OA系统运行情况报告

**集团OA系统运行情况报告一、 OA概述在OA刚刚出现的时候，政府和事业单位的确是OA的主要用户，0A还没有进入企业。所以人们认为OA并不能解决企业管理层关心和控制企业运营过程中关键业务过程的作用，也没有帮助员工有效的辅助到他们的日常办公。但是伴随着0A的逐步发展，企业成为0A应用的广泛对象，0A也不再停留在传统的收发文系统或行政办公系统，0A发生了质的变化。它需要结合不同的部门和岗位、人员，成为他们的个性化的办公系统才有生命力。对于管理层来说，办公审批（不仅指公文，更多的管理流程和业务流程的审批）以及员工输入的数据汇总为不同权限的报表就是他们的办公系统。对于其他部门来说，他们除日常行政办公支持外，更需要他们的日常的业务流程的审批（如采购流程，合同审批，出差，借款，资金的审批），这些资源与信息的协同运作，才能构建适合现代企业运作和应用的协同办公0A产品。二、 系统上线总裁办在2010年9月份展开了集团0A系统的上线准备工作，完成了包括服务器的安装配置、网络机房的选址、人员信息的收集及整理、各功能模块的应用设定、邮件系统配置及切换、0A系统运行测试等主要工作，集团0A办公系统在2010年9月底正式上线运行，总裁办并在系统上线后及时安排了在总部和项目公司的操作培训，方便集团员工及时熟悉及使用0A系统。集团0A系统上线使用后，总体运行情况稳定，未出现过严重的问题或故障。三、 OA系统的使用意义1.建立集团信息发布平台：在集团内部建立了一个有效的信息发布和交流的场所，例如：公告、论坛、规章制度、新闻，促使技术交流、公告事项等能够在集团内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够及时了解公司的发展动态2.实现工作流程的自动化：工作申请及审批流程的使用，解决多岗位、多部门之间的协同工作问题，实现高效率的协作。各个单位都存在着大量流程化的工作，例如各种申请、审批、请示、汇报等，都是一些流程化的工作，通过实现工作流程的自动化，就可以规范各项工作，提高各单位及部门之间协同工作的效率；3.实现知识管理的自动化：传统的手工办公模式下，文档的保存、共享、使用和再利用是十分困难的。在手工办公的情况下文档的检索存在非常大的难度办公自动化使各种文档实现电子化，通过电子文件的形式实现文档的保管，按权限进行使用和共享；辅助办公：像图书管理、档案管理、考勤管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公，实现了这些辅助办公的自动化；协同办公：就是要支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公。随着集团的业务发展及考虑到新的地区公司的地域分布，移动办公和协同办公成为很迫切的一种需求。通过协同办公使相关信息能够获得有效的整合，提高集团总部领导层整体的反应速度和决策能力。随着集团信息化的建设与发展，0A（办公自动化系统）的应用也越来越广泛，它将从单纯的电子文档审批和信息发布转变为一套完整的信息化管理系统，更重要的是透过先进的管理思想和方法实现管理的提升、业务的改善，促进企业制度与文化的发展。四、已上线的OA功能应用1.工作流程：上线流程数：共57个，其中公文类1个，人资类34个，行政类11个，运营类1个，信息类4个，系统流程6个；流程使用情况：上线流程已审批结束的3337笔，正在审批的流程266笔。电子邮件：已全员开通了邮件系统，极大方便了内部和外部的信息数据交流传递。之前是租用的公网邮件系统，用户数及容量均无法满足集团快速发展的需要，集团自己搭建邮件系统后解决了这些问题，也极大提高了我们邮箱数据的安全性。3.其它已应用的OA功能:模块组成功能说明电子公告根据公司的公告类型，设立不同的分类，通过电子公告可以把集团的相关精神和指示以公告或通知的方式，及时传达给各相关单位。新闻管理根据设立的不同新闻类别，及时发布和分享公司最新的新闻。企业论坛我们根据公司的业务分类，设立不同的版块，论坛是一个自由讨论与交流的空间，集团员工通过发表及回复文章，表达自己的看法及意见，分享他人观点和建议。总裁信箱提供了集团领导和员工直接的沟通平台，员工通过总裁信箱，可以把问题及建议直接反馈到总裁。图书管理根据图书的不同分类，把公司目前现有的图书分门别类的管理起来，支持图书的登记及借阅审批，杳看已借图书、未还图书、借阅记录等。考勤记录员工的请假记录、加班记录、出勤情况统计。普通用户只可以看到自己的出勤记录。会议管理方便快捷的通知开会时间、地点、内容等。还可以记录、保存整个会议的过程，便于以后查询。手机短信OA提供通过手机短信的方式发送相关通知，方便快捷。规章制度提供对公司内部各种规章制度的分类录入及查询的功能。五、 模块应用开发计划OA系统本身包含了很多功能模块，但在实际工作环境中，有些功能无法满足我们的实际使用需求，这就需要我们在原来的基础上进行系统数据接口开发及相关功能完善。目前有需求意向的主要是以下几方面：行政资产管理；档案查询系统；即时通讯功能升级；人资及考勤管理；相关数据统计功能；其它系统数据接口开发；六、 OA系统推进问题及改进措施：流程上线数量偏少：流程上线需要总裁办和各单位、各中心的进一步沟通，更需要相关单位的配合。0A作为管理软件，最终应用到企业，软件只是一个工具，关键靠人去用，企业应用深度与否取决于各单位及各中心领导的重视程度，以及配套的管理制度保证。流程审批不及时：一部分管理人员尚未养成及时登录0A系统进行审批工作的习惯，造成有些工作的审批不及时。总裁办信息部考虑采用流程审批统计功能，分析审批过程，及考虑增加手机短信提醒和开发手机移动办公（即智能手机审批流程）模块，进一步提高流程审批的运行效率。模块功能未充分发掘：集团/r