ERP采购培训教程

采购培训基础数据据供应商档档案采购员设设置审批层次次单据控制制危险类代代码检验代码码自动来源源供应商项项目目录册业务流程程请购单询价单报价单采购定单单接收检验入库退货采购模块培训内容可以建立立供应商商档案，，维护供供应商必必要的数数据。包包括名称、编编号和地地址。供应商管理1可以在线线的查询询供应商商信息。。可以建立立随机的的供应商商质量、、成本、、服务、、差异报报告。可以合并并供应商商。可以建立立供应商商列表。。采购员设置2采购员只只能建立立自己的的采购订订单。在系统中中，若你你是采购购员，则则你所建建立的任任何单据据，只能能是由你你负责。在系统中中，可以以设置采采购员采采购件的的分类。。例如：采采购员A负责采采购五金金类；采购员B负责采采购机电电类；思考：采采购员是是否需要要负责采采购不同同的物料料分类。。审批层次3审批层次次确定了了企业的的采购业业务中，，由谁来来审批；；并且若某人无无权审批批时，又又由谁来来审批。。审批层次次由以下下要素组组成：雇员:在在采购中中即是参参与采购购业务的的人员。。工作(job))：在采采购业务务中指采采购、审审批、计计划。职位(position)：：指雇员员在企业业中的职职务。如如供应科科科长、、采购员员。审批层次结构3.1审批层次次结构将将雇员、、工作、、职位结结合成树树状结构构。例如：若若工作包包括采购购、审批批；职位包括括采购员员、供应应课课长长、物流流总监、、财务总总监、总总经理；；雇员包括括A、B、C、、D、E、F六六人分别别担任不不同职务务。则审批层层次可为为:采购审批采购员财务总监总经理物流总监供应科科长采购员采购审批审批审批ABCDEF思考：若若要建立立采购审审批层次次，需要要哪些数数据。单据控制4单据指的的是采购购业务中中出现的的文本。。如请购购单、采采购订单等等。。单据控制制包含三三类：单据的安安全级别别单据的访访问级别别单据批准准的规则则单据控制制通过严严格的文文本审批批和安全全控制保保证只有有被授权权的人才才能操作单据据，影响响采购业业务。单据的安全级别4.1单据的安安全级别别用来表表明谁能能存取单单据。安全级别别有4种种：公共的：：系统中中所有用用户都可可存取该该单据。。私有的：：单据创创建者和和审批者者可存取取该单据据。采购的：：单据创创建者、、审批者者和所有有的采购购员可存存取该单单据。层次的：：单据创创建者、、审批者者和所有有审批层层次上高高于单据据创建者者的用户。。例如：设设置计划划采购订订单为私私有的，，则只有有输入计计划采购购订单和和审批该订单单的人可可以存取取。设置采购购请购单单为采购购的，则则所有的的采购员员、审批批该单据据人和提出请购购者能存存取该单单据。单据的访问级别4.2单据的访访问级别别用来确确定能存存取单据据的用户户能对单单据做怎样的操操作。访问级别别有3种种：仅查看：：只允许许查看单单据。可修改：：可查看看、修改改、冻结结、关闭闭单据。。完全的：：可查看看、修改改、冻结结、关闭闭、取消消、最终终关闭单单据。注意：中中有两个个访问选选项级别别高于以以上访问问级别，，自己可审审批：若若该选项项为Yes，则则建立单单据的用用户可自自己审批批；审批者可可修改：：审批单单据的用用户可修修改该单单据。注意：建建立单据据者对自自己的单单据可作作除审批批以外的的操作。。系统的访访问控制制对已存存在的单单据作用用；用户户若能进进入建立立单据的窗口，，就能建建立单据据。单据的审批规则4.3审批规则则通过职职位、审审批权限限、单据据类型构构成。职位(position)：：指雇员员在企业业中的职职务。如如供应科科科长、、采购员员。单据类型型：采购购业务中中出现的的文本类类型。如如标准请请购单、、内部请请购单、一揽揽子协议议、计划划采购订订单、标标准采购购订单。。审批权限限：可以以控制以以下几方方面的权权限。科目、分分类、金金额、位位置。例如：某某人只能能审批10000元五五金类采采购订单单，则设设置为采购购订单，，10000元元，五金金类。单据的审批规则构成4.3.1审批规则则确定了了某职位位对某单单据类型型具有怎怎样的审审批权限限。例如：供应科科科长可审审批标准准请购单单，可审批10万元元的标准准采购订订单物流总监监可审批批计划采采购订单单，可审批100万万元的标标准采购购订单供应科科科长审审批批标标准请购购单10万元物流总监监审审批批标标准采购购订单100万元元思考：审审批权限限应该如如何设置置危险类代码5危险类是是对具有有危险的的物料的的分类。。其代码码会出现现在采购订单上上，提供供给供应应商以保保证以相相应的安安全手段段运输物料。例如：易燃类易爆类剧毒类放射类思考：危危险类代代码提供供给供应应商的作作用和企企业会有有哪些危危险类。。