企业内部控制制度

XXXX房地产开发发有限公司司企业内部控控制制度2012年10月30日目录catalogue总则及说明明generalprinciplesandexplanation第一章Unit1管理控制及及内控自我我评估managementcontrolandselfappraisalaboutinternalcontrol第二章Unit2财务会计控控制financialaccountantcontrol第三章Unit3销售和应收收账款salesandreceivables第四章Unit4采购和应付付账款purchasesandaccountpayable第五章Unit5费用支出控控制expensescontrol第六章Unit6货币资金管管理pecuniaryresourcesmanagement第七章Unit7固定资产管管理fixedassetsmanagement第八章Unit8项目开发与与总控projectdevelopmentandmastercontrol第九章Unit9产品研发与与设计productdevelopmentanddesigning第十章Unit10工程招标与与预算projectbiddingandbudget第十一章Unit11工程质量监监督与验收收projectqualitysupervision第十二章Unit12人力资源管理理humanresourcesmanagement第十三章Unit13对外投资管理理investmentabroadmanagement第十四章Unit14客户服务与信信息管理customerserviceandinformationmanagement第十五章Unit15内部审计internalaudit总则及说明generalprinciplesandexplanation一、内控手册册的使用责任任Responsibilityfortheuseofinternalcontrolmanual二、内部控制制的目标Targetofinternalcontrol三、内部控制制的概念conceptofinternalcontrol四、内部控制制的框架frameworkofinternalcontrol五、内部控制制的缺陷deficiencyofinternalcontrol六、内部控制制的描述descriptionofinternalcontrolBACK一、内控手册册的使用责任任Responsibilityfortheuseofinternalcontrolmanual本手册适用于于房地产开发发有限公司及及其子公司，，为方便描述述，以下简称称为“公司””。本手册的内部部控制制度是是关键的控制制制度，不包包括所有的运运作流程，使使用者应当根根据手册提示示的内部控制制关键点建立立完整的运作作流程。BACK二、内部控制制的目标Targetofinternalcontrol内部控制是一一个由公司董董事会，管理理层以及其他他员工共同作作用的过程，，此过程在以以下的三个方方面对公司实实现其经营目目标提供合理理保证：行之有效并且且富有效率的的经营过程effectiveoperatingprocess可信赖的财务务会计报告reliablefinancialaccountantreports对法律法规的的遵循tofollowrulesandregulations内部控制主要要体现在对公公司现金以及实物资产的保全以及被被有效的利用用，以合理保保证公司短期期和长期的营营运目标能够够实现。BACK三、内部控制制的概念conceptofinternalcontrol内部控制是一一个过程。是一种实现现目标的手段段，而不是结结果；内部控制是人为控制的，不仅仅仅包括制度度和政策，同同时包括公司司各个部门的的员工；内部控制对董董事会和管理理层只能提供供合理的保证，而非绝对保保证；内部控制是为为了实现各个个不同而又相相互交错的企业目标而设计的。BACK四、COSO内部控制的框框架cosoframeworkofinternalcontrol业务流程财务报告法规遵循BACKCOSO内控框架的描描述COSO要素含义相应的内控制度举例控制环境任何经营的核心是由企业的人力资源——员工的个人品行，包括诚实正直、道德观念、胜任能力；以及企业的经营环境组成的。