档案管理实施细则(改)

西安东江实业有限公司

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西安东江实业有限公司

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案

管

理

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施

细

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档案管理实施细则

第一章目的

第一条规范档案管理工作，是公司发展过程中一项重要的基础性工作。企业拥有健全的档案资源，对维护企业权益、开发新产品、开发人力资源、研究潜在客户、减少企业成本、提高经济效益等都有重要意义。公司档案工作必须坚持统一集中管理的原则，档案管理也必须逐步向系统化、标准化、科学化、现代化发展。

第一章适用范围

第二条本《细则》适用于公司各部门及以后新开工项目或新成立公司的所有须存档的各类资料。

术语和定义

档案管理员：专职档案管理员（指在各部门中被指派负责本部门档案管理的人员）。

档案管理：文书档案、图表档案、音像档案、实物等不同载体的档案材料。

档案分类及编号（文字、图纸、表格、音像、电子版）

（一）立档单位划分及档案划分

行政部（运营部）：

与公司业务发展有关的政策、法令、法规文件；

各类诉讼档案；

公司工作报告、专题报告；

召开大型会议纪要、会议记录、重要讨论稿，公司年度工作总结与工作计划，重要外事活动记录；

公司章程，升级认证、领导人更选、大事记、机构成立、合并、撤消、更改名称、启用印章；

公司下级单位的请示与批复，员工来信来访记录；

公司与外单位往来的文件、信函；

公司财产清理、统计、购物计划；

部门年度工作总结；

公司各项活动形成的有关音像材料；

车辆管理相关文件；

网络通讯、办公设备管理制度；

公司日常经营管理过程中出现的阶段性文件。

公司工商资质（营业执照、组织机构代码证、税务登记证、开户许可证、资质证书等）

人事部：

人事任免；

员工名册、考核、晋升、奖惩、劳保福利、职称考评、绩效、目标责任书、各项管理制度、教育培训等文件。

行政人事合同、人力资源合同、人事档案；

销售部（含客户服务）：

买卖、租赁合同；

客户档案；

各项活动形成的有关音像材料；

成本部：

项目管理过程中的合同、预算书、结算书、招投标书，月度进度结算单及费用结算凭证。

对外单位提供的各项统计报表。

总工办：

工程中过程资料（图纸变更、工作联系单、各项通知单）

施工图纸（各专业电子版）；

财务部：

会计凭证、审计评估报告

各类财务报表及文件等。

7.材料部：

1）设备档案：按同一设备仪器名称，含设备购置合同、固定资产验收单、说明书、维修保养手册、合格证、安装、调试、验收记录等文字材料，由设备科收集整理。设备投入使用后及时移交档案室保管。

认质认价单

8.开发部：

报建开发前期成果、中期阶段性文件、后期竣工验收类资料；

工作中与外单位往来政府发文、承诺、说明等文件

9.施工单位：

竣工验收类资料；

竣工验收图纸

10.监理单位：

竣工验收类资料；

（二）档案编号：由资料员统一编号

公司代码—部门—年月—数字流水号（如：dj-CBB-201402-001）

档案的收集组卷

有关人员在收集、整理档案资料时，应按严格把好质量关。组卷要遵循项目档案文件资料的自然形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，分类科学、组卷合理。

