办公室实务课件

1、办公室实务2022/10/111办公室实务2022/10/101这是一个变幻难测的世纪，这是一个催人奋进的时代，科学技术飞速发展，知识更替日新月异。希望、困惑、机遇、挑战，随时随地都有可能出现在每一个社会成员的生活之中。抓住机遇，寻求发展，迎接挑战，适应变化的制胜法宝就是学习依靠自己学习，终生学习。2022/10/112这是一个变幻难测的世纪，这是一个催人奋进的时代，科学技术飞速主 要 内 容第一讲：办公室与文员实务概述第二讲：办公室的布置与管理第三讲：电话与电子通讯第四讲：邮件收发第五讲：接待实务第六讲：信访实务第七讲：会议与会谈实务第八讲：关于日程安排第九讲：差旅事宜第十讲：照料上司身边琐

2、事第十一讲：交际与礼仪第十二讲：办公室用语第十三讲：印信与值班工作第十四讲：文书与档案实务2022/10/113主 要 内 容第一讲：办公室与文员实务概述第八讲：关于第一讲：办公室与文员实务概述一、关于“实务”二、办公室实务概述、办公室的含义和职能、办公室实务的范围和内容三、文员实务概述、文员的工作顺序、文员管理时间、费用的方法、文员的工作方法2022/10/114第一讲：办公室与文员实务概述一、关于“实务”2022/10/一、关于“实务”实务：实际事务，要务。现代汉语大辞典近年来，“实务”一词被广泛使用，如商贸实务、会计实务、律师实务、秘书实务等。所谓实务：即实际从事的业务。其中的“业务”意

3、指个人或某个机构的专业工作。所以办公室实务就是指办公室的专业工作，文员实务就是指文员的专业工作。2022/10/115一、关于“实务”实务：实际事务，要务。现代汉语大辞典 、办公室的含义和职能1、办公室的含义2、办公室的职能3、办公室事务管理工作的特征2022/10/116 、办公室的含义和职能1、办公室的含义2022/10/1、办公室的含义办公室是一个常用而普通的名词，却有着多种含义：第一种：泛指一切办公场所，区别于用于教学的教室，用于生产的车间，或是医疗室、实验室等等。第二种：是指某一类职业人员或某一级职务人员的办公场所。如：教师、护士、厂长、院长办公室等.第三种：指党、政府机关、企事业单

4、位内的综合办事机构。如：中共中央办公厅、三星公司办公室等.第四种：指某种专门的独立的工作机构。如国务院台湾事务办公室等。2022/10/1171、办公室的含义办公室是一个常用而普通的名词，却有着多种2、办公室的职能办公室的职能政务(或业务)服务事 务 管 理事务管理是为确保有效、快捷的政务或业务服务而开展的辅助性工作，它是办公室工作体系中不可缺少的重要组成部分。主要是中高级文秘人员的工作.2022/10/1182、办公室的职能办公室的职能政务(或业务)服务事 务 管3、办公室事务管 理工作的特征办公室事务管理工作的特征服务性分散性专业性主动性繁杂性为上司服务工作分散涉及面广为组织服务为公众服务

5、人员分散独立性专业性2022/10/1193、办公室事务管 理工作的特征办公室事服务性分散性、办公室实务的范围和内容办公室实务就是指办公室的工作事务和操作实务.主要工作人员是秘书人员和文员.1、我国办公室实务的主要内容2、国际秘书协会确定的办公室实务的主要内容3、我国外资、合资企业办公室实务的主要内容2022/10/1110、办公室实务的范围和内容办公室实务就是指办2022/11、我国办公室实务的主要内容文书撰写（会议记录等）文书制作（打字、复印等）文书处理（收发、传递等）档案管理（归档、管理等）会议组织（准备、善后等）调查研究（计划、实施等）信息资料（收集、整理等）信访工作（来访、投诉等）接

6、待工作（各种来访的接待） 协调工作（政策等） 督察工作（决议的实施） 日程安排（各种日程） 日常事务（通讯值班） 办公室管理（环境等） 其它临时交办的事项以上除 项外，其余工作文员都会涉及到。2022/10/11111、我国办公室实务的主要内容文书撰写（会议记录等）接待工2、国际秘书协会确定的 办公室实务的主要内容速记上司交代事项；执行录音吩咐；档案管理；阅读并分类信件；以电话维持公共关系；替上司定约会并记录；按上司指示完成信函；在权限内自发信函；接待来访宾客；替上司接洽外界人士；自动处理例行的事务；为上司安排旅行或考察；替公司宾客订房间机票等；准备好公司要公开的资料；替上司收集演讲等的资料；