明晰的权利和义务体系来明确内控的重要性；有关行为准则和业务标准的书面政策；完善的预算机制以及对产生差异的原因作及时分析；吸引并留住合格员工的计划；有效的内部审计委员会以及内审部门风险评估公司必须意识到它所面临的风险，并采取措施应对。公司必须设立整合所有组织活动的目标，这样公司整体才能统一运转。公司同时必须建立一套发现、分析并且管理风险的机制。有关经营、财务报告以及法律法规等职能的明确目标；全公司范围内的风险评估控制活动公司要建立能确保管理层应对风险的策略，以及使之奏效的内控政策和程序。职责分离：现金收款有两个以上的职员进行处理；对投资资产的独立稽核；信息系统的控制以及数据备份信息沟通信息与沟通存在于公司所有的活动层面。它可以使得员工获取并分享有关程序的执行、管理以及控制等各方面的信息。管理层要建立并维护有效的信息发布以及反馈系统；与外界同行业在政策变更以及行业风险方面进行资源共享；员工举报违规或舞弊现象的奖惩措施有效监督管理层要监督整个控制活动的运作过程，发现问题要及时纠正。这样公司才可以主动积极地针对所发现的不利状况作出反应。定期通过内审或外部审计渠道获取内控审计报告并作出反应；对预算差异进行及时跟进；对现金及实物资产进行定期盘点，对账实差异进行分析BACK五、内部控制制的缺陷任何的内部控控制设置都有有其自身的缺缺陷，包括：：在实施内部控控制的过程中中会存在人为为的错误或过过失；由于两名或多多名员工的串串通而导致的的内控失效；；舞弊（例如：：管理层滥用用权力；伪造造凭证或记录录以及欺骗性性行为等）即使是设计完完善的内部控控制也会因无无意或故意的的行为而导致致缺陷的产生生。但是，管管理层可以期期望良好的内内部控制系统统能够给董事事会以及管理理层提供其控控制目标得以以实现的“合合理保证”。。非常重要的的一点是：公公司应该进行行合理谨慎的的措施来保证证内控目标的的实现，而不不是设想或者者认定仅仅依依靠“优秀””的员工就可可以达到目标标。BACK六、内部控制制的描述公司内部控制制制度的描述述和形式由以以下三个方面面组成：内部控制的目目标：内部控制服服务于公司的的整体目标以以及各职能目目标，通过控控制活动为目目标的实现提提供合理保证证，并且能够够有效识别公公司面临的风风险并采取应应对策略；关键控制点：关键控制点点指关键的内内部控制行为为，保证这些些内部控制行行为被正确采采用并持续使使用，就可以以保证企业的的内部控制目目标得到实现现。流程图：流程图是描描述内部控制制行为的主要要方法，是通通过对经营活活动整个过程程用图表形式式进行描述，，并对关键控控制点着重说说明的一种方方法。BACK流程图图标说说明BACK第一章管理控制及内内控自我评估估BACK一 职位分工工BACK二 总体战略略计划的控制制管理层根据内外因素以及及向员工搜集信信息修改战略目标总经理办公会会平衡未来的发展以及当前状况总经理办公会会制定的下一年度总体计划划提交董事会决议董事长批准经批准的总体计划下达子公司和和各部门制定综合计划管理目标1）总体战略计计划是清晰、、明确并且合合法2）总体战略计计划是以未来来发展为大前前提3）总体战略计计划应得到员员工的认同关键控制点1）管理层应规规划长期和短短期目标2）总体战略计计划必须得到到董事长的签签字同意注释1）年末管理层层应该根据内内外部因素，，如经营环境境、竞争对手手、法律法规规、消费者等等因素的变化化及时调整公公司的战略目目标，同时应应该征求员工工的意见2）战战略略投投资资发发展展委委员员会会根根据据因因素素的的变变化化修修改改目目标标3）总总经经理理办办公公会会因因该该平平衡衡将将来来的的发发展展要要求求以以及及目目前前的的经经营营能能力力，，制制定定可可行行的的目目标标战战略略4）战战略略应应分分为为长长期期和和短短期期，，其其中中包包括括企企业业总总体体战战略略目目标标、、企企业业架架构构、、资资金金来来源源、、财财务务目目标标以以及及市市场场需需求求等等5）所所有有的的战战略略计计划划应应得得到到董董事事长