工程质量监督档案管理办法

1、交通建设工程质量监督档案管理办法第一章 总则第一条 为了进一步加强工程质量监督管理，规范监督行为，确保交通工程质量监督档案的完整、准确、安全和有效利用，根据中华人民共和国档案法、建设工程质量管理条例、档案管理条例、交通部公路工程质量监督暂行规定、水运工程质量监督规定，结合我省交通建设工程质量监督工作实际，制定本办法。第二条 交交通建设设工程质质量监督督档案（以以下简称称质监档档案）是是指自受受理、审审查交通通工程建建设项目目质量监监督申请请，工程程项目中中间质量量监督检检查、检检测、交交工验收收质量检检查、检检测、工工程质量量评定，缺缺陷责任任期质量量检查、检检测，竣竣工验收收质量检检查、检检

2、测，直直至工程程项目竣竣工质量量鉴定全全过程中中形成的的，具有有保存价价值的文文字、图图表、声声像等形形式与载载体的原原始记录录。第三条 质质监档案案是交通通建设工工程质量量监督工工作的真真实记录录，是质质量监督督工作的的重要依依据，各各级交通通工程质质量监督督站要按按照统一一领导、分分级管理理的原则则，切实实做好交交通质监监档案工工作。第四条 本本办法适适用于各各级交通通工程质质量监督督站质监监档案的的管理工工作。第二章 交交通质监监档案的的管理职职责 第第五条 各级交交通工程程质量监监督站负负责管理理各自职职能范围围内的交交通建设设工程质质量监督督档案，业业务上接接受档案案、交通通主管部部

3、门和上上级交通通工程质质量监督督部门的的指导与与监督。第六条 质质监档案案工作是是质量监监督工作作的重要要组成部部分，各各级质监监站要明明确档案案工作分分管领导导和负责责档案工工作的职职能部门门，配备备专（兼兼）职档档案管理理人员。建建立与质质监档案案工作相相适应的的机制。第七条 各级级质监站站要制定定档案管管理制度度，将交交通建设设工程项项目质量量监督文文件材料料的形成成、积累累、整理理、归档档工作纳纳入工程程质量监监督工作作目标管管理，纳纳入有关关领导、工工程技术术人员的的岗位职职责，纳纳入经济济责任制制。专（兼兼）职档档案员要要参加质质量监督督工作例例会及受受监工程程项目的的相关会会议。

4、第三章 质质监档案案整理归归档的一一般要求求第八条 质质监档案案工作应应与工程程项目监监督工作作进程同同步，贯贯穿于工工程项目目质量监监督工作作的全过过程。自自工程项项目质量量监督受受理申请请之日起起，即应应开始进进行项目目质量监监督文件件的收集集和整理理工作。第九条 交交通建设设工程质质量监督督工作形形成的全全部文件件在归档档前必须须由文件件形成单单位进行行系统整整理、立立卷。归归档案卷卷要符合合交通通建设工工程质量量监督档档案案卷卷质量要要求（见见附件一一）。文文件材料料要字迹迹清晰，图图面整洁洁，签署署完备，文文件材质质优良，不不得用易易褪色的的书写材材料书写写、绘制制。归档档文件材材料

5、应为为原始件件。第十条 质质监档案案立卷前前，要坚坚持“二查”制度，即即：监督督人员组组织互查查、平时时工作中中抽查。第十一条 立卷后后须经质质监档案案形成部部门负责责人签字字确认，并并且由立立卷人和和质监档档案保管管人双方方签字后后入库。第十二条 档案室室接收的的质监档档案必须须满足完完整、准准确、系系统的要要求。第十三条 质监档档案的立立卷归档档工作应应在项目目交工验验收后（以以交工验验收日为为准）660个工工作日之之内全部部完成并并入库；缺陷责责任期质质监档案案的立卷卷归档工工作应在在项目竣竣工验收收后（以以竣工验验收日为为准）220个工工作日之之内全部部完成并并入库。第四章 质质监档案

