文秘工作内容要求

本文格式为Word版，下载可任意编辑——文秘工作内容要求现代企业秘书（文员）实务

一、

秘书工作职能与素质要求

1、职业概述：

专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务，为领导

决策及其实施务的人员

适用范围：机关、团体、企事业、涉外机构组织中

等级：初、中、高级

职业环境：办公室

职业能力里倾向：具备较强的书面与口头语言表达能力，综合协调与

合作能力，规律思维与分析能力等。

2、秘书特性：

辅助性对上司工作起辅助作用，不能自作决定。

服务性为上司工作和上司本人服务。

3、应处理好的几个关系：

工作的被动性与主动性的关系

工作的经常性与突击性的关系

工作的平凡性与重要性的关系

工作的原则性与灵活性的关系

4、秘书的职责：

接待工作日常、专门、团组

收发信息电话、电传、传真、邮件、电子邮件

文书写作使用电脑写各类文件及制作文件

时间管理自己、上司

会议组织会前、会中、会后

信息管理存、管、取

旅行安排吃、住、行

对外公关联络（外事）、参与活动

商务活动营销、市场、税务、法律

指派工作上司安排

5、职业道德：

爱本职爱岗敬业，归属听从，从点滴作起

要谦逊刻苦学习，虚心求教，钻研业务多动脑主动思考，机

智敏锐，有商业意识

守纪律遵纪守法，遵守信用，严保机要

6、工作作风：

热心真心诚意，笑脸迎送，谦和友善

扎实做事不飘，跟进落实，检查确认

细致确切不粗，认真不草，稳重不浮

灵巧干练守时，考究效率，商如战场

7、秘书的业务素质

1）、秘书的知识、智力和能力是相互联系、相互制约、相得益彰的整

体知识是基础；

2）、智力是知识的结晶；

3）、能力是知识和智力的最终表达和归宿。

8、通才型的知识结构，其特点：

1）、专与博的兼容性。既宽容多学科的面，满足综合服务的需要；又

具备专业的精深度，满足当智力助手的深层次需要。

2）、广泛的适应性。知识结构需随领导工作的变化而不断地调整，时

时处在调整的动态过程中。

3）、强健的再生性。知识需不断延伸、开拓、活化，使思路开阔、思

维灵巧、

思想深刻，满足高智能创造性劳动。

9、智力结构

智力是赖以吸取外界知识的能力，包括：观测力、注意力、记忆力、

思维力、想象力。

10、能力结构

能力是知识与智力诸因素的综合表现，属改造世界范畴。

1）、语言文字运用能力

2）、协调能力

3）、管理能力

4）、处理信息能力

NVQ二级的13项能力考核

NVQ三级的10项能力考核

21世纪的企业秘书全美秘书学会

1）

、像心理学家一样擅长观测和理解他人

2）

、像政治家一样有灵敏的头脑

3）

、像外交官一样有潇洒的风度

'

'

