物业租赁管理方案

物业租赁管理方案一、物业租赁部岗位职责1、物业部经理A、主持物业部租赁工作，对公司委托租赁的物业进行租赁经营管理。B、制定租赁工作规程并负责实施及监督。C、有关租赁合同的洽谈、制定及实施。D、监督有关租金的催缴和租赁管理费的交付。E、对物业租赁助理的业务培训及指导。F、负责租赁工作的纠正、预防措施的制定及实施。G、负责与房屋管理部门及客户的沟通。H、处理有关客户的投诉。2、物业租赁助理按工作程序及作业规程具体负责以下工作：A、参与租赁合同的洽谈、起草及实施。B、负责租赁金的催缴和租赁管理费的缴付。C、负责租赁的广告推介工作。D、负责用户回访、意见征询的工作。E、负责市场信息的调研工作。F、负责工作日志、租金收缴日报表等各种工作记录的填写或编制。二、物业租赁工作规程1、目的规范工业园物业租赁工作，保障公司经营的良好信誉，便于租赁业务的开展。2、适用范围物业部经管的工业园租赁物业3、职责（1）物业部负责房屋租赁业务的实施和跟踪。1页共10页（2）财务部负责有关费用的核收。（3）公司领导负责租赁工作的监督。4、工作程序（1）根据租赁市场行情及公司的租赁房屋情况刊登招租广告。（2）合同洽谈A、就房屋的位置、面积、价格、租赁期限等与来访单位进行报价、洽谈。B、对留下联系方式的来访者及来访电话进行记录(记录于《租赁来电来访记录表》)，并跟踪直至租赁成功或对方取消租赁意向。C、对要求到现场看房者，积极安排陪同看房。D、未出租的房屋的钥匙由专人负责并做好标识。（3）合同的拟定及签订A、根据双方洽谈达成的条件，拟定《房屋租赁合同》，并按合同评审程序进行合同审批。B、审批后的合同交承租方按规定签章。承租方须出示有效身份证明(承租方为个人的提交身份证，承租方为单位的提交政府批文或工商营业执照)，并提供复印件存档。C、承租方向公司财务部交纳租赁保证金。D、公司法人代表或其委托人审准合同并签章。E、合同签订后合同正本及相关资料存档。（4）出租房屋的交付A、承租方交纳租赁保证金后，即与承租方办理出租方的验交手续。B、向承租方交付租赁房屋的钥匙。C、填写《出租房屋验收交接单》，并存档保留。（5）租金的催缴A、每月月底前后向承租方送发租金《交款通知书》，如无法在此期间送达，应每日电话催询或登门拜访送交，直至收到为止。《交款通知书回执》存档。B、每月收缴房屋租金期间应主动催缴。对租金以现金交纳的承租方的租金应与财务部人员一同前往收取。2页共10页C、登门拜访时，应向客户出示工作证件，说明身份。与客户交谈应保持友好的态度，说话有分寸，谈吐要文明。D、对于逾期未交款的承租方，应每日以电话催询或登门拜访的方式催询，并做好记录，直至其交款或采取进一步的催款措施。E、在采取如锁门、断水电等进一步措施前，应采取各种方式知会承租方，做到合情、合理、合法。还要取得公司行政管理部门的支持与协同，并做好通知的签收记录。F、将承租方交纳租金的凭证(支票或银行进账单或现金缴款回单、发票等复印件)归档留存。（6）合同的变更在合同实施期间发生的有关合同价格、租用面积、租用期限、交款日期等的变更，如属我方提出的，应经公司领导批准后立即通知承租方并做好记录；如属承租方提出，应提供书面的文件，按合同的评审程序重新审批。（7）合同的终止凡合同的终止皆应按合同中的具体条文进行。在承租方搬离时应与物业部联系，并尽可能有人员在场提供适当的帮助及监督其搬离，防止因搬离而造成公司利益的损失。（8）房屋的接收A、新用于租赁的房屋的接收，应准备好平面图及水电等设施的图纸，于现场进行观察，并测试房屋内的各种设施，做好验收记录。若发现大的问题应及时向上级领导汇报并通知交验方。B、对于承租方退房的接收应按房屋交付时的《出租房屋验收交接单》的项目进行验收。