供应体系管理制度流程

目录TOC\o"1-5"\h\z\o"CurrentDocument"第一章供应体系岗位设计与工作事项 14\o"CurrentDocument"一、 组织架构 14\o"CurrentDocument"二、 供应体系部门目标 14\o"CurrentDocument"三、 岗位职责 16\o"CurrentDocument"二、 物流部岗位工作明细 21\o"CurrentDocument"三、 内容编辑部岗位工作明细 23\o"CurrentDocument"第二章供应商评估制度 25\o"CurrentDocument"第三章采购执行制度 27\o"CurrentDocument"第三章供应商及产品资料管理制度 30\o"CurrentDocument"第四章物流仓库管理制度 31\o"CurrentDocument"第五章附表 32\o"CurrentDocument"一、 供应商资料表 32\o"CurrentDocument"二、 供应商评估表 33\o"CurrentDocument"三、 询价单 33四、 订购单 33\o"CurrentDocument"五、 月度采购情况明细表 34\o"CurrentDocument"六、 产品采购申请单 35\o"CurrentDocument"七、 样品借用表 35\o"CurrentDocument"八、 样品需求单 36\o"CurrentDocument"九、 订购合同 36第一章供应体系岗位设计与工作事项一、组织架构二、供应体系部门目标一）采购部工作目标工作大项目标细化供应商资料收集与核准1、通过电商平台、市场等多种渠道收集有效供应商信息；坚持“单个行业求全、求精，逐步延伸到多个行业”的原则进行收集。2、通过行业内多种渠道，核实所收集的目标供应商的准确信息。重点收集供应商的真实产能，研发、销售现状，业内口碑及诚信度等详细的企业信息资料。信息准确率达98%以上。3、实时关注市场产品供销情况及新品信息，并不定期进行统计分析。力争第一时间获得新产品的厂家信息资料.4、实地考察，并予以详细记录形成考察报告•需重点判断实地考察后与之前所了解的信息是否相符。供应商评估体系建设与评估1、在现有评估体系基础上，逐步完善合格供应商评估标准。实现评估标准易操作、可量化、贴实际、抓关键.2、利用供应商评估体系和程序，进行初步的供应商筛选与评估.供应商资料库建设1、对入围的供应商进行实地核实与调研，并洽谈供应合作模式，签订合作协议。2、结合实际调查报告，对初选供应商进行最终评估，确定供应商等级.3、整理入围供应商的产品资料信息，进行产品拍摄与产品资料收集。

4、录入供应商信息，编辑并上传对应供应商产品信息。商品信息描述力求达到客户直观、全面了解为目的。米购执行1、依据业务部门的采购需求，从供应商资料库提取与之相符的供应商信息。原则上要求提供同类供应商3家左右。2、根据详细的采购需求（品质、交期、成本），洽谈供应商并确定最终合作的供应商.3、签订供应合同，下达生产计划。采购计划与进度跟进1、负责跟进生产进度，确保按期交货率达98%以上.2、负责全程协调和沟通产品采购过程中的所有问题。力求达到100%按照采购需求完成如期交货。品质跟踪与监控1、在现有质量监控基础上，逐步完善质量监控程序•达到质量监控程序有效、简单、易操作。2、及时依据品质标准，进行产品抽检，出现质量异常情况及时同供应商沟通解决•严格控制产品不合格率。3、负责完成成品终检，出具验货报告并提交销售进行最终确认。达到产品实现零退货。4、负责进行品质指导和培训，改善和提升供应商的品种管理能力。二）物流部工作目标总体目标目标细化货品入库验收1、负责根据采购员通知，及时接收中转货物.2、准确清点入库数量，建立产品入库手续。到达产品入库准确率100%。3、合理安排中转区域，妥善保管所接收货物。禁止出现产品保管不当的质量事故发生。4、根据发货需求，张贴条码及相关标识，确保准确无遗漏.进行物流调度1、根据发货要求，确定运输方式，联系车辆，如期发货.2、根据发货要求，合理调度安排发货人员。三）内容编辑部工作目标目标类别目标细化图片编辑1、及时完成采购部所开发的合格供应商产品拍摄工作。拍摄效果要求清晰、直观、全方位展示。2、及时处理并完善图片处理工作，力求产品展示接近实物，以如何让客户直观全面了解为标准.