长的的同同意意6）总总经经理理办办公公会会应应将将总总体体战战略略目目标标以以及及计计划划下下达达给给各各部部门门员员工工，，成成为为公公司司上上下下的的奋奋斗斗目目标标010302040605年度度终终了了战略略与与投投资资发展展委委员员会会审阅阅BACK三子子公公司司及及各各部部门门制制定定部部门门计计划划的的控控制制根据据总总体体计计划划各部部门门制制订订综合合计计划划报送送企企管管部部企管管部部进行行调调整整临时时工工作作任务务计计划划针对对调调整整与与各部部门门进进行行沟沟通通董事事长长批准经批准的部门综合计划划/月度计划部门实施管理目标1）所有综合计计划与公司总总体战略一致致2）计划的制定定应当切合实实际关键控制点1）部门的综合合计划应该以以总体战略为为基础制定2）综合计划必必须得到董事事长的同意3）各部门对企企业管理部门门提出的计划划调整进行充充分的沟通注释1）子公司及各各部门应考虑虑企业的总体体战略目标来来制定部门计计划2）所有综合计计划应该预计计各部门未来来所需，然后后制定计划，，包括：销售售、采购、费费用、人力资资源、固定资资产等等3）企管部根据据公司总体的的年度计划对对各部门报送送的计划进行行调整4）公司根据工工作中出现的的具体情况下下达临时工作作任务5）由董事长审审核通过所有有部门计划6）批准后的计计划返还各部部门及子公司司实施，月末末，季末，年年度末作为部部门考核的依依据010302040605各部门/企管部备案BACK根据综合计划划制订月度计划划四 部门月度度绩效考评的的控制管理目标1）提高各部门门的工作积极极性，共同完完成公司战略略目标2）考核标准应应与总体战略略计划一致关键控制点1）考核标准的的制定科学合合理，并结合合公司的实际际状况2）考核标准应应得到总经理理和董事长的的签字同意3）考核的结果果与部门的绩绩效奖励相结结合注释1）企业管理部部每月末、季季度末以及年年末根据公司司的考核标准准对各部门进进行考核2）考核标准的的制定由四大大部分组成，，各部门制定定的本期规计计划占主要的的地位，并兼兼顾其他目标标3）企管部对各各部门进行评评分并排序4）对评分的结结果与部门总总监进行沟通通，尤其是对对评分较低的的部门，使其其认识自身的的不足之处5）总经理办公公会议对公司司本期的经营营状况作出总总体评价，以以此对本期部部门总考核结结果进行控制制6）考核结果经经总经理批准准后进行公示示部门内部管理状况010302040605期末企管部进行考核公示总经理批准各部门的考核结果总经理办公会会议对公司总体评评价考核结果由企管部存档经批准的部门计划部门职能建设状况部门内部培训状况考核的标准根据标准为各部门评分和部门总监进行沟通BACK公司月度经营营指标完成情况况公司财务状况况资本结构管理团队组织机构建设设培训管理线条工作效率行政人事部考评依据，计入人员积分分五 信息沟通通与交流各职能部门总监/总会计师/总工程师基层员工董事会决策层层总经理/总经理办公室室审计委员会管理目标1）员工明确上上级制定的政政策和制度2）部门总监和和总经理/董事长获悉员员工的建议和和举报3）管理活动动的有效监监督与汇报报体系关键控制点点1）管理层政政策与制度度应该为基基层员工所所认知和接接受2）基层员工工的建议和和举报能够够通过有效效的途径传传达注释1）公司控制制活动的监监督很大程程度上依赖赖于内部审审计的有效效进展。内内审在实施施审计时，，其计划应应该得到审审计委员会会和董事会会的批准，，并提前与与被审计部部门沟通；；内审能够够接触到所所审计的资资料、实物物和人员2）基层员工工向部门总总监/总会计师/总工程师反反馈实务操操作所遇到到的问题和和提出建议议，部门总总监/总会计师/总工程师应应予以及时时回复或开开会讨论；；舞弊或错错误的举报报可以直接接向公司审审计委员会会进行反映映，举报奖奖惩制度应应由行政人人事部门制制定3）内审报告告应该直接接向董事会会汇报；报报告所发现现的问题可可以先行与与被审计部部门沟通，，但不影响响最终报告告内容010302信息收集政策传达政策审批政策制定审计内控的的执行报告董事会会监督汇报监事会监督违规及舞弊弊举报BACK审计委员会会问题反馈六 