若房屋经过两次装修，对房屋的主要设施(墙面、地板、窗口、水电设施、空调设施等)进行验收，正确填写《出租房屋验收交接单》上的归还验收记录，报公司领导根据合同的有关条款及实际情况决定是否恢复原样。C、验收结束，取回钥匙，做好标识和交专人保管，并锁好门窗。（9）承租方退租房屋要将所有应交租金及有关费用结清后，方可将租房押金退还。物业租赁人员负责协助原承租方办理退租保证金手续。根据上月出租房3页共10页屋租金收缴情况，于下月10日前正确填报《物业租赁租金收取统计月报表》。按承租的变化情况及时更改及编制《租赁情况一览表》。（10）回访制度A、物业租赁人员在每月催缴租金的同时，征询承租方对租赁工作的意向及租赁过程中碰到的问题，做好记录并尽力协助解决。B、每年应至少组织两次承租方意见征询活动，并由承租方填写《物业租赁服务工作意见书》。对于空置的房屋，每月应至少检查一次房屋的安全情况。（11）相关记录①《租赁来电来访记录表》②《物业租赁合同》③《出租房屋验收交接单》④《交款通知书》⑤《物业租赁租金收取统计月报表》⑥《租赁情况一览表》⑦《物业租赁服务工作意见书》5、交纳租赁管理费规程（1）目的按期交纳租赁管理费，保证租赁业务依法经营、管理。（2）适用范围公司租赁管理的物业。（3）职责物业租赁助理负责租赁管理费的缴交工作。(4)工作程序①接到物业管理部门所发《物业租赁管理收费通知书》后，物业租赁助理填写《交纳租赁管理费明细表》，并与物业管理部门核对，确保无误。②物业部经理对明细表进行审核后交公司审批。③物业租赁助理按规定领取相应数额的支票后，到物业管理部门交费。4页共10页④有关资料复印归档。(6)相关记录《交纳租赁管理费明细表》6、租赁广告刊登规程（1）目的迅速及时发布广告信息，促进物业的租赁业务。（2）适用范围在各大报纸和房产网站上的租赁广告刊登。（3）职责物业租赁助理负责广告刊登的全部工作。（4）工作程序①根据实际的物业租赁推介需要，拟定广告文案，确定刊登的版面篇幅，选择刊登的报纸和房产网站，报物业部经理及公司领导审批。②持需要推介的物业的广告文案、公司营业执照复印件及限额支票，前往报纸广告部办理广告刊登手续。③网站上发布的租赁广告要做到每日更新。④广告刊登后将广告原件或复印件剪出存档。⑤半年一次或根据实际情况跟踪填写《报纸广告商情一览表》。（5）相关记录《报纸广告商情一览表》三、租赁管理工作抽检与考核规程1、目的建立公司对物业部房屋租赁管理工作抽检与考核规程，验证服务质量是否符合规定的要求。2、适用范围适用于公司组织的对物业部不定期进行的抽检与考核。3、职责5页共10页(1)公司主管领导担任抽检小组组长，负责抽检小组的建立和抽检工作的组织。(2)抽检小组成员负责抽检工作的实施。4、工作规程（1）抽检小组①公司主管领导的每次抽检前组建抽检小组，小组人数2～3人，成员可为公司有关部门负责人。②公司主管领导在抽检前主持召开抽检小组会议，对有关事项进行说明。（2）检查与考核时间不定期进行，每年不少于4次。(每次检查，均不事先通知。)（3）检查与考核依据①公司现行有效的管理制度和文件；②质量体系文件；③法律、法规要求；④合同。（4）检查与考核办法①抽检小组根据抽查资料、记录和现场询问的方法按《物业部工作抽检与考核表》要求对每个项目公正、客观地进行评分。A、对无记录、有漏项、有错项等较多问题的每个样本扣2分；B、对有问题记载、无落实结论的每个样本扣1分；C、对有问题未按要求完成的每个问题扣2分；D、对记录不清、字迹潦草的扣1分；E、对一般签名、描述、时间等记录不全的扣2分；F、一个检查项目发生以上不同的扣分项，扣分累加；G、其他严重不合格的每项扣5分；H、发生数量不足规定样本数量的，按实际发生数量检查，对没发生的检查项目不扣分。②评分表示及等级评定方法6页共10页A、每个检查项目满分为5分，减去扣分为得分，用“”表示即可，得分为零分或负分的记录在“备注”栏。