济南中泰置业档案管理办法

1、济南中泰置业固定资产管理办法 14/14 DATE M/d/yyyy 9/30/2022档案管理制度一 总则第一条 目的：规范集团档案管理，便于档案更好地查找利用，同时做好公司各项档案、文件、资料、公司经营工作等内容的保密工作，特制定本制度。第二条 适用范围：公司内部资料、公司人事档案、各种客户档案与信息、各种业务报表与财务报表、公司办公设备资料、公司文件、公司财务档案等。二 管理理职责第三条 集团总总经办与与各实体体综合部部为集团团档案管管理与监监督责任任部门，设设专职或或兼职管管理员做做好档案案管理工工作，集集团总经经办主任任承担集集团档案案管理工工作的管管理责任任。第四条 各部门门负责本

2、本部门档档案资料料的管理理与保管管工作，并并按照总总经办或或综合部部的要求求定期整整理归档档。第五条 集团人人力资源源部对集集团所有有人力资资源相关关档案的的管理保保存归档档工作负负责。第六条 集团财财务部对对集团所所有财务务档案的的管理保保存归档档工作负负责。集团市场部部对集团团所有客客户档案案信息资资料的管管理保存存归档工工作负责责。集团审计部部对集团团审计工工作产生生的各类类档案资资料的管管理保存存与归档档负责。三 岗位位责任制制第九条 集团总总经办主主任职责责：一定期检检查档案案工作，及及时协调调解决档档案工作作中的问问题，确确保相关关制度的的贯彻执执行和工工作的有有序开展展。二组织贯

3、贯彻执行行国家、省省市、行行业与集集团有关关档案工工作的法法律法规规和业务务标准。三负责督督促和进进行企业业档案工工作规划划、计划划及规章章制度的的编制、实实施工作作。四对档案案管理人人员的工工作情况况进行检检查指导导、组织织业务培培训，并并对文件件资料归归档工作作进行监监督检查查。五对公司司保密工工作进行行监督与与考核。第十条 集团档档案管理理人员职职责：一贯彻执执行国家家、省市市、行业业与集团团有关档档案工作作的法律律法规和和业务标标准，在在分管领领导指导导下开展展工作。二具体进进行企业业档案工工作规划划、计划划及规章章制度的的编制、实实施工作作。三及时总总结企业业档案工工作情况况，向分分

4、管领导导汇报，并并提出工工作建议议和意见见。四负责档档案的收收集、整整理、统统计、鉴鉴定、保保管及利利用工作作。五根据管管理职责责分工范范围做好好对各部部门及所所属实体体的档案案管理工工作的监监督与指指导。六监督相相关部门门加强有有关文件件资料的的前期控控制，保保证齐全全完整、系系统、准准确。七采取有有效措施施，确保保档案的的安全管管理，最最大限度度的延长长档案使使用寿命命。八树立为为公司、为为员工服服务的意意识，及及时准确确的做好好档案利利用与信信息传递递与反馈馈工作。九做好保保密工作作。第十一条 各部部门、各各实体兼兼职档案案管理人人员职责责：一认真执执行国家家、省市市、行业业与集团团有关

5、档档案工作作的法律律法规和和业务标标准，在在集团档档案管理理人员指指导下开开展工作作。二负责本本部门本本单位各各类文件件资料的的积累、立立卷和归归档工作作，做到到归档文文件完整整、准确确、及时时、规范范。三参加集集团组织织的业务务培训及及其他相相关档案案工作的的各项活活动等。四完成档档案管理理人员交交办的相相关其他他工作。五做好保保密工作作。四 档案案管理细细则第十二条 档案管管理要求求一各个层层次的各各类档案案资料必必须保证证原件保保存完整整、安全全。二各类档档案资料料应定期期由各职职能部门门、业务务部门和和各实体体根据集集团档案案管理人人员的要要求向集集团总经经办或集集团档案案管理职职责部

6、门门移交，须须填写接接收清单单（一式式两份），一一份由集集团档案案管理人人员保存存；一份份由传交交人保存存。原则则上各部部门业务务档案由由部门经经理或内内勤收齐齐后传交交给集团团档案管管理人员员，各实实体由综综合部收收齐后传传交给集集团档案案人员，不不同类别别的档案案资料如如人力、财财务、审审计及业业务资料料等应根根据管理理职责由由不同职职责部门门负责收收集保管管，最终终根据工工作需要要传交集集团档案案管理人人员。三收集的的档案、资资料，必必须定期期整理、分分类、移移交；合合同、协协议，人人事档案案应每月月整理；内部报报表、客客户资料料应每季季整理。原原则上不不常用的的档案可可每半年年集中整整

