基本文字材料处理知识讲座2014.2.10课件

基本文字材料处理的几点认识

文字材料工作是党政工作的重要组成部分。文字材料工作是一项融多种知识、逻辑思维、社会阅历、经验积累、文字组织综合能力于一体的工作。入门容易，达到一定高度需要付出艰苦的努力，其中，既有文化程度高低、知识面宽窄为基础，也有平时的积累、学习、总结为条件。怎样才能真正搞好文字材料工作，就成为从事文字材料工作人员面临的一个重要课题。根据自己的经历和经验，现对如何搞好文字材料工作的有关问题进行一些阐述，以共同学习提高。一、重视公文写作的意义领导干部四种基本能力（执政能力）

科学决策部署能力分析判断能力组织协调能力公文写作能力无论是担任领导职务，还是从事与文秘相关的工作，公职人员都免不了经常写文章。文字表达水平也就成了公职人员业务能力的主要体现。二、公文写作主要类型常见类型经验材料请示报告经验材料经验材料或叫典型材料是我们办公文字材料中经常要用到的一种形式。往往上级部门开个什么会议，需要我们准备材料在会议上介绍或交流，除座谈性的会议是要求汇报工作情况外，多半就都属于是经验材料一类。因为既然是介绍本单位的工作或某个方面的工作情况，就说明在这些方面有供别人可学习借鉴之处，无论是否构成经验或仅是一般做法，那只是相对而言或有程度上的差别，性质上大体如此。再有一种情况是领导了解发现或从某些方面反映出来，说哪个学校或哪些方面工作做得不错，派相关同志下去专门总结某个学校某些方面的经验，做有关会议准备如经验交流会或通过其它形式予以推广。经验材料典型经验材料的写法也基本形成套路，一般多为“三段式”或“四段式”（或说是三要素、四要素）。即“认识”、“做法”、“效果”或再加“体会”，这是指一般性的经验交流材料，通常只要具备这几方面的内容并符合上级部门或会议的有关要求就应该可以用。如果是向较高层领导机关报送，譬如是在地区级以上会议介绍的典型经验，那就要组织力量认真总结和加以提炼，真正能够提供更具普遍意义的经验，但这几个方面内容大都也是缺少不了的，只是要求更高而已。至于每份材料结构倒不一定完全要按着这几步先后顺序去套，应根据具体工作情况和做法来合理组织材料，写法可多种多样。经验材料与经验材料比较接近的还有如事迹材料、情况汇报材料等。事迹材料（包括单位或集体、个人事迹）在评选推荐先进时常用。写这类材料最需注意的是要突出特点和有具体事例，把最典型的事迹反映出来，同时兼顾到全面而不可片面，切忌千篇一律、千人一面、套话太多、过于平淡。情况汇报材料也是要注意能够体现出本单位自身的工作特点，据实反映情况，多用事实和数字说话，并提出有关建议，以助于上级部门了解真实情况和作出正确分析判断，切忌空泛议论。请示报告根据请示的不同内容和写作意图不同，请示分为三类：第一类：请求指示的请示。第二类，请求批准的请示。此类请示是下级机关针对某些具体事宜向上级机关请求批准的请示,主要目的是为了解决某些实际困难和具体问题。第三类，请求批转的请示。我们教育系统常用的是第二类请求批准的请示。请示报告附件是指附属于正文的文字材料，它也是某些公文的重要组成部分。附件不是每份公文都有，它是根据需要一般作为正文的补充说明或参考材料的。公文如有附件，应当在正文之后、落款时间之前，注明附件的名称和件数，不可只写“附件如文”或者只写“附”字。公文如有附件，要在正文最后一行后空1行的左侧空2个字，用3号仿宋字排印“附件”2字后标冒号和附件名称。并将附件置于主件之后，另起一页开始排印，与主件一起左侧装订。文档的打印除封面外，均要双面打印。报告的特点

内容的汇报性：一切报告都是下级向上级机关或业务主管部门汇报工作，让上级机关掌握基本情况并及时对自己的工作进行指导，所以，汇报性是“报告”的一个大特点。语言的陈述性：因为报告具有汇报性，是向上级讲述做了什么工作，或工作是怎样做的，有什么情况、经验、体会，存在什么问题，今后有什么打算，对领导有什么意见、建议，所以行文上一般都使用叙述方法，即陈述其事，而不是像请示那样采用祈使、请求等。

报告的特点行文的单向性：报告时下级机关向上级机关行文,是为上级机关进行宏观领导提供依据,一般不需要受文机关的批复,属于单项行文.成文的事后性：多数报告是在事情做完或发生后,向上级机关作出汇报,是事后或事中行文.双向的沟通性：报告虽不需批复,却是下级机关以此取得上级机关的支持指导的桥梁;同时上级机关也能通过报告获得信息,了解下情,报告成为上级机关决策指导和协调工作的依据.请示与报告的区别：行文目的、作用不同呈报时间不同主送机关不同处理方式不同内容重点不同请示请求上级批准、指示，需要上级批复，重在呈请事前行文单一、逐级必须及时处理明确作答，限时批复汇报情况作为请示原因，重点在请示事项报告向上级汇报工作、反映情况、提出建议，一般不需上级答复，重在呈报

事后或事中行文有时可有多个主送机关多属阅件，多数不必作出答复重点在汇报工作情况，不能夹带请示事项示例：关于解决…请示

关于解决□□□□资金的请示（标题2）

□□□□□□（主送机关）：

近年来，□□□□□□，……（事实依据）。

根据□□□□□□，……（理论依据），为了□□□□□□，……（目的主旨）；拟□□□□□□……（意图主旨），□□□□□□，进一步……

（分旨）。望□□考虑实际情况批准为盼。

妥否，请批示。

□□□□学校

□□□□年□月□日文字材料存在的问题空泛散乱

跑题公文排版字体要求标题的字体：字体一般2号或者小2号黑体正文的字体：常用3号仿宋体附件的字体：常用3号仿宋体行间距为固定值：28磅

向上级机关行文规则要求（第十五条）

1.原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。

2.党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。

3.下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。

4.请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

5.除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。

6.受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。6.公文内容涉及其他地区或者部门职权范围内的事项，必须征求地区或部门意见，力求达成一致。7.拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。8.人名、地名、数字、引文准确。引用公文，应当先引标题，后引发文字号。9.公文的结构层次序数：第一层为一第二层为（一）第三层为1.

第四层为（1）10.应当使用国家法定计量单位，如公尺、公斤、公升、米、千米等。11.文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应在第一次出现时注明准确的中文译名。12.公文中的数字，除成文日期，部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。13.对不宜发文的公文文稿，