仓储单据管理办法仓库单据、表格、账册的填写保管要求

安得物流股份有限公司企业管理标准仓储单据管理办法全文目录一、目的 1二、适用范围 1三、职责 1四、仓储单据分类 2五、管理规则 25.1空白单据管理要求 25.2出入库单据管理 25.3存卡管理要求 65.4盘点表管理要求 65.5单据装订、审核、保管要求 7六、检查与考核 7七、相关附件 7八、相关文件 7一、目的规矩仓储单据管理及使用流程，完备仓储单据内部管理体系，防范运作风险。二、适用范围本办法适用于公司一切服务平台仓储类单据日常管理。三、职责3.1 仓管员负责仓储单据使用、传递进程中的管理，确保单据完好、整洁，并且即时传递给单据员；3.2 核算员负责接客户订单的接受、内部订单转化、传递、整理、装订、存档及空白订单管理，关于客户订单、内部订单的完好性负责；3.3 平台财务负责人负责检查、审核本平台仓储单据管理的执行情况，关于本平台单据的完整性、规矩性负责；3.4 仓库主管负责关于仓库仓储单据和存卡的监管，并且落实整改要求；3.5 大区仓储职能线关于所管辖平台仓储单据管理情况进行检查与监控，月度关于平台仓储单据管理执行情况输出检查管理通报；3.6 运作管理部负责监督大区仓储职能线关于单据管理的执行情况，关于违规情况给予考核评估。3.7 大区行政职能线负责仓储单据的统一采购、印刷与发放；3.8 安全与风险管理部关于各岗位与部门职责履行情况进行检查，关于违规情况给予考核评估。四、仓储单据分类4.1 公司仓储单据：公司制定适用于仓储业务的通用单据，包含出入库通知单、暂存单、小票、存卡、盘点表、其它运营管理部门特许单据等；4.2 客户仓储单据：指客户标准订单或服务策划方案中注明的有效单据，用以换取公司仓储单据的凭证。五、管理规则5.1空白单据管理要求5.1.1 平台空白单据由单据员负责管理，分类别建立正规的收发存明细台帐，存放地要保持干燥卫生安全、垛码整齐、美观,按库存产品的要求执行。5.1.2 申领计划制定：单据员根据空白单据库存数量及使用进度，编制季度单据需求计划，由平台财务负责人审核后交大区行政职能线统一采购，统一领用（存卡、暂存单、五联单、合同单）；5.2出入库单据管理5.2.1单据样单的管理5.2.1.1物流服务顾问负责在业务运作启动一周内与客户确定客户单据的有效印签及样式，并且上传系统，途径：合同管理—仓储合同管理—仓储单证印鉴；5.2.1.2平台财务负责人保证仓库单据使用人有一个有效印章、签名样式的样单，能有效辨认仓储单据的有效性、规矩性；5.2.1.3平台在制定与客户相关的双方单据样单、流程时需要与客户协商，物流服务顾问负责给予支持、协助；（原5.2.7）5.2.1.4平台财务负责人保证每一个单据使用人掌握单据使用方法与流程，并且定期检查并且核实执行情况；5.2.1.5平台核算员、仓管员出现人员变动，应关于接任单据员、仓管员进行单据管理、印章、签名及合格样单进行相关培训；5.2.1.6大区仓储职能线和平台财务负责人保证单据的使用及流程都有文件或协议规则，确保规则满足客户服务策划方案或合同要求；5.2.2仓库单据流转及签单规矩（参考附件：安得出入库调账单签收规矩指引）5.2.2.1安的出入库通知单各联关于应说明联数用途责任人第一联账务处理单据员第二联仓库留存仓管员第三联装卸作业联装卸第四联司机出门司机、保安第五联存根联单据员5.2.2.2单据员审核客户出入库订单无误后（具体审核方式见《出入库管理办法》），根据客户出入库订单，系统换单打印出安得出入库通知单。核关于两份单据确认信息一致后签单。签单后，留存第五联，作为核算存根联。将剩余四联交于仓管员安排收发作业。5.2.2.3仓管员与送货司机货物清点交接完毕后签单（如安得出入库通知到单为多页，只在最后一页签字即可）。签单后，将第四联交于送货司机，作为出门联使用。5.2.2.4仓管员将第三联交于装卸工，作为装卸结算联。5.2.2.5仓管员留存第二联作为仓库关于账联，将第一联返回单据员处，进行账务处理；5.2.2.6单据员将客户出入库订单与安得出入库通知单一一关于应（安得出入库通知单在上，客户出入库订单在下，左上角关于齐）作为一组。当天作业完毕后，按业务类别系统装订单据，妥善保管。5.2.2.7单据员打印出安得出入库通知单，在指引附件1、2标记1位置签名，并且在签名上加盖安得物流收发货专用章。