还还可以更更好地帮帮助项目目管理者者研究和和把握项项目组织织，造成成对项目目组织的的激励。。在趋向向分析中中应考虑虑硬信息息和软信信息，描描述必须须与目标标系统一一致，符符合特定定的要求求。return三、软信信息的特特点1．软信息息尚不能能在报告告中反映映或完全全正确的的反映，，缺少表表达方式式和正常常的沟通通渠道。。2．由于它无无法准确确地描述述和传递递，所以以它的状状况只能能由各自自领会，，仁者见见仁，智智者见智智，不确确定性很很大，这这便会导导致决策策的不确确定性。。3．由于很难难表达，，不能传传递，很很难进入入信息系系统沟通通，则软软信息的的使用是是局部的的。真正正有决策策权的上上层管理理者(如业主、、投资者者)由于不具具备条件件(不参与实实际操作作)，所以无无法获得得和使用用软信息息，因而而容易造造成决策策失误。。4．软信息息目前主主要通过过非正式式沟通来来影响人人们的行行为。例例如人们们对项目目经理的的专制作作风的意意见和不不满，互互相诉说说，以软软抵抗对对待项目目经理的的指令、、安排。。5．软信息息必须通通过人们们的模糊糊判断，，通过人人们的思思考来作作信息处处理，常常规的信信息处理理方式是是不适用用的。return工程项目目管理第四十七七讲四、软信信息的获获取目前由于于在正规规的报告告中比较较少地涉涉及软信信息，它又不能能通过正正常的信信息流通通过程取取得，而而且即使获得得也很难难说是准准确的，，全面的的。它的的获取方方式通常常有：1．观察。。通过观观察现场场以及人人们的举举止、行行为、态态度，分分析他们们的动机机，分析析组织状状况；2．正规的的询问，，征求意意见；3．闲谈、、非正式式沟通；；4．要求下下层提交交的报告告中必须须包括软软信息内内容并定定义说明明范围。。这样上上层管理理者能获获得软信信息，同同时让各各级管理理人员有有软信息息的概念念并重视视它。return五、尚待待解决的的问题项目管理理中的软软信息对对决策有有很大的的影响。。但目前前人们对对它的研研究尚远远远不够够，有许许多问题题尚未解解决。例例如：1.项目管理理中，软软信息的的范围和和结构，，即有哪哪些软信信息因素素，它们们之间有有什么联联系，进进一步可可以将它它们结构构化，建建立项目目软信息息系统结结构。2．软信息息如何表表达、评评价和沟沟通。3．软信息息的影响响和作用用机理。。4．如何使使用软信信息，特特别在决决策支持持系统和和专家系系统中软软信息的的处理方方法和规规则，以以及如何何对软信信息量化化，如何何将软信信息由非非正式沟沟通转变变为正式式沟通等等。return一、概概述（一）计算机在在项目管管理中的的作用（二）工程项目目管理软软件的发发展状况况（三）目前项目目管理软软件的主主要特点点（四）我国工程程项目管管理中计计算机应应用的差差距to第五节计计算算机在项项目管理理中的应应用（一）计计算机在在项目管管理中的的作用1．可以大大量地储储存信息息，大量量地快速速地处理理和传输输信息，，使项目目管理信信息系统统能够高高速地有有效地运运行。2．能能够够进进行行复复杂杂的的计计算算工工作作，，例例如如网网络络分分析析，，资资源源和和成成本本的的优优化化，，线线性性规规划划等等。。3．通通过过计计算算机机能能使使一一些些现现代代化化的的管管理理手手段段和和方方法法在在项项目目中中有有效效地地使使用用，，如如系系统统控控制制方方法法，，预预测测决决策策方方法法，，模模拟拟技技术术等等。。4．使使项项目目管管理理高高效效率率、、高高精精确确度度，，低低费费用用，，减减少少管管理理人人员员数数目目，，使使管管理理人人员员有有更更多多的的时时间间从从事事更更有有价价值值、、更更重重要要的的、、计计算算机机不不能能取取代代的的工工作作。。5．