B、合计得分除以满分的商≥0 9，考核等级为“优秀”；商≥0 8，考核等级为“良好”；商≥0 7，考核等级为“及格”商≤0 7，考核等级为“差”。（5）抽检结束，抽检小组组长汇集各成员的评分表，计算出成绩，通知经营部经理并将评分结果交管理者代表、总经理审阅。（6）对检查中发现的不合格项由公司主管领导签发《不合格/纠正、预防措施报告》。5、相关文件(1)《服务质量的评价控制程序》(2)《经营部工作抽检与考核表》四、续约、再出租办理程序物业租赁合同到期前，开展竞价，同等条件下原承租方有优先承租权，即续约；反之则出价最高者承租，即再出租。1、工作流程物业租赁助理到竞价程序确定承租方租签约程序期前30天张贴竞赁条件价通知2、工作指引（1）所有租赁合同到期的物业均须参与竞价。（2）张贴通知15天为公告期，用于意向方了解查看物业情况。（3）法律规定了原租客在再出租时，在同等条件下有优先承租权，故物业部门须把竞价通知确保送达原租户。（4）如续约的须补齐因租金上升产生押金差额后，方可发出收铺通知。（5）续约新合同的起租日期与原合同终止日期一致。7页共10页（6）续约不再给予免租期，再出租只能给出最长半个月免租装修期。（7）再出租新合同的起租日期原则上以原租户交回房屋日期为准。五、退租手续办理程序退租：指房屋租赁期限到期，原承租方不愿续约或在竞价中得不到承租权的，予以办理退租。1、工作流程物业租赁助理约定交物业租赁助理、租户一起验收租户交清租金、管理费、回房屋验收日期填写验收单水、电等费用公司财务部物业部物业租赁助理填写支付证明退款审批单办退押金附验收单物业部 客户到物业部办退管理费押收回房屋及钥匙 金、水电周转金2、工作指引（1）物业租赁助理应在租约到期前15天督促原租户尽快搬迁。（2）验收日即为合同终止之日，如租户拖延交房，则按合同约定收取延期费用。（3）物业租赁助理对租金交付情况开展检查，物业部对工程及管理费、水电费等，开展检查，双方应按合同的约定验收无误。（4）物业租赁助理、租户在验收表上签名，由物业部收回钥匙。（5）物业租赁助理协助公司财务退回租赁押金、物业部负责退回管理费、水电费押金。六、房屋交付使用程序1、房屋交付使用参照住宅交付，分两步：2、工作指引（1）施工、验收、办理综合验收均参照住宅做法。8页共10页（2）物业租赁助理与工程主管一起参与对物业的验收与移交。（3）物业租赁助理主要对房屋的装饰、装修配套设施、间隔及编号进行验收，物业部负责全面验收。（4）物业部须在物业交付和租赁之前时间内，处理好物业的移交存在的所有问题，使租户的收房顺利进行，以免发生延长起租，增加免租期或减租等问题。3、工作流程公司财务物业租赁助理客户执合客户签订物开具收房通知送达收房通同、身份证、业部规定的相知、合同给物公司委托书、关文件及交付业部收房通知收房管理费押金物业部物业部审批并客户管理中心抄水电验收予以批准予以监管申报装修表及交钥匙给租开业户4、工作指引（1）财务须审核房屋出租意见表、合同、收房通知无误，收取押金和上期后方能在收房通知上盖章。（2）物业租赁助理须将合同及收房通知一个工作日内送达物业部，方便客户收铺。（3）物业部必须在收房通知之日完成交钥匙之前工作。（4）相关收房消防协议书等文件、装修及监管规定由物业部制定。（5）物业部对租户的灯箱广告、橱窗设计予以审批和监管。七、房屋转租程序部分租期内经营困难的租户，在租金的压力下，很多在私底下转租，从而产生了责任人不清、私下变更经营范围、欠租等诸多问题。为了对这些现象予以有效的监管，合理的引导，在租赁条件不变的前提下，予以同意租期内转变承租方，并合理收取费用。9页共10页1、工作流程原租户提出 新租户提交 新租户资格 物业部书面申请 经营商资料 评估 审批不