秘书在公文写作中应注意的几个问题

1、 4/4秘书在公文写作中应注意的几个问题对于经常处理文字的秘书人员来说，我们需要掌握文章写作的一般规律，具备各种常见文体的写作基本能力，掌握公文写作的具体细节。下面就简单谈谈公文写作中的一些基本常识和需要注意的一些问题。“巧妇难为无米之炊”。只有当她准备充分时，她才能一口气写完一份文件。相反，她只能从无到有，“十步九回头”。不要难受，很难写出一份“站在战略有利位置，势如破竹”的文件。那么，起草公文需要做哪些准备呢？首先，要提高自己的思想修养和知识储备。一方面，正确的世界观、政治观、道德观、艺术观、审美观、历史观、伦理观和文化观对作者的写作风格和作品质量至关重要。古人云：“高智之意将远矣。”作家

2、只有树立正确崇高的理想，才能正确地“表达自己的意志”，才能达到深刻的意义。另一方面，“如果你像神一样读书写字”，只有广泛阅读，作者才能掌握各方面的知识，并自由使用。同时公文写作所需的知识既要丰富又要专业。如果写经济材料，没有经济理论作为依据，没有党建材料，没有党的理论作为依据，就不可能写好材料。所以平时要加强思想修养，提高各种文化科学知识的素养。第二，要掌握领导意图和语言风格。所谓“领导意图”，就是领导写某个公文的目的和意图。起草公文前不了解领导意图，只能自己拿主意，瞎写。所以写公文之前，一定要把领导的意图说清楚。了解领导意图，越具体越好，越透彻越好。当然，有时候领导也不能这么具体透彻地谈领导

3、意图，这要看公文写作者对近期领导关注的掌握程度，以及主观能动性的充分发挥。有了领导的意图，写作就会有“剑”，你就知道写什么了。“语言风格”是领导者的讲话风格和习惯。如果不了解领导的语言风格，无论演讲稿写得多好，如果不能和领导说同一种语言，领导也不会欣赏。这就要求作者经常参加会议，通过各种渠道感受气氛，掌握领导的语言风格。第三，要学习有关文件和报刊，深刻领会中央和上级党委的指示精神。中央和上级党委的指导精神是各级党政组织工作的指南。掌握了这个指南，工作才能朝着正确的方向前进；如果你离开这个向导，你会迷路，甚至去坡道。公文写作者只有深刻理解中央和上级党委的指示精神，才能正确体现中央和上级党委的指示

4、精神，保证地方贯彻执行。因此，在起草正式文件之前，我们必须通过学习，深入理解中央和上级党委最近的指示精神，以保持当前时代的脉搏。这个很重要。第四，要了解当地情况。各级党委的任务，是做好中央和上级党委的指导精神与地方实际相结合的工作。只有了解当地的实际情况，才能把这篇文章自上而下的结合起来，有针对性的提出和解决问题。为了了解当地的实际情况，我们必须阅读更多的信息，经常深入一些，做一些调查研究。事物在不断发展变化，现代化建设中新情况、新问题、新事物不断涌现。这就需要我们不断了解当地的现实，把握新事物。否则容易犯“抄、抄、抄”的错误，容易出现“空言空语”这是公文写作中的忌讳。第五，要统筹规划，科学组

5、织。说到写大材料，或者省市领导来去匆匆，一个人准备汇报材料已经来不及了，需要很多人配合，一起完成。实证的做法是采用“统一-分工-统一”的组织写作方法，即把研究和写作提纲统一起来，分开写，最后统一稿件。这种方法关注三个问题：第一，根据各自的特长，科学分工。部分参与者熟悉行业；有的熟悉农业；有的熟悉外贸；有些人熟悉稳定性等。而且各有各的特点。他们应该注意充分发挥自己的特长。谁熟悉哪个方面就写哪个部分，负责分工。第二，起草人要按照大纲写。如有重大变动，需征得大师同意，避免跑题；可以灵活把握一些细节。第三，主要稿子统一的时候，要采取“四个层次”，即“政治层次”，看是否符合中央和上级党委的指导精神，是否

