xxx公司采购管理实施细则

xxx公司采购管理实施细则xxx公司采购管理实施细则xxx公司采购管理实施细则xxx公司采购管理实施细则编制仅供参考审核批准生效日期地址：电话：传真:邮编:xxx公司采购管理实施细则第一章总则第一条为了规范采购行为，降低采购成本，防范采购风险，提升采购质量，根据国家相关法律、法规和中国xxx公司、省公司采购管理相关规定，结合xxxx公司的实际情况，特制订本实施细则。第二条本细则适用于xxxx公司及其分支机构，以下简称xx公司。第三条本实施细则所称采购，是指除财务费用和人工成本以外，以书面合同方式有偿获得企业生产运营相关的工程、货物或服务的行为。第四条本实施细则所称工程是指建设工程，包括xx设施或xxx的新建、改建、扩建、拆除等施工，以及建筑物、构筑物的新建、改建、扩建及其相关的装修、拆除、修缮等施工。本实施细则所称货物是指各种形态和种类的设备、材料、用品等，包括但不限于工程货物、维护货物、营销用品、办公用品、劳保用品等。其中，工程货物是指与工程有关的货物，是构成工程不可分割的组成部分，且为实现工程基本功能所必须的设备、材料等。本实施细则所称服务是指除工程和货物以外的其他采购对象，包括但不限于工程服务、维护服务、咨询服务、行政服务等。其中，工程服务是指与工程建设有关的服务，包括完成工程所需的勘察、设计、监理等服务。本实施细则所称非工程物资和服务是指工程施工、工程货物以及工程服务以外的物资和服务，主要包括市场营销用品、生产办公用品、网络维护物资以及广告宣传服务、行政后勤服务、装维代维服务、专业咨询服务等。第五条采购工作应遵循如下原则：（一）严格遵守国家法律法规，确保依法必须招标项目全部公开招标。（二）严格遵循公开、公平、公正和诚实信用，坚持公平竞争，阳光择优。（三）严格遵循企业内控管理规定，坚持规则在前、实施在后、操作规范、全程留痕、问题追溯。（四）严格遵守采购工作的纪律与规矩，坚持廉洁自律，作风正派，纪律严明。第二章机构与职责第六条与采购相关的机构包括采购归口管理部门、采购需求部门、采购实施部门、采购实施小组、管控部门、监督部门和采购决策机构等。采购实施和采购决策的岗位和人员要实行分离。第七条采购归口管理部门是指对采购工作进行归口管理的部门。省公司采购部是省公司的采购归口管理部门。第八条xx部物资供应室是xxx公司的采购归口管理部门，在省公司采购部的指导下开展相应职责内的采购管理工作，主要职责为：（一）负责xxx公司采购实施与采购归口管理工作，不断提升采购规范化、标准化、专业化水平。（二）负责集团公司、省公司采购管理制度的落地与执行。（三）负责本单位采购实施工作的监督指导。组织和参与采购方案、采购结果的审议、会签，对采购实施活动进行监督检查。（四）负责采购评标/评审专家库的应用及评估。（五）负责本单位供应商认证和后评估工作的组织。（六）负责本单位库存和物流管理工作。（七）负责本单位采购管理信息系统的应用推广。（八）负责本单位采购、供应商、库存和物流等相关数据信息的统计分析。（九）负责采购异议或投诉受理。组织或牵头对接上级行政监督部门，对有关采购业务的异议和投诉事项进行调查处理。（十）负责采购培训管理，组织开展培训与指导。第九条采购需求部门是指提出采购需求或对采购需求进行归口管理的部门，其主要职责包括：（一）负责提出采购需求计划。依据网络规划、市场规划、产品计划、营销计划等，预测未来一定时期需要采购的项目、产品及规模，按照采购实施部门的要求定期编制采购需求计划。需求归口管理部门负责汇总并审核本专业条线的相关需求。（二）负责提出采购需求申请。根据具体项目或业务需要，按照采购实施部门的要求编制采购需求申请、技术规范书或工作任务书等，说明需求的依据、内容、数量、预算金额以及技术、质量、服务、进度等方面的要求，在依法合规的基础上可以对采购方式、采购评审和供应商选择的规则和标准等提出建议。（三）配合采购实施。按照采购实施部门要求参与采购方案沟通、评标、评选、谈判、询价、合同草拟等工作。（四）负责或配合履行采购合同或框架协议。根据内控管理规定开展或配合合同权利义务的执行，包括下订单、验收、付款等。（五）承担需求计划执行管理。根据实际需求执行情况，评估需求计划的准确性，协助采购实施部门处理需求计划与执行偏差相关问题，优化需求预测机制。