房地产代理公司咨策事业部高效会议管理手册-17-XXXX

1、咨策事业部高效会议管理手册 第26页 共26页Evaluation Warning: The document was created with Spire.Doc for .NET.咨策事业部高效会议管理手册（2010年版）一、高效会会议的意意义通过对事业业部四部部门的高高效会议议访谈，了了解到当当前会议议组织存存在着种种种现象象：现象1：正正常上班班时间大大部分花花费在会会议上，使使得计划划的工作作事项需需加班加加点完成成；现象2：会会议泛泛泛而谈，无无法有效效地解决决问题，需需要另行行召开二二次、三三次会议议；现象3：会会议时间间不确定定，通常常为二、三三小时，甚甚至三、四四小时，弄弄得

2、与会会人员精精神疲惫惫；现象4：会会议结束束后，对对会议决决议不明明确，执执行人员员仍摸不不清楚方方向；现象5：会会后事项项无专门门人员跟跟踪，致致使会议议成果失失效。而这些现象象表明了当当前存在在较多无无成效的的会议，通通过“会议成成本=人人数*时时间*薪薪资单价价”，试算算下，没没有效率率的会议议浪费了了多少企企业成本本?!而与与会者也也是精神神疲惫、时时间浪费费。对于于个人、企企业来说说都是不不可估量量的损失失因此，建立立高效会会议制度度是当前前紧迫且且重要的的工作，对对于团队队提升工工作效率率、个人人高效工工作、企企业节约约成本都都有积极极推动作作用。因因此导入入高效会会议是势势在必行

3、行之举。二、高效会会议的认认知2.1会议议的概念念简单地说，三三个人以以上、聚聚合在一一起、就就某个或或某些议议题进行行讨论或或解决，就就是会议议。两个个人谈话话或讨论论叫交谈谈或会谈谈，三个个人以上上，没有有主持人人又没有有中心议议题的谈谈话叫闲闲聊。所以会议至至少应包包含几个个要素：时间、地地点、议议题、与与会者、主主持人。对于各要素素的要求求：1）时间：包含三三种，一指指会议召召开的时时间，二二指召开开会议的的时限，三三指会前前准备时时间。会议召开时时间需考考虑何时时召开比比较合适适，比如如周例会会，则适适合在周周末或周周一召开开，起承承上启下下的作用用；召开会议的的时限，要要求会议议组

4、织者者对会议议中的所所有事项项和议题题限定时时间，这这样有助助于大家家集中精精力专心心讨论一一个问题题。并且且能够符符合“让我们们用155分钟完完成这个个议题”的目标标。一般般会议的的时限以以1小时时为宜，若若需更长长时间，中中间应安安排休息息。会前准备时时间：军军队中有有一个古古老的谚谚语：“用在侦侦查上的的时间一一般都不不会白费费。”会前准准备也是是如此，因因此，组组织者在在会议前前应给予予充裕的的会议准准备时间间，这样样也有助助于与会会者做好好个人工工作安排排。一般般会议、项项目执行行会议提提早2小小时通知知，策略略会议提提早1天天通知。2）地点：根据会会议的性性质、与与会人数数、与会会

5、环境及及会议室室的预约约情况而而定。3）议题：是指会会议需讨讨论、解解决的问问题。须须具有重重要性和和必要性性，又须须具有明明确性和和可行性性。每次次会议的的议题应应尽可能能集中、单单一，不不宜过多多，不宜宜太分散散。尤其其是不宜宜把许多多互不相相干的问问题放在在同一会会议上讨讨论，这这会使与与会者的的注意力力分散，不不利于解解决问题题。4）与会者者：是指指会议参参与人员员。召集集来开会会，是要要花费一一定时间间和精力力的，而而时间和和精力在在某种程程度上就就是效益益，就是是财富，只只能创造造，不能能浪费。因因此，从从原则上上讲，参参加会议议的人应应做到：该参加加的一个个不少，不不该参加加的一