3、完成公司其他相关的资料拍摄工作。1、结合公司的网站推广需要，策划相关的推广软文及产品信息说明资料。内容策划2、充分学习和借鉴优秀电商的产品介绍说明，编辑产品信息。达到产品介绍全面，生动，有吸引力。与资料编3、及时录入供应商信息资料，更新和完善公司信息资料库。辑4、科学、合理分类公司信息资料库,一切围绕如何帮助销售人员和采购人员方便快捷搜索到所需要的资料为标准。5、妥善保管相关信息资料的原始文本，并分类存档。三、岗位职责（一）供应副总工作明细表工作大项工作细化目标与成果频率部门制度流程体系及团队建设1、负责在现有管理机制体系基础上，组织完善、优化供应体系的所有制度、流程体系；供应体系制度流程优化每年2、负责结合供应体系运作模式及团队成员现状，制定有针对性的培训及绩效体系；供应体系各部门《培训及绩效管理机制》3、负责供应体系的团队组建、人才培养、管理人员的选拔与任用。按公司用人规划，组建一支能保证各项工作正常运转的团队供应计划管理1、根据公司年度经营目标，组织拟定供应体系工作计划和实施细则，经批准后实施；《供应体系年度计划实施细节》2、负责拟定采购计划，对采购合同进行评审，对采购商品的价格进行确认，并在商品合格的基础上，严格控制采购成本•经批准后监督实施。计划达成率达95%以上日常工作管理1、对公司采购部、物流部、内容编辑部的工作进行指导和监控，完成各项工作任务；指导业务操作标准化，控制风险，防范采购相关人员暗箱操作风险每年2、指导、检查、监督直接下属的工作，明确其岗位职责，合理调配人员，加强思想教育，对下体系内所有岗位全部进行绩效激励随时

属进行绩效考核；3、组织对供应商的评审、建立健全供应商档案，合格供应商业务成交率达每半年1及时向总经理及业务部门反馈相关信息；80%以上次+随时4、组织并参与供应商谈判及实地调研考察，审核《供应商评估报告》真实、根据业务审批评估报告；全面、有效需要5、负责物流运输的组织领导，确保安全、如期交货；月交货及时率100%根据业务需要6、组织领导供应商、产品信息的编辑录入工作。根据业务需求，80%以上都可以在数据库中找到对应的商品及供应商详细资料信息根据业务需要工作权限1、有权对所分管工作进行指挥、指导、协调、监督、管理。2、有权对公司供应业务发展提出合理化建议。3、有权参与公司年度计划和战略发展规划的制定。有密切联系的岗位和部门内部总经理、采购部、物流部、内容编辑部、业务部、人力资源部外部供应商任职资格教育背景不限，专科以上，年龄35岁以上。1、具有丰富的供应链管理实操经验。专业素养2、 具有较强的市场竞争意识和管理工作综合协调能力。3、 对义乌及周边市场的供应商、产品分布及供应渠道有较深入的了解.4、对区域市场及某几类行业产品有深入的掌握。工作经验五年以上采购管理经验或电子商务平台创业经验。技能技巧1、有培训的能力；2、分析问题的能力;3、统筹协调能力。工作态度从业忠诚度高、道德品行良好、有大局观、认真负责，有很强的目标感和职业精神。二）采购部主管工作明细表工作大项工作细化目标与成果频率