（六）配合采购管理。根据采购归口管理部门或采购实施部门要求，参与采购检测管理、供应商考察及供应商评价等相关工作。第十条采购实施部门是指根据采购规章制度和专业规范开展具体采购操作实施工作的部门，其主要职责包括：（一）根据采购需求部门提交的采购需求，在已有框架协议下订单，或对新项目实施采购。牵头成立采购实施小组，组织供应市场分析、采购策略研究、寻源、供应商认证等。（二）负责编制采购方案。根据需求计划或申请编制采购方案，提出相应的采购方式及适用依据、采购评审及供应商选择的规则和标准、采购评审委员会的组成方式、采购进度安排等。（三）负责根据内控和“三重一大”规定，将采购方案提交采购决策机构或通过签报等形式，进行审议和决策。（四）负责组织采购实施。根据审定的采购方案组织采购文件的编制与发出，以及采购招标、比选、谈判、询价等活动的开展。（五）负责提出采购结果建议。根据评标、评选、谈判、询价等总结报告，编写采购结果汇报材料，提出成交供应商及采购价格等请示，并根据内控和“三重一大”规定，提交采购决策机构或通过签报等形式，对采购结果进行审议和决策。（六）负责签订采购合同。根据审定的采购结果，组织采购合同或框架协议的草拟、签署和分发。（七）负责归档采购实施文档资料。及时收集整理采购实施过程各类文件资料，并按照要求进行归档。（八）根据采购归口管理部门要求，参与评标专家履职评议、采购检测、供应商考察及供应商评价等相关工作。（九）按照规定办理采购备案手续，根据行政监督部门和采购归口管理部门的要求接受监督检查、处理采购异议和投诉。第十一条xx公司各类物资和服务的采购实施部门分工，按照公司内控实施细则之《采购管理业务流程》。各县市分公司也应在本单位的内控中明确各类物资和服务的采购实施部门分工。第十二条采购实施小组是指为完成具体某采购项目，由采购实施部门牵头成立的临时性工作小组，小组成员从采购实施部门、采购需求部门、使用部门、支撑单位等选取具有相关知识、技术或商务能力的骨干员工担任。采购实施小组具体职责为：（一）制定采购方案、采购公告及采购文件。（二）负责制定评分细则。（三）负责对供应商进行企业和产品两个层面的认证。（四）负责组织采购实施，并完成采购过程文件。（五）编制采购结果报告，提出采购结果建议，提交决策。第十三条采购管控部门包括财务、法律等部门，县市为负责财务、法律人员。财务部门主要负责审核采购文件与合同的支付条款、按照合同约定条件实施款项支付等；法律部门主要负责招标前采购文件中非集团规范文本商务条款合法合规性的审查，以及合同的法律审核。第十四条监督部门包括审计、纪检监察机构和采购工作归口管理部门，县市为负责审计、纪检监察人员主要负责对采购活动进行审计和监督检查。第十五条采购决策机构是指各级采购评审会、采购决策委员会、总经理办公会等，各县市分公司应成立采购决策机构并制定采购决策相关制度，采购决策机构按照相关制度和内控规定，审议各采购项目，并做出决策。第三章采购方式第十六条xx公司各类工程、货物及服务的采购方式包括：（一）招标：指以招标公告或投标邀请书的方式邀请３家及以上供应商参与投标竞争，按照综合评估法、经评审的最低投标价法等法律法规允许的评标方法评审确定成交供应商及价格等中标结果。具体根据《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国招标投标法实施条例》等规定实施。（二）比选：指以比选公告或比选邀请书的方式邀请３家及以上供应商参与比选竞争，按照综合评估法评审确定成交供应商及价格等中选结果。具体根据《xx采购比选管理办法》的规定实施。（三）单一来源采购（也称为定向谈判）：指邀请事先确定的供应商参与采购谈判，按照满足采购需求、价格合理优惠的原则确定成交价格等谈判结果。（四）询价：指以询价公告或询价邀请书的方式邀请３家及以上供应商参与一次性价格竞争，在满足采购文件实质性要求的基础上，以经评审报价最低的原则确定成交供应商及价格等询价结果。（五）竞争性谈判：指以谈判公告或谈判邀请书的方式邀请3家及以上供应商参与多轮谈判，在满足采购文件实质性要求的基础上，以经评审报价最低的原则确定成交供应商及价格等谈判结果。（六）电商采购：指根据集团公司统一引入的电商合作资源，在指定的电商平台，按照本单位内控管理规定及当期平台公示价格，直接确定供应商并下单收货。