一般价价格的控制制（销售/采购/工程价格）制定评价系系统流程部门草拟价格控制计划提交董事长长批准经批准的各部门评价政策管理目标销售、购买买价格和工工程造价要要反映现今今商业和经经济的状况况，并且符符合企业的的战略目标标和综合计计划关键控制制点1）企管部部应定期期对销售售/采购/工程等价价格作审审阅，价价格的制制定与变变更与企企业长期期和短期期价格战战略一致致2）最终的的评价政政策以及及价格调调整方案案应得到到总经理理办公会会的讨论论通过3）工程物物料和固固定资产产的购买买、土地地的竞标标和工程程的造价价要在企企业的预预算范围围内，并并且经过过价格的的调查，，如获取取第三方方提供的的报价单单4）购货价价格、土土地竞标标价格和和工程价价格应得得到管理理层的审审批注释1）企管部部根据企企业的总总体战略略计划订订立评价价系统与与决策系系统2）总经理办公公会制定评价价系统与决策策系统。例如如：每年之销销售价格、购购买任何物品品的查询程序序、工程造价价的预算等3）各部门将政政策草稿提交交董事长审批批；董事长应应考虑政策是是否能符合社社会的经济状状况以及反映映公司的成本本等4）批准后的计计划应发回各各部门进行培培训及实行5）价格部门及及财务总监/总会计师应每每年复核系统统的内容是否否需要更改；；如有需要，，部门主管应应提交一份修修改草稿及原原因给管理层层进行讨论是是否有需要更更改。同上（（2）至（4）01030204总经理办公会会进行价格会审审企管部订立评价系统与决策系统批准不批准相关职能部门门执行价格控制制BACK七 内部控制制的自我评估估内部审计报告企业绩效考核结果/业务周/月报总经理办公会会讨论论外部专专业人人士评估估报告告/审计报报告员工意见反反馈管理层层进行行内控自自我评评估根据SOX404出具管管理层层对内控控的评评价会计师师事务务所对管理理层评评价发表意意见控制环环境有效监监督风险评评估控制活活动信息沟沟通01020305管理目目标1）公司司管理理层负负责建建立并并维护护完善善的内内部控控制2）管理理层在在财务务报送送时需需就其其内部部控制制的有有效性性进行行评价价关键控控制点点1）管理理层负负责建建立完完善的的内部部控制制制度度，并并且确确保得得到有有效实实施2）管理理层定定期进进行内内控评评估3）内部部审计计、专专业机机构以以及员员工应应在完完善内内部控控制中中发挥挥作用用注释释1）内部审审计职能能应该涵涵盖公司司经营、、资金运运作、财财务报告告、舞弊弊调查、、法规调调查等各各个方面面2）总经理理应该了了解各部部门运作作情况，，定期召召开总经经理办公公会议进进行讨论论，发现现问题及及时纠正正3）公司应应该建立立完善的的员工意意见反馈馈机制，，让管理理层了解解基层所所发生的的情况4）按照COSO框架进行行内控自自我评估估，一般般通过自自我评估估问卷表表的形式式进行分分析与归归纳5）在年度度以及季季度的财财务报告告中进行行内部控控有效性性的陈述述04BACK内部控制制自我评估估问卷第二章财务会计计控制BACK一 职位位分工BACK二 一般般会计控控制管理目标标1）会计制制度的制制定要符符合法律律法规的的相关要要求2）各部门门的业务务操作应应该符合合财务操操作手册册的要求求，配合合财务部部入账3）凭证的的记录与与账册编编制做到到账实一一致关键控制制点1）财务总总监/总会计师师应详细细审核财财务制度度以及业业务操作作手册的的制定，，并且经经过总经经理签字字批准2）财务操操作流程程应该得得到各相相关部门门的认可可并得到到执行3）财务经经理/总会计师师应该复复核所有有的记账账凭证注释1）财务制制度必须须符合中中国相关关法律法法规以及及企业会会计制度度的要求求2）财务部部组织工工作小组组（可以以是临时时性质））进行具具体操作作手册的的编制，，包括单单据的收收集与复复核、凭凭证的记记录、过过账与汇汇总、报报表的编编制、财财务预算算的编制制、财务务结果分分析等3）必要时时可寻求求外部专专业人士士的支持持，参与与制订财财务制度度与操作作手册，，发表专专业意见见4）财务操操作手册册有牵涉涉到各部部门的业业务流程程，如销销售收款款、采购购付款、、费用报报销等必必须与相相关部门门达成共共识5）所有不不一致的的单证，，如发票票与合同同不符必必须发回回相关部部门查找找原因各部门负负责人讨论并实实施操作手册册会计人员员根据单据据制作凭证0103020405财务经经理/总会计计师复核凭凭证财务经经理制制定财务制制度提交财财务总总监/总会计计师以以及外部人人士审审阅董事长长批准批准备备案的的财务操操作手手册出错/不一致致发回相相关部门相符根据复复核过的凭凭证入账财务部部工作作小组组根据财务制制度制定操作手手册业务部门原始单据财务部审核BACK三 