制度建设与管理1、建立并完善采购作业的相关制度与流程；根据业务需要及面临的问题，及时跟进补充制度流程和惩处标准每年2、负责监督采购作业流程与制度的执行；采购管理制度有效执行率达到100%根据业务需要3、及时发现并检查采购过程中存在的问题，第一时间予以纠正与处理。问题处理时间不超过1个星期根据业务需要供应商评估与开发1、制定供应商开发计划，并对采购员进行方法指导与培训；计划达成率95%以上每月2、严格监督供应商开发和评估程序是否符合既定标准,禁止出现违规、违纪行为.无违纪违规事项发生根据业务需要团队建设与日常管理1、负责跟据采购队伍规划，组建采购团队；配合人力资源进行人员招聘与面试根据人才需要2、负责根据业务需要，建立培训和激励机制，促进员工稳定成长；每日/周/月组织召开部门工作总结与计划会议；结合采购过程中出现的问题，进行有针对性培训与指导。控制员工流失率在5%以下每年3、加强团队工作监督与检查，防止违纪违规行为发生。实时监控计划执行情况，及时纠正并处理违纪违规行为日常采购计划执行与质量监督协调1、按照业务需求计划，合理制订采购执行计划；编制采购计划，并按计划跟踪落实每月2、合理分配采购任务，协助完成采购计划；确保订单成交率达95%以上根据业务需要3、及时审核质量报告,协调处理质量问题。无退货根据业务需要工作权限审核权行使对供应商评选、采购合同、采购订单下达审核权力。建议权行使对供应相关的制度、改善，采购部团队人员组建及入选的建议权。

协调指挥权 行使采购部人员日常工作安排、监督、指导、反馈的权力。有密切联系的岗位和部门内部供应副总、物流部、内容编辑部、业务部、财务部外部供应商任职资格教育背景不限，专科以上，年龄30岁以上。专业素养1、 具有较强的采购管理实操经验。2、 具有敏锐的产品开发意识和较强的供应商谈判能力。3、 对义乌及周边市场的供应商产品分布及供应渠道有较深入的了解。4、 对区域市场及某几类行业产品有深入的掌握.5、 统筹协调能力强，对生产计划制定及质量监控有一定程度的了解。工作经验三年以上采购管理经验技能技巧1、供应商开发与谈判能力；2、分析问题的能力;3、统筹协调能力。工作态度从业忠诚度高、道德品行良好、认真负责，有很强的目标感和职业精神.三）采购员工作明细表工作大项工作细化目标与成果频率供应商开发与评估1、多渠道搜集供应商信息；供应商档案随时2、根据供应商评估标准，进行供应考察与初步评估.《供应商评估报告》根据信息收集情况确定供应商洽谈与采购执行1、根据所接收的采购业务需求，快速有效的搜集并筛选可合作供应商；确定3家以上备选供应商根据业务需要2、根据采购业务需求，洽谈可合作供应商，并反馈采购经理；确定1家可合作供应商根据业务需要3、签订供应合同，下达采购订单。《采购合同》根据供应商洽谈情况确定采购计划跟踪与协调1、密切跟进产品生产进度，根据产能预估生产周期，确保如期交货；计划达成率98%不定期2、提前预判产品生产周期，合理分配采购订单；计划达成率98%根据计划安排