6、个个不多。具体体地说，与与会者应应具有必必要性、重重要性。必要性。这这是指与与会者必必须是与与会议直直接有关关的人员员，也就就是符合合会议确确定范围围。有权权了解会会情、提提出意见见、表示示态度、作作出决定定的人；或是能能提供信信息、深深化讨论论、直接接有助于于会议达达到预期期效果的的人。重要性。这这里指的的是与会会者虽与与会议没没有必然然的、直直接的关关系，但但却有利利于会议议的进展展或扩大大效果的的人员。这这些人员员通常是是临时邀邀请的。5）主持持人：主主持人是是会议过过程中的的主持者者和引导导者，也也往往是是会议的的组织者者和召集集者，对对会议的的正常开开展和取取得预期期效果起起着领导导

7、和保证证作用。2.2会议议的分类类按内容、性性质分公公司会议议可分为为以下几几种类型型：管理类：企企业管理理（年中中会议、年年终会议议、高管管会议、绩绩效会议议、经理理人例会会）、部部门管理理（周例例会、年年中会议议、年终终会议）业务类：周周例会、策策略会、执行会会、出品品把控会会2.3会议议的收益不管什么会会议，无无论规模模大小、正正式非正正式、会会期长短短，一旦旦计划或或考虑召召开，并并着力考考虑如何何使其成成功举行行，我们们就能够够使会议议产生实实效。会会议就是是一种沟沟通与交交流，其其真正的的作用主主要有：提供信息；分析并解决决问题；讨论观点；鼓舞士气；调和冲突；获得反馈；说服别人；培

8、训开发；改进现状；更新知识、技技能和态态度。三、高效会会议的流流程会议组织按照时间的的顺序，可可将会议议组织分分为会前前准备、会会中控制制、会后后跟踪三三个阶段段。3.1会前前准备思考真真有必要要开会吗吗？或许还可以以用其他他方式来来处理和和解决工工作中面面临的问问题，因因此，首首先要考考虑的是是究竟有有没有必必要召开开一次会会议，或或者别人人是否需需要参加加会议？自己的会议议：我们们遇事面面临的首首要问题题是思考考和疑问问，也就就是绝不不动辄张张口就说说“最好还还是开个会吧！”要冷静静下来仔仔细想想想，就这这个问题题是否要要进行争争辩和咨咨询？或或者是不不用其中中任何一一种方法法就能做做出决

9、策策？要在在会上发发布的信信息是否否还能以以其他方方式进行行传阅和和传播？是否能能够通过过在走廊廊上的简简单谈话话、电话话交谈或或工作午午餐来商商议解决决？一旦旦就这些些问题扪扪心自问问，就会会出现不不少有选选择性的的答案，也也许这些些选择就就要比开开一次会会议节省省时间。请记住，这这些决策策不仅会会影响你你自己的的时间，一一小时的的六人会会议实际际上代表表了六个个小时的的工作时时间。（外外加会前前准备、去去会议室室以及）别人的会议议：尽管管总有一一些不得得不参加加的会议议，但是是仍然需需要对此此事先做做思考。可可能会发发现所参加的一些些会议根根本就没没必要，譬譬如，参参加的会会议仅仅仅是为了

10、了保持联联系或者者为了防防止突发发事件而而沟通信信息。若若果真如如此，只只需阅读读一下会会议记录就足足够。作作为一名名管理者者，就算算所分管管的部门门必须要要有代表表参加，也也可派其其他人与与会，让让其向你你反馈信信息即可可。总之之，不论论会议主主题如何何，都要要确保会会议是有有意义的的，并且且没有其其他会议议可以替替代。确定召开会会议后，执执行人需需执行好会会前准备备。会前前准备执执行人通通常为主主持人或或会议协协助人员员。在会会议的会会前准备备过程中中，需做做好七件件事，即即：明确确会议目目标、确确定的参参与人员员、选择择适当的的会议时时间和会会议时段段、安排排合适的的会议时时长、明明确会