7、理一次次，一年年上交一一次。四档案的的分级管管理AAA级公司的的初建资资料；营营业执照照，法人人经营许许可证等等公司证证件；公公司财务务报表，工工商报表表；公司司重要客客户资料料；公司司人事档档案、财财务档案案。 AA级级公司司对外合合同协议议；办公公设备资资料；公公司文件件；一般般客户资资料等。 A级公司管理制度；公司下发的通知；员工总结、计划；公司内部报表等。五档案管管理工作作中使用用的表格格原则上上采用青青岛市档档案局统统一印制制的表格格。第十十三条 档案案保存期期限与鉴鉴定销毁毁：一公司AAAA级级档案资资料原则则上为永永久保存存（直到到公司歇歇业），财财务档案案根据国国家规定定；AA

8、级级档案资资料保存存期原则则上不得得少于十十年，AA级及其其它档案案视情况况而定，一一般为五五年以上上。二档案的的鉴定：1档案的的鉴定一一般5年年一次，采采取逐卷卷审查的的直接鉴鉴定法。2由总经经办牵头头成立档档案鉴定定小组，根根据国家家、省市市和集团团有关规规定确定定鉴定标标准开展展鉴定工工作。3对失去去保存价价值需要要销毁的的档案登登记编制制档案销销毁清册册，附档档案鉴定定报告报报各个相相关领导导审核批批准。三档案的的销毁：1销毁档档案时应应由两名名人员在在场，对对需要销销毁的档档案根据据销毁清清册认真真核对，销销毁后销销毁人应应在清册册上签字字。2任何部部门与个个人不得得将需销销毁的档档

9、案资料料做其他他用途及及当废纸纸出售。3销毁过过程产生生的各种种文字记记录资料料应立卷卷存档。第十四条 档案资料的利用、借阅与索取：一公司内内部人员员利用一一般档案案资料，需需经所在在部门负负责人批批准，并并填写查查阅档案案登记薄薄；外外单位查查阅者，需需持有所所在单位位介绍信信，经本本公司经经理助理理级以上上领导批批准方可可查阅。二利用档档案一般般只限在在档案管管理部门门视线区区域内查查阅，未未经允许许不得摘摘抄、复复制档案案，如需需要复制制需经过过档案管管理部门门经理、分分管经理理以及公公司主要要领导批批准。三档案利利用者要要爱护档档案资料料，严禁禁涂改、圈圈划、抽抽换、批批注、污污损、褶

10、褶皱等，如如发现以以上问题题由档案案管理人人员追究究当事人人的责任任。四因特殊殊情况需需要借阅阅档案资资料者，必必须填写写借阅阅档案资资料登记记表，AA级档案案及AAA级档案案的借阅阅需经部部门经理理或副总总签字认认可；公公司AAAA级档档案、资资料的借借阅必须须经总经经理批准准方可借借阅。借借阅的档档案、资资料须妥妥善保管管、爱惜惜，不得得随意增增删、涂涂改。未未经许可可不随意意翻录，更更不得转转借他人人。档案案借阅后后须及时时归还，不不得遗失失。五凡外派派工作或或调离本本公司人人员，外外出和离离职前应应归还所所借档案案资料，否否则不予予办理有有关手续续。六档案管管理人员员应定期期对档案案利

11、用情情况进行行统计分分析。第十五条 报表表等资料料的管理理一本条中中所指的的报表是是各部门门定期向向总经理理上交的的报表、总总结等。二所有报报表由各各部门拟拟定（也也可由管管理部或或总经理理直接拟拟定），由由管理部部统一审审核后交交总经理理批准后后，方可可使用。各各部门的的报表在在各部门门电脑中中分设文文件夹管管理，可可以不打打印的尽尽量不打打印，以以节约办办公成本本，提高高工作效效率。三必须打打印的报报表，填填写必须须规范、完完整，字字迹清晰晰，一目目了然，且且不得涂涂改、不不得使用用铅笔及及彩色笔笔。四报表必必须按时时上交（或或挂网），迟迟交或未未交将按按有关工工作时间间延误的的规定给给予

12、处罚罚。五报表不不实或隐隐瞒重要要数据，给给予警告告并给予予扣罚11005000元工资资，造成成损失的的，给予予记大过过一次，并并按损失失情况与与公司规规定进行行5000元以上上处罚直直至辞退退。第十六条 财财务档案案的管理理财务档案的的管理，根根据财政政部、国国家档案案局制发发的会会计档案案管理办办法执执行。详详细条款款见附件件1。第十七条 奖罚一各公司司兼职档档案管理理人员及及其上级级主管在在本单位位以及集集团档案案管理工工作中工工作突出出，为集集团档案案管理工工作目标标的提升升作出了了成绩，总总经办每每年终给给予申请请CAA类浮动动工资的的奖励。二违反档档案管理理各项细细则要求求，每违违