6、案的保管管、鉴定定、销毁毁及移交交第十四条 质监监档案的的保管要要符合档档案库房房技术管管理暂行行规定，应应有专用用的库房房，配备备必要的的设备和和符合标标准的档档案装具具，采取取防盗、防防光、防防高温、防防火、防防潮、防防尘、防防鼠、防防虫等防防护措施施，确保保档案的的安全。第十五条 质监监档案的的保管期期限统一一为长期期。第十六条 质监监档案的的鉴定工工作应在在站领导导的主持持下，由由档案室室和各有有关业务务部门组组成鉴定定小组，根根据国家家档案法法律法规规及鉴定定原则和和标准，按按照受监监工程实实际情况况，制定定质监档档案的具具体鉴定定标准，研研究和鉴鉴别实用用价值和和历史价价值，确确定

7、保管管期限并并提出工工作报告告。第十七条 质监监档案应应按国家家有关规规定向同同级国家家综合档档案馆移移交；对对已过保保管期限限并经鉴鉴定确认认无保存存价值的的质监档档案应进进行登记记造册，经经站领导导批准后后销毁。第十八条 销毁毁经确认认无保存存价值的的质监档档案，须须指定二二人负责责监销，防防止档案案遗失和和泄露，监监销人必必须在销销毁清册册上签字字。第十九条 质量量监督人人员工作作调离时时，应在在离任前前将承办办的工程程质量项项目监督督资料办办理移交交手续后后方可离离岗。第二十条 档案案管理人人员工作作调离时时，应在在离职前前清点库库房、帐帐簿，办办好交接接手续后后方可离离岗。交交接时，

8、应应有科室室负责人人在场监监交。第五章 质质监档案案的利用用第二十一条条 站内内部借阅阅质监档档案，须须办理登登记手续续；基层层单位或或外系统统人员须须有单位位介绍信信，经站站领导批批准后方方可查阅阅。第二十二条条 阅档档人员不不得进入入库房借借阅、查查阅档案案，应在在阅档室室阅档，原原则上不不外借，确确需外借借者，必必须办理理借阅登登记手续续，一般般不得超超过5天天，并负负有安全全和保密密责任。第二十三条条 阅阅档人员员要爱护护档案，不不得在文文件上勾勾划、批批注、涂涂改，严严禁拆卷卷、撕页页、抽换换、污损损档案。违违者将追追究责任任。站内内阅档人人员如需需抄录、复复印，需需经档案案管理负负

9、责人批批准；基基层单位位、外系系统需经经站领导导批准。第二十四条条 阅阅档人员员查阅档档案后必必要时填填写档案案利用效效果登记记表，以以反映利利用质监监档案所所产生的的效益。第六章 质质监档案案工作的的奖罚第二十五条条 对对于在质质监档案案管理工工作中模模范地遵遵守国家家的法律律、法规规，并在在对质量量监督档档案的管管理和利利用工作作中作出出成绩的的单位和和个人，应应予表彰彰和奖励励。第二十六条条 质质监档案案不符合合要求，未未按规定定建立质质监档案案和开展展质监档档案工作作的单位位及质监监档案管管理人员员玩忽职职守，造造成质监监档案损损毁、丢丢失或擅擅自提供供、抄录录、涂改改、仿造造质监档档

10、案的要要予以处处罚。 第七章 附附 则第二十七条条 本本办法由由交通厅厅、档案案局负责责解释。第二十八条条 本本办法自自发布之之日起实实施。附件：1、交交通建设设工程质质量监督督档案案案卷质量量要求2、交通建建设工程程质量监监督文件件材料归归档范围围3、交通建建设工程程质量监监督工作作用表4、交通建建设工程程质量监监督档案案整理用用表附件1交通建设工工程质量量监督档档案案卷卷质量要要求为了加强我我省交通通建设工工程质量量监督档档案规范范化管理理，提高高案卷质质量，依依据GBB/T 118822-20000科科学技术术档案案案卷构成成的一般般要求、交交通部公公路工程程质量监监督暂行行规定、水水运

11、工程程质量监监督规定定，结结合我省省交通建建设工程程质量监监督工作作实际，制制定本要要求。一、术语案卷 由由互相联联系的若若干文件件、图样样组合而而成的档档案保管管单位。卷内目录 案卷内内登记文文件及其其排列次次序的目目录。卷内备考表表 说明明案卷内内状况的的表格。档号 档案案的编号号，包括括类别代代号、项项目代号号、顺序序号二、组卷及及组卷要要求组卷原则 遵循交交通工程程质量监监督文件件材料的的形成规规律，遵遵照质监监档案的的项目成成套特点点，保持持案卷内内文件材材料的有有机联系系，便于于档案的的保管和和利用。组卷要求 质监档档案应分分不同的的质监项项目，按按照质量量监督工工作程序序和文件件

