材料采购样品封样管理制度

资料采买样品封样管理制度（改正稿）为了进一步规范企业各种资料采买样品封样管理工作，保证工程的进度和质量达到设计要求，明确各处室的管理职责，特拟订本制度。一、合用范围本制度合用于企业及部下各项目所需的各种资料采买样品封样管理工作，推行资料采买样品封样的资料包含构造资料、装修资料、专用资料、安装资料等以及其他经审批一定封样的资料（详细封样资料详见附件1：建筑资料采买封样明细表）。二、管理职责（一）资料处职责1、依照估算处或房产工程处编制的各种资料采买清单及技术标准，按资料采买管理制度进行招标采买，全面组织落实本制度的实行；如对资料技术标准不明确的，由资料处负责按流程报批资料技术标准，明确后实行招标采买。2、组织土建企业或房产工程处、估算处、监察处、质安资料处、财务处对送样单位选定资料样品进行确认。3、组织封样确认会签，直至样品封样后移交给监察处、档案室，并按本制度要求做好样品移交书面手续，并成立移交样品台帐，台帐上一定明确资料项目名称、名称、规格型号、品牌、厂家、产地及送样单位、联系人及联系电话等信息。4、负责对各样进场资料与封样样品的查对、确认工作。（二）土建企业职责1、查对估算处或房产工程处编制的各种资料的技术标准，能否切合设计要乞降国家标准，如对资料的技术标准有疑问或合理化建议的，上报企业总经理进行确立资料的技术标准。2、负责审查资料样品厂家有关资质、检测报告、合格证书、服务许诺书等，对样品实物与资料的一致性进行审查，并比较已同意存案的资料技术标准，确认能否切合要求。3、负责参加封样确认会签，对资料样品封样进行署名确认，直至样品封样后移交给监察处、档案室。4、负责对样品进行检查查对，参加各样进场资料与封样样品的查对、确认工作。5、负责做好样品移交监监工作。（三）估算处职责1、负责依照图纸及所选定的估算定额编制各种资料清单，明确各种资料的规范、型号、数目等技术参数与标准。2、负责参加资料样品的选样确认。3、负责审查资料样品厂家有关资质、检测报告、合格证书、服务许诺书等，对样品实物与资料的一致性进行审查，并比较已同意存案的资料技术标准，确认能否切合要求。（四）房产工程处职责1、负责确认各种资料的技术标准，能否切合设计要乞降国家标准。2、负责参加封样确认会签，对资料样品封样进行署名确认，直至样品封样后移交给监察处、档案室。3、负责对样品进行检查查对，参加各样进场资料与封样样品的查对、确认工作。（五）监察处职责1、负责参加资料样品的选样确认。负责依据本制度的规定，接收资料处移交的各种封样样品。2、负责参加封样确认会签，对资料样品封样进行署名确认，并按本制度要求做好样品移交书面手续。3、负责对各样进场资料与封样样品的查对、确认工作。4、负责成立样品库房，成立封样样品台帐，包含资料使用部门、名称、规格型号、品牌、厂家、产地及送样单位联系电话，并保留与封存样品相对应的等各样资料。5、负责样品房库的平时管理。（六）质安资料处职责1、负责参加资料样品的选样确认。2、负责审查资料样品厂家供给的有关资质、检测报告、合格证书等，对样品实物与资料的一致性进行审查或检测，并比较已同意存案的资料技术标准，确认能否切合要求。3、负责参加封样确认会签，对资料样品封样进行署名确认，直至样品封样后移交给监察处、档案室。（七）档案室职责1、负责依据本制度的规定，接收资料处移交的各种封样样品，并按本制度要求做好样品移交书面手续。2、负责成立样品库房，成立封样样品台帐，包含资料项目名称、名称、规格型号、品牌、厂家、产地及送样单位联系电话，并保留与封存样品相对应的各样资料。3、负责样品房库的平时管理。（八）财务处职责1、负责参加资料样品的选样确认。2、负责参加封样确认会签，对资料样品封样进行署名确认，直至样品封样后移交给监察处、档案室，并按本制度要求做好样品移交监察等书面手续。3、负责监察监察处、档案室能否成立封样样品台帐，包含资料项目名称、名称、规格型号、品牌、厂家、产地及送样单位联系电话，并保留与封存样品相对应的各种资料。4、负责对各样进场资料与封样样品的查对、确认工作。三、样品封样工作流程与详细操作内容（一）工作流程（详细流程详见附件2：资料样品封样操作流程）（二）详细操作内容1、资料技术标正确立资料采买前，对所需采买的资料技术标准不明确的，由资料处经办人负责编制《资料技术标准审批表》（附件3）提出资料技术标准建议，并经资料处采买主管、资料处负责人、土建企业、估算处或房产企业工程处审查上报企业总经理审批后，发至资料处、监察处、财务处、质安资料处、土建企业及房产企业进行存案。2、资料采买招招标由资料处依据企业领导审批确立的资料技术标准审批表，依照《资料招招标采买管理制度》编制招标文件、公布招标信息、开发供给商等资料采买活动，并负责要求供给商供给样品、相应的技术资料、检测报告、合格证书等文件。3、收取样品并进行检测、封样由资料处负责接收资料供给商供给的资料样品及产品介绍资料，并负责组织土建企业、房产工程处、监察处、质安资料处、财务处、档案室进行封样，样品一式两份，都一定进行封样。如需要对样品检测的，则由资料处、质安资料处负责拜托第三方检测机构进行检测后并进行封样。封样操作步聚：（1）由供给商经办人员在样品长进行署名确认，关于没法在样品上署名的，由供给商经办人员在样品上贴上署名标签。（2）由资料处经办人员填写《资料样品封样确认会签单》（附件4），明确样品的产地、品牌、生产厂家以及各项技术参数，并由供给商经办人员负责在封样确认会签单进行署名确认，后由各处室现场封样人员署名确认。（3）由资料处经办人员负责对样品进行摄影。