公司文件管理制度

欢迎下载内容仅供参考公司文件管理制度1目的1目的适用围适用于公司与各部门文件和外来文件的管理。职责与监视。府相关外来文件的收录、发放、归档、废止的管理。放、归档、废止的管理。文件编制、审批、发布的权责与行政性发文〔通知、通告〕等文件。财务部负责制定公司财务管理制度文件。客服部负责制定公司客服管理制度文件。生产部负责制定公司生产管理制度文件。管理制度、产品质量检验规程、检验作业指导书等文件。BOM、检验标准、规测试〕等文件。BOM件〔由打样工厂负责〕。责人审核，总经理批准。公司与各部门文件分发布前，应向总经办提交电子/获得文件号。序》的规定执行。定义是公司各项工作开展和进展相关活动的重要依据和工具。本的文件，非受控文件：不受更改/文件更改/修订后不必通知文件持有人。文件。(法律、法规、标准、行业规、客户要求等〕工作程序文件的分类文件属性分类〔1〕质量体系文件：质量方针、质量目标、质量手册、质量体系程序文件、质量计划与质量体系运行过程中形成的文件。〔2〕行政性文件：公司的公告、通知、通报、报告、申请、 等。〔3/制度、行政管理制度、产品设计开发流程等。〔4〕技术性文件：产品标准、设计图样、工艺文件、操作规程、检验规程等。〔5//设备文档等。文件阶层分类（1)一阶文件：公司章程、公司经营规划/计划、质量手册。（2)二阶文件：公司经营管理活动开展所有过程控制的程序文件。（3)三阶文件：管理制度、规/规定、设计文件、技术规程、作业指导书、外来文件等。（4)四阶文件：各记录表单、报表等。文件密级分类理图、总图、源代码与关键技术资料；公司财务总体状况资料。文件：a/配置。b、各阶段的营销政策与商务、服务策略。c、公司部掌握的合同书、协议书、意向书、招标文件与可行性报告、重要会议记录。d、公司财务预、决算报告与部经营指标、各类经营情况分析。e、研发输出的产品标准、产品零部件图纸、编译后程序、技术论文、产品本钱核算资料。f、公司计算机网络资料与所涉与公司经营管理的重要资料。秘密文件a、公司所掌握的尚未进入市场或尚未公布的各类信息统计数据。b、公司员工人事档案、人员统计资料与统计报表、薪资标准、调薪计划、工资/劳务收入等有关资料。c任用、调动、奖惩信息。d、供给商档案、采购合同/价格协议、商务谈判记录等。e、客户档案、销售合同/价格协议、商品需求与报价信息、商务谈判记录。f、产品材料明细表、技术规、经验规程、各类工艺文件。g、各类印章〔含印模〕和重要证件。无密级文件：公司公开发布的管理制度、工作流程、产品说明书、通知通告、一般性决定和决议等。文件可以呈任何媒体形式，如文本、照片、硬盘贝和电子媒体等。文件标识与编号文件标识件专用印章〔正本原稿除外〕，并标明分发号。正式发布的行政性文件，应加盖红色公司或部门印章。A、B、C0、1、2、3技术类文件的受控标识与版本/相关规定执行。标识。予以没收并按作废文件的规定进展处置。记，并在文件上加盖红色“作废〞印章和蓝色“参考〞印章。文件编号规那么质量手册FP/QM-xxxx发布年代号公司代号“FP〞程序文件FP/CPxx-xx(3)FP/WIxx-xx

程序文件流水号质量管理体系程序文件公司代号文件流水号质量管理体系标准章节号指导性文件代号公司代号（4）管理性文件FP/GLxx-xxxx〔xx)文件流水号管理性文件公司代号(5)行政性文件编号规那么为：FPYYYYMMDDxx管理和发放。〔6〕对外信函、的编号各部门对外发送的信函、的编号由部门自行制定编号规那么。BOM的编号，由设计部制定相应的技术文件管理制度进展规定。外来文件由接口部门自行制定编号规那么。公司采购、销售合同编号依《合同管理制度》的规定执行。