3、与销售人员充分对接沟通，充分把握并有效协调生产.保质、保量、保本、如期交货根据业务需要工作权限调查权行使对供应商资料、实地考察评估的权力。建议权行使提出合格供应商入围、产品价格确定、合同拟定、订单下达的建议权力.参与权行使所负责行业供应商评选、采购执行全过程参与的权力.有密切联系的岗位和部门内部采购经理、物流部、内容编辑部、业务部、财务部外部供应商任职资格教育背景不限，专科以上，年龄25岁左右。专业素养1、 具有一定的产品采购实操经验.2、 具有一定的产品开发意识和较强的供应商谈判能力。3、 对义乌及周边市场的供应商产品分布及供应渠道有较深入的了解。4、 对区域市场及某几类行业产品有一定的掌握。工作经验两年以上采购管理经验技能技巧1、供应商开发与谈判能力；2、分析问题的能力;3、沟通协调能力；4、有驾照者优先.工作态度从业忠诚度高、道德品行良好、认真负责，有很强的目标感和职业精神.四）质检员工作明细表工作大项工作细化目标与成果频率产品质量抽检与指导1、充分学习并理解订单质量标准；准确判断产品是否合格2、生产过程中，不低于1次，每次不低于10%的产品抽检；《质检报告》3、及时纠正所发现的质量问题，第一时间同供应商质检部门沟通协调.无大批量质量返工成品检验与交涉1、根据质量标准，每张订单不少于5%的成品抽检；大单按国际标准千分之五来执行0退货2、及时填写质检报告，并提出质量问题处理建议，报采购经理；《质量事故处理报告》3、跟进并交涉处理结果。追踪完成质量赔付

质量分析与改进1、进行质量问题分析，对生产方进行质量管理指导；提出质量改进措施2、对质量控制中出现的问题提供技术性建议。质量问题有效解决率达到80%以上工作权限不合格品认定权行使对所有采购订单的产品是否合格，进行判定的权力建议权行使对质量问题界定、质量事故处理、质量问题索赔的建议权力参与权参与产品质量管理标准体系建设，全过程质量监控、查验、验收的权力有密切联系的岗位和部门内部采购经理、采购员、业务部外部供应商任职资格教育背景不限，高中以上，年龄30岁左右。专业素养1、 具有一定的质量管理意识，具有一定的质量管理实操经验。2、 学习能力强，能够快速准确的理解并掌握相关产品的生产工艺及质量标准。3、 对某几类行业产品生产工艺和质量标准有比较全面的了解。工作经验两年以上品质管理经验技能技巧1、沟通协调能力；2、分析问题和解决问题的能力。工作态度工作原则性强、诚实忠厚、有较强的抗压能力和极强的工作责任心。二、物流部岗位工作明细一）仓管员工作明细表工作大项工作细化目标与成果频率仓库管理1、准确接收及发放货物，严格安排程序办理出入库手续；产品差错率0.1%以下2、合理安排货物存储空间，安全保管仓储产品；0安全事故发生3、按要求完成货物条码张贴和标识标记。准确无误物流调度管理1、按计划安排物流装卸人员；发货及时率100%2、妥善安排运输工具，准确发货至客户。发货准确率100%

工作权限产品出入库放行权行使对不符合《出入库管理规定程序》拒绝产品出入库的权力。建议权行使对货物规范包装、货物出入程序、货物装卸方式等相关的建议权力.参与权行使所有货物出入库、产品存放一系列的参与权.有密切联系的岗位和部门内部物流主管、采购员、司机、业务员外部物流公司任职资格教育背景初中以上文化，年龄25岁以上，有较好的身体素质和不怕吃苦的精神.专业素养1、 具有一定仓库管理经验.2、 对仓储物流管理知识有一定的理解.工作经验不限技能技巧无工作态度能吃苦耐劳、诚实忠厚、有较强的抗压能力和极强的工作责任心。（二）驾驶员工作明细表工作大项工作细化目标与成果频率货物运输1、按要求准时、安全运输货物；运输准确率达到100%2、服从安排调度，配合完成货物运输。一流的执行力车辆保养与维护1、熟练掌握驾驶技巧,科学合理使用车辆；杜绝交通事故发生2、及时进行车辆保养与维护。杜绝出现因人为保养不及时的车辆损坏货物装卸与发货协调1、配合装卸工完成货物搬运工作；按计划完成货物搬运2、协调指挥装卸工，安全合理装卸货物，确保安全合理.0安全事故发生工作权限建议权 行使改善货物运输相关事项的建议权力。有密切联系的岗位和部门内部仓管员、物流主管