12、的文种种特征等等进行组组卷。案卷内文件件材料必必须完整整、准确确、系统统地反映映工程项项目质量量监督过过程中的的真实情情况。完整：指交交通建设设工程质质量监督督工作全全过程中中应归档档的文件件、图表表等各种种文件原原件齐全全（归档档范围见见附件二二）；准准确：指指档案的的内容真真实反映映交通建建设工程程质量监监督工作作的全过过程和实实际情况况，做到到图物相相符，技技术数据据准确可可靠，签签字手续续完备；系统：指案卷卷的组卷卷及案卷卷的质量量必须符符合本办办法的要要求。案卷内文件件字迹要要清晰、端端正，图图面要整整洁。卷内文件材材料数量量要适当当，文字字材料厚厚度原则则上不得得超过22厘米，一一

13、般在550-2200页页之间。案卷内文件件材料的的制作和和书写材材料必须须符合耐耐久性要要求。禁禁用圆珠珠笔、铅铅笔、纯纯蓝墨水水、红墨墨水、复复写纸、热热敏纸等等易褪色色的书写写材料。三、案卷内内工程质质量监督督文件材材料的排排列案卷内工程程质量监监督文件件的顺序序按照监监督工作作程序排排列（可可参照附附件2）。案卷内文件件一般文文字在前前，图样样在后；译文在在前，原原文在后后；正文文在前，附附件在后后；印件件在前，定定（草）稿稿在后；转发文文在前，被被转发文文在后；复文在在前，来来文在后后；结论论性文件件在前，依依据性文文件在后后。卷内目录排排列在卷卷内文件件首页之之前，备备考表排排列在卷

14、卷内文件件末页之之后。四、案卷的的编目1、编写案案卷页号号（1）案卷卷内文件件材料均均以有书书写内容容的页面面编写页页号。（2）页号号编写位位置：单单面书写写的文件件材料在在右上角角编写页页号；双双面书写写的文件件材料，正正面在右右上角，背背面在左左上角编编写页号号，空白白面不编编号，统统一采用用铅笔编编写页号号。（3）图样样页号编编写位置置在标题题栏的外外左上角角。2、卷内目目录的编编制（式式样见附附件4表表2）（1）序号号：用阿阿拉伯数数字从11起以件件为单位位依次标标注卷内内文件材材料的顺顺序。（2）文件件编号：填写文文件的文文号或图图纸图号号。（3）责任任者：填填写文件件材料的的形成部

15、部门或主主要责任任者。（4）文件件材料题题名：填填写文件件材料标标题的全全称。一一般应照照实抄录录。没有有标题或或标题不不能说明明文件内内容的文文件，可可自拟标标题。（5）日期期：填写写编制文文件材料料的形成成日期。（6）页次次：填写写每份文文件材料料首页上上标注的的页号，最最后一份份文件填填写起止止号。3、卷内备备考表的的编制（式样见见附件44表3）卷内备考表表是卷内内文件状状况的记记录单，排排列在卷卷内文件件之后，填填写案卷卷内文件件材料的的件数、页页数以及及在组卷卷和提供供利用过过程中需需要说明明的问题题。4、案卷封封面的编编制（式式样见附附件4表表1）（1）档号号：填写写档案的的类别代

16、代号、项项目代号号和案卷卷顺序号号。质监监档案分分为公路路工程质质监档案案和水运运工程质质监档案案两类。公公路工程程类别代代号统一一为“05”，水运运工程质质监工程程档案的的类别代代号统一一为“06”。项目目代号是是档案人人员为档档案编制制的需要要而给予予该项目目的代号号。案卷卷号为该该案卷在在项目档档案案卷卷内的排排列顺序序号。类类别代号号与项目目代号之之间加“ ”隔开，项项目代号号与案卷卷号之间间加“”号隔隔开。例：05（公公路工程程代号）（项目代号）（案卷号）（2）监督督注册号号：填写写项目的的监督注注册或登登记号。（3）案卷卷题名：主要包包括项目目名称、内内容特征征、文件件名称，应应简