4）

、有处理各种难办问题的丰富经验

5）

、有良好的写作能力和文字功夫

6）

、熟练运用各种办公自动化设备

7）

、熟悉商务往来的法律、金融和税务知识

8）

、迅速对文件、信息归类、整理和查询

二、时间管理和旅行

1、时间管理：

时间管理是效率的保障。

爱迪生说："世界上最重要的东西是时间。

马克思说："可支配的时间，就是资产本身。

2、秘书一天的工作

1）、

开门前后：

a、取邮件报纸

b、开门，定格观看办公室（有，无）

c、取传真件，翻日历，对时钟，开启电器

2）、

常规工作：（迅速按优先顺序排列）

a、查阅日志（准备、提醒）

b、处理邮件、来件（拆封、分类、呈送、发出邮件）

c、凝听上司指示（笔记）

d、接打电话、收发传真、电子邮件

e、制备文稿（起草、修改、审批打印、装订）

f、接待访客

g、安排会议、约会

h、处理办公室事务（清洁，安全，购水、用品，订票）

3）、

日志工程：（当日必完成）

a、为上司外出，会议，会客等（准备，参与--终止）

b、为自己外出，会议，会客等（准备，参与--终止）

4）、新增内容：（立刻调整先后次序，张而有序，忙而不乱）

a、新加工作

b、应急工作

c、突发事件

5）、关门前后：

a、查看日志（提醒上司，自己清楚）

b、回想当日（是否终止，加班否）

c、离前必做（清理办公桌，存放信息，关闭机器，切断电源，保

密检查，柜屉上锁，关窗关门）

3、秘书：化平凡为宏伟

每日记录，一周统计，周志显示：

接电话500次，打电话380次，接访客70位，做文件36份（5万字），

出外访17家，加入会14个，处理事务68件

再参与分析、评价，送交上司

结论：自己小结获鼓舞，上司明了受感动，加强沟通近感情，平凡工

作有宏伟

4、如何管理时间

明确目标

建立计划，写成清单

设定先后顺序，分清轻重缓急

遇事立刻做，现在就做

第一次就做好，次次做好

一心致志，不要有头无尾

珍惜今天，当日事当日毕

养成整齐和有条理的习惯

养成快速的节奏感

设定完成期限

善用零碎时间

ABCD法则：

先做A

既重而急

次做B

重而不急

再做C

急而不重

不做D

不重不急

5、如何制定计划

行动计划和时间表是用于管理时间和任务的文件，包括：

任务的名称和摘要；

衡量进度的目标、最终期限和阶段任务；

需要来完成该工作的物质资源的信息；

任务的分派已经分派特定任务的人员和部门的细节；

意外状况的处理万一有时间拖延如何处理，例如设备发

生

故障

进展信息报告报告何人、何时和怎样报告

监视和管理何人、如何监视工作的进展和质量；

当目标实现时，有明确的标记的方法，例如在方框打勾

6、如何进行日志管理

日志管理要做到：

输入会议的完整确切的信息，最终期限等，立刻标上开始和终止

的时间

在每月或年的开始，输入固定的会议，约会

在一周的开始和一天的开始查看日志，及时更新

需要取消时，明了和立刻输入取消记号。

安排隔开假日

7、如何安排旅游

计划：包括

日期、时间、地点、交通工具、具体工作和活动、

相关信息、联络方法

交通工具：包括选择、如何订票、再确认以及国际旅行中的国际

时差换算

订宾馆：包括客人要求、选择、确认

办理邀请函、护照、签证、黄皮书等旅行文件

三、会议安排

1、会议安排会前筹备工作：

确立议题：（多由领导定）主题、内容、时间、会期、方式、组

织、范围、主办、主持人、筹备组等。

选择场地：大小会场、食宿地、级别标准、活动地等。

发送请柬和通知。

准备资料

：会议日程、各类文件、声像资料、广告、报导、证

件类、表格、材料袋等。

会务工作：会场布置、设备物资准备、车辆安排、报到登记、餐

饮安排、安全保卫等。

经费预算：来源、计划、审批等。

2、会议安排会中责任

提前到会，检查设备和安排（设施、座位、标签、存衣架等）

需要时，实施备用方案（如人员、地点、设备等出现意外）

做好迎客、签到工作（迎接佳宾和与会者、办理签到手续等）

做好会议记录、录音、录象工作（摘要记录、详细记录、代表名

册等）

辅助会议正常进行（提供材料、复印，协助主持人把握会场状况、

操纵会议进程、观注会议动态、做好联络协调、处理电话应急等）

安排好会中的后勤服务（会议休息、饮料、用餐、住宿、消遣、

车辆、照相、卫生、医疗等）

集会议的信息（发新闻、写简报、会议调查、反馈等）

合理做好送客工作（购票、车辆、留宿等）

3、会中责任会议

简报

目的反映会议状况、进程，介绍会议探讨、整治的问题，摘

录会议发言要点（规模大、会期长的常编发简报以交流信息）

类别

摘要式将有代表性、启发性的发言摘录整理，让其他组了解。

概括式根据会议记录分析综合，概括大会、小组状况，供阅。

综合式宽容上两式，加上其他，如上级指示、贺信、花絮等。

4、会中责任简报写作要求

快抢时间，不拖拉，边听、边记、边分析、边整理，满足时限

性。

新提出新状况、新问题、新经验，引人注目，满足交流性和指

导性。

实内容真实确切可靠，数字、事实核对明了，不浮夸缩小。

短行文简明扼要，开门见山，朴实无华，一语中的

5、会议简报例

格式报头

XXX会议简报（第X期）

XXX会议秘书处编

XXXX年X月X

日

正文

XXXXXX（标题）

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

报尾

送：XXXXXXX（上级）

发：与会代表

（共印XX份）

6、会议纪要

定义按会议宗旨，精练确切记述其要点，以上报和下达贯彻执

行。

写作1、忠实会议实际，确切反映会议状况和看法。

2、突出会议中心，内容概括，有取有舍，有主有次，言语精练。

3、规律条理明了，观点显明，不堆砌拼凑，必要时加理论说明。

4、及时印发，作为依据，起到指示、指导、协调、约束作用。

格式列为法定公文，版面编排由版头、本体、版尾三部分，可

不盖公章。

本体：标题公文式或简式（会议名称+纪要）时间标题下写

纪要印发时间，署名下写成文时间正文概况：

会期、会址、

主持、参会、议题、结果六要素

主体：具体反映会议的主要状况、内容与成果。

结尾：可用简短、明确、有力的语句提出要求、希望、号召

签署正文右下方署明主办单位或会议名称

主体：具体反映会议的主要状况、内容与成果。表达方式有:

概述式；综合原始材料，围绕议题概述多用小型会议

条块式；规模大，议题多的会根据不同内容分块表达独立意思，

或分条列项归纳会议内容，或先块后条混合使用，层次明确

记录式：有重要讲话时用记录方式构成记要主体

7、会议安排会后工作

1）、

收回所有单位（部门）物品（文件材料、设备文具物品等）

2）、

清洁、检查会议地点、场所（借用还回、移动恢复等）

3）、

向有关提供帮助者告辞致谢

4）、

结请帐目（场地、住宿、设备、餐饮、服务、文具复印费等与预

算对比，并检查订金最终结算。现金、支票、信用卡索要发

票凭证）

5）、

会议分析和评估（统计、分析调查、问卷等，包含对会议内容、

展示、管理、地点、设施、材料、服务等评估）

6）、

整搭理议文件材料（如记录的整理、会议材料的存档）

7）、

编制会议报告、纪要、通讯

8）、

进行会议催办和备忘（执行催办会议交给决定，整理待做工作表

等）

8、会后工作会议纪要

定义按会议宗旨，精练确切记述其要点，以上报和下达贯彻执行。

写作

1）、忠实会议实际，确切反映会议状况和看法。

2）、突出会议中心，内容概括，有取有舍，有主有次言语精练。

3）、规律条理明了，观点显明，不堆砌拼凑，必要时加理论说明。

4）、及时印发，作为依据，起到指示、指导、协调、约束作用。

9、会后工作会议纪要格式

列为法定公文，版面编排由版头、本体、版尾三部分，可不盖公章。

本体：

标题公文式或简式（会议名称+纪要）

时间标题下写纪要印发时间，署名下写成文时间

正文概况：会期、会址、主持、参会、议题、结果六要素

主体：具体反映会议的主要状况、内容与成果。

表达方式有：

概述式：综合原始材料，围绕议题概述多用小型会议

条块式：规模大，议题多的会根据不同内容分块表达

独立意思，或分条列项归纳会议内容，或先块后条混合使用，层

次明确

记录式：有重要讲话时用记录方式构成记要主体

结尾：可用简短、明确、有力的语句提出要求、希望、号召

签署正文右下方署明主办单位或会议名称

四、信息管理

国家机构、社会组织、个人从事政、军、经、科、技、文、宗等

活动中直接形成的对国家、社会有保存价值的各种文字、图表、声像

记录（行政管理类、经营管理类、科研类、工艺技术类、法律类、财

会金融类、基建设备类、人事类等）。

档案特点

1）、社会实践中的原始记录；

2）、是有条件转化来的文件

3）、

来源广泛、内容丰富、形式多样

档案作用

1）、凭证作用；

2）、参考及情报作用

1、信息管理档案业务6个环节

1）、收集工作获取积累档案的手段，统一管理的措施，力求丰富完

整高质

2）、整理工作按一定原则分类、组合、排列、编号、编目的有序化

过程

3）、鉴定工作对库存进行鉴别、挑拣、去

粗取精，最正确优化，发挥

价值

4）、保管工作采取保护措施，合理管理延长寿命，加强保密，确保

安全

5）、统计工作进行收进、移出、利用数量登记、统计和分析，把握

状况

6）、提供利用开发和直接提供档案，为事业服务，达到建档根本目

的

2、信息管理分类

按字母排列以英文姓氏顺序排，同姓再按名的首字，中文按拼