7、协助上司准备财务等报告；整理并组织好粗略的资料；替上司保管各种记录；协助上司搞好交税等事务；督导一般职员或速记员；21、搞好会务工作22、复印资料2022/10/11122、国际秘书协会确定的 办公室实务的主要内容速记上司3、我国外资、合资企业 办公室实务的主要内容、办公室环境的布置和整理；、通讯事务、电话、信函和邮件处理；、执行上司交办事项；、照料上司身边的琐事；、接待宾客和员工的来访；、记录上司指令及会谈、会议内容；、打印文告及表格；、收集及整理各种信息；、保管办公室设备及用品；、外出办事，如银行、邮局、税务所等。2022/10/11133、我国外资、合资企业 办公室实务的主要内容、办公室

8、、文员的工作顺序第一、确定文员工作的指导思想第二、按照“优先顺序”处理工作第一：第二：第三： 先计划，再执行！2022/10/1114、文员的工作顺序第一、确定文员工作的指导思想第一： 第一、确定文员工作的指导思想 文员在工作时，首先要仔细制定计划。然后根据计划去实施，并严格检查其结果，使得这个结果对下一次的计划有所帮助和启示。只要能按照制定计划、实施、检查这三个步骤进行，文员工作就能科学、高效地完成。 计 划 实 施 检 查充分了解工作内容排 定 优 先 顺 序 选 择 工 作 方 法 分析实绩与计划的差异，并与以前的工作进行比较。依计划、按上司的要求进行。2022/10/1115第一、确定

9、文员工作的指导思想 文员在工作时，首 计 第二、按照“优先顺序”处理工作如何决定工作的优先顺序呢？文员面对多项工作时，正确决定工作的优先顺序是十分重要的，既能提高工作效率，也有利于文员的时间管理.第一阶段：以工作的重要程度为标准分解工作.第二阶段：以工作的紧要程度为标准分解工作.第三阶段:同时考虑上司和本身实际情况,对于现在该做的重要且紧急的工作决定优先顺序. 请 示 A、是否应该做的事？B、是否做或不做都无所谓的事？C、是否不可以做的事？应该做的事，集中精力做。A、重要且紧急的事；B、紧急但不重要的事；C、重要但不紧的事；有价值，但不紧急，也不重要；2022/10/1116第二、按照“优先顺

10、序”处理工作如何决定工作的优先顺序呢？、文员管理时间、费用的方法1、管理好文员自己的时间成功管理好自己的时间会使文员的工作更顺利、生活更愉快！2、文员要学会节约开支文员要有主人翁意识，仔细管理钱财和物品，学会节约开支，避免浪费应成为每一个文员都要追求的目标.厉行节约!时间就是生命,就是效益!2022/10/1117、文员管理时间、费用的方法1、管理好文员自己的时间厉行节约、文员的工作方法请示方法与报告方法计划方法和总结方法受意方法传达方法进言方法变通方法和挡驾方法分工方法和合作方法良好的工作方法是一门艺术！2022/10/1118、文员的工作方法请示方法与报告方法良好的工作方法是一门艺请示方法

11、与报告方法请示：是指文员工作上有疑难，无法处理时，向上司请求指示，或无权处理时，向上司请求批准。上司必须答复或批复、请示的内容、请示的形式、请示应注意的问题：请示要对口请示要单一报告：是指文员向上司反映情况，提出建议，或应上司要求作出汇报。 上司不一定答复或批示、报告内容：定期工作情况报告重大问题报告合理化建议应要求报告、报告方式、注意：要简明扼要条理清楚2022/10/1119请示方法与报告方法请示：是指文员工作上有报告：是指文员向上受意方法受意：是指文员接受和领会上司意图。一种：直接受意另一种：间接受意 文员在受意过程中应注意的事项：用心倾听、认真记录、弄清意图、及时实施。注意听好！2022/10/1120受意方法受意：是指文员接受注意听好！2022/10/102传达方法传达：是指文员将上司或上级机关的文件精神、指示、情况等传递给下级机关或员工、群众。一种是正式传达：即由文员在正式场合上宣读文件或口授上司指示。另一种的非正式传达：有意识的吹风传达原意传达原件注意传达技巧注意保密重要指示重点对待注意！2022/10/