办公自动化-OFFICE2007之WORD教程

1、主讲人：张超 2012年9月OFFICE2007 之 WORD教程现代高级文秘班办公自动化与文字处理讲义一切的技能来自于反复的实践练习，光靠耳朵和眼睛永远成不了能手。第三章Word字处理软软件基本文字字编辑表格处理理图文混排排模板的应应用邮件合并并长文档编编辑主要内容容3.1word2007简介Office2007简介Word 2007的启动与与退出Word 2007的窗口组组成定制Word2007工作环境境3.1.1Office2007简介MicrosoftOffice System包括以下下独立产产品：MicrosoftOffice Word2007MicrosoftOffice Powe

2、rPoint2007MicrosoftOffice Excel 2007MicrosoftOffice Access2007MicrosoftOffice Outlook2007MicrosoftOffice Publisher2007MicrosoftOffice InfoPath 2007MicrosoftOffice Project2007MicrosoftOffice OneNote2007MicrosoftOffice Visio 20073.1.1Office2007简介Word2007:集文字处处理、表表格处理理、图文文排版于于一体的的字处理理软件。PowerPoint2007:

3、设计制作作广告宣宣传、产产品演示示的电子子版幻灯灯片。Excel2007:电子表格格制作软软件，制制作电子子表格、进行数数据运算算，进行行数据的的分析和和预测并并且具有有强大的的图表制制作功能能。Access2007:强大的数数据管理理功能，可以方方便地利利用各种种数据源源，生成成表单、查询、报表和和应用程程序等。Outlook 2007:管理多个个邮件和和新闻账账号、浏浏览邮件件、发送送和接收收安全邮邮件、使使用通讯讯簿存储储和检索索电子邮邮件地址址等功能能。3.1.1Office2007简介Publisher2007:创建和编编辑新闻闻稿，小小册子，海报和和网站。Project 2007:

4、计划、跟跟踪和管管理项目目，并通通过使用用MicrosoftOffice Project与工作组组交流。Visio2007:创建、编编辑和共共享图表表。OneNote 2007:一种数字字笔记本本，它为为用户提提供了一一个收集集笔记和和信息的的位置，并提供供了强大大的搜索索功能和和易用的的共享笔笔记本：搜索功功能使用用户可以以迅速找找到所需需内容，共享笔笔记本使使用户可可以更加加有效地地管理信信息超载载和协同同工作。InfoPath2007:设计和填填写动态态表单，以便在在整个组组织中收收集和重重用信息息。3.1.2Word 2007的启动与与退出启动Word的方法从“开始始”菜单单启动直接启

5、动动双击任何何Word文件或快快捷方式式3.1.2Word 2007的启动与与退出退出Word的方法选择“Office按钮”菜单中的的“退出出Word”选项单击窗口口右上角角的“”关闭按钮钮按Alt+F4关闭Word 2007应用程序序3.1.3Word 2007的窗口组组成窗口由快快速访问问工具栏栏、标题题栏、功功能区、标尺、工作区区、滚动动条、状状态栏组组成状态栏标尺滚动条工作区Office按钮功能区快速访问问工具栏栏标题栏3.1.4定制Word2007工作环境境方法:“Office按钮”“Word选项”1.设置文件件的默认认存放位位置2.设置文档档的保存存时间间间隔3.定义快速速访问工工

6、具栏上上的命令令4.“即点即输输”的功功能(高级)启动“即即点即输输”功能能后，可可实现在在文档任任意位置置双击即可输入入。注意：该功能能只能在在页面视图图方式和Web视图下使用案例1.快速修改改一段草草稿案例1.快速修改改一段草草稿【任务】用Word编辑完成成一篇文文章,并且使文文字条理理清楚,界面美观观。最终终效果如如:自荐信的的写法.docx 案例相关关知识点点文档的新新建与保保存查找与替替换字符排版版首字下沉沉段落排版版边框和底底纹分栏项目符号号和编号号本案例中中应用到到如下知知识点：案例1.快速修改改一段草草稿【操作步骤骤】1)启动Word，设置每每隔8分钟自动动保存。2)新建一Wo