文件/记录编号的管理〔1)各部门应指定专人管理文件和记录，并对部门归口的文件/(2〕文件/记录编制完成后，文件/记录编制部门应向该文件归口部门管理人员申请文件/记录编号。〔3〕文件/记录管理人员应建立“文件/记录控制清单〞，清单应能控制文件/记录编号、归档号、版本、修订状态、归口部门、归档部门等信息。文件编制、审核、批准和发布体系文件的编写和审批质量体系的质量方针和质量目标，由管理者代表组织编制，各部门提出方总经理批准。质量手册由管理者代表负责编写，由总经理批准。批准。行政文件与管理性文件的编制与审批术、生产、薪资福利、奖惩等重要决定的通知/负责人审核，总经理批准。各部门行政性文件：各部门因部门管理与工作开展所需求发布的通知/通公司级管理性文件：如人力资源管理制度、技术文件管理制度，由各部门3.4必要时管理文件由总经办组织相关部门进展评审。文件审批/评审时，文件编制部门应到总经办填写“文件评审表〞，文件后方可发布。定执行。文件归档、发放、保管文件归档经审批后的文件，由文件归口部门文件管理人员负责填写“文件/录〞，并且将电子档和纸文件同时归档。各部门收到的文件由部门负责人或指定人员保管，并按文件分类建立本部///作废/收回/替换的文件要做出标识。各部门的“文件/记录目录〞应定期予以更新，并将复印件交总经办编制更新公司“文件/记录受控清单〞。文件发放定文件发放的围与相应的分发号，文件归口部门按分发控制表执行。文件归口部门编制“文件发放登记表〞，确定文件发放围、份数，受控文确定自行确定。名。文件接收部门需要对文件进展二次发放时，如发放到使用现场或发放给客印件，应狭隘复印件加盖红色“受控〞印章。文件保管与借阅部门，文件持有者使用有效版本，并确保文件清晰易于识别。a、质量手册与程序文件正本存放在总经办。b、行政性文件正本存放在总经办。c、公司级管理文件正本存放在总经办，部门级管理文件由部门文件管理人员保管。d、技术文件正本按文件归口存放于文件产生的技术部门。e、外来文件正本依文件分类存放于总经办与相应的文件接收部门。人员应建立“文件借阅登记表〞，管理文件的借出和归还。限定查阅与使用围，由授权使用的人员进展操作。文件的持有者假设跨部门调动或离职，应办理文件交接、归还手续。文件复制可复制，并按照文件发放程序执行。文件贯彻实施训、组织、技术和资源四个方面准备。明确文件贯彻实施的管理人员的责任和义务，特别是领导责任。明确文件实施的效力和围。文件的更改与回收作废文件更改文件更改必须符合统一性、协调性，必要时相关的文件应进展同步更改。/人、批准人审批签字。改。过三次或更改较大或公司组织结构、管理体系发生重大变化或管理体系执行的标准发生变化时应进展换版。归口部门进展检查，并确认更改效果。意见。文件的作废与销毁作废文件应加盖红色“作废〞印章，隔离存放。并将原文件加盖红色“作废〞印章和蓝色“参考〞印章，存于原档案中。填写“文件/记录销毁审批记录表〞，经综合部门审核，公司总经理或分管主管批准后，由文件保管部门销毁。各类文件的保存期按《档案管理制度》的规定执行。文件销毁方式视文件的密级与所载容，可采用如：烧毁、碎纸机碎掉、变确认的记录。外来文件管理外来文件接收与归口制度、规定；设备说明书、档案等外来文件，交由总经办统一管理。一般外来文件，如质量体系文件、更加法律、法规；国家、行业、地方标交总经办统一管理。（3）外来技术文件，如供货图样等由接收部门归口管理。（3）外来技术文件，如供货图样等由接收部门归口管理。5.7.2部门传阅执行，履行完毕后，由执行部门记录执行情况，交总经办备档。文件的管理密信息以载体形式归档后，交由文件归口部门负责管理。文件的发放、传阅、披露应遵守以下原那么：文件密级绝密秘密发放、传阅围公司部门负责人〔高级经理〕以上人员，信息形成部门的相关人员与公司领导认为需要让其知悉