上海鑫普电子商务公司出差管理制度

PAGE上海鑫普电子商务有限公司文件签发单文别：公告通知函合同协议人事令报告请示决议通报其它密级:极重要极机密重要普通缓急:最速件(一日)速件(二日内)普通件(三日内)一般件(五日内)案号：沪鑫普字（2014）年第05-02号标题（含附件）：员工出差管理制度签发马自强会签拟稿刘楠孙敏主送抄送全体员工董事长、总经理员工出差管理制度为了进一步规范企业员工出差管理，强化成本管理意识，合理控制差旅费用开支，特制定本制度，本制度适用于公司全体员工。第一条出差前应填写《出差申请表》（见附件），出差期限由派遣部门负责人视情况需要而定。第二条出差由部门经理申报，事业部总监审批；总监出差由总经理审批。第三条交通工具的选择标准：员工出差，应提前上报计划，经批准后由行政部统一安排订票。出差交通工具以火车为主，短途应选择硬座（动车选择二等座）；车程5小时以上（含5小时），可申请乘坐飞机。申请乘坐飞机的员工，可根据实际工作需要，提出所需航班时段，但不得指定具体航班，由行政部查询对比并与出差员工本人确认后，预订性价比最高的航班。如因特殊原因需指定航班的（如陪同客户等），应由部门负责人、事业部总监审批同意。除火车车程超过5小时的情况之外，以下三种情况可申请乘坐飞机：a.特价机票含税价低于火车票价；b.经事业部总监确认出差事项紧急/重要，并事先同意的；c.行政确认火车票售完，且经事业部总监确认出差时间无法更改的。交通工具标准标准级别职务/职级交通工具标准A董事长/总经理高铁或动车一等座，飞机头等舱B总助/总监/副总监/助理总监火车硬卧，高铁或动车二等座，飞机经济舱（随同董事长、总经理出差时可参照同等标准）C部门经理及以下职级火车硬卧或者硬座，高铁或动车二等座，飞机经济舱（等同于火车票价）经核准乘坐飞机的员工，机场与市区间的往返应乘坐地铁、机场大巴等公共交通，并凭公交发票据实报销。可乘坐出租车的条件：a）因公外地出差首到当地；b）急事办理；c）随身携带行李15公斤以上；d）因公外出无公交地段。乘坐出租车应本着节约原则，严格控制预算。第四条出差申请1、员工因工作需要出差的，应做好出差计划，提前3天提交《出差申请表》，注明出差时间、地点和事由，经部门经理同意后报事业部总监，事业部总监审批后方可出差；总监出差一律由总经理审批。a.出差交通工具应事先预定，出差员工将审批通过的《出差申请表》提交至行政部。b.除特殊紧急的情况外，统一由行政部预定或购买机票/车票和住宿宾馆。c.员工出差回来后凭相关票据和产生的其他费用（凭发票）经部门经理和事业部总监核准后至财务部报销。d.所有票务/住宿预订后，出差人员若需更改，说明理由并由部门经理同意后可通知行政部变更订单。期间如产生额外费用，摊入该部门费用成本。如因出差者个人原因作变更而产生的费用，由出差者本人承担（比如睡过头、路上堵车没赶上交通工具，改签机票等）。e.出差费用报销按《报销制度规定》。2、出差者将获批的《出差申请表》送至行政人事部留存备查、记录考勤。3、出差途中生病、遇意外或因工作需要延长出差时间的，应打电话向公司请示；不得因私事或借故延长出差时间，否则视为旷工、差旅费不予报销。4、员工出差完毕后应立即返回公司，并于3个工作日内（含出差回公司当天）凭有效日期证明（如机票、车票等）到财务部办理费用报销、差旅补贴等手续。5、未办理出差手续或产生未经批准的费用，公司将不予报销。第五条出差人员住宿标准住宿应选择离办事地点较近的经济型酒店或公司协议酒店，以节省行车时间和市内交通成本。同性别两人同行出差，两人住宿一间，报销标准按一间计算。如出差最后一天不需在当地住宿的，应在当天12:00前（或宾馆规定的结算节点前）退房，否则产生的加时费用由出差人员自行承担。出差当日完成工作能够当天返回的，须当天返回，特殊情况需相关领导批准。住宿标准：标准级别职务/职级一类地区（元/间/天）二类地区（元/间/天）三类地区（元/间/天）备注全员250200150特殊情况另行由行政人事总监审批注：一类地区：北京、上海、广州、深圳。二类地区：西安、南京、武汉、合肥、成都、重庆、杭州、顺德、温州、福州、宁波、大连、济南、昆明、苏州、无锡、厦门、东莞、珠海、汕头、桂林、青岛、沈阳、天津、哈尔滨、长沙、成都、石家庄、太原、贵阳、郑州、合肥、南昌、南宁、乌鲁木齐。（省会城市及部分经济发达城市）三类地区：除一类、二类城市外之地区。除住宿费以外的一切其他费用自理。如：冰箱/房内餐饮、洗衣费、清洁费等均不予报销。确因陪同客户等特殊原因需要超标住宿的，住宿标准必须在《出差申请单》中事先备注说明。员工在外出差期间因公事发生的打印、复印、传真费用可据实报销，但应节约支出，若单项费用超出50元的，应提供费用组成明细及相应报销凭据。第六条出差补贴标准员工在出差当天的9:00前出发、17：00后返回公司的，可享受一天的出差补贴。远途出差者，计算出差补贴按“去头留尾”的原则。例如，1号出差3号返回者，给予2天的出差补贴；如培训、会务出差，则不享受出差补贴；如组织方安排食、宿、行，则不享受相关费用报销。总站和分站间活动支持或参加培训人员的食、宿、行自行承担。出差补贴计算：4-7小时按半天计算，不足4小时不计补贴。补贴标准（就餐+出差当地市内交通费）：标准级别职务/职级一类地区（元/人/天）二类地区（元/人/天）三类地区（元/人/天）A董事长/总经理实报实报实报B总助/总监/副总监/助理总监150120100C经理及以下职级120100806、家博会事业部等部门需中长期出差（3天及以上）实行住宿+就餐+市内交通包干形式：标准级别职务/职级一类地区（元/人/天）二类地区（元/人/天）三类地区（元/人/天）A全员250220200第七条借款借款的首要原则是“前账不清，后账不借”。出差或其他用途需借大笔现金时，应事先报总经理审批；并提前三个工作日向财务预约（特殊紧急情况除外），借款要及时清还，公务结束后三个工作日内到财务部结算还款。无正当理由过期不结算者，扣发借款人工资，直至扣清为止。借款额度与借款人工资挂钩，原则上不得超过借款人的月工资收入。借款金额原则上限制为：普通职员借款金额在1000~2000元，经理级以上员工金额在3000元以内，特殊用途超过5000元等特大金额应上报到总经理审批。第八条报销严格按审批程序办理，并按财务规范粘贴“报销单”→部门经理审核签字→事业部总监→财务领款报销。所有报销票据必须是真实的正规发票。开票单位发票专用章和当地税务机关的发票监制章不得涂改、挖补，否则视为无效。填报人员对自己发生费用的真实性、准确性、费用发票的有效性、原始单据的完整性承担责任。一经发现虚假报销等违规行为，除不予报销或退还报销款之外，公司可视情节予以处罚。第九条凡此前与本制度有冲突的相关条款，以本制度为准。第十