6、符合党的路线、方针、政策；“实际海关”，看是否符合当地实际情况；“结构”，看结构是否合理清晰，有无重复，前后风格是否一致；“文字”，看文字是否准确简洁。调整的调整，删除的删除，补充的补充。最后送领导审阅定稿。文章的布局直接影响表达效果。所以公文的主题确立后，需要围绕主题规划整个公文结构，考虑文章的组织结构以及两者之间的逻辑联系，做到“先开后合，简化奇怪，极端化。”(一)、基本要求完整连贯，首尾相接。所谓完整，就是文章的结构布局有头有尾，头尾是圆的，整篇文章是完整的。连贯贯穿整篇文章。要求文章各部分、片段、前言和后面的语言要紧密衔接，做到结构一致、严谨、完善。二是密集，错落有致。在安排层次和段落

7、时，要适当匹配其长度和密度，并根据公文主题表达的需要，做到细致稀疏，使整个公文的布局密密麻麻，错落有致。总之，要有一个明确的对象在视野中，合理的安排，这样公文才能繁复轻松，给人一种抑扬顿挫、铿锵节奏的感觉。第三，跌宕起伏，波折起伏。“文似望山而不喜太平。”文章的排版要尊重音乐，避免直白。版面的跌宕起伏和曲折，反映了客观事物的复杂和发展，同时也能满足读者和听众的审美要求。但必须符合法度，意料之外，合理，开合、升降、弯曲、拉伸等等都要做到恰到好处。(2)基本内容文章的结构包括内部结构和外部结构。1.内部结构。文章的内部结构是文章思维的内部逻辑结构。在叙事风格上，称之为“线索”；在议论文和理性文体中

8、，称之为“语境”。无论什么风格，只要有一致的思维方式，有连续的逻辑，就一定有脉络。思维是线索和脉络的基础；线索和脉络是思想的表现。主题、人物、事物、中心事件、感受等。可以是线索，如项链以项链为线索，红楼梦以爱情悲剧为中心线索等。线索无形中穿梭于全文的人物、事件、风景之间，形成一个严谨的艺术整体。我们作为党委机关，平时处理的公文主要是推理式的，基本遵循“提问，分析问题，解决问题”的脉络。必须有条理、有穿透力、严谨，即区分顺序，有条理地表达思想；逻辑性强，符合人的思维形式，使文章流畅；思想脉络精细严谨，没有缝隙和漏洞。2.外部结构。所谓外在结构，就是文章的外在存在形式。其主要内容包括：一、层次和段

9、落。层次是指文章各部分内容表达的顺序，侧重于思想内容的划分。段落是写作时自然形成的基本单位，侧重于文本表达的需要。层次和段落之间有区别和联系：层次侧重于思想内容的划分，段落侧重于文本表达的需要；一般来说，层次大于段落，即几个段落表达一个层次，但有时段落的划分与层次正好相同，两者相等；排列有总分、平行、递进、比较三个层次，根据作者的思想或线索确定。段落划分强调集中、完整、对称。二、过渡与关怀。过渡和回指是使文章内容连贯的重要结构手段。过渡在文章中起着承上启下的作用，使两个相关的层次和段落自上而下连贯起来。引用是文章前后内容的呼应，可以使结构紧凑，语境连贯。第三是开始和结束。古人云：“起句如鞭炮，

10、易骤响。结束一句话就像打一个钟，不仅仅是一个清晰的声音。”所以，“虎头蛇尾”是好文章的一半。当然，如何开始和结束要从整篇文章开始，这样有利于主题的表达和全文各部分的和谐。公文开头有很多开题：开门见山，开句，直接揭示主题，比如背影。“两年多没见父亲，最不能忘记的就是他的背影”；每一句都很吸引人，第一个声音很吸引人，开头很美，触动了中心，很有魅力，让人一见钟情，比如杜牧阿房宫赋六王都完了，四海一家。庐山，阿芳出”；写下题目，说明理由，说明作者写作的原因；总在开头说，提到全文，先揭示文章中心，再分。公文，尤其是领导讲话，一般有两种结尾方式：唤醒主旨，指向文末；展望未来，鼓舞士气，给人希望，呼唤，指明

11、方向，鼓励人努力实现。(三)如何规划布局锻炼思路。文章的版式是思维的体现。因此，要提高文章的排版能力，必须认真锻炼思维，加强思维活动的逻辑性和顺序性训练。毛泽东曾经说过：“写一篇文章，必须注意整篇文章和整篇讲话的结构。始、中、尾之间必须有关系，必须有内在联系，互不冲突。”只有仔细思考内容，了解文章的布局，然后再去写，才能写出一篇结构良好，有逻辑，有条理的文章。做个提纲或者用心写草稿。这是起草公文的重要过程。按照提纲写稿子有很多好处：可以帮你整理材料；它能让你想得更周到；以免一边写一边想。提纲，必须在把握领导意图和透彻理解“两头”的基础上。大纲越详细越好。不要只列出大题目，也要列出小题目。甚至在