音如客户名单李L在前，张Z在后

按主题内容同类内容的文件归在一起，建立一个易区分的主题

如建立供给类文件和销售类文件不同主题

按形成时间文件形成时间年、月、日的先后，看发展变化如将

财务发票本按年、月分类

按地区范围业务活动以地区更显重要和便利时，确定地区名如

西北分公司、东北分公司

按数字规律按规律用数字给文件编号归档，便于增加和查找如

人事档案的编号，病历，微机管理

按档案来源保持文件形成的来源地的清楚，不随便拆散、搬家

如市办公厅文件、市经贸委文件

按载体形式根据档案载体的不同而分类如纸质类，音像类，电

子类，缩微胶卷

综合应用各类，如先时间，后主题，再地区

五、人际交往

人际关系

气质类型

约哈里窗户

与同事相处

与上司相处

1、人际关系是指在社会活动中，人们相互间所结成的各种关系，也可

以说是反映人与人之间心理上的距离。

人际关系图

主

同

事

家

人

管

我

朋

友

客

户

供

应

商

2、促进人际吸引的形式

接近性吸引空间距离近，见面机遇多

相像性吸引处事态度相像，感情融合

互补性吸引满足需要，我无换他有

报答性吸引他对你好，报之以琼瑶

仪表性吸引仪表迷人，第一印象好

3、气质类型图

过敏

抑郁质

胆汁质

（弱型）

（不可抑制型）

内向

粘液质

多血质

外向

（宁静型）

（活泼型）

稳定

4、约哈里窗户图

自知

自不知

人

知

人

不

知

开放区域（自知人亦知）

行为、兴趣、嗜好、思想、观点

情趣、外貌、职业、家庭以及某些背

景材料。

应沟通人际交往的效率，努力扩大该

区。

机要区域（自知人不知）

个人隐私机要，其范围因人、事、条

件而异。

应尽力向开放区转化，扩大知心朋

友。

盲目区域（人知自不知）

看不到自己的缺点和优点，做自己不

能意识到的事，当事者迷。

应从他人处获取自己的信息，努力缩

小该区。

未知区域（自不知人亦不知）

人的潜意识，可以转化成其它三区。

应努力挖掘潜在意识，认知自我，缩

小未知区。

5、与人相处之道

尊重他人

感谢他人的帮助

关心他人，提供帮助、协同与支持，表现温情与爱心

不强加于人，体谅他人

谦逊小心，戒骄戒躁

确切扮演自己的角色

保持沟通与交流

正确对待他人的成绩

6、与同事关系的自我评价

每天上班见了同事，你主动问好，表示致意吗？

你能细心觉察同事的情感变化，主动询问表示关切吗？

在与同事共同工作时，你采取：齐心协力、漫不精心、推委、拆

台？

同事遇到困难，你是：热心帮助、表面应付、不闻不问？

遇到难以分清的工作，你是主动去做，还是推给别人？

7、与同事关系的自我评价

当你需要同事的帮助，你能礼貌的提出请求吗？

你认为同事帮助你是应当的，而不需要感谢吗？

同事外出，有访客找他，你能代同事热心接待和处理事由吗？

同事外出，有电话找他，你是怎样接应电话的？

当你了解工作中的信息，你在同事面前是神秘兮兮，还是共同分

享？

你怎样给同事留言和写备忘条？

当你取得一些成绩时，你会在同事面前流露、炫耀，甚至吹