外部无任职资格教育背景学历不限，年龄30岁左右专业素养有驾照，道路运输从业资格证工作经验3年以上货车驾龄技能技巧无重大交通事故记录，对义乌及周边线路熟悉工作态度能够吃苦、诚实忠厚、工作责任心强、愿意接受车辆驾驶之外的工作安排。三、内容编辑部岗位工作明细一）图片编辑员工作明细表工作大项工作细化目标与成果频率图片处理完成所有拍摄后的图片处理工作。符合图片展示要求图片上传及时将所拍摄的产品图片上传至信息资料库。及时率95%以上工作权限建议权行使对图片拍摄、图片展示风格、上传等与之相关事项改善建议的权力。有密切联系的岗位和部门内部内容编辑部主管外部供应商任职资格教育背景不限，高中以上，年龄25岁以上1、具有专业的摄影技能，能够熟练使用各种摄影器材。专业素养2、对产品图片展示有深入的理解。3、有一定的审美能力.工作经验两年以上产品拍摄经验技能技巧1、摄影技能2、熟练使用ps、crd等相关软件。工作态度诚实忠厚、有较强的抗压能力和较强的工作责任心。二）文案编辑员工作明细表工作大项工作细化目标与成果频率文案策划1、结合推广需求，进行相关文案策划与撰写；每周1篇软文

2、完成公司的其他文案宣传与策划工作。《营销策划方案》产品说明1、不断学习借鉴优秀电商的产品说明方式，策划产品说明语言；产品说明2、用最直观、有吸引力的语言编写产品说明；3、及时上传产品资料说明.工作权限建议权行使对文案内容、产品说明内容调整建议的权力。有密切联系的岗位和部门内部内容编辑部主管外部供应商任职资格教育背景不限，本科以上，年龄25岁左右。专业素养1、 具有较强的写作功底及写作创新能力.2、 对电商产品资料编辑有深入的理解，善于运用通俗易懂的方式表达产品信息。3、 对电商运用和操作技巧有一定的理解。工作经验有一年以上淘宝操作经验者优先技能技巧1、写作能力；2、创新能力;3、思维灵活，善于创新。工作态度工作责任心和目标感强三）信息资料员工作明细表工作大项工作细化目标与成果频率供应商资料录入1、及时编辑并分类供应商资料；《供应商资料库》建立与完善根据业务需要而定2、分类上传供应商资料.供应商资料与产品资料更新和补充及时更新的供应商信息工作权限建议权行使有利于改善资料分类管理、资料上传等方式的建议权力.有密切联系的岗位和部门内部内容编辑部主管、文案编辑员、图片编辑员外部无任职资格

教育背景不限，中专以上，年龄25岁左右.专业素养1、 电脑办公室软件操作熟练，打字速度每分可达90字；2、 有电商文员操作经验.工作经验两年以上品质管理经验技能技巧1、沟通协调能力；2、分析问题和解决问题的能力。工作态度诚实忠厚、工作责任心强，心思细腻。第二章供应商评估制度、供应商开发流程、供应商评估流程客户、行业展会、行业协会、供应商网站、周边市场、电商网站邙阿里巴巴＞ebay等）、电话黄页.