（4）样品假如是比较小的，能够装入专用的封样袋的，则将样品以及经供给商经办人员和各处室现场参加封样人员署名确认的《资料样品封样确认会签单》装袋进行封样，并在封口处贴上经各处室封样现场人员署名的《样品封条》（附件5）。假如样品是大样的，没法装入指定封样袋的，则直接在样品上贴上经各处室封样现场人员署名的封条和《资料样品封样确认会签单》。（5）《资料样品封样确认会签单》与《样品封条》上的编号一定一致。4、供给商选择并确立中标资料供给商依据各供给商的送样及报价状况，由资料处、监察处、财务处、土建企业等（如由房产提出的资料采买，询价一定经房产工程处、房产企业共同参加；如是安装材料，安装企业一定参加询价）进行再次询价议价，而后由资料处依照《资料招标采买管理制度》编制资料招标采买询价审批表，经各处室汇签后，由资料处负责人上报企业总经理进行审批并确立中标供给商，资料处负责人上报中标价钱和中标供给商时，一定将已封样的样品或真切照片一并上报总经理审查。企业与中标供给商签署采买合同时，一定明确供给商所供给的实物一定与样品一致；如不一致的，按合同中商定条款追查供给商的违约责任。5、移交封样样品并办理入库手续由资料处负责现场将中标单位供给的封好样的样品（此中一份）、有关资料文件（假如有的话）移交给档案室，由移交方（资料处）、接收方（档案室）和监察方（土建企业和财务处）在书面《封样样品移交表》（附件6）长进行署名确认，详尽注明样品规格、技术参数等信息。封样样品移交表原件由资料处保留，接收方和监督方各保存复印件。《封样样品移交表》、《资料样品封样确认会签单》与《样品封条》上的编号一定一致。另一份封样样品由资料处移交给监察处，由移交方（资料处）、接收方（监察处）和监察方（土建企业和财务处）在书面《封样样品移交表》长进行署名确认。封样样品移交表原件资料处保留，监察处、财务处和土建企业各保存复印件。关于个别计入资料供给商送货数目内的封样样品，一定在移交表上写明。封样确认会签单原件一式三份，此中两份原件分别装入封样袋中一并移交给监察处、档案室，另一份原件由资料处保留，其余处室保存复印件。6、资料进场与封样样品查对查收关于资料进场，由监察处查收人员负责带上封样样品，由土建企业、资料处、监察处、财务处以及项目部依照《资料查收管理制度》的规定进行查收（部分波及房产工程处或安装部的资料，则房产工程处或安装部有关人员一定参加查收），并对照封样样品和实物以及相应的技术资料、检测报告、合格证书、服务许诺书等文件，进行切合性考证查收。1）对进场资料与样品实物及配件的外观质量、规格型号、颜色等进行查收；2）对进场资料的报验资料与样品存案的技术标准进行切合性对照查收。3）对进场资料与封样样品的技术和质量标准不一致的资料，查收人员有权拒绝查收，该批资料拒绝使用。4）对进场资料与样品及报验资料核验后，实物与样品的技术和质量标准一致的予以查收，并办理查收确认手续。7、封样样品的办理依照资料采买合同，供给商已执行完成且保质期满后一个月内，由资料处提出封样样品办理申请，填写《封样样品办理申请单》（附件7）经土建企业、监察处、财务处审查，上报企业总经理审批后，由资料处向监察处、档案室办理封样样品移交锋续后，由资料处负责退还给供给商。关于未中标供给商供给的样品原则上不予退还，如供给商需要退还的，则由资料员填写《封样样品退还申请单》经土建企业、监察处、财务处审查后上报企业总经理审批后，能够退还给供给商。关于失掉封存价值，生锈、变质或没法正常使用的且供给商也不申请退还的封样样品，按资料报废管理制度进行报废办理。（三）资料样品封样库房管理1、由档案室、监察处罚别建立资料样品封样库房或专用保留柜，并进行上锁管理，由指定两名人员掌管库房或保留柜钥匙。2、由档案室指定专人负责样品封样库房管理，负责成立《封样样品进出库台帐》（附件8），并负责不按期对库房或保留柜内的样品进行检查，并做好相应检查记录，并由指定人员签署《封样样品管理责任状》（附件9）。3、资料处负责对已移交档案室的封样样品成立台帐。4、由财务处负责不按期对档案室的封样样品实物与台帐进行清点，监察处与档案室每个月进行账账查对，财务处、资料处按期不按期进行账实查对。5、档案室一定严格做好库房封样样品的管理，如发生样品缺乏或被调动等，样品库房管理责任人将直接开除。四、如遇特别资料采买没法供给样品或样品没法按本制度规定的内容进行封样的，按特别状况上报企业领导进行特别审批。五、本制度由资料处负责解说，经企业制度调研与建设领导小级审查董事长审批后实行，改正亦同。原浙中实材制字008号取消，以本制度为准。六、附件附件1建筑资料采买封样明细表附件2资料样品封样操作流程附件3资料技术标准审批表附件4资料样品封样确认会签单附件5样品封条附件6封样样品移交表附件7封样样品办理申请单附件8封样样品进出库台帐附件9封样样品管理责任状附件3：资料技术标准审批表资料名工程名称称主要技术标准说明能否需要样品审批建议资料处资料处经办人采买主管资料处土建企业负责人技术负责人房产工程房产企业处负责人总经理估算处总经理注：本表由资料处经办人负责填写并提出建议资料的技术标准，而后分别由、估算处、土建企业或房产企业进行审查后上报企业领导进行审批。审批后作为资料处资料招招标采买的依照。附件4：资料样品封样确认会签单编号：填写日期：年代日工程名称使用单位样品编号样品名称规格型号等技术参数厂家名称品牌产地送样单位联系人联系电话封样查收项目及内容有无实物能否□是□有有无□有完满合格证□否□无检测报告□无书其余说明主要技术标准说明封样会签供给商签字