7、rd文档,文档内容容与“自自荐信写写法_原文.doc”的内容相相同，保保存为“自荐信信的写法法.docx”。(新建文档档)3)将文中第第三段到到结尾的的求职信信改为自自荐信;将文中的的手动换换行符替替换为段段落标记记，并删删除段后后的空行行。(查找与替替换)4)将标题设设为“二二号、隶隶书、加加粗、蓝蓝色”，正文字字体为“楷体GB2312、四号字字”（字体设置置）案例1.快速修改改一段草草稿【操作步骤骤】5)将文中红红色字体体中“自自荐信”三个字字字符加加宽5磅，位置置提升5磅。(字符间距距)6)将标题设设置为“阴文”效果。7)将第四段段首字下下沉3行，距正正文1厘米。（首字下沉沉）8)全文采

8、用用“两端端对齐”方式，行间距距为“单单倍行距距”，每每段段后后间距为为1行。(段间距与与行间距距)案例1.快速修改改一段草草稿【操作步骤骤】9)将第1段、第2段、第5段首行缩缩进2字符。(段落缩进进)10)为文中红红色字体体加入1.5磅的蓝色色边框、浅黄色色的底纹纹。(边框和底底纹)11)将第1、2段内容分分为两栏栏，插入入分隔线线。(分栏)12)为文中蓝蓝色字体体内容加加红色项项目符号号(项目符号号和编号号)3.2文档的基基本操作作主要内容容新建文档档打开文档档保存文档档关闭文档档Word 2007的文档视视图3.2.1新建文档档启动Word后，自动动建立一一个空白白文档单击“Office

9、按钮”，然后选选择“新新建”命命令，从从打开的的对话框框中选择择“空白白文档”后，单单击“创创建”按按钮。(利用这种种方法可可使用Word模板)使用Ctrl+N组合键说明:空白文档档将按照照默认模板板生成。所所谓模板就是将各各种类型型的文档档预先编编排好的的一种文文档框架架，包括括一些固固定的文文字内容容和固定定的字符符、段落落格式等等。返回案例例3.2.2打开文档档“Office按钮”“打开”使用Ctrl+O组合键利用“Office按钮”“新新建”“打开”菜单旁旁边的“最近使使用的文文档”文文件列表表可打开开最近使使用过的的文档在“我的的电脑或或资源管管理器”中双击击要打开开的文档档注：可同

10、同时打开开多个文文档3.2.2打开文档档补充:单击【打开】按钮中的的下三角角按钮，在弹出出的菜单单中可以以选择【以副本方方式打开开】选项，这这样可以以再创建建另外一一个副本本。也可可以选择择【打开并修修复】选项，当当文件出出现问题题不能正正常被打打开时，常会用用到此功功能。可以直接接在【文件名】下拉列表表框中输输入或粘粘贴所需需打开文文档的正正确路径径(例如“D:计算机文文化基础础”)，然后按按Enter键或单击击【打开】按钮。如果在文文件和文文件夹窗窗口中没没有显示示所需文文件，则则可在【文件类型型】下拉列表表框中调调整相应应的显示示文件的的类型。3.2.3保存文档档1.保存新建建文档“Of

11、fice按钮”“保保存”选选择存放放路径、给出文文件名并并选择文文件类型型单击快速速访问工工具栏上上的“保保存”按按钮2.保存已存存在文档档若以原文文件的形形式保存存可：单单击常用用工具栏栏上的“保存”按钮或或：“Office按钮”“保保存”或或：CTRL+S若另外以以其它文文件的形形式保存存：“Office按钮”“另另存为”3.自动保存存3.2.3保存文档档提示：因为可以以自动设设置扩展展名，所所以在【文件名】下拉列表表框中只只需输入入文档的的名称，无须亲亲自为文文件名添添加文件件扩展名名。设置文档档的打开开权限和和修改权权限密码码在保存文文件时，单击“另存为为”对话话框中的的“工具具”按钮

12、钮，在打打开的浮浮动菜单单中选择择“常规规选项”命令，可以设设置打开开文件时时的密码码和修改改文件时时的密码码。案例1任务1.1启动Word，设置每每隔8分钟自动动保存。任务1.2新建一word文档,文档内容容与“自自荐信的的内容与与格式.docx”的内容相相同，保保存为“自荐信信的写法法.docx”。3.2.4关闭文档档单击窗口口右上角角“关闭闭”按钮钮，关闭闭正在编编辑的文文档。如如果当前前文档没没有保存存，Word2007将提示用用户保存存该文档档。 关闭和退出文档有什么不同？3.2.5文档视图图页面视图图：所见即所所得，和和打印输输出的效效果一致致。支持持一些特特殊功能能如即点点即输等