17、炼、准准确，一一般不超超过500个字。（4）立卷卷单位：填写文文件组卷卷部门或或项目负负责单位位。（5）起止止日期：填写案案卷内文文件材料料的起止止日期。（6）保管管期限：填写质质监档案案的保管管期限长期期。（7）密级级：填写写划定的的密级。（8）案卷卷封面不不编写页页号。五、案卷的的装订1、文字材材料统一一采用装装订形式式，图纸纸为主的的可采用用装订和和不装订订两种形形式。不不装订的的材料要要逐件加加盖档号号章。2、案卷装装订后装装入科技技档案盒盒。案卷卷用塑料料夹固定定或采用用三孔一一线装订订方法，孔孔距800mm，案案卷底边边和装订订边要整整齐，脊脊背边与与底边成成90直角后后方可装装订

18、。不不装订的的图纸按按照卷内内目录的的编排次次序，编编写好页页码后装装入卷盒盒。3、案卷装装订要牢牢固、整整齐、美美观。不不同尺寸寸的文件件材料要要折叠成成A4幅幅面，其其中图纸纸统一按按照GBB/T1106009.3389技技术制图图复制图图的折叠叠方法折折叠成AA4幅面面，幅面面过小无无法装订订的应裱裱糊在AA4纸上上装订。4、卷内文文件材料料装订前前必须去去掉金属属物，对对破损文文件材料料修裱完完好。六、案卷目目录的编编制（式式样见附附件4表表4）案卷目录应应在案卷卷整理完完毕后编编制，将将分类顺顺序号、归归档时间间、案卷卷题名、档档号、案案卷文件件份数、案案卷页数数、立卷卷单位、起起止

19、日期期、保管管期限、密密级等内内容逐项项填写。七、卷盒及及卷盒脊脊背的编编制（卷卷盒背脊脊式样见见附件44表5）1、档案盒盒内卷数数不限。卷卷盒封面面不填写写。2、卷盒背背脊档号号栏贴标标签。标标签为白白纸，共共分四格格，自上上而下依依次填写写全宗号号、类别别代号、项项目代号号和案卷卷号。其其中全宗宗号可暂暂不填写写。标签签上的线线条颜色色为黄色色（表示示保管期期限为长长期）。卷卷盒背脊脊案卷题题名栏可可不填写写。3、案卷装装盒后，随随同案卷卷目录一一起移交交站档案案室。七、卷盒、案案卷封面面、卷内内表格规规格及其其材料的的质量要要求1、卷盒制制作用无无酸牛皮皮纸板双双裱压制制。2、卷盒用用科

20、技档档案盒，外外表面规规格为3305 mm 2200 mmm，厚度度视文件件装订情情况而定定（200 mmm、30 mm、40 mm、50 mm均均可）。 3、案卷卷封面用用无酸软软牛皮纸纸，尺寸寸为2997mmm2100mm（AA4）。 4、卷内内材料说说明、监监督人员员名单、卷卷内目录录、卷内内备考表表的规格格统一为为A4幅幅面，用用70gg以上白白色书写写纸制作作。附件2交通建设工工程质量量监督文文件材料料归档范范围1、工程项项目基本本情况说说明2、监督人人员名单单3、工程定定额造价价资料4、交通通建设工工程质量量监督申申请书附：（1）工工程概况况表（2）初步步设计文文件及批批复（3）地

21、质质水文勘勘察资料料（4）招标标文件（5）设计计、施工工、监理理合同副副本（6）勘察察、设计计、施工工、监理理、检测测单位的的资质、资资信证明明（7）施工工组织设设计、施施工单位位质量自自检程序序和施工工工地试试验室装装备清单单（8）受监监工程的的主要设设计人员员、施工工技术负负责人、施施工质量量自检人人员、工工程监理理人员、施施工和监监理工地地试验人人员、施施工单位位项目经经理的名名单及资资格证书书（9）工程程建设计计划进度度安排、建建设管理理机构框框图5、交通建建设工程程质量监监督通知知书附：（1）交交通建设设工程质质量监督督计划（2）质质量监督督重点、难难点及拟拟采取的的对策6、工地地试

