外审后发现的不符合规定情况的后续处理

船岸综合管理须知版号：1.1文件号:ZH-12页码：1/7Xxx船务有限公司生效日期：2022年01月05日 1.目的1.1旨在规范外审准备和配合工作，确保公司SMS运行符合主管机关及审核发证机构的要求，及时取得“符合证明”和“安全管理证书”并保持其有效性。1.2规范外审后发现的不符合规定情况的后续处理,确保外审发现的不符合及时纠正,以不断提升公司的安全管理水平。2.适用范围本须知适用于岸基和公司各船舶接受审核发证机构的外部审核。3.定义外部审核（简称外审):指审核发证机构对公司SMS是否符合NSM规则及有关规定和标准、公司和船舶的安全和防污染工作是否符合公司SMS，以及公司SMS运行是否有效而进行的审核。外审包括初次审核、年度审核（对公司）、中间审核（对船舶）、换证审核、跟踪审核（对公司）、附加审核（对公司及船舶）和临时审核。4.附加审核:系指按《航运公司安全管理体系审核发证规则》规定的,审核发证机构对公司或船舶进行的审核。5.跟踪审核:仅对公司而言,在公司年度审核或者换证审核中，如发现公司安全管理体系运行存在严重不符合规定的情况，或者有大量不符合规定的情况并且已经严重影响到安全管理体系运行的有效性时，审核发证机构在公司对所有不符合规定情况整改完成后对其进行的审核。6.不合格:指不符合或不符合规定情况。7.观察项:指审核方认为存在不符合体系要求的可能性，或者某些方面不够完善，有待继续改进,但又不严重影响体系健康运行,但如不纠正,有可能会被列入不符合规定情况。4.职责4.1总经理：决定公司外审申请时间，对外审中发现的公司严重不符合或重大不符合,亲自组织公司相关部门或人员组成调查组进行调查分析并制定纠正措施。4.2指定人员：决定船舶外审申请时间；负责与审核发证机构联系，组织、布置外审的准备和配合工作；对船舶外审中发现的严重不符合或重大不符合进行调查分析并制定、监督纠正措施实施情况。船岸综合管理须知版号：1.0文件号:ZH-12页码：2/7xxx船务有限公司生效日期：2017年08月05日 4.4SMS主管：准备并提交外审申请材料，整理、保存外审文件资料，建立、完善外审数据库。4.5船长：负责船上迎审工作，按要求实施纠正措施。5．公司外审5.1外审（附加审核除外）申请5.1.1总经理根据主管机关或审核发证机构的有关规定和要求，以及公司SMS运行的实际情况，选择外审申请的恰当时间。外审申请时间应保证审核发证机构有足够的能在预定日期进行审核的准备时间。5.1.2SMS主管按外审的有关规定和要求，准备外审申请材料，向审核发证机构提交《航运公司安全管理体系审核发证申请表》(ZHRD-12-01)。5.2外审（临时审核和附加审核除外）准备5.2.1完成SMS内部审核和有效性评价或管理复查。5.2.2纠正不符合规定情况。5.2.3备妥SMS有效运行的客观证据。5.2.4指定人员保持与审核发证机构联系，及时了解外审时间。5.3外审配合5.3.1做好审核组接待服务工作，尽力为审核组提供方便。5.3.2保持与审核组联系，了解审核工作计划。5.3.3按审核组的要求，组织有关人员认真参加首、末次会议。5.4附加审核是由海事局决定并强制实施的审核，一般提前几天通知公司，公司无需申请，审核内容也具有一定的针对性，以局部审核为主，也可全面审核。5.4.1公司有下列情况之一的，审核发证机构将对公司实施附加审核:（1）所管理的船舶发生重大及以上等级水上交通事故，或所管理的船舶发生负有对等及以上责任的较大等级水上交通事故，或所管理的船舶在任意6个月连续发生2次及以上负有对等及以上责任的一般等级水上交通事故；所管理的船舶在任意6个月内的滞留率超过10%（含）且被滞留船舶达到2艘次及以上，或所管理的同一船舶在任意6个月内滞留2次及以上的；（3）其他可能影响公司安全管理体系运行有效性的的重大事件。船岸综合管理须知版号：1.1文件号:ZH-12页号:3/7xxx船务有限公司生效日期：2019年06月01日6．船舶外审6.1外审申请6.1.2指定人员根据主管机关或审核发证机构的有关规定和要求，以及船舶SMS运行的实际情况，选择外审申请的恰当时间。外审申请时间应保证审核发证机构有足够的能在预定日期进行审核的准备时间。6.1.3SMS主管按外审的有关规定和要求，准备外审申请材料，向审核发证机构提交《船舶安全管理体系审核发证申请表》(ZHRD-12-02)。6.2外审准备6.2.1完成对船舶的内部审核和船长对SMS的最新管理复查。6.2.2纠正不符合规定情况。6.2.3船舶备妥SMS有效运行的客观证据。6.2.4船舶临时审核须准备(1)船上配备公司制定的适用于该船的SMS文件；(2)公司做好在三个月内对该船实施内部审核的计划；（3）船舶管理协议复印件；（4）代管船舶评估报告；（5）船舶之前两次持有的“安全管理证书”和/或“临时安全管理证书”复印件或情况说明(适用时)；船长及高级船员熟悉安全管理体系职责以及三个月内对该船实施内部审核的计划；船舶对关键性设备进行标识且船长、高级船员熟悉关键性设备的操作；（8船舶己开展消防、弃船（救生）、人员落水等各种模拟演练，演练效果良好，全体船员熟悉自身的应变职责。6.2.5船舶初次审核须准备(1)安全管理体系审核发证申请；(2)上次审核后与该船有关的安全管理体系文件修改情况说明（如有修改）；（3）船舶管理协议复印件；（4）最新的船长安全管理体系复查报告；（5）船长完全熟悉安全管理体系，高级船员熟悉与自己职责相关的安全管理体系；（6）船员熟悉本职范围内关键性设备操作及关键性操作方案；（7）船舶按计划有效开展了消防、弃船（救生）、人员落水等各种模拟演练，演练效果良好，全体船员完全熟悉自身的应变职责。（8）船长对高级船员进行体系知识考核，验证船舶的培训是否按计划得到了有效落实。版号：1.0文件号:ZH-12页号:6/7船务有限公司生效日期：2017年08月05日航运公司安全管理体系审核发证申请表公司名称DOC编号联系人及电话申请审核发证种类国际：国内：建议审核时间代表船（建议）船名船舶种类船籍港SMC编号及签发机构船名船舶种类船籍港SMC编号及签发机构船名船舶种类船籍港SMC编号及签发机构附送材料其他需要说明的情况兹声明：上述内容及递交材料确认无讹。公司建立（运行）了满足相关要求的安全管理体系，现提出审核发证申请。公司承诺积极配合审核并提供工作便利。总经理签名：____________日期:___________公司印章:____________注：本表格由SMS主管保存五年船岸综合管理须知版号：1.0文件号:ZH-12页号:7/7附录2编号:ZHRD-12-02船舶安全管理体系审核发证申请表中文船名SMC编号申请审核发证种类是否建议为代表船