浅析档案在创建国优工程的实践

1、浅析档案在创建国优工程的实践青岛地铁集团有限公司（以下简称“青岛地铁集团”）秉承“为城市建地铁、为人民建地铁”的理念，发扬“执着专注、精益求精、一丝不苟、追求卓越”的工匠精神，现已开通6条线路，运营里程284公里。其中，青岛市地铁2号线一期工程全长25.2公里，均为地下线，共设车站22座、区间23个、车辆基地1座、控制中心1座，该工程代表了国际先进水平。2021年3月24日，青岛地铁集团根据国家优质工程奖评选工作的通知迅速确立了争创金奖的最高目标。经过材料审查、现场复查、专家评审等程序，青岛市地铁2号线一期工程顺利通过评审，进入公示阶段。2021年12月6日，中国施工企业管理协会关于表彰202

2、02021年度国家优质工程奖的决定，决定授予青岛市地铁2号线一期工程国家优质工程奖金奖。青岛地铁集团历来高度重视档案工作，档案管理机构健全，档案管理队伍配备满足工作需求。近年来，青岛地铁集团制定完善了相关规章制度和工作流程，配备了档案库房以及相关设施设备，完成了青岛市地铁2号线一期工程59个单位工程、151个子单位工程、976个分部、5970个分项工程档案资料的验收移交工作，档案管理工作取得显著成效。主要做法青岛地铁集团依据法律法规及行业标准，从建立健全管理制度入手，以统一领导、统一管理、统一制度、统一标准为抓手，推动城市轨道交通建设项目档案管理工作稳步开展。1.统一领导，分级负责青岛地铁集团

3、董事长、总经理高度重视档案工作，多次作出重要批示，并将档案工作纳入集团领导工作议事日程、纳入集团各项管理制度及工作流程。成立了以集团总经理为组长的档案工作领导小组，统筹协调、指导推进档案管理工作，及时解决档案管理过程中的实际问题。集团分管领导亲自开会调度，理顺了相关单位档案工作职责，建立了集团档案工作分管领导挂帅，信息管理部牵头，各职能部门、分（子）公司配合，各参建单位专兼职档案人员具体负责的“四级档案管理网络”。2.提前介入，归档交底青岛地铁集团依据国家及行业标准制定了十几项企业档案工作标准。通过初期进场归档交底，统一档案管理的规范和要求。在青岛市地铁2号线一期工程建设中，各标段项目部进场初

4、始就迅速组织档案交底工作会议，要求5方单位责任主体参加，把档案工作的要求进行提前部署，让各单位充分了解档案工作的各项标准要求，督促参建企业在进场初青岛市地铁2号线一期工程正线区间隧道期就按标准做好档案管理工作。3.组织培训，督促检查青岛地铁集团在前期归档交底的基础上组织档案管理专项培训。通过组建联合工作组对青岛市地铁2号线一期工程在建全部标段的档案工作进行了检查，对发现的共性问题进行集中研究，组织对相关制度标准进行修订，并统一再培训、再检查。通过培训、检查工作督促档案人员熟练掌握业务、严格标准落实。4.现场指导，示范引领青岛地铁集团开展了工程档案标准化示范点创建工作，邀请青岛市档案专家、青岛地

5、铁集团内部档案业务骨干进驻示范点单位，现场指导档案的收集、整理等工作，并组织全线项目经理和档案管理人员进行现场观摩，使得各参建单位档案管理水平有了较大提高。5.精细检查，整改到位对于日常的档案管理工作，集团领导要求精细检查、整改到位。对于整改不到位的单位，在配合经济处罚的同时，采取全线通报批评并由集团领导约谈该单位分管领导的做法。对于两次以上整改不到位的单位，提出对该标段主要领导的处罚措施，即建议更换项目经理、档案工作人员等。对参建单位制定了信用考核管理办法，考核结果同时计入集团各部门、分（子）公司的日常管理考核之中。6.明确责任，超前控制青岛地铁集团与参建单位签订合同时设立了专门章节，明确了

6、项目档案管理责任，包括质量要求、归档范围、归档时间、归档套数、整理标准及违约责任等内容。在组织工程验收时，对没有完成档案归档的单位暂停支付合同款。将项目档案是否按要求归档作为合同款支付的前提条件，提高了档案归档效率。7.同步管理、同步验收、同步考核青岛地铁集团参考国内城市轨道交通建设项目档案管理先进经验，提出了项目档案移交归档与项目建设同步管理、同步验收、同步考核的工作理念，要求各单位不完成立卷不得进行验收，建设项目验收通过后同步完成项目档案移交进馆。青岛市地铁2号线一期工程在初期运营安全评估前完成全部项目建设档案验收移交工作，同时取得青岛市档案局和青岛市城建档案馆出具的档案专项验收意见书。取

7、得成效1.档案管理工作成效显著青岛地铁集团向青岛市档案局咨询，青岛市档案局一次性书面告知主要验收的内容，同时根据需求开展跟踪指导和业务培训。青岛地铁集团会同青岛市城建档案馆完成了151个子单位工程档案预验收和验收工作，出具了32份山东省建设工程档案预验收意见书。青岛市档案局联合青岛地铁集团、青岛市城建档案馆及青岛市企事业档案专家成立了青岛市地铁项目档案专项验收委员会，组建了档案专项验收工作专家组，对青岛市地铁2号线一期工程5个车站、15个系统抽查了6000余卷（件）档案资料，专家组认为青岛市地铁2号线一期工程项目档案收集齐全、完整、准确，能够反映工程建设的全过程及基本面貌，签字盖章手续完备，符

8、合国家有关标准规范要求，出具了青岛市地铁2号线一期工程档案专项验收意见书。青岛地铁档案工作获得了业内认可，档案管理工作取得了成效。2.档案在创建国优工程中的重要作用近年来，国家优质工程奖、詹天佑奖等奖项的评选越来越严格，对施工质量和科技创新要求也越来越高。青岛市地铁2号线一期工程项目档案工作为申报国家优质工程奖提供了不可或缺的档案支撑。青岛市地铁2号线一期工程共接收4.58万卷（件）各类档案，其中工程准备阶段档案2457卷、基建档案1.03万卷、设备档案1.85万件、照片档案1.11万张、声像档案3432件。规范的验收程序和大量齐全完整的工程档案为获评国家优质工程奖金奖奠定了坚实基础。专家组从青岛市地铁2号线一期工程归档档案中抽阅了大量真实、系统的档案，如前期工程立项行政许可文件，参建各方