如何写好一个文件

徐杰-5-3怎样写好一个文件如何写好一个文件第1页一、文件主题二、文件框架三、文件正文目录如何写好一个文件第2页一、文件主题二、文件框架三、文件正文目录如何写好一个文件第3页（一）确定适当主题文件数量不是越少越好，也不是越多越好如何写好一个文件第4页（一）确定适当主题同类型内容可归纳在一个文件员工日常管理规定办公用品管理制度电脑办公须知出门条管理制度出勤考勤管理制度公共安全管理制度环境卫生管理制度员工纪律管理制度……如何写好一个文件第5页（一）确定适当主题同类型内容，若是针对不一样受众对象，可拆分文件财务管理规定应付账款管理规定承运商结算管理规定日常报销管理规定采购付款管理规定应收帐款管理规定报表管理规定预算管理规定如何写好一个文件第6页（一）确定适当主题分公司目前状态文件缺失，不统一初步制定了不够完善的文件总部根据不同分公司功能确定文件目录制定统一的基础管理文件分公司制定业务相关文件提出特殊的管理要求总部修订基础管理文件逐步制定统一的业务相关文件形成可快速复制标准文件体系提议如何写好一个文件第7页（二）确定适宜文件名规范用语：制度、汇编、程序、要求、规范、要求、指导书、流程，特定文件（岗位职责、员工手册等）青岛普天物流有限企业规章精选2物流企业提货须知电动叉车使用注意事项关于系统发货单位录入标准公告服务质量提升方案

2终端客户回访项目客服及主管绩效考评表接待流程及标准如何写好一个文件第8页（二）确定适宜文件名不宜过长、主语不清，应切题、通顺、防止歧义，不可出现助词，用词尽可能准确、恰当短驳车队交班办公室管理要求仓储部各岗位每日工作要求烟台仓储部人员岗位职责管理规范核价流程BYD项目组织架构图和岗位职责青岛规章制度西安全部些人员绩效考评终端客户回访如何写好一个文件第9页一、文件主题二、文件框架三、文件正文目录如何写好一个文件第10页统一格式、字体、字体大小封面、目次、修订情况、发放范围等1.目及适用范围2.术语和定义3.职责4.正文5.相关文件6.记录7.附录记录样张当没有内容时，保留该章节，写“无”统计出自于文件要求，样张应附在文件后面全部要素缺一不可，次序和序号应固定如何写好一个文件第11页目及适用范围《客服管理制度》→《客服管理要求》原：改：1.目标及适用范围

本文件要求了企业客服人员行为规范、工作要求，及奖惩条例，以完善客户服务体系，充分表达客户为中心理念。

本文件适合用于企业本部及全部分企业客服人员。如何写好一个文件第12页术语和定义《环境卫生管理制度》

→《环境卫生管理要求》2.术语和定义2.1.5S指在生产现场中对人员、机器、材料、方法等生产要素进行有效管理，包含：整理(SEIRI)、整理(SEITON)、清扫(SEISO)、清洁(SEIKETSU)、素养(SHITSUKE)，又被称为“五常法则”。2.2.可疑物料指物料标签遗失，标签不清楚，或XXXXXXX待处理物料。国家标准、行业术语公司内部约定熟成的术语如何写好一个文件第13页职责《车辆管理制度》3.职责3.1.行政部负责公务用车及私车公用管理；3.2.运作部车辆管理员负责运输车辆管理；3.3.仓储部设备管理员负责叉车管理；3.4.行政部安全员负责各类车辆安全归口管理。谁（部门/岗位）负责做什么职责要求如何写好一个文件第14页相关文件在文件里，被描述到其它文件应用书名号《》来表示然后在“相关文件”条款里罗列出文件名称及编号《绩效考评管理制度》5.相关文件《人事制度》

PTWL-XX-XXXXX如何写好一个文件第15页统计在文件正文里，包括到需使用统计步骤，应将统计名称完整、准确地描述出来，并用双引号“”表示然后在“统计”条款里罗列出统计名称、编号、保留人、保留时间、保留方式6.统计编号统计名称保留人保留时间保留方式PTWL-XX-XX-01法律法规清单行政专员长久电子文档PTWL-XX-XX-02环境原因辨识评价方法表行政专员2年电子文档PTWL-XX-XX-03危险源辨识评价方法表安全员2年电子文档PTWL-XX-XX-04员工违规登记确认表行政专员2年书面文档如何写好一个文件第16页附录7.附录附录AXXXX流程图附录BXXXX表填写说明附录CXXXX代码表附录DXXXX操作错误图示规范性附录即要求，其效力等同于标准的正文资料性附录仅作推荐性参考每个附录都应重起一页统计样张不是附录如何写好一个文件第17页一、文件主题二、文件框架三、文件正文目录如何写好一个文件第18页逻辑性分类，先写框架标题4财务报账要求及流程4.1小车4.1.14.1.24.2短驳车……4.3长途运输车……4.4普通采购4.1报账审批权限4.1.14.1.24.2时间要求……4.3审批流程……4.4特殊情况如何写好一个文件第19页语言组织完整、通顺谁在什么情况下在什么时间、地点做什么怎么去做做到什么程度X如何写好一个文件第20页防止大段文字济南分企业（三）签收回单操作流程1.起站回单：每开一票订单，在起站回单签收里产生一票回单信息，客服在收取到回单后，在起站回单管理中做签收，未收到回单禁止在系统中签收（如实际车辆还在途中，被签收后，到站分企业无法做车辆到站、货物配送中转等情况），系统会有起站签收时间、签收人信息，便于异常情况查询。如何写好一个文件第21页合理利用表格、图示等直观方式表示如何写好一个文件第22页正确使用标点符号文件名使用书名号《》统计名使用双引号“”同一段落尽可能不要出现多个句号文件里普通不出现！？……『』[]并列分句使用分号相关联内容分项时，除最终一项用“。”以外，其它都用“；”无关联内容分项用句号如何写好一个文件第23页正确使用助动词故障应在两小时内排除表示一种要求，故障必须在两小时内排除故障宜在两小时内排除表示一种建议，故障最好在两小时内排除故障可在两小时内排除表示一种允许，故障可以在两小时内排除故障能在两小时内排除陈述一种事实、客观的能力，故障能够在两小时内排除故障可能在两小时内排除表达一种可能性，故障有可能在两小时内排除不应

不宜

不可

不能

不可能

如何写好一个文件第24页不应出现姓名、勉励性语句、要求不清等以上规范从4月1日起实施。望全部些人员树立“安全第一、预防为主”意识，有了安全意识，才能决定你在工作行为，行为决定你习惯，习惯决定素质，素质决定了你命运，用你良好安全意识