13、等。普通视图图：只能处理理纯文本本、不支支持所见见即所得得。如不不能显示示图形对对象、页页眉、页页脚、页页边距。阅读版式式视图:默认情况况下，阅阅读版式式视图下下不允许许编辑Web版式视图图:便 于联联机阅读读，可以以段落自自动换行行以适应应当前窗窗口的大大小。大纲视图图：根据段落落的大纲纲级别有有层级的的显示。可以方方便地调调整段落落的大纲纲级别，及各个个级别的的顺序。3.2.5文档视图图其他查看看文档方方式:文档结构构视图：一个独立立的窗格格，能够够显示文文档的章章节标题题列表。打印预览览视图：“Office按钮”“打打印”“打打印预览览”全屏显示示：在快速访访问工具具栏中添添加快捷捷按钮

14、：“Office按钮”“Word选项”“自定义义”“从下下列位置置选择命命令”中中的“不不在功能能区中的的命令” 选选择“切切换全屏屏视图”。或者者通过Alt+v+u组合3.3文档编辑辑文档输入入文本的选选取文本的移移动、复复制剪贴板撤消、恢恢复与重重复操作作删除文本本合并两文文档查找与替替换返回案例例3.3.1文档输入入输入文档档：包括输入入文本、拼写和和语法校校对、插插入特殊殊字符、插入艺艺术字和和剪贴画画。插入点：窗口中不不断闪烁烁的粗竖竖线，被被称为当当前光标标，它所所在的位位置被称称为插入入点。Word中输入文文本原则则：不可任意意加空格格、回车车键3.3.1文档输入入1.插入/改写

15、状态态单击Insert开关键单击状态态栏上的的“改写写”方式式按扭。(改写状态态表示覆覆盖状态态)2.段落WORD具有自动动换行的的功能，WORD以回车键作为段落结束束的标志志3.3.1文档输入入提示:若段内换换行：SHIFT+ENTER段首不要要加空格格，段内内不可加加回车。“Office按钮”“Word选项”“显显示”标标签，可以控控制段落落标记是是否显示示。段落合并并:操作方法法是：把把插入点点移到分分段处的的段落标标记前，然后按按Delete键(在标记后后按Back Space键)删除该段段落标记记，即完完成段落落合并。(实际上就就是删除除分段处处的段落落标记)3.3.1文档输入入3.

16、时间和日日期输入入利用“插插入”选选项卡“文本本”组 “日日期和时时间”可可选择静静态方式式或自动动更新方方式4.符号输入入使用“插入”选项卡卡“符号”组使用“插入”选项卡卡“特特殊符号”组使用动态态键盘3.3.1文档输入入4.符号输入入3.3.1文档输入入提示(插入特殊殊符号快快捷键的的定义)：当用户在在输入时时需要频频繁使用用某一符符号时，可以定定义快捷捷键，如如定义“”符号的的快捷键键，方法法是：在“符号”对话框中中，首先先选中该该符号，然后单单击“快捷键”按钮，在打开开的“自定义键键盘”对话框的的“请按新快快捷键”文本框中中同时按按下几个个键，例例如Ctrl+D组合键，然后单单击“指定

17、”按钮和“关闭”按钮。这这样，当当再次需需要使用用“”符号时时，只需需按下Ctr+D快捷键即即可插入特殊殊符号快快捷键的的定义在“符号”对话框中中，首先先选中需需要定义义快捷键键的符号号，然后后单击“快捷键”按钮，打开“自定义键键盘”对话框。插入特殊殊符号快快捷键的的定义在“请按按新快捷捷键”文本框中中同时按按下几个个键，例例如Ctrl+D组合键，然后单单击“指定”按钮和“关闭”按钮。这样，当当再次需需要使用用“”符号时时，只需需按下Ctr+D快捷键即即可3.3.2文本选取取1.用鼠标选选取文本本拖曳：按住鼠鼠标左键键拖曳选取一一行或多多行将鼠标移移动到“文本选选取区” 单击击或拖曳选取一一段

18、将鼠标移移动至“文本选选取区” 双击击将鼠标指指针移至至该段内内任一位位置，三击矩形块块选取Alt+鼠标拖曳曳选取整整个文档档将鼠标指指针移至至“文本选选取区”，三击击鼠标左键键。Ctrl +A执行“编编辑/全选”命命令。其他选选取选取一句句（以句句号为结结束标志志）：Ctrl+单击选取一个个词或词词组：双击3.3.2文本选取取3.3.2文本选取取(7)扩展选取取：按F8键进入扩扩展选定定状态，再按一一下F8，选中光光标所在在位置的的一个单单词，再再按一下下，选区区扩展到到整个句句子；再再按一下下，就选选中了整整个段落落；再按按一下，就选中中了全文文 。按按ESC键 ，取取消扩展展选定方方式。