11、议议议题、准准备充足足的会议议资料并并及时发发送正式式的会议议通知。1）明确的的会议目目标这是有效会会议的前前提条件件。项目目管理本本身就是是以目标标为导向向的。项项目会议议也是相相同的道道理。有有一个明明确的目目标才能能召开会会议，这这是会议议主持人的的首要考考虑的因因素。设置明确、清清晰地会会议目标标，会在在下面一一系列问问题上有有所帮助助：人们会理解解为什么么要开会会；与会者将更更加尽力力并乐于于认真准准备；讨论的焦点点会更加加集中；会议的进程程更容易易控制。2）确定的的会议参参与人员员会议的参与与人员，应应该和会会议密切切相关。如如果不是是必要的的人员，最最好不要要让他们们参加会会议，

12、即即避免浪浪费他们们的时间间，也好好节约时时间成本本。还有一种情情况，就就是若会议和和某人相相关，但但关联的的时间非非常短，比比如只有有五到十十分钟的的内容是是和他相相关的，其其余时间间和他没没有什么么关系。这这种情况况可以考考虑开会会时先讲讲和他相相关的内内容，相相关内容容结束后后，可以以让他自自愿选择择离开还还是继续续旁听。3）适当的的会议时时间和时时段在会议召开开前，要要先和大大家沟通通好会议议召开的的合适日日期，确确保会议议能如期期召开后后，再发发会议通通知。小提示：上上午十点点到十二二点和下下午二点点半到四四点半是是最佳开开会的时时段。因因为在这这个时段段，大家家都已进进入正常常的工

13、作作状态中中，且精精力充沛沛。4）合适的的会议时时长一个会议的的时长，通通常是要要根据会会议的内内容来确确认的。如如果不是是必须，会会议的时时长最好好不要超超过二小小时。若若会议超超过二小小时，大大家的精精力、注注意力和和反应能能力都会会有明显显的下降降。5）明确的的会议议议题在召开一个个会议前前，会议议的议题题也应该该是要非非常明确确的，和和会议议议题相关关的人员员也应该该相对明明确才对对。当然然，各会会议的议议题要根根据会议议本身的的特性来来分解，最最后还要要在会议议结论处处汇总起起来，形形成明确确而有效效的会议议结论。6）充足的的会议资资料和会会前准备备时间在各类会议议中，有有一部分分会

14、议要要求会议议参与人人员事先先研读会会议材料料，参会会人员需需要对会会议材料料有充分分的了解解后，才才能参与与会议讨讨论和交交流。对对于这类类会议，主持人应该事先将有关会议材料发给会议参与人员和相关的干系人。让参会人员有足够的时间来研读会议材料，并在对会议材料有一定的理解基础上，再来召开会议比较恰当。如有可能，还要事先去了解大家对会议材料掌握的程度，必要情况下，给予一定的督导。7）发送正正式的会会议通知知以上准备工工作都做做好了，就就该发送送正式的的会议通通知了。会会议通知知应该正正式、规规范。会会议通知知的内容容应该包包括会议议名称、主持人、会议日期和开始时间、会议时长、会议主题、会议参与人

15、员名单。会议议题和各个议题的时间估算等。详见附件一会议通知模板。3.2会中中控制1）提前通通知开会会在会前十分分钟到十十五分钟钟左右，主主动通知知参会人人员准点点开会，让让他们有有时间整整理好手手边的工工作。2）做好开开会准备备在正式开会会前，会会议发起起人通常常有一些些工作要要做的，比比如把投投影设备备调试好好，把PPPT准准备好等等。在会会前，一一定要确确保做好好了正式式开会的的所有准准备。3）准时开开始会议议在以上工作作都做到到位后，就就可以准准时开会会了。时时间一到到，准时时开会！如果有有人迟到到，不管管他前面面有什么么没有听听到的，决决不重复复。这么么做的目目的在于于强调准准时开会会

16、的重要要性，不不能养成成大家的的惰性。4）控制每每一个议议题的时时间会议的议题题和每个个议题的的时间应应该是明明确的，这这样做的的目的就就是要严严格控制制会议的的时长，按按每个会会议议题题而不是是按整个个会议来来控制，这这样更有有效，更更不容易易超时。按时开会很很重要，按按时结束束会议也也同样重重要，要要等同对对待。5）明确每每个议题题的结论论在讨论每个个会议议议题时，都都应该得得到明确确的议题题结论。若大家的意见无法达成一致，作为主持人，应该事先有准备好的默认议题结论。否则，这样的议题就不应该拿到会议上来讨论，而应该先和相关人员私下交流，得到可以接受的结论后，再召开会议讨论。如果会上能讨论出