检验代码6检验代码码用于接接收检验验时分配配给该次次接收的的物料，，表明该物料的的质量等等级。例如：一一等品A二等品B三等品C不合格D自动来源7自动来源源规则确确定了在在建立标标准采购购订单时时，价格格可自动出现。。可查询询报价单单。在自动规规则中，，指明了了物品、、供应商商和单据据（报价价单或计计划采购购订单）例如：在在自动来来源规则则中设置置A物品由由供应商商B、C提供，，现有与与B有关关的标价价单D和和与C有有关的报价D和和计划采采购订单单E。在建立采采购A的的订单时时，我们们可以根根据自动动来源规规则寻找找相应价格。思考：如如何应用用自动来来源规则则。供应商目录册8供应商项项目目录录册用来来查询物物品的历历史价格格、自动动规则等情况。。若曾经采采购过某某物品，，即系统统中存在在采购订订单，则则在建立立新的采采购订单时，可可以从供供应商项项目目录录册中查查到相应应的情况况，从而而得到比比较合理的价格格。思考：使使用供应应商项目目目录册册的优点点。业务流程9采购申清审批申请询价报价采购定单接收物品采购计划批准发票,付款采购请求9.1请购单：：反映物物料需求求的单据据。请购购行为是是采购行行为的一个开始始。请购单可可以手工工输入，，也以由由模板生生成。采购询价9.2询价单是是反映本本方需求求，要求求供应商商作出回回答的单单据。在询价单单中，有有物品、、数量、、日期、、发货等等信息。。建立询价价单后可可输入供供应商的的清单，，表示该该询价单单要发给给哪些供供应商，并且且可注明明反馈途途径，如如：电子子邮件、、传真等等。报价单是是供应商商对询价价单的反反馈。在建立采采购订单单时，可可以引用用报价单单。采购订单9.3采购订单单：用来来明确表表示一次次采购业业务。采购订单单中包含含了订单单应包含含的信息息。如定定购的物物品，数数量，价价格，要货时间间，发货货情况，，接收情情况和付付款、运运费等其其它条款款。采购订单单需要审审批，原原因是价价格的存存在。所所以采购购订单可可能会存存在多版本，，所以采采购订单单不同于于采购合合同。采购订单类型9.3.1采购订单单类型用用来表示示与供应应商的一一种业务务类型。。比较：标准采购购订单：：表示一一次采购购，适用用于紧急急采购和和零星采采购。包包含了订单单应有的的信息。。计划采购购订单：：表示长长期定购购，适用用与供应应商的一一揽定购购。包含含了含了订订单应有有的信息息。一揽子协协议：与与计划采采购订单单类似，，但没有有价格信信息，只只有总金金额。合同采购购订单：：与一揽揽子协议议类似，，但没有有物品信信息。使用：除除标准采采购订单单外，其其它类型型在使用用时需要要下达审审批成为为实际订单。思考：计计划采购购订单、、一揽子子订单、、标准采采购订单单和合同同采购订订单的用法。采购订单建立9.3.2采购订单单建立有有手工和和自动两两种。手工：手工建立立订单，，输入必必要信息息提交审审批。自动：采购订单单建立有有两种方方式。1.通过过请购单单汇总，，自动生生成采购购订单。。2.下达达采购计计划订单单、一揽揽子计划划和合同同订单。。采购接收9.4采购接收收选项：：用来控控制采购购接收时时各种可可能性。。采购接收收路径：：用来控控制接收收是否检检查，是是否直接接入库采购接收选项9.4.1采购接收收选项：：用来控控制采购购接收时时各种可可能性。。允许替代代接收：是否可可以用替替代品代代替定购购物品。。允许未定定购接收收：订单上上没有定定购的物物品是否否可接收收。允许快速速接收：是否可可以一次次性按订订单全部部接收。。接收日期期容限：到货日日期是否否允许有有差异，，允许该该如何反反应。接收数量量容限：到货数数量是否否允许有有差异，，允许该该如何反反应。是否强制制收货地地：供应商商将物品品发往其其它地是是否可接接收。采购接收路径9.4.2采购接收收路径有有三种类类型。标准接收收：接收收和入库库分两次次做。直接接收收：接收收入库一一次完成成。需要检查查：接收收后经检检验合格格才能入入库。接收入库接收地点点接收入库接收检验入库合格不合格接收9.4.2.1接收：表表示货到到，并不不表示认认可该批批货物。。接收要根根据采购购订单做做接收。。在作接接收时，，可以通通过查找找窗口，，根据一定的的条件寻寻找可接接收的订订单。例如：以以某供应应商为条条件，可可接收有有该供应应商的订订单。若要进行行未定购购接收，，可在查查找窗口口标注未未定购。。一次接收收以接收收单据号号为标志志。不同同批次的的接收可可记录在在同一单单据号。在接收时时输入物物品、接接收数量量后，可可以选择择标准接接收或快快速接收收。检验9.4.2.2检验：物物料检验验的评价价可用质质量代码码标识。。一次检验验必须根根据接收收单而来来。同样样可以在在查找窗窗口中输输入一定定条件来查找相相应的接接收单。。检验后的的动作只只要接受受