19、(8)选择格式式相似的的文本：选中一一段文本本，右击击选中的的区域，在弹出出的菜单单中单击击“样式式”“选择格式式相似的的文本”命令。3.3.2文本选取取2、用键盘盘选取文文本：Shift+“方向键”：实现现对字、行、屏屏的操作作CTRL+Shift+“方向键”：实现现对段、文档、文本块块的操作作3、撤消选选定的文文本在文档任任意位置置单击左左键或按按“上下下左右箭箭头”表3.2选取文档档的快捷捷键及其其功能快捷键功 能Shift+向上选定一行Shift+向下选定一行Shift+向左选定一个字符Shift+向右选定一个字符Shift+Ctrl+选定内容扩展至段落开头Shift+ Ctrl+选定

20、内容扩展至段落结尾Shift+ Ctrl+选定内容扩展至前一单词Shift+ Ctrl+选定内容扩展至后一单词Shift+Home选定内容扩展至行首Shift+End选定内容扩展至行尾Shift+PgUp选定内容向上扩展整屏Shift+PgDn选定内容向下扩展整屏Shift+ Ctrl+Alt+PgUp选定内容至文档窗口开始处Shift+ Ctrl+Home选定内容至文档开始处Shift+ Ctrl+End选定内容至文档结尾处先按F8，再按方向键扩展选取文档中具体某个位置Ctrl+A或Ctrl+5(小键盘数字)选定整个文档3.3.3文本的移移动与复复制操作之前前，必须须选中操操作的对对象（文文

21、本）同一文档档，可使使用鼠标标拖动或或剪贴板板不同文档档，用剪剪贴板方法:鼠标拖动动:移动文本本时，直直接拖动动；复制制文本时时，按住住Ctrl键再进行行拖动。利用剪贴贴板3.3.3文本的移移动与复复制提示：复制后的的文本可可以粘贴贴到同一一篇文档档或其他他文档，甚至可可以粘贴贴到不同同的程序序中，并并且可以以粘贴数数次。使用鼠标标右键拖动选选定的文文本到目目标处，松开鼠鼠标，会会弹出一一个菜单单，选择择【移动到此此位置】或【复制到此此位置】选项。3.3.4剪贴板调出剪贴贴板：“开始”选项卡卡“剪剪贴板”组右右下角的的对话框框启动器器单击剪贴贴板上的的对象图图标：其其内容将将粘贴到到目标位位置

22、单击剪贴贴板上的的“删除除”按钮钮：剪贴贴板中的的内容将将被删除除3.3.5撤消/恢复/重复操作作撤消操作作是指取取消“上上一步”(或多步)操作，使使文档恢恢复到执执行该项项操作前前的状态态；当执执行了撤撤消操作作后，恢恢复操作作用来恢恢复“上上一步”(或多步)操作。重重复操作作是指将将上一步步操作再再执行一一次或多多次。撤消操作作：Ctrl+Z组合键、快捷工工具栏上上的“撤撤消键入入”按钮重复操作作：Ctrl+Y组合键、F4功能键。3.3.6删除文本本删除文本本按Del或Backspace键。清除格式内容3.3.7合并两文文档方法一：利用剪剪贴板方法二：利用插插入菜单单先设置插插入点“插入入

23、”选项项卡“文本本”组“对象象”按钮钮“文文件中的的文字” 选选择要插插入的文文件3.3.8查找与替替换“开始”选项卡卡“编辑”组“查找”“替换”F5定位Ctrl+F查找Ctrl+H替换按下“更更多”按按钮可进进行指定定格式的的查找与与替换任务1.3将文中的的手动换换行符替替换为段段落符号号，并删删除段后后的空行行。返回案例例查找时所所用的通通配符列列表通配符功 能实 例?任意单个字符s?t查找“sat”和“set”*任意字符串S*d查找“sad”和“started指定的单个字符siou ?t查找“sin”、“son”和“sun”-某范围内任意的单个字符r-tight查找“right”、“si

24、ght”和“tight”!除方括号中字符之外的单个字符m!ast查找“mist”、“most”和“mast”!x-z方括号内字符范围以外的任意单个字符t!a-mck查找“tock”、“tuck”但不查找“tack”n前一字符或表达式连续出现n次Fe2,d查找“feed”但不查找“fed”n,前一字符或表达式至少n次重复Fe1,d查找“fed”和“feed”(n,m)前一字符或表达式连续出现n次到m次101,3查找“10”、“100”和“1000”前一字符或表达式出现一次以上lot查找“lot”和“loot”，但不查找“loost”指定的字符串出现在词的开头指字的字符串出现在词的结尾(in)查找