途径说明现有资料从现有的厂商中去甄选，分析和了解他们是否符合要求一-适当的品质、准时交货、合理的价格及必需的服务。产品展示会参加相关行业的产品展示会、发布会、展览会等，收集适合的供应商资料或当面洽谈。商品目录例如，工商名录、黄页，通过这些目标，可了解产品的种类、价格、订购方式、折扣价等信息。行业期刊通过行业期刊、报纸等可增加采购人员的信息量，了解新产品和替代产品•商品介绍包括制造商的地址、分支机构数、从属关系、出售的物料、物资、设备等信息。互联网通过互联网可获得大量的信息，有利于供应商进步评价和定位•供应商和销售代理商介绍供应商和销售代理商提供的信息可以减少评价新供应商所用的时间和资源。销售代表销售代表能够接触大量的供应商，可为采购部提供供应源、产品型号、市场趋势等方向的信息.行业协会与当地行业协会保持关系，从协会提供的会员厂商的名录中，获取更多的供应商信息。供应商的主动接触供应商主动通过电话、E-MAIL向企业传递信息，采购人员应积极收集这些信息，为寻找供应商提供一些参考。四、供应商评估要素（一）设施:设备年限和条件，生产过程中使用的原材料,产能，目前的生产水平.（二） 卫生:生产现场及办公区域的卫生状况。（三）技术能力:设计开发能力。（四）员工的精神面貌：员工对企业的印象、管理人员对企业的信心。（六）过程控制:计划和控制过程的流程与制度，可不可以快速确定订单的状态及进展，什么因素决定订单的优先性，生产计划达成率。（七）质量控制：有无质量部门,有无过程控制,谁在管理。（八） 采购:怎么管理采购,和供应商关系如何，怎么评估供应商。（九）管理承诺：管理层是否对此业务感兴趣，管理层对实际操作介入多少,高层管理对质量和客户服务的承诺有多少。（十）工艺:是否改进工艺，是否有标准工艺单,是否有可行的改进工艺/服务的计划及设想.（十一） 能否根据特殊定货需求在可接受的时间范围内发货.（十二）能否根据特殊定货需求在可接受的期限内前完成计划的变更。十三） 对淡、旺季生产变化的适应程度是否能满足公司的业务要求.十四）是否与现有客户合作制订临时应急方案，以防意外的供应中断。十五）在产能或配送系统方面是否存在其他障碍限制了对公司的潜在供货能力三、供应商分级标准。（评价标准见附表）总分级别划分标准年供货额管理策略1>85A占比20%60%—70%长期协议/战略供货2[70，85)B占比50%—60%20%—30%加强管理，帮其提升到A、定量订货3[50，70)C占比20%—30%10%—20%关注质量、价格和基本服务、按需订购4<50D//持续关注，帮其逐级提升，不订货一）A等厂商为战略供应商,作为对产品品质及服务有较高要求的客户的优先合作对象。（二） B等厂商为优质供应商，可根据客户订单需求的最敏感指标进行对比选择合作（如:交期、价格）。（三） C等厂商为一般供应商，在客户订单需求只对价格最为敏感及在A、B类供应商无法满足其条件的情况下，作为其选择合作对象.（四） D等厂商为不合格供应商,予以淘汰。被淘汰厂商如再次建立合作关系,按新供应商开发流程处理.（五） 供应商评估，要求分行业类别进行评估，并对A、B、C等级供应商中的评估分数进行排序统计。凡在该等级供应商中排名第一的供应商作为公司的核心供应商，有订单需求符合对应标准作为优先合作对象。（六） 供应商产品及价格确定原则1、 网站平台所展示产品为同类别产品中，评级最高等的供应商产品信息；2、 网站展示的供应产品价格一律作为参考价,取同类产品最高等级中的供应商供货均价作为网站展示价格。具体执行价格，以采购执行时与供应商达成的价格为准.第三章采购执行制度一、采购执行流程二、采购执行（一） 采购需求1、 所有采购业务需求，由业务员统一报送至采购经理，由采购经理按行业类别分配给所属采购人员进行供应资源开发；若出现属于未开发行业类别，由采购经理按最优方案进行采购订单分配。非所属类采购员有优质的采购资源,可第一笔业务交由其采购；待第一笔该行业产品业务成交后，所属供应商资源交由所属行业采购员负责。