资料处经办人资料处资料处负责人采买主管监察处财务处质安资料房产工程处处土建企业注：封样确认会签单原件一式三份，此中一份原件由资料处负责保留，另两份原件分别装入样品封样袋或贴在样品上，其余处室保存复印件。附件5：样品封条样品名称供给商名称联系人及电规格型号话资料处监察处财务处土建企业质安处其余处室编号：用于项目名称：填写日期：年代日附件6：封样样品移交表编号：填写日期：年代日序号名称主要技术参数单位数目备注样品照片：移交部移交人门接收部接收人门土建公财务处司注：移交表原件由资料处保留，接收方和监察方各保存复印件。附件7：封样样品办理申请单编号：填写日期：年代日序号样品名称主要技术参单位数目备注数资料处财务处监察处土建企业房产企业领导工程处注：退还申请表由资料处负责填写，经财务处、监察处、土建企业审查后上报企业领导进行审批，审批后原件在领取封样样品时交给档案室及监察处，资料处保存复印件。附件8：封样样品进出库台帐样品名

主要技术

封样确封样样月日入/出数目认会签品移交备注称参数附件9：

单编号表编号封样样品管理责任状自己担当（填写处室名称）封样样品管理人，本人将严格依照《资料采买样品封样管理制度》的规定，仔细负责，踊跃做好以下工作：1、仔细