13、反一项项由责任任人予以以捐献1100元元。三不按照照总经办办和综合合部的要要求及时时整理上上交档案案或上交交资料不不完整规规范，由由责任部部门经理理或主管管承担管管理责任任，按照照每项工工作500元/天天兑现。四严重违违反规定定，造成成公司档档案资料料损坏或或丢失，给给企业造造成泄密密隐患等等，则按按照情节节给予不不同的行行政记过过处分，情情节恶劣劣者直接接辞退。五 保密密制度第十八条 保密密工作规规范：一公司秘秘密关系系到公司司的利益益，依照照特定程程序确定定，在一一定时间间内只限限一定范范围的人人员知悉悉的事项项。全工保司的保作行保又工方 秘括事 司决的事 尚诸的战经向营经目营； 内握同议

14、向可报主议；财决告类报统表所的进场未的信职事工劳收资经确当的；密案 一决决通通行理等文属密秘密为是要司泄使的遭别的公营中接公益要文料密是的秘泄使权利受重害司划务统料要记公营为级是的秘泄使的遭害司档合协职资入未市尚开类为级公密件料当本标级确密保限自密与管门据原各案料文上识密 密公密案件料他的收传使复摘保销经公分总委人,电术处传公密案人电管保 密件料他必取保施 总或副理不制抄 传外带指员并必安施备的装保 公密备产研生运使保维销由指门负行采应密外与中提司事必先经准属司内会其动办应下密： 具密的场 工要定会员围参及事议员指 保定会备理文 会容传传围 人在交通泄司不公所公密准其式公密 工员公密泄者泄应即

15、补施时总办和部经公综接告立出规泄指行一司被知知； 司超限接围不明不悉悉第二十条 档案案保密制制度：一集团各各级档案案管理人人员及其其相关人人员、有有机会接接触公司司各类档档案资料料的所有有人员必必须按照照本制度度要求做做好公司司档案保保密工作作：二档案资资料的保保密工作作的职责责与监督督权在集集团总经经办与各各实体综综合部，应应根据集集团档案案资料的的实际情情况负责责对纸质质档案、电电子档案案及其他他各种载载体的档档案确定定密级，以以及降密密和解密密工作，并并负责监监督考核核相关人人员的保保密工作作。三凡属密密级档案案均应由由总经办办及综合合部统一一保管。因因工作需需要各部部门保管管,保管管人

16、需签签订保密密合同书书后，方方可行使使保管工工作。四档案利利用者在在利用密密级档案案时须经经公司主主要领导导批准，并并仅限于于在总经经办、综综合部及及档案管管理人员员监督下下使用，同同时必须须维护档档案的机机密安全全，不得得记录与与扩散档档案内容容。五公司因因对外经经济、技技术交流流和合作作以及资资产与产产权变更更等原因因需要提提供和转转让档案案资料的的，必须须经集团团总经理理批准，并并由转让让经手人人与接受受人签订订合同等等形式明明确保密密义务与与责任后后方可取取出档案案。六任何人人未经允允许不得得携带公公司密级级档案资资料离开开公司。第二十一条条 公公司客户户档案保保密制度度：一客户档档案

17、是为为了做好好销售、售售后等工工作的重重要资料料，客户户档案的的保密工工作是为为了保证证公司利利益与正正常发展展，避免免同行业业恶性竞竞争给公公司造成成不必要要损失的的重要工工作。二客户档档案管理理工作职职责部门门为集团团市场部部，各实实体销售售部、售售后部与与信息反反馈部为为具体执执行部门门，以上上部门经经理对保保密工作作负全部部责任。三各单位位客户档档案专职职管理人人员必须须与集团团市场部部签订保保密责任任承诺书书，如岗岗位人员员变动必必须立即即重新签签订。四客户档档案管理理人员守守则：1客户档档案管理理人员必必须严格格保守客客户资料料秘密，不不准在任任何非工工作场合合谈论相相关内容容。2

18、不准随随意摘抄抄、摘录录、拍摄摄、复制制等传播播公司客客户档案案内容，不不准利用用职权私私自复印印档案资资料等。3不准向向无关人人员提供供和泄漏漏档案内内容，不不准在不不利于保保密的时时间、场场合与地地点存放放、使用用、查阅阅和进行行有关客客户档案案内容的的工作。4妥善保保管客户户档案资资料，不不准随意意堆放，离离开和班班后必须须将档案案放入橱橱柜中并并锁好，避避免丢失失和泄漏漏；节假假日应进进行安全全检查，确确保安全全。5工作中中形成的的有客户户档案资资料的废废纸应立立即销毁毁，不得得随意乱乱丢。6客户档档案信息息需要上上网公布布，须经经过部门门经理审审核与总总经理批批准，严严防操作作不当造造成秘密密泄漏。7经过批批准销毁毁的客户户档案资资料，须须参考档档案管理理办法列列出销毁毁清单，由由两人以以上销毁毁。8任何人人员需要要查阅客客户资料料必须经经部门经经理批准准方可查查阅，并并不准形形成文字字资料带带走。9不准将将公务活活动中形形成的应应归档的的文件、资资料与信信息据为为己有，客客户档案案整理工工作一律律不得离离开公司司进行。第二十二条条 处处罚一下况者予并工0以