17、更好的结论当然更好，讨论不出更好的结论时，也不会无果而终。6）让参会会人员有有机会发发言对于讨论性性的议题题，主持持人要尽尽量让大大家都有有发言的的机会。如如果遇到到比较沉沉默寡言言的参会会人员，主持人可以采用点名的方式来听取他的意见。发言人多了，时间控制就变得重要起来了，这个就要靠主持人自己来灵活把握了。7）避免语语言表述述理解误误差在会上，若若遇到表表达含义义不确切切的，主主持人需需用简短短的语句句作总结结以确认认。8）提醒或或中止过过长的发发言在会议中，一一讲起来来就没完完没了的的，主持持人应提提醒其发发言需简简明扼要要，不要要超时。如如果时间间快到还还没有结结论，就就要发出出警告了了，

18、还剩剩多久时时间你的的发言时时间就到到了！这这也是避避免会议议超时要要特别注注意的地地方。9）纠正离离题的讨讨论主持人要集集中精力力，紧扣扣议题，不不能被偏偏离议题题的话题题所误导导。出现现离题的的讨论要要及时中中止。10）不要要忘记会会议总结结会议议题讨讨论完后后，主持持人对于于会议进进行总结结。会议议总结的的时间也也是在会会议准备备时就要要预留好好的。会会议总结结可以根根据会议议遗留时时间而定定，时间间少就简简明扼要要一些；时间长长的话，多多说几句句。这样样可以让让大家加加深对会会议结论论的印象象。同时时，也是是锻炼总总结能力力的良好好方法。11）准时时结束会会议3.3会后后跟踪1）及时发

19、发送会议议纪要会议开完后后，最重重要的就就是会议议纪要了了，这是是整个会会议的产产出。会会议纪要要应该在在开完会会后，尽尽快整理理，这样样不容易易遗漏和和产生偏偏差。会会议纪要要最好能能在会议议当天发发送给相相关的人人员。如如果当天天无法完完成，最最迟发送送时间不不应超过过24小小时。2）会议纪纪要资料料备案会后形成的的会议纪纪要，除除了要发发给相关关人员外外，最好好能备案案保存。以以备将来来需要时时可以尽尽快查看看，这也也是知识识积累的的一部分分。3） 积极极跟踪会会议反馈馈会议结论已已通过，大大家是否否有一致致的行动动呢？这这一点，会会上是看看不到的的，只能能靠会后后去跟踪踪和了解解了，这

20、这就是会会后跟踪踪反馈的的作用了了，它可可以检验验会上的的结论是是否得到到有效的的执行和和落实。4）积极跟跟踪会议议任务很多会议结结束后，还还会产生生一些会会议分布布的任务务，这也也是需求求进行跟跟踪的，和和跟踪会会议的反反馈一样样。需要要会后去去落实，只只有按要要求落实实到位了了，才是是真正的有效效果。四、高效会会议的要要求4.1会议议主持人人（一）会议议主持人人的职责责前提：在项项目成立立时由事事业部指指定项目目组长，项项目日常常会议主主持人由由项目组组长担当当或项目目组长指指定人员员担当。赢得与会者者的尊敬敬（如果果不认识识与会者者，就需需要通过过主持会会议的行行为表现现来获得得尊敬）；

21、做到胸有成成竹（如如要阅读读相关的的文件材材料，并并采取相相关的措措施，切切实负起起责任，同同时还要要鼓励其其他人做做类似的的准备工工作。认认真良好好、细致致缜密的的准备工工作可以以使会议议取得更更大的成成效）准时出席准时开始确保任何会会务管理理和服务务都能到到位（如如指定会会议记录录人，会会间的休休息时间间、茶点点等）；使会议轻松松开始，随随即顺利利地导入入议程必要时对与与会者进进行介绍绍设置会议规规章并使使全体与与会者遵遵守（如如对与会会人员强强调将通通讯工具具（手机机或小灵灵通）关关闭或调调成振动动）根据不同出出席人员员的情况况（如健健谈者）控控制讨论论形式适当或必要要的时候候鼓励大大家