（七）符合国家规定的其他采购方式。第十七条公开采购是指通过发布采购公告，邀请不特定供应商参与采购的各类采购方式，包括公开招标、公开比选、公开询价和公开竞争性谈判等，通过事前公示方式对采购信息予以公开的单一来源采购等也属于公开采购。公开采购是xx公司采购的主要方式。依法必须招标的项目，应当公开招标；其他项目应遵循公开采购为常态、邀请采购为例外的原则，积极推进公开采购。第十八条工程以及与工程建设有关的货物和服务应当采用以下采购方式：（一）达到法定招标规模标准的，属于依法必须招标范围，应当公开招标；（二）未达到法定招标规模标准的，原则上应当对同专业、同类型的工程、货物和服务实施集中公开招标；（三）未达到法定招标规模标准且未纳入集中公开招标的，应当根据项目具体情况以及各类采购方式的适用情形选择招标、比选、询价或单一来源采购。第十九条第十八条规定范围以外的非工程物资和服务，应当采用以下采购方式：（一）单项采购估算金额在200万元人民币及以上的，应当公开招标；（二）单项采购估算金额在50万元及以上、200万元人民币以下的，应当公开招标或公开比选；（三）单项采购估算金额不足50万元人民币的，应当根据项目具体情况以及各类采购方式的适用情形选择招标、比选、询价、竞争性谈判、单一来源或电商采购方式。应当公开招标、公开比选的采购项目，因特殊情况需要采用其他采购方式的，应当符合本办法规定的相应情形，并严格进行内控审批。第二十条应当公开招标的项目，符合以下情形之一的，可以采用邀请招标，但采购方案应按企业内控管理要求完成审批，“三重一大”采购项目须根据本单位“三重一大”制度履行决策程序。（一）技术复杂、有特殊要求或者受自然环境限制，只有少量潜在投标人可供选择的；（二）采用公开招标方式的费用占项目合同金额的比例过大；（三）非工程物资和服务，涉及企业秘密等其他不适宜公开招标的。xx工程建设项目，有第一项所列情形，招标人邀请招标的，应当向其知道或者应当知道的全部潜在投标人发出投标邀请书；有第二项所列情形，采用公开招标方式的费用占项目合同金额的比例超过%，且采用邀请招标方式的费用明显低于公开招标方式的费用的，方可采用邀请招标。第二十一条应当公开招标的项目，按规定组织招标，重新招标失败或重新招标后只有2家供应商投标的，可以采用公开比选采购，但采购方案应按企业内控管理要求完成审批，三重一大”采购项目须根据本单位“三重一大”制度履行决策程序。应当公开招标的项目，符合以下情形之一的，可以采用单一来源采购，但采购方案应按企业内控管理要求完成审批，三重一大”采购项目须根据本单位“三重一大”制度履行决策程序。（一）涉及国家安全、国家秘密、抢险救灾等特殊情况的；（二）需要采用不可替代的专利或者专有技术的；（三）需要向原中标人采购，否则将影响施工、功能或服务配套要求的。非工程物资和服务采购，其原供应商通过招标、比选、询价、竞争性谈判等竞争方式产生的，可视为原中标人，但原则上不应无限制、持续地向原供应商进行单一来源采购。（四）按规定组织招标，重新招标后仍只有1家供应商投标的；或按规定组织比选、询价或竞争性谈判，参选或应答响应的供应商只有1家的；（五）非工程物资和服务，涉及企业秘密等其他不适宜通过竞争方式选择供应商的。（六）国家规定的其他特殊情形。单一来源采购原则上应采用事前公示的方式公开采购信息，涉及国家安全、国家秘密、企业秘密等特殊情形的除外。第二十二条应当公开比选的项目，符合以下情形之一的，可以邀请比选：（一）采购估算金额不足50万元人民币，采购时间紧急，且使用公开比选无法满足要求的；（二）非工程物资和服务，涉及企业秘密等其他不适宜公开比选的。第二十三条依法必须招标范围以外，采购的规格、标准统一、现货货源充足，且以价格为主要评价标准的采购可以采用询价。公开询价是询价的主要方式，符合以下情形之一的，可以邀请询价：（一）采购估算金额不足50万元人民币，采购要求时间紧，且使用公开询价无法满足要求的；（二）非工程物资和服务，涉及企业秘密等其他不适宜公开询价的。第二十四条非工程物资和服务，由于技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或具体要求；或因特殊原因不能事先确定采购数量或计算出价格总额；或由于少数供应商垄断市场，需要通过多次谈判才能获得合理的价格和服务的，可以竞争性谈判。