计算机机网络技技术的应应用，使使人们能能够同时时对多项项目进行行计划、、优化和和控制，，对远程程项目进进行及时时控制。。return（二）工工程项目目管理软软件的发发展状况况在过去的的40多年中，，工程项项目管理理软件的的研究、、开发和和应用经经过一些些起伏，，在最近近30年才得到到长足的的发展。。最能说说明这个个问题的的是30年以来提提交历次次项目管管理国际际学术会会议中关关于项目目管理软软件的论论文的数数量变化化情况(见图19-l)。return（三））目前前项目目管理理软件件的主主要特特点1．完全市市场化化2．通用性性和实实用性性3．软件件价格格逐渐渐降低低，功功能不不断增增加。。4．不断断推陈陈出新新。不不仅新新产品品不断断出现现，而而且老老产品也也不断断更新新版本本，且且更新新周期期逐渐渐缩短短。同时厂厂家对对老用用户采采取优优惠政政策，，收取取较少少的更新费费用，，以扩扩大和和巩固固市场场。5．软件研究究、开发和和应用信息息的沟通。。return（四）我国国工程项目目管理中计计算机应用用的差距1．管理工作作尚未标准准化。2．工作过程中中的随意性性，非程序序化工作和和干扰，使计计划中先进进的计划方方法、控制制方法和程序序难以使用用，难以显显示出它们们的效果。3．基础管理工工作问题。。4．人的素质问问题。return二、项目管理中中应用软件件的主要功功能（一）以网络技术术为核心的的项目管理理软件包（二）特殊功能的的软件（三）工作岗位软软件（四）计算机辅助助项目管理理教学软件件（五）计算机联网网软件（六）计算机应用用的一些新新的趋向return（一）以网网络技术为为核心的项项目管理软软件包网络技术软软件包是工工程项目管管理中开发发和应用最最早的软件件，是对项项目进行计计划和控制制最重要的的软件。它它目前在技技术上已相相当成熟，，应用也十十分广泛。。直到12届国际项目目管理学术术会议上90％以上的专专家肯定了了网络技术术在PC机上的使用用仍具有新新的意义。。许多软件件包，被称称为“项目目管理软件件包”，尽尽管功能有有些增加，，但实质上上都属于这这一类，例例如P3、ARTMIS、Project2000、PLUSEINS，OPENPLALN，ASSURE，我国的梦龙软件等。这一类类软件包的的主要功能能有：1、项目的定定义2、工期计划和和控制3、成本计划和和控制4、资源计划与与控制5、输出功能6、其它功能return（二）特殊殊功能的软软件1、合同管理理软件合同管理软软件采用系系统方法将将项目管理理的一些事事务性工作作串起来，，具有较强强的事务管管理功能，，如EXP。2、风险分析，，例如蒙特特卡洛模拟拟分析，决决策树的绘绘制、分析析和计算，，风险状况况图的绘制制。3、文档管理理。4、项目后勤勤管理。5、成本结算算、预算和和成本控制制软件。6、工程师应应用软件。。7、其它专用用软件，如如库存管理理软件、合合同管理软软件、质量量管理软件件、索赔管管理软件等等。这些软件又又可分为如如下三大类类：1．MIS(管理信息系系统)软件，解决决在项目实实施中专项项管理职能能的信息传传递、处理理问题。包包括整个项项目的MIS系统和各种种子系统，，如合同MIS系统，成本本MIS系统，资源源MIS系统，质量量MIS系统等。2．决策支持持系统决策支持系系统的作用用是辅助决决策，通过过人机对话话给决策者者以各种提提示、选择择、对比、、分析。常常见的决策策支持系统统的总体模模型可见图l9—2。3．专家系统它主要包包括工程程项目决决策专家家系统，，项目评评价和诊诊断专家家系统，，项目实实施控制制专家系系统和教教学专家家系统等等。returnreturn（三））工作作岗位位软件件1．文本本处理理软件件。2．表处理理软件。。3．制图软软件。4.数据库软软件，数数据库软软件有两两种：(l)象dBASE这样的数数据库语语言。(2)专用的数数据库。