2、所有业务需求必须完整填写《采购需求单》，若涉及技术指标的，须注明相关参数、指标要求.采购经理负责对所采购需求进行明确确认后，再进行业务分配。凡采购需求不明确，一律退回业务部，不执行采购或进行采购资源开发。3、采购员拿到所分配的《采购需求单》后，必须在规定的时间内确定可供合作的2—4家供应商报采购经理核准，方可进入询价、议价环节。凡在规定的时间内未完成，则该笔采购业务交由采购经理另行分配。4、各审核环节对采购申请提出异议者，应于1个工作日内将意见反馈给业务部门。（二）询价比价议价1、在任何可能和适用的情况下，采购员应根据下列原则就相同层次的产品或服务取得不同次数的报价：采购金额最少报价数量小于RMB50002小于RMB10000,大于RMB50003大于RMB1000042、采购员在同供应商进行磋商后，应如实填写《询价记录》并予以比较。比较时，主要考虑质量、价格、折扣、包装、送货日期和付款条件等。在需要的情况下,采购部主管同采购员一同参与同供应商的洽谈.3、在货物及服务质量相同的情况下,原则上选择报价最低的供应商,只有在特殊情况下,如价低者品质有问题，方可选择报价较高的供应商，但必须详细说明原因，以便日后参考。4、采购员接到报价单后，需进行比价、议价，并填写《询价记录表》，所获得的报价一律不得高于网站公布的参考价,否则视为无效报价.5、属下列情况者，无须进行比价、议价：独家代理、独家制造、专卖品、原厂零配件无代用品，但仍需留下报价记录.6、每笔业务询价比价完成后,需报采购部负责人进行核准，并确定为最低价格后向所对应业务员回复报价.7、采购员所报价格通过业务员获得客户认可后，按合同签订流程执行合同审核,并最终定价。（三） 样品提供和确认1、客户若须提供样品，由业务部门提供《样品需求单》,由负责该类产品采购的采购人员找供应商提供。若需要支付样品费，则统一走货款支付流程支付样品费.采购员拿到样品后，须第一时间送交业务部门进行确认，必要时需会同采购部、业务部负责人予以确认.2、所有样品要求公司留存一份交由内容编辑部资料员统一管理。（四） 采购合同签订1、与公司签订采购合同的供应商必须具有法人资格,并以其自己的名义签订采购合同，如果委托别人代签，采购部应审验其委托证明。2、公司与供应商签订的合同必须采用书面形式，其他任何形式的合同视为无效合同。3、对于金额在10万元以下的采购合同,采购员将合同拟订好交由采购经理审核，供应副总盖章签字；10万以上的合同，必须经供应副总核准，总经理签字盖章.4、合同签字完备后，传送给供应商，并要求其盖章签字后回传,公司发给供应商回执，视为合同成立。5、所签合同中，关于产品交期必须根据客户要求的交期紧急程度予以提前约定，必须为确保如期交货留足充裕的风险时间，以防万一。具体提前时间，由采购经理会同采购员集体评估后决定。6、签订后的合同由采购员送交财务部保管.（五） 采购合同的执行与控制1、合同签订后即具有法律约束力，采购部须在合同签订后下达订货单.订货单订货内容必须同业务部下达的《采购需求单》内容保持一致，并要求供应商予以签字确认回传后，供应部留存。2、订货单必须经采购经理核准，交由供应副总审批后生效。凡因审批不严，造成交货纠纷，采购员为第一责任人、采购经理负次要责任、供应副总负领导责任。情节轻且未造成损失的给予最低100元/人的经济惩罚.造成直接损失,按损失金额比例进行责任承担。比例为35%（第一责任人）、30%（采购经理）、20%（供应副总）,公司承担15%。3、采购员须配合质检员做好采购产品的验收工作,当所采购的产品不符合合同所约定的质量要求时,采购员须积极联系供应商进行处理。4、采购部须建立合同履约的管理台账,对双方的履约过程逐次、详细地进行书面登记,并保存好能够证明合同履约的原始凭证.5、对于供应商需要按照样品或图纸加工的产品，如果存在加工过程周期长、变数多、监控过程比较复杂的现象,要求供应商提供进度安排，采购部根据进度安排与供应商进行联络，进行积极的协商,确保如期交货。