公开竞争性谈判是竞争性谈判的主要方式，符合以下情形之一的，可以组织邀请竞争性谈判：（一）采购估算金额不足50万元人民币，采购要求时间紧，且使用公开竞争性谈判无法满足要求的；（二）涉及企业秘密等其他不适宜公开竞争性谈判的。第二十五条采用集中招标、集中比选等集中采购方式的项目，中标或中选供应商数量原则上不超过参与投标或比选供应商总数的60%。，比如三选一、四选二、五选三等。第二十六条使用电商采购方式的，须在集团公司统一指定的电商平台、供货渠道、货物品类范围内进行采购。第四章采购流程第二十七条采购实施流程主要包括采购需求确定、采购工作准备、采购方案编制和确定、采购实施、采购结果确定、采购合同签署、采购合同执行等环节。第二十八条采购需求提出和确定（一）由需求部门根据工程项目立项批复、年度经营项目或业务开展计划、管理咨询项目预算、日常办公需求、公司领导批示等编写采购需求申请，明确拟采购物资/服务的名称、型号、配臵、数量、技术或质量要求、预算、到货时间要求等内容，经需求部门负责人审核、相关部门会签后，报送采购实施部门。采购需求申请应根据业务发展需要，尽早向采购实施部门提出，为后续的采购实施活动预留必要的时间。（二）采购实施部门的计调人员根据收到的采购需求内容进行分类，如果采购需求内容有足够库存，则通知采购需求部门到库存部门办理领用手续，如果不够，则需根据差额实施采购；如果采购需求的物资或服务已有框架协议，则直接向供应商下订单采购；如果无库存和框架协议，则落实相关经办人员实施采购。（三）如果属于采购需求部门自行实施采购的项目，可以简化本流程。第二十九条采购准备环节由采购实施部门根据集采计划、需求计划或具体采购需求申请，组织供应市场分析、采购策略研究、供应商寻源和采购方案讨论等。第三十条采购方案编制和确定（一）由采购实施部门编制采购方案请示，采购方案基本要素包括：采购内容及数量，采购方式及适用依据，采购评审（评标、评选等）或谈判、询价的方式和标准，定标原则（集采项目成交供应商数量、份额分配等），评审委员会或谈判小组、询价小组的组成方式、采购实施进度安排等。招标和比选采购方式还应增加：星号条款、支付条款、采购代理机构、评分细则等；公开类和单一来源采购方式还应增加：公告或公示的发布媒体；邀请类采购方式还应增加：拟邀请供应商名单，以及理由或依据等。按规定组织公开比选、公开询价和公开竞争性谈判的，在公告发出后，如果参与比选、询价和竞争性谈判的供应商只有2，可继续组织评选、询价和竞争性谈判；相应的处理方式应在采购方案中明确。如果参与供应商只有1家，可参照本办法第二十一条规定执行。（二）采购实施部门根据内控权限规定，将采购方案提交采购评审会审议，或以OA签报/MSS系统“编制采购方案”形式经相关部门及采购归口管理部门会签后，按内控权限列表规定提交公司管理层审批；属于“三重一大”采购项目的采购方案，须根据本单位“三重一大”制度履行决策程序。（三）采购方案以会议纪要或OA签报形式完成审批后，采购实施部门在MSS系统中“编制采购方案”、上传经审的会议纪要或OA签报作为附件，部门负责人审批生效。（四）对于小额（五万元以下）采购项目，采购实施部门可直接实施采购，采购方案与采购结果合并报批，在MSS系统中录入采购结果。（五）采购需求部门及实施部门不得以拆分项目等方式，规避正常采购流程或三重一大决策程序。第三十一条采购实施根据经审批确定的采购方案，由采购实施部门组织编制采购文件，经采购实施小组全体成员签字、采购实施部门负责人签字审批后，向潜在供应商发出采购文件；组建评标委员会或采购评选委员会、谈判、询价小组，并委托其开展评标或评选、谈判、询价工作以及出具评标报告或采购评选、谈判、询价总结报告。采用公开采购方式的，应当发布采购公告或单一来源采购公示，发布媒体应包括“中国采购与招标网”、“中国xx集团MSS外部门户网站”，xx工程建设的公开招标项目还应发布到xx部的“xx工程建设项目招标投标管理信息平台”。评标委员会和比选项目评选委员会成员人数均须5人以上单数，其中技术、经济专家不得少于成员总数的2/3；xx工程建设公开招标项目的评标专家必须通过工信部的“xx工程建设项目招标投标管理信息平台”抽取，其他招标项目或比选项目的评审专家从采购代理机构的专家库中随机抽取；谈判、询价小组成员人数为3人以上单数，由采购实施部门负责组建。