22、验室室合格证证书申请请表7、交通建建设工程程中间质质量检查查通报、质质量检测测报告8、出现重重大安全全事故情情况9、交通通建设工工程质量量现场抽抽查意见见通知书书10、交交通建设设工程质质量评定定申请书书附:（1）工工程建设设、设计计、施工工、监理理总结（2）施施工、监监理、建建设单位位工程质质量自评评资料11、交交通建设设工程质质量评定定书附：交工验验收前质质量检测测报告12、交交通建设设工程质质量鉴定定申请书书附：（1）交交工验收收报告（2）缺缺陷维修修期内情情况报告告（3）工工程质量量自评报报告13、交通通建设工工程质量量监督报报告附：竣工验验收前质质量检测测报告附件3表11：工程项目基

23、基本情况况说明工程名称： 建设单位： 勘察单位： 设计单位： 施工单位： 监理单位： 试验检测单单位： 开工日期： 竣工日期： 注：本说明明由质监监文件整整理归档档部门填填写附件3表22：工程质量监监督人员员名单姓名性别职称(职务)单位受监工程责责任时间联系电话注：本名单单由质监监文件整整理归档档部门填填写附件件3表33：交通建设工工程质量量监督申申请书 工工程质量量监督站站： 工程项项目已具具备开工工条件，按按照交通通部的有有关规定定，现申申请办理理监督手手续。 附附件：（11）工程程概况表表 （22）交通通建设工工程注册册登记表表 （33）初步步设计批批复文件件、地质质水文勘勘察资料料，设

24、计计文件 （44）招标标文件，设设计、施施工、监监理合同同副本 （55）勘察察、设计计、施工工、监理理、检测测单位的的资质、资资信证明明材料 （66）施工工组织设设计，施施工单位位质量自自检程序序和施工工工地试试验室装装备清单单；监理理规范、监监理程序序和监理理工地试试验室装装备清单单 （77）被监监督工程程的主要要设计人人员、施施工技术术负责人人、施工工质量自自检人员员、工程程监理人人员、施施工和监监理工地地试验人人员、施施工单位位项目经经理的名名单及资资格证书书 （88）工程程建设计计划进度度安排、建建设管理理机构图图联系人： 联系电话： 申请单位：（公章）年 月月 日注：本申请请表由项项

25、目法人人填报。附件3表44：工 程 概概 况 表工程名称工程地点建设依据项目业主法人代表设计单位设计负责人人施工单位项目负责人人监理单位监理负责人人计划开竣工工日期工程概算工 程技 术标 准工 程概 况附件3表55：监督注册号号：交通建设工工程质量量监督通通知书工程名称： 监督单位： 年年 月 日我站受理 工程项项目的质质量监督督。我站站将按下下述计划划由 监督督工程师师、 监督员员对工程程进行质质量监督督。本项项目监督督负责人人为 。一、监督范范围：二、监督依依据：三、需要项项目法人人、设计计、施工工、监督督单位予予以配合合的内容容。附件：（11）交通通建设工工程质量量监督计计划 （2）质质

26、量监督督重点、难难点及拟拟采取的的对策 质监站站（公章章） 年 月月 日注：本通知知书发送送项目法法人、设设计、施施工、监监理单位位。附件3表66：交通建设工工程质量量监督计计划监督注册号号：附件3表77：质量监督重重点、难难点及拟拟采取的的对策监督注册号号：监督重点：监督难点：拟采取措施施：附件3表88：工程中间质质量检查查通报监督注册号号：附件3表99：工程中间质质量检测测报告监督注册号号：附件3表110：监督注册号号：交通建设工工程质量量现场抽抽查意见见通知书书交通通工程质质量监督督站 年 月月 日交通建设工工程质量量现场抽抽查意见见通知书书监督注册号号：工程名称： 施工单位： 监理单位

27、： 设计单位： 建设单位： 质量监督意意见：监督人： 年 月月 日施工单位处处理结果果：现场施工负负责人： 年年 月 日监理单位处处理意见见：现场监理负负责人： 年年 月 日建设单位意意见：建设单位现现场负责责人： 年年 月 日注：本通知知书发监监理、建建设单位位各1份份，施工工单位33份，22份由建建设单位位回执。附件3表111：交通建设工工程质量量评定申申请书 工工程质量量监督站站： 工程程项目（监监督注册册号： ）业业已完工工。按交交通部的的有关规规定，现现向你站站提供下下列资料料，并申申请办理理交通建建设工程程质量评评定手续续。附件：1、建建设单位位工作总总结 2、施施工单位位工作总总结 3、监监理单位位工作总总结 4、施施工单位