22、献计计献策必要时插话话提问以以澄清所所述事务务的脉络络（对任任何含混混不清的的问题进进行提问问，以便便节省时时间，减减少无谓谓的争论论。如果果会议缺缺乏必要要的引导导，会议议就会陷陷入混乱乱无序的的状态，要要花费更更长的时时间才可可能有结结论。）确保人人都都有发言言和表达达意见的的机会让会员讨论论切入要要点仔细倾听（如如果会议议主席漏漏掉了某某些内容容，会议议的顺利利进展就就会受到到影响，同同时会陷陷入“但你说说过”的争辩辩中）随时看表，提提醒大家家遵守时时间，做做好对全全场时间间压力的的管理对讨论的问问题进行行清晰和和紧凑的的归纳总总结应付好因某某些议题题而引发发的激愤愤、爆发发和情绪绪高潮

23、做好总结和和归纳的的陈词（包包括最后后的会务务信息、下下次会议议时间等等的发布布）注意引导下下一步行行动（这这一点在在系列会会议中特特别重要要，以防防止对与与会者在在一处做做出的承承诺又会会在另一一处被推推翻。）要做到这一一切，需需要耐心心、善意意、良好好的幽默默感以及及对与会会者和会会议目标标的双重重尊重。注：因主持持人未必必都是经经验丰富富，资深深人员担担任。参参与的管管理人员员应协助助主持人人将会议议主持好好。（二）对主主持人的的要求1）让会议议有一个个良好的的开端态度积极会议目的与与程序清清楚明了了树立主持人人掌控会会议局势势的权威威营造恰当的的气氛（激激发创造造性思维维与进行行详细的

24、的数据分分析所需需要的氛氛围是不不一样的的）为下一个议议程创造造兴趣与与热情（即即便是冗冗长乏味味的常规规性综述述与回顾顾）迅即就能使使人意识识到该会会议条例例清楚，效效果明显显。2）激发创创造性，主主持人必必须做到到：积极鼓励创创造性的的思维（主主持人要要清楚地地说明创创新思维维是会议议的一部部分，会会议的规规则禁止止任何人人未经思思考就轻轻率地排排斥和拒拒绝别人人提出的的观点）自身提出新新观点或或者把讨讨论朝着着新的或或是不同同以往的的方向引引导寻找看待事事物的新新方法考虑那些新新颖异常常的方法法，并且且在会议议中加以以尝试旨在解决问问题，而而不是在在熟悉的的原路上上徘徊。3）主持人人自身

25、的的要求会议主持人人的会议议主持对对会议是是否高效效起着关关键的作作用，这这就要求求主持人人自身需需具备相相当的能能力：1）演讲口口才能力力：这是是主持人人的首要要能力。对对于与会会者了解解会议议议题、清清楚决议议都至关关重要。2）组织协协调能力力：会前前人员组组织，角角色分工工及其他他事项准准备；会会中如何何引导发发言，得得出有效效决议等等。3）辨别分分析能力力：会中中对于与与会者发发言辨别别是否偏偏题，讨讨论方向向是否正正确。4）总结归归纳能力力：对于于会议决决议能归归纳总结结出，并并在会议议结束前前进行重重述。5）调节气气氛能力力：会议议除了得得出决议议外，营营造轻松松、欢快快的会议议气

26、氛，对对于思维维发散，脑脑力思考考起着积积极地作作用，从从而引导导积极发发言。注：实际情情况主持持人未必必都具备备如上能能力，但但在会议议过程中中应加以以引导，主主持人自自我有意意识约束束与培养，对于于每次会会议组织织进行评评估、改改正，从从而能力力逐步提提升。另外，希望望公司009年行行政培训训能进行行此类相相应培训训，若有有针对性性引导必必然比个个人摸索索成长更更快。4.2与会会者的职职责1）有效参参与充分的准备备：应该该知道到到底要讨讨论些什什么内容容，为此此做好准准备，并并完成所所有的功功课。有效的沟通通：应该该认真判判断自己己该讲什什么和怎怎么讲。适度的讨论论：不仅仅要作会会议发言言