12、每个小题目里写几层意思，考虑哪个题目放哪一层意思。简短的官方文件可能没有提纲，但必须起草得很好。打草稿，虽然不一定能形成文字，但也要懂稿子的起草。有了好的提纲或草稿，文章就完成了一半，起草公文就得心应手了。公文代表领导机关或集体领导的声音和意见，不准确，模棱两可，模棱两可，难以把握和贯彻标准。简单。毛泽东同志说：“课文要短，让他们能在一瞬间读完；保持警惕，让他们看到一个印象。”官方文件必须简明扼要。特别是领导一定要注意用短句，避免用长句，不要用太多修饰，意思要清楚。安全。公文和文学作品一样，是不能隐匿、隐匿、暧昧、不清的。它们需要清晰明了。无论他们赞同什么，反对什么，提倡什么，禁止什么，肯定什

13、么，否定什么，都必须非常准确地表达和解释，让人一目了然。可以理解。公文要简洁易懂，短小精悍，缺乏意义，只能让人看不懂。所以写公文不能煽情；你不能用那些华丽而不可理解的词语；不能用自己造的语言；不能有“学生腔”和“文学腔”；不要说空洞的“普通话”，多讲真实的“土话”，多使用人的语言。四、日常公文写作要注意几个细节1.公文写作的标题实际上是公文的标题，是公文观点和逻辑结构的集中体现。根据层次大小，标题可分为大标题、小标题、初级标题、二级标题等。标题的设置要根据公文的中心思想和层级要求具体设置，文章标题要条理分明，逻辑禁止，互相照顾。公文标题不仅要求贴近文本、层次、段落的含义，还要求语言简洁。有些公

14、文，比如讲话语言，一定要体现领导同志的感情色彩和风格要求。公文写作中，有时候公文内容很多，让人印象深刻的内容似乎也不多。他们写下来印象深刻的大多是文章的标题和题名，所以一个好的官文标题或者题名组可以吸引人，事半功倍。2.公文写作的观点一份好的公文，关键是要有创新和创意，循序渐进，画一瓢。不体现个人观点是写不出好文件的。因此，公文写作者必须经常学习党政理论和相关专业知识，深入了解上级政策，经常调查研究当地情况，结合深入思考，提高自己的“认识”。虽然他们不是领导者，但他们经常站在领导者的角度思考问题。同时，在写作时，要注意以工作为中心，以思路为纽带，将多个观点、多组观点有机地联系起来，做到主次一处

15、，有序有序，前后和谐，错落有致。3.数据和图表在公文写作中的应用在公文写作中，数据的应用是一个普遍而频繁的事情，是对事物的量化，起着重要的作用：一方面，从字面上看，“数”和“据”，顾名思义，是数字的基础，是有道理的。只要有依据，事情就能解释清楚，充满信息的数据就能起到解释作用，读者就能从数据中清楚地理解。另一方面，应用数据解释事物可以让读者感到真实，数据是通过统计得到的，具有真实性的特点。相对而言，图表的应用有局限性。仅限于“阅读”公文，要求读者具备一定的专业知识。但更直观、立体、动态，适合形势报道、署名文章、调查报告等风格。数据和图表的功能决定了其来源、选择和应用必须遵循一定的标准。注意以下

16、几点：一、出处的权威性。一般来说，数据应该主要来自统计局，其中税收数据主要来自国税和地税，没有统计局的有部门和乡镇数据。如果个人不确定，让领导决定。二是数据应用要统一。在不同的材料中，比如党委和政府，数据要一致。同一材料不能不一致或不一致。第三，数据要科学分析。特别是在没有权威数据可参考的情况下，只有经过科学分析才能应用，单个数据的加减不能超过和差数据。第四，图表的应用必须规范，经过专业人员验证后才能使用。4.数据和语言的权衡。对于初稿，一定要修改。通过深思熟虑，根据公文的性质，对语言进行锤炼，看哪些材料可以去掉，哪些必须保留，哪些表达方式比较含蓄，符合领导语言风格。对于引用的材料，要抓住一个重点：取“用”的原则，取其精华，去其糟粕。简单的一句话无疑给单色的连衣裙增添了一片鲜花。虽然补丁不错，但是影响整体和谐。因此，对借来的材料一定要认真改革，引用的材料要根据