25、“in”和“within”但不查找“interesting”3.4字符排版版设置字体体、字号号及字形形设置字符符间距设置首字字下沉中文版式式缩放字符符3.4字符排版版字符格式式包括字字符的字字体、字字号、颜颜色等等等各种字字符表现现形式。在设置字字符格式式之前，选取需需要设定定格式的的字符，即遵循循“先选取，后设置置”的规则则。3.4字符排版版利用“开开始”选选项卡的的“字体体”组相相关命令令设置字字符格式式利用浮动动工具栏栏设置字字符格式式利用“字字体”组组的对话框框启动器器设置字字符格式式1.设置字体体、字形形及字号号字体下划线线型颜色效果字形字号任务1.4将标题设设为“二二号、隶隶书、加

26、加粗、蓝蓝色”，正文字字体为“楷体GB2312、四号字字”返回案例例大家好我我QQ2.设置字符符间距操作方法法：在“字体体”对话话框选择“字字符间距距”选项项卡。2.设置字符符间距【例3-1】新建一Word文档，输输入文本本“东西南北北中”，再对输输入的文文本创建建出如下下图所示示的字符符效果。任务1.5将文中红红色字体体中“自自荐信”三个字字字符加加宽5磅，位置置提升5磅。返回案例例3.设置首字字下沉操作方法法：选择“插插入”选选项卡“文本本”组中中“首字字下沉”命令下下边的下下拉箭头头，弹出出如右图图所示的的“首字字下沉”对话框框。任务1.7将第四段段首字下下沉2行，距正正文1厘米。返回案

27、例例4其他字字符格式式拼音指南南带圈字符符5.中文版式式操作:选中要操操作的文文本或将将插入点点放在要要输入的的文本位位置上，然后利利用“开开始”选选项卡“段落落”组 “中中文版式式”按扭扭纵横混排排:改变部分分文本的的排列方方向合并字符符:合并字符符是指将将选定的的多个字字或字符符组合为为一个字字符。双行合一一字符缩放放3.5段落排版版段落对齐齐段落缩进进段落间距距与行间间距分段与合合段设置制表表位边框和底底纹分栏项目符号号与编号号快速格式式化可“先输输入文本本，再设设置格式式”也可可“先设设置格式式，再输输入文本本”段落格式式通常包包括段落落的左右右缩进、对齐方方式、段段落间距距、行间间距

28、、段段落的换换行与分分页以及及设置制制表位等等。3.5段落排版版1.段落对齐齐Word 2007提供了五五种段落落对齐方方式：左左对齐、右对齐齐、两端端对齐、居中对对齐和和分散对对齐操作方法法利用“开开始”选选项卡“段落”组中的的对齐按按扭利用“段落”对话框框中“缩缩进和间间距”选选项卡中中的“对对齐”方方式2.段落缩进进方法一：利用“开开始”选选项卡“段落落”组对对话框启启动器调调出“段段落”对对话框方法二：利用标标尺按住ALT键可以看看到精确确的缩进进厘米数数。首行缩进左缩进悬挂缩进右缩进返回案例例3.段落间距距和行间间距段落间距距是指段段落与段段落之间间的距离离行间距是是指段落落中行与与

29、行之间间的距离离注意：在对话框框中需要要输入度度量值的的地方，可以直直接输入入有效的的度量单单位，WORD会自动换换算，将将其转化化为默认认的度量量单位值值自己设置置默认度度量单位位的方法法：“Office按钮”“Word选项”“高级级”标签签“显显示”部部分，在在度量单单位处进进行选择择案例1任务1.8全文采用用“两端端对齐”方式，行间距距为“单单倍行距距”，每每段段后后间距为为1行。任务1.9将第1段、第2段、第5段首行缩缩进2字符。返回案例例4.分段与合合段1.分段：在要分段段位置处处打回车车键。2.合段：方法一：在前段段的段尾尾按Del键。方法二：在后段段的段首首按Backspace键。5.设置制表表位1)制表位的的功能和和种类功能：在在段落中中定位文文字。在在段落开开始处按按Tab键，文字字会自动动缩进两两个字，间距为为0.75CM.可以利用用多个制制表位来来调整整整个段落落文字的的排列位位置，使使整篇文