会议时机与时间选择的管理

会议时机与时间选择的管理一、会议虽然好沟通，但同样费时费人。在职场，会议沟通是最常见也是最有用的一种沟通形式。但却有很多企业将会议开得效果缺缺，一提起参加会议就觉得难受。这就是没有把握好会议的时机的原因。要知道，做会议沟通管理。一般要求做到能视频就不开现场，能发文执行就不开会传达。能在现场开,就不再会议室开。能尽量少人参加，就不要"连坐"参加。因为：有的人参会要择时间，而有的事情开会要讲时机，而有的内容开会要择人员,甚至有的会议还要讲究地点。因此，对于不同的会议，我们一定要注意人员、时间、时机与地点的把握。二、召开会议，要看情况找时机组织在上篇文章提供中，我们说过：会议沟通，本就是为解决问题的。因此,会议沟通最需要明确的就是：本次会议是为什么？即会议的主题必须清晰。（会议要沟通的内容必须要清晰。）无论是因为当时事情解决的需要，或者是因为惯例的沟通汇报，都需要将主题表达清楚。才能让会议内容有着明确的方向。1、会议在人数上的时机。当一件事情，必须需要超过三个人进行交流、沟通或者商议时（或者相互知晓），就是举行会议的一个时机。也就是我们常说的需要三头六面沟通，防止传话不当的情况。就是开会的一个时机。（注：两个人的会议一般说成会唔，交流，沟通就好）。一个人的带话,对于我们汉语来说，往往会因为情绪、环境、习惯、语气的不同，造成说同样的话，产生不一样的语言含义。如：书面语言，标点符号的不同，可以直接看出不一样的语言含义。但在说话中,却不一定能听出代表标点符号的意义。更不要说，如果是让另一个人代话给第三者。2、会议在事项上的时机。一般在需要交待、商议、沟通的事处于以下不得已的情况，就是应该要开会的时机了，如下列图所示。图示：会议举行的时机3、会议在环境上的时机在会议上，有时为了给予参会人更多的体验感,加深参会人对某方面管理重要性的认知。我们会在有关现场组织相关人员参加的现场会议。比方：要求提高安全意识的安全会。要求提高现场管理的6S或者5S现场会。学习他企的文化管理、质量管理等时。类同这些，通过现场的即视感，更能提高认识与体悟的会议。在有着合适的现场环境时，就需要召开现场会议，以期有着更好的学习效果。三、会议时间的选择有讲究。什么时间才是开会的最正确时间？这就一定要根据参会人在工作上的常规状态去做选择。这样的工作常态，往往有着三个方面的常态：一个是工作时间的紧迫状态。一个是人的精神好坏状态。三是人关心的思维常态。1、工作时间常态周一，大局部人都会清理计划，开工按轻重缓急将工作及时的展开。所以,周一早晨往往是小团队会议的必然时间。而随着工作时间的进行，一般到了周二上午，基本快速的忙碌，基本完成。这样，周二的下午就大局部人都不会象周一那么繁忙了，当然这样的繁忙情况,有的会持续到周三。所以，要想参会的人可以更多，且埋怨没有那么多，那么选在周二下午或者周三下午，会是相对较好的时机。2、精神（身体）好坏常态读过书的人都知道，往往早自习的时候，打瞌睡的人最多。而同样的，如果体育课才跑了长跑，搞得人脚软手累的，自然也同样没有精神来学习。而换到职场人其实是一样的。因此，不要将会议安排得太早。而在上午9、10点那么差不多，这时的瞌睡劲也过了。而如果大家才耗用了太多的体能，也不宜组织什么需要作决策、选择的会议。3、思维关心常态。对于一般人来说，在相对的常规时间，都会有自己相应的事务安排。也就是说，在相对的时间内，往往人会习惯性的关注自己常规状态下安排的事情。而对于临时插队的会议，那么相对效果会差很多。因为思维不在这会议上。而这是我们在进行会议管理时，最易想到的管理问题。比方：♦不要将会议时间放在下班的时候。不是想要去吃饭，就是忙着想回家。♦尽量不要将会议时间（培训时间、局部团建）安排在休息时间。无论是午休，还是周末休，都尽量不要为了少占用工作时间，节约企业本钱，而去占用员工的时间。因为，大家都有着自己的休息事务安排。不是休息，就是有事。这时想的是如何休息，怀的是对会议的怨憎，又怎么会有好的效果。当然同样有人说，现在卷得这么厉害，不知道努力，还想着休息，不知道上进。可别人不是你，所以，不要强加意愿。不愿意占用自己时间的人才是大多数。所以，如果我们能在安排会议的时候，考虑到相关的人、时间与地点的关系,尽量往事务、身体（精神）、思维等三种常态的个人管理需求上去考虑，自然可以得到相对较好的会议效果。小结：1、做会议管理，我们一定要依据人性与工作常性，去形成一定的会议常态管理思维。才能更为有效的进行会议管理。2、.要求参与人多的一般会议