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文档简介
1、研究高校会计电算化档案管理研究高校会计电算化档案管理为了适应现代化的管理,会计电算化和传统的会计档案管理成为了一个新型的研究话题。会计电算化的产生,同时带来更为广阔的会计档案范围、会计信息以及会计档案的载体形态。高校通过实行会计电算化,使用计算机代替了不少人工完成的账务处理工作和信息分析工作,大大进步了学校的档案管理的效率。一、会计电算化档案的内容和特点一会计电算化档案的内容就会计电算化档案管理的内容来说,主要包括机制会计档案、机读会计档案、计算机系统档案。其中机制会计档案主要是指电算化系统打印的会计凭证、会计账簿、财务报表等纸质的档案和会计档案移交、保管销毁清册等档案;机读会计档案是指以电子
2、数据形态存在的会计数据,一般存在计算机硬盘、软盘、光盘等介质中;计算机系统档案那么是计算机相关的硬件设备的类型和变化情况,以及相关配套的光盘、磁盘等所有的文档资料。二会计电算化档案的特点同传统形式的会计档案相比,电算化的会计档案具有以下几个特点:1、内容的广泛性由会计电算化的内容所决定,电算化的会计档案除了包括传统的书面形式的会计数据信息,还包括计算机硬盘、软盘、光盘等介质中存在的会计数据信息,并且还包括进展数据信息处理的相关软件和文档等内容。总之,高校通过采用电算化进展会计档案管理从内容的表现形式和存储形式上都有了更广阔的的空间。2、载体的差异性电算化的会计档案管理使用的载体不再限于传统的纸
3、张,更多的是具有容量大、空间小快捷方便的计算机类电子载体,数据信息需要使用计算机和特定的软件来进展阅读和使用。通过计算机的使用使得会计档案的管理更加快捷、方便和直观。3、平安性要求更高一方面通过使用电算化使用的存储介质对温度、湿度和一些其他因素有着较高的要求,所以在档案的存储环境方面进步了要求;另外一方面,由于电子数据可以在不留痕迹的情况下被修改,并且不容易被发现,所以具有一定的隐蔽性和危害性,这也是最应该重视的局部。本文由论文联盟.Ll.搜集整理二、高校会计电算化档案管理存在的问题一会计电算化档案管理内容有所欠缺虽然不少高校已经应用了会计电算化,但由于缺乏相关的经历,导致高校对会计电算化的内
4、容不够理解。所以一般的高校都是只是定期向相关部门递交纸质的会计档案,而不包括相关的电子数据。另外,有可能因为会计软件的晋级问题,原先版本的资料未进展及时处理,而导致高版本的软件无法调用之前的会计档案。二会计电算化档案自身存在一定的问题首先,会计电算化档案本身的机制记账凭证内容不够完好,缺少相关人员的印章或者签字,这就使得责任不够明确。其次,备份打印不够及时,有些高校由于过度依赖计算机的存储设备,并不将相关的档案资料进展备份保存,一旦系统出现问题,就会造成数据的损坏或者丧失,而影响正常工作的进展。再者,由于资金或者其他方面的限制,有些高校的相关硬件设施跟不上标准,比方缺乏激光打印机或喷墨打印机,
5、就会影响纸质会计档案的保存期限;用于备份数据档案的磁盘质量偏低,就可能导致会计电子档案数据的破坏。三会计电算化档案管理缺乏专业性管理人才会计电算化档案管理人员除了要懂得会计方面的知识,还应该动的计算机方面的知识,以及档案管理的相关内容。而不少高校只注重了教学方面,而忽略了档案的管理,往往请一些非专业的人员进展档案管理,对档案管理的秩序完全不理解。四会计电算化档案管理缺乏完善的管理制度就目前来看,我国对会计电算化档案管理的要求仅限于最根底的层面,缺乏深层的标准和要求。而随着会计电算化的逐步深化,档案管理的内容页增加不少,而学校并未根据其变化而修订学校的会计档案管理制度。三、加强高校会计电算化档案
6、管理的有效措施一完善高校内部相关硬件设施先进的硬件设施是会计电算化档案管理的重要保证,所以高校应该注重对硬件的优化和维护。比方定期对机房进展维护和检查以保持机房良好的环境、档案存储库房拥有适宜的湿度和温度、装备先进的打印机和高质量的电子档案存储磁盘等。二加强对档案管理的重视高校的指导应该加强对会计电算化档案管理的重视,一方面应该建立并完善相关的制度,另一方面应该加强对电算化档案管理专业人才重视。只有同时具备会计、计算机、管理这三方面技能的人才可以做好高校的档案管理,所以高校一方面应该做好对当前在值管理人员的培训工作,另外还要积极引进具有高程度电算化档案管理才能的人才。三完善各项管理制度首先对电
7、算化的档案保存,无论是电子版的还是纸质的都应该按类进展归档和标号,并且对于电子档案的保存还应该做好备用盘与存储盘的分放以及防尘防光、防腐、防压等工作。其次,对于档案的借用也应该做好严格控制,档案的调用和借阅都要进展详细的记录,一旦出现档案的丧失和损坏可以找到相关人的责任。再次,还应该建立档案的备份制度,定期将档案信息备份到磁盘,并进展定期的检查和复制,重要信息还应该做双备份处理。再者,还应对档案管理进展分用户、分权限调用,以保证数据的平安性。四、完毕语会计电算化是计算机技术与会计档案管理的良好结合,通过电算化可以使会计档案管理更加科学化、标准化,同时还可以进步档案管理的效率,实现高校档案管理的网
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