5.2.2.8如果是2次打印，在指引附件2标记2位置备注清楚2次打印的原因。（入库调整单同理操作）二次打印核算员必需将一次打印的单据销毁，严禁二次或多次打印单据同时流转；5.2.2.9如果是运输方提货人员提货，则单据员在核关于清楚提货人员身份后，在上指引附件2标记3位置写清楚提货人员的身份证号、联系方式和姓名，标记4位置空出5.2.2.10如果是司机直接提货，则单据员在核关于清楚司机身份后，在指引附件2位置写清楚司机姓名、车牌号，标记3位置空出。5.2.2.11仓管员在接到运输方提货人员（或司机）带来的安得出入库通知单后，据以作业。每行货物清点完毕后，在指引附件1标记2、指引附件2标记5位置填写各行关于应的实际收、发数量。5.2.2.12一切货物收、发货完毕后，仓管员须在指引附件1、2标记3、6位置写明“收、发货完成情况”：“实收、发正品XX”，“实收、发残次、包装破损XX”空格位置根据实际情况，用大写数字填写件数，例如“壹佰台”。仓管员在“收、发货完成情况”的下方最后签名、签署日期。5.2.2.13如果是运输方提货人员提货，则运输方提货人员须在指引附件2标记7位置，签实收数量并且签名。如果是司机直接提货，则司机在指引附件2标记7位置，签实收数量并且签名。5.2.2.14如果装卸工作非外包或非仓管员自己完成，仓管员应在指引附件1、2标记5、8位置填写装卸工姓名5.2.2.15安得出入库通知单签单流程图：5.2.2.16单次发货无法一次性发完，单据员按实际发货数量确认系统发货，剩余货物进行系统暂存处理，打印暂存单，仓管员签字确认；5.2.2.17单据员将暂存单与本次发货客户订单、安得出库通知单按单号关于应同时整理装订；5.3存卡管理要求5.3.1立体仓库实施库位条码，无需执行存卡管理5.3.2后期推行RF管理仓库，根据业务实际情况及系统实施情况，逐步考虑取消存卡管理；5.3.3存卡分类使用方法分类正品残次品包装破损品处理方法不留下任何卡角撕下黄色卡角撕下红色卡角5.3.4记录信息包含：库位、型号、类别、库位、收发日期、数量、结存、收发货人的姓名；5.3.5严格登记每一笔收发业务，包含出入库日期、出入库单号、盘点性质、收发货数量（盘点数量）、结存数量、操作人签名，不得漏记、重记；5.3.6存卡不得随意涂改，需更改，划一横线表示删除，仓管员须在划线行写上原因及签名确认；5.3.7新建存卡或换卡，需在存卡填写第一行注明新建/换卡，如为换卡，在新、旧存卡上需注明关联存卡编号；5.3.8单张存卡使用完毕后，需以旧换新向单据员核销领取,由于某产品已无库存而存卡未用完的集中回收管理,单据员和财务负责人不定期到仓库检查存卡使用及管理的情况，并且反馈异常问题，上传知识平台，制订计划由仓库主管落实整改；5.3.9核销或集中回收管理的存卡，平台分月按客户分类进行回收摆放、装订、存档，存卡装订以30张/本，如单个客户当月需装订存卡较少，可与其他客户合并且装订，但需标记区分，不得混杂装订，平台财务负责人定期进行检查执行情况；5.4盘点表管理要求5.4.1仓库根据《盘点管理办法》要求制定日盘、周盘、月盘等盘点计划，生成制作盘点表；5.4.2盘点表需包含盘点日期、客户、网点、仓库、型号、数量、库位、批次、状态等内容；5.4.3盘点结束后，盘点表由参与盘点关于账人员签字确认后注明最终盘点结果是否存在差异，如有差异需注明原因，按日期先后分仓库进行装订存档；5.5单据装订、审核、保管要求5.5.1 单据员在月度单据装订后，2日内提交平台财务负责人审核，财务负责人关于每一本单据的数量与系统中的记录数量进行核关于或抽选比例核关于，核实单据装订规则、有效性是否契合公司要求，确认无误在封面填写复查数量并且签名；5.5.2 财务负责人在审核进程中发现问题，应向责任人发出整改通知单，并且记录纳入月度单据员个人考核；5.5.3 已装订单据审核完成后，按《档案管理办法》进行存档管理；六、检查与考核6.1 大区仓储职能线月度关于平台仓储单据的装订的执行情况、签收规矩情况等进行检查或抽样检查，出具月度管理评估通报，关于异常情况即时发出整改要求；6.2 运作管理部负责监督各大区关于平台仓储单据监管的执行情况，季度、年度根据各大区执行情况出具管理评估通报；6.3 安全风险管理部在平台财务负责人离任审计或专项审计时应关于单据档案和单据审核的执行