27、，还要要站在自自己的立立场上快快速思考考，以便便对其他他人的发发言作出出适当的的回应；换言之之，需要要把自己己的观点点放在适适当的时时候提出出，以防防受到冷冷遇或在在激烈争争论时浮浮出水面面。2）充分准准备事先阅读所所有相关关的资料料：与此此次会议议相关的的过去的的会议纪纪录、议议程、文文件、报报告和备备忘录等等。阅读读一些背背景资料料，让自自己熟悉悉和研究究此次主主题的内内容。对相关文件件进行熟熟悉和注注解，必必要时做做好笔记记。准备好你要要在会上上提出的的问题，有时候你需要准备的是用什么方式向大家提问。做好发言的的准备。确定自己已经对此深思熟虑，并且对需要说的话和用什么方式表达都已做了笔记

28、。控制紧张情情绪充分的准备备仍然是是克服紧紧张的良良药。如如果我们们队自己己要讲的的话和要要做的事事清晰明明了，我我们就不不会紧张张，至少少不会过过分紧张张。此外外，深呼呼吸或喝喝一口水水等具体体的技术术性措施施也是克克服紧张张的比较较有用的的方法。有效的沟通通坚守规则：遵守基基本的会会议规则则会帮助助与会者者认真出出席。严守程序会会议往往往是根据据主持人人的指示示或只是是根据其其实用性性来安排排程序和和内容的的。一般般来说，有有效的开开会程序序为：事项介绍。说明需要讨论之事项的理由，设置情景，再参考原来的讨论，为该事项设置附加议程。列出问题。列出赞成和反对的意见，归纳和概述主要观点（例如成本

29、、时间、人员等），陈述主要问题和建议。控制辩论。让更多的人发言，使辩论更具逻辑性，为得出科学的结论奠定基础。有效归纳。对以前的讨论进行总结，对未来的行动、交流或决定进行展望。核准事实清楚：平实实清晰地地陈述事事实，不不要因细细枝末节节而一叶叶障目准确：确认认你提供供的信息息准确无无误精确：选择择合适的的信息来来阐述自自己的观观点时时观察严密观察会会议的进进展：看看看人们们是怎样样用手势势和言语语对会议议和你作作出反应应的。专心而积极极地倾听听：做好好会议记记录，让让人们看看到你在在专心地地参加会会议、倾倾听别人人发言。适度地讨论论让你讲的话话通俗易易懂进行清晰地地内容预预报设置清晰发发言框架架

30、使用正确的的顺序使用视觉辅辅助尽量避免使使用专业业术语：开会时时使用专专业术语语要视情情况而定定避免冗繁而而晦涩的的语言让你的发言言更具吸吸引力了解他人的的需要，从从他们的的角度看看问题。专门列出能能够帮助助理解你你发言的的事例讲讲给其他他人听，有有必要时时，可以以一对一一地进行行讲解，向向他们解解释为什什么你的的观点比比别人好好。让你的发言言更可信信需要通过引引入证据据并得以以考证来来提升和和增加自自己所讲讲内容的的信用度度。这可可以通过过一系列列的方法法进行，例例如可以以通过：统计数据具体的事例例清楚明了的的证据测试或者判判决的结结果从其他地方方获取的的专家结结论及客客观评论论书面材料研究

31、成果确定发言的的时机不要只准备备在特别别的时段段发言，事事情的发发展往往往都不是是想象的的那样，因因此要保保持弹性性，做好好各种准准备。不要孤立地地看待自自己的发发言。要要将自己己的繁衍衍融入到到其他人人的观点点之中，在在整个会会议的大大环境下下加以表表述。发挥长处，看看是不是是整个会会场上最最会介绍绍的人，最最能发挥挥水平的的人或者者是辩论论中最善善于总结结归纳的的人。清楚表明随随后进一一步发言言的意象象。保持持自己随随后进一一步阐述述某个观观点的权权利：“我对成成本问题题还有一一些思考考，或许许我随后后再针对对这个问问题做个个发言。”正确的态度度精力集中。保持头脑清晰，全神贯注于会议中的每