第三十二条采购结果确定（一）由采购实施部门根据评标报告、采购评审或谈判、询价总结报告编制采购结果请示，内容主要包括采购方案要点、采购实施的过程、各供应商采购价格及评分表、推荐的成交供应商名单、集采份额分配情况等。（二）采购实施部门根据内控权限规定，将采购结果请示提交采购评审会审议，或以签报形式经相关部门及采购归口管理部门会签后，按内控权限列表规定提交公司管理层审批；属于“三重一大”采购项目的采购结果请示，须根据本单位“三重一大”制度及采购内控权限列表履行决策程序。（三）采购结果的会议纪要或签报完成审批后，采购实施部门在MSS系统中“编制采购结果”，上传经审的会议纪要或签报，以及评标报告、采购评审或谈判、询价总结报告完整的扫描件作为附件，部门负责人审批生效。（四）采用公开招标、公开比选、公开询价、公开竞争性谈判的，应当通过该项目采购公告发布的媒体发布中标候选人公示或采购结果公示。依法必须进行招标的项目必须在评标结束后三日内发布中标候选人公示。第三十三条合同签署采购实施部门根据经审批确定的采购结果组织拟签约供应商和需求部门等相关单位开展合同或框架协议的草拟和页签工作，并根据内控管理规定完成合同的审批与签署。框架协议是订单执行的依据。采购实施部门负责将采购全流程的相关文档整理后进行归档。第三十四条合同执行根据内控管理规定，按照采购标的类型，由工程建设项目的建设单位、采购需求或采购实施等部门根据合同或框架协议的约定，履行下单、验收、付款申请等权利义务。订单应当按照内控管理规定进行草拟、审批与签署。第三十五条在电商平台下单采购的，应按照企业内控管理规定履行相应的下单、付款、验收、报账等流程。第五章集中采购管理第三十六条各单位应按照集团和省两级集采的要求，严格执行各项集采管理规定，具体包括：（一）明确采购范围。纳入集团级集采的货物、服务或工程由集团公司负责组织集采实施；纳入省级集采的货物、服务或工程由省公司负责组织集采实施。（二）报送集采需求。各单位应当按照集采实施部门的要求，根据业务发展情况等科学合理地预测需求，不断提升集采需求预测的准确性，及时准确报送需求。（三）配合集采实施。各单位应当按照集采实施部门的要求，提供客观科学的技术规范或工作服务要求，参与集采方案沟通以及相应的评标、评选、谈判、询价、合同草拟等工作，准确表达业务需求，切实履行专业职能。（四）执行集采结果。各单位应当严格执行集中采购确定的成交供应商范围、份额及价格，根据集采合同或框架协议的约定履行下单、收货、检测、付款等权利义务，按照诚实信用、平等合作、互利共赢的原则与供应商开展履约合作。集采结果执行过程中，确因技术演进，业务策略变化，建设方向调整，特殊规格型号、技术、品质要求，或供应商无法正常履约交付等原因导致集采数量、规格型号等发生变化的，应向集中采购实施部门如实报告，由其集中处理。第三十七条各单位不得存在以下行为：（一）未经授权，自行采购集采范围内的品类；（二）通过借用、赠送、捆绑供应等方式，违规引入集采范围内的品类；（三）故意虚报、瞒报、低报集采需求的规格、规模；（四）自行调整集采结果，包括品类、份额或价格等；（五）排斥特定供应商，造成明显的执行偏差；（六）系统外下单，或虚假下单；（七）随意改变集采合同、框架协议的签约方或条款；（八）其他违反集采管理规定的行为。第六章监督管理和问责处罚第三十八条各单位应当积极推进采购信息公开化，广泛接受各方监督，营造廉洁采购环境，实现阳光采购；严格落实反腐倡廉相关要求，加强采购廉政建设，强化监督与问责，实现廉洁采购。第三十九条各单位及个人应当严格遵守采购招标、廉洁自律相关法律法规。任何单位及个人不得违规从事可能影响采购公正性的活动；不得利用职权，违规为本人及亲属经商办企业提供便利、谋取利益；不得以任何方式非法干涉采购活动。第四十条参与采购活动的相关人员应当严格遵守采购工作纪律：（一）公平公正开展采购工作，坚持原则，秉公办事；（二）严谨细致组织采购实施，认真踏实，一丝不苟；（三）时刻牢记廉洁从业，自觉警醒，坚守底线。第四十一条采购活动的相关人员应当严格执行以下禁令：（一）严禁私下提供业务咨询；（二）严禁泄露应该保