档案资料上所反映的图形尺寸、材质、规格等内容须与实物相符，做到字迹清楚、图面整洁、规格统一、反差良好、签字手续完备。

凡由易褪色书写材料(如复写纸、热敏纸等)形成的文件资料，应附该文件资料的复印件。

照片(含底片)和声像材料，要求图像清晰，声音清楚，解说与画面同步，照片与声像材料的文字说明准确精炼；电子档案(软盘／光盘等)应符合公司有关标准。

在整理图纸档案资料时，遇下列情况，应要求责任部门进行重新制作；

一张图纸上改动部分超过图面35％或改绘后致使图面混乱、模糊、分辨不清的图(表)；

使用破损、受过光照图面不清、纸张有明显油渍、水渍和有霉变的图纸或资料；

结构、工艺、平面位置(或局部)改变，无法在原图上通过修改来反映的；

管线平面位置变动(长度超过总长的五分之一，线位平移超过2m)，构造形式改变，

断面尺寸变化，竖向位置变动等；

未按施工图位置施工的管线工程。

所有竣工图应有竣工图章。内容有；编制单位名称、编制人、技术负责人和编制日期。签字要求填写清楚、齐全，不得代签。

公司涉及合同的档案资料以《合同》归档管理细则规定实施。

以上档案收集整理无误后，管理员填写《表1——档案移交登记表》和《表2——档案存档登记表》（由本部门保存，作为本部门档案管理台帐）。

档案的移交归档

凡公司各部门在项目施工管理、经营活动中形成的文字材料（包括文字、图表、声像、实物）承办部门应指定专人写出说明、系统立卷、按期向档案室移交，不得私自保存。

项目技术文件资料要按单项工程组卷；项目竣工图按建筑、结构、水电、暖通、消防、环保顺序组卷；项目管理性文件按问题、时间文件组卷。

施工技术文件资料要按管理、依据、施工安装记录、检测实验、审定证明排列；竣工图按专业、图号排列；文字在前、图样在后。文字装订、图纸不装订。

其它部门档案按时间顺序组卷。

案卷必须填写卷内目录、备案表和封面、脊背；编写案卷页号，页号位置时文件资料正面右下角，双面书写文件资料背面为左下角。

档案来源、级别、移交时间及保存期限

部门

档案内容

档案级别

移交时限

保存期限

行政部

1)与公司业务发展有关的政策、法令、法规文件；

A类

取得后，一个工作日内

永久

2)各类诉讼档案；

A类

取得后，一个工作日内

永久

3)公司工作报告、专题报告；

A类

取得后，一个工作日内

永久

4)召开大型会议纪要、会议记录、重要讨论稿，公司年度工作总结与工作计划，重要外事活动记录；

A类

取得后，一个工作日内

永久

5)公司章程，升级认证、领导人更选、大事记、机构成立、合并、撤消、更改名称、启用印章；

A类

取得后，一个工作日内

永久

6)行政部各项管理制度；

A类

取得后，一个工作日内

永久

7)公司各项活动形成的有关音像材料；

A类

取得后，一个工作日内

永久

8)公司下级单位的请示与批复，员工来信来访记录；

B类

当月最后一个星期二

五年

9)公司与外单位往来的文件、信函

B类

当月最后一个星期二

五年

10)年度工作总结；

B类

当月最后一个星期二

五年

11)公司财产清理、统计、购物计划；

C类

当年年底

三年

12)车辆管理相关文件；

C类

当年年底

三年

13）合同

A类

按《合同归档管理办法》

永久

14）公司日常经营管理过程中出现的阶段性文件。

C类

当年年底

三年

14）公司资质、证照

A类

取得后，一个工作日内

永久

人事部

1)人事任免；人事档案

A类

取得后，一个工作日内

永久

2)员工名册、考核、晋升、奖惩、劳保福利、职称考评、绩效、教育培训等文件。

A类

取得后，一个工作日内

永久

3）行政人事合同、人力资源合同

A类

按《合同归档管理办法》

永久

销售部（含客户服务）

1)房屋买卖合同；

A类

按《合同》归档管理细则

永久

2)客户档案；

A类

按《合同》归档管理细则

永久

3)各项活动形成的有关音像材料。

A类

取得后，一个工作日内

永久

财务部

1）会计凭证；公司章程、验资报告

A类

提交上一年度

永久

2)审计评估报告、批复、结论；

A类

提交上一年度

永久

3）融资、银行借款合同

A类

按《合同归档管理办法》

永久

4）财务报表

A类

提交上一年度

五年

成本部

预算书、估算书、结算书、费用结算凭证、工程进度结算单、签证单、各项扣款单

A类

取得后，一个工作日内

永久