32、个问题（即使有些问题对你个人来说兴趣不大）认真倾听。仔细倾听每个人对每件事的发言和表态，必要时做好笔记。仔细观察。仔细观察其他人的表现和举动，看他们如何对一件事情做出反应，然后考虑对策。深思熟虑。任何时候的发言都是先动脑子再动嘴，做到想好了再说。沉着镇定。无论你遇到什么样的挑衅或者其他人的发言背离你的预期或离题太远，你都要保持镇静沉着。4.3会后后落实1）提供会会议记要要的重要要性：行动提示：提醒那那些主动动承担或或者是接接受任务务的人，他他们应该该并且要要准时完完成任务务。这种种书面记记录在有有多个人人的工作作和任务务产生交交叉重叠叠时，还还能帮助助他们进进行沟通通与联络络。承上启下。作为今

33、后继续讨论或下一次会议的有效的维系，这些记录有助于确保那些主要观点得到汇报、交流或进一步地贯彻。档案记录。会议记录作为对已经发生的事情，特别是对已经作出的决策及采取的行动的一种确认和记录。总之，会议议记录的作作用和规规律是显显而易见见的，没没必要的的时候，不不需要准准备和收收集；但但同样，也也绝不要要在需要要参考和和使用的的时候而而拿不出出来。2）让会议议记要发发挥作用用：准确。对于于主要问问题的记记录既不不能被夸夸大，也也不能被被忽视。客观。本着着客观诚诚实的原原则，真真实地记记录所发发生的一一切，不不要添加加自己的的观点，不不要做任任何的润润色和修修饰。简捷。在保保证必要要信息量量的前提提

34、下，坚坚持会议议记录的简简捷原则则。易懂。避免免冗长与与晦涩难难懂的描描述。否否则，不不是没人人去阅读读会议记记录，就就是会让让人们对对其产生生误解。清晰。信息息清楚，责责任明晰晰，什么么人，什什么时间间要采取取什么行行动等等等，都一一目了然然。3）格式与与设计 详见见附件二二记要要表出席情况。需要清楚地记录什么人出席，什么人没有出席。最后一次会会议的记记录。当当一组系系列会议议被召开开时，最最后一次次会议的的记录至至关重要要。问题显现。必要时，要记录出现问题的情况。问题讨论。要记录那些相关的事实和决定，而不是对讨论的所有事情逐一作详细的记录。最好整理成一种报告的模式，即“大家一致同意”，以此

35、避免列举任何可能或应该发生的事情的趋向。迅速写好会会议记录录：记录人还清清晰而准准确地记记得一些些讨论的的细节；人们在会后后期待着着通过这这个记录录来落实实会议精精神，并并采取相相应的措措施和行行动；刚开完会，人人们还记记忆犹新新，印象象深刻，此此时尽快快采取措措施和行行动则效效果明显显。4.4其他他意见领袖：有意见见领袖（公公司领导导）参与与会议时时，应先先听取与与会成员员发言后后再表述述个人观观点，以以免发言言后，与与会成员员都不敢敢发言。（特特别是风风暴会议议，要求求思维发发散，这这样就限限制住与与会者积积极发言言。）会议室管理理人员：对于会会议室登登记能严严格按照照时间执执行，能能及时

36、调调配调度度。五、事业部部会议体体系按照会议的的内容，且且将事业业部会议议体系归归为两大大会议类类型：业业务会议议和管理理会议。其中业务会会议包含含策略会会、执行行会。管理会议包包含部门门管理会会议、事事业部管管理会议议（经理理层、全全体成员）1、项目策策略会此类为项目目重要节节点重要要会议，包包含评估估会、策策略会（建建模定位位定调）、出出品会等等会议目标：评估会会通过对对项目评评估，决决定我司司是否参与与策略会对项项目定位位定调，参参与人员员达成共共识出品会对拟拟出品的的策略会会作品进进行出品品把控。与会人员：项目组人员员：事业业部项目目组相关关成员、及及发展和和营销相相关成员员公司高管（张张董、