如果供应商提供的产品将延缓公司的生产，采购部必须减少在供应商处的采购数量并与其他供应商联系，增加采购数量。6、凡订单下达后,采购部质检人员需严格按照质量抽检频次、比例进行质量抽检（成品不低于30％，制程检验不低于3次,每次不得低于10％）。出现质量问题，须第一时间同供应商质量管理负责人进行协调处理，提出质量事故处理建议报采购经理核准,并负责最终处理结果跟进.凡因质量管理疏忽，未能够检验出问题产品，造成客户退货或索赔，则质检员需承担损失金额的50％的责任.7、在合同的执行过程中采购员要处理好与供应商的关系，将供应商视为公司的战略发展伙伴，便于在下次采购时能够及时供应,促成业务成交。（六） 付款管理采购人负责采购产品的付款申请，付款申请单后必须附上下列单据：1、采购发票、经过核准并已收货签收的《采购申请单》、《采购订单》、《合同副本》和客户《送货清单》.2、如是预付款，在付清余款时附上全额发票;如有特殊情况，送货单可以后补.3、所有付款一律要求银行转账,不支付现金.第三章供应商及产品资料管理制度一、信息处理流程一、档案资料管理（一） 资料员负责对所有样品、供应商资料及产品档案资料进行整理、保管、记录工作.（二） 资料员必须严格遵守公司保密制度，未经直接上级批准不得擅自向其它人员提供所有信息.（三） 资料员每月1号向采购部主管和供应副总提供一份《采购明细表》，以供采购部门进行参考决策.（四） 采购人员在完成采购交易后，须将采购原始资料在3天内送交资料员进行统计处理.（五）资料员负责对所有样品的管理工作，所有实样要求与公司资料库的产品信息编号保持致。（六）所有样品一律不得出售。采购人员需要借样，凭经采购经理签批后《样品借用表》借用，资料员负责样品追回。财务部每月组织进行样品盘点,凡发现样品丢失由资料员承担全部责任。第四章物流仓库管理制度一、货物入库（一） 仓管员收货后，办理入库手续时，仓管员必须对照货物与《采购单》、《提货单》所列的型号、数量或规格是否相符；如发现型号、数量、规格不符及包装破损的，应做好相应记录，并不迟于次日报送采购经理予以处理。（二） 入库货物明细（入库单）必须由仓管员确认货物验收无误后,及时入库，做到帐、货相符.（三） 若仓管员因工作失误，出现货物与单据不符等问题所造成的经济损失由该仓管员承担。二、 货物出库（一） 仓管员应按照销售部门提供的出库单认真核对出货型号及数量。（二） 仓管员在确认出库货物的型号、数量无误后,按出库单所列型号进行配货作业；配货作业完成后，同时对货物及单据进行再次检验核查；货物装运前，仓管员应妥善处理装箱、包装等整装工作，并将货物集中至出货区。（三） 货物出库时，仓管员在出库单上签字,并交由财务部统一管理.（四） 若仓管员因工作失误导致货物与单据不符等问题,所造成的直接或间接经济损失均由该仓管员承担。三、货物保管制度（一）货物入库验收后，按品种、规格、体积、重量等特征，堆放整齐平稳，分类清楚，包装外表要保持清洁，合理安排货位。（二）货物堆码做到科学、标准，符合“安全第一、进出方便、节约仓容”的原则，合理规划仓库空间，做到分区、分库、分类存放和管理。（三） 仓库内不得存放易燃易爆的危险品，并保持仓库环境卫生。四、人员管理制度一）仓库人员要加强对仓库日常防火、防盗、防潮的工作,注意清洁卫生，定期实施安全检查，每天下班前在关闭各种电器电源后，必须关闭电源的总闸和门窗，以确保安全.二）非仓库人员未经同意不准入内；不得在仓库内会客；任何进入仓库的人员必须遵守仓库管理制度.第五章附表一、供应商资料表公司名称联系电话公司地址传真号码联系人手机号码E-mail工厂名称联系电话工厂地址传真号码联系人手机号码E-mail公司性质□制造业 □贸易（代理） □其它：□私营企业 □合资企业 □外资企业 □其它：□一般纳税人 □小规模纳税人 □其它：公司注册资金公司成立日期公司人数公司主要产品及品牌公司主要客户公司最近两年营业额工厂面积认证体系□IS09000□ISO14000□UL□其它：工厂员工人数开发工程人数品质人数