财务预预算控制管理目标财务预算真真实反映公公司的年度度财政目标标，并且对对公司的销销售、成本本以及相关关费用起指指导和控制制作用关键控制点点1）财务部编编制费用预预算，必须须核对各部部门上年费费用，对费费用预算增增幅，减幅幅较大部门门作出相应应解释2）财务预算算进行动态态预算控制制，每月针针对销售、、成本以及及各项费用用的实际发发生数与预预算数比较较，发现差差异并寻找找原因，协协调各部门门制定下月月预算实现现计划以及及本月超标标/未达标补救救措施3）销售以及及成本的预预算控制由由营销和地地产负责执执行，向财财务汇总。。其他部门门发生的期期间费用应应在发生前前经过财务务部的预算算审核，超超出本月预预算的费用用除特殊情情况不予批批准注释1）年度终了了财务部门门负责编制制公司下年年度财务预预算草案，，提交至总总经理办公公会议讨论论，通过或或提出修改改意见，再再向董事会会汇报，董董事会作出出决议。2）各部门实实行总监责责任制，并并与财务部部门保持反反馈沟通，，每月提交交预算执行行周/月报，由财财务部汇总总信息与管管理层讨论论；并且针针对超标或或未达标情情况提供下下月的补救救措施，尽尽量保持全全年度在预预算控制范范围内3）财务预算算需在全年年基础上细细分到月份份4）与销售和和成本无关关的期间费费用应由财财务部汇总总，在发生生前由总会会计师进行行预算审核核5）半半年年度度预预算算调调整整特特指指因因为为公公司司营营运运目目标标发发生生变变更更或或新新增增的的项项目目投投资资而而进进行行的的预预算算变变更更6）三三项项费费用用的的预预算算要要分分别别经经过过其其相相应应的的监监控控部部门门审审核核，，其其中中，，财财务务费费用用和和管管理理费费用用经经分分管管领领导导审审核核、、销销售售费费用用由由财财务务部部审审核核，，监监控控规规定定由由监监控控部部门门制制定定年度度终终了了财务务部部汇汇编编项目目收收入入/成本本预预算算销售售部部分管管领领导导预算算部部财务务部部汇汇编编公司司费费用用预预算算各部部门门费费用用年度度预预算算公司司下下年年度度全全面面预预算算草草案案总经经理理办公公会会议议董事事会会议议各部门讨论/规划部门预算算预算执行不同意批准010203BACK公司下年度财务预算财务部门每月月编制动态预算分分析销售状况期间费用项目成本财务部汇总月度费用销售周/月报及预算实现方案分管领导汇总总成本控制周/月报月末财务预算报告总经理办公会讨论0405半年度预算调调整分管领导/财务部06四 营运资金金的控制管理目标营运资金在管管理层控制范范围内，以保保证偿付能力力和资金的有有效利用关键控制点1）现金流的预预计应以财务务预算为基础础，根据每月月的实际情况况作出准确预预估2）总会计师复复核每月现金金流汇总表，，针对资金剩剩余或资金短短缺情况告知知管理层3）对于不能由由未来月份弥弥补的资金短短缺，应及时时调整部门计计划以及财务务预算注释1）财务部门根根据年/月初的贷款合合同以及本月月新发生的贷贷款合同，合合理计算下月月/下季度的资金金流入以及流流出值2）财务部门根根据分管领导导门的工程进进度表以及销销售部的销售售预计，合理理预估未来月月份的现金销销售流入3）财务部门根根据对外投资资部门的投资资计划预估下下月/季度的现金流流4）工程付款预预计根据合同同进度进行5）年度终了汇汇总现金净流流入/出状况，进行行年度环比以以及月份浮动动分析，寻找找差异明显的的月份并寻找找合理解释6）总会计师负负责监控下季季度的现金余余额，重点关关注流动性隐隐患并提醒管管理层注意。。另外对资