招投标资料

A类

取得后，一个工作日内

五年

各类工程合同

A类

按《合同归档管理办法》

永久

对外单位提供的各项报表

B类

取得后，一个工作日内

永久

材料部

按同一设备仪器名称，含设备购置合同、固定资产验收单、说明书、维修保养手册、合格证、安装、调试、验收记录等文字材料，由设备科收集整理

A类

取得后，一个工作日内

永久

各类采购合同

A类

按《合同归档管理办法》

永久

认质认价单

A类

取得后，一个工作日内

五年

开发部

前期项目研发成果，包括可行性研究报告

A类

取得后，一个工作日内

永久

项目各类政府批文，重要的往来函件，报建图纸，事务性往来信函（请示、报告、去函等资料）

A类

取得后，一个工作日内

用地红线蓝图，项目控规图、计划立项批复、选址意见书、三级批复、五证办理、规划总平图报建、宗地图

A类

取得后，一个工作日内

房地产权属证明（房产证大证、小证）、预测报告和实测报告成果、评估报告（环评、节能、交通、土地等）、勘测报告等

A类

取得后，一个工作日内

各类报建审图图纸（人防、消防、防雷、施工图审图）

A类

取得后，一个工作日内

各类开发合同

A类

按《合同归档管理办法》

永久

各类验收证书（分户、节能、人防、消防、防雷、环评、规划、红线测量、质监备案、竣工验收备案）合格证

A类

取得后，一个工作日内

永久

总工办

1)工程中过程资料（图纸变更、工作联系单、各项通知单）

A类

工程竣工后

永久

2）各类设计合同

A类

按《合同归档管理办法》

永久

3)施工图蓝图及电子版；

A类

工程竣工后

永久

施工

单位

1）竣工验收资料（全套）

A类

工程竣工后

永久

2）竣工验收图纸（全套）

A类

工程竣工后

永久

监理

单位

竣工验收资料（全套）

A类

工程竣工后

永久

注：

B、C类文件到期后如予销毁，专职档案管理员应提出书面申请，经董事长、总经理、档案来源部门负责人签字批准后由专职档案管理员统一销毁。表5：《档案销毁审批表》

档案的查/借阅

凡因公务需要公司员工借阅档案，应事先填写——表3《档案借阅申请表》，请相关领导签字后方可到档案室办理有关手续，并按期归还，到期未还，档案管理员要及时催还。

查（借）阅A类档案，须经董事长签字（董事长不在，需总经理和行政经理双方签字）；

查（借）阅B类档案，须经总经理签字（总经理不在，由行政经理签字，后由总经理补签）；

查（借）阅C类档案，须由行政经理签字。

外单位要求查（借）阅有关档案，原则上不外借，特殊情况的必须经董事长批准并按有关规定办理查（借）阅手续，并按期归还。

借阅者离职时，离职清单上需经档案室管理人员确认归还、签字方能办理离职手续。

借阅时间不超过5天，由于工作需要延长借阅时间，须补办手续。

查（借）阅期间未经分管领导或档案室同意不得擅自复印。

安全管理

设施安全管理

档案保管室须做到防盗、防火、防潮、防虫、防水、防尘。

档案室应保持室内清洁卫生，随时对保管资料做好防尘预防工作，避免接触有毒、腐蚀的预防性工作。

档案室内严禁接触可燃物和易燃物品。

档案、资料不得随意丢弃或者摆放，档案柜及档案室须上锁。

档案、资料安全管理

档案销毁应严格按照相关销毁管理制度执行，保证至少两人在场监督执行。

档案、资料每年至少安排两次核查，主要核实往来登记表、档案资料实物、保管现状等实质进行自查或上级核查。

任何人不得涂改、伪造、撕毁档案、资料，违者视情节予以处罚。

电子资料存放须对其进行密码保护，保管人不得随意将密码告知其他人员。密码泄露后，须及时更换密码。

档案、资料保管人安全管理

档案、资料保管人须增强保密意识，确保档案、资料等重要文件的保管工作。

4、本办法与《合同归档管理办法》不符的，以《合同归档管理办法》为准。

附表

附录1

档案移交登记表

送交部门：

送交日期：

序号

文件名称

文件内容描述

备注

附录2

档案存档登记表

日期

文件名

送存部门

送存人

立卷号

备注

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附录3

行政档案借用申请表

申请部门：

申请日期：

借用档案名称

借用档案数量

用途

使用时间

原(复印)件

总经理：部门负责人：申请人：

附录4

行政档案借阅登记表

日期

文件名

档案号

借阅人

归还日期

备注