本校发展办公室自动化的目的为将办公室内

1、本校發展辦公室自動化的目的為將辦公室內、外的公文抄寫、圖表繪製、文件傳遞等各項人工作業，改由各種自動化的軟、硬體設備代為處理，讓辦公室工作同仁能有更多時間發揮腦力活動，提昇創新及決策層次，提高學校整體行政作業品質。進行的方向為：(一)提供辦公室內常用的工具軟體供同仁使用，例如Word、Excel等。(二)發展辦公室自動化系統，包含公文處理自動化及各單位承辦之業務表單電子化。 (三)配合新業務推動由資訊中心統籌配置各單位所需相關電腦設備。（四）各單位配合既有業務適時更新同仁用電腦設備。(五)資訊中心舉辦各種資訊化訓練課程，提昇辦公室工作同仁運用電腦技能。本校張創辦人建建邦博士及校校長、副校長長一

2、直十分重重視各單位的的行政績效及及制度的檢討討，由校長主主導推動的決決行權責下放放即是一例，除除每年定期由由各單位檢視視分層負責明明細表進行流流程檢討外，平平時遇到新業業務亦隨時增增加新流程，而而進行公文及及表單處理自自動化與電子子化的同時，更更可以由規劃劃團隊對各種種公文流程作作一次總體檢檢。現況本校辦公室自動動化發展現況況可以分成電電腦設備、軟軟體設備、現現行辦公室自自動化系統作作業項目、新新一代公文系系統、資訊化化教育訓練以以及各單位資資訊化作業項項目幾方面來來看。近日配配合行政院研研考會函頒於於九十四年元元旦起全面實實施公文書橫橫式書寫，本本校各單位於於九十三年十十一月全面將將公文書格

3、式式改為橫式。電腦設備本校辦公室工作作同仁電腦設設備配置早為為一人一機，印印表設備則多多採網路方式式分享資源，各各單位設備配配置情形詳見見玖、電腦腦資源。近近年來本校考考量經費運用用，未再定期期大批更新各各單位行政用用電腦設備，改改由各單位依依需要申請更更新。除各辦公室配置置之個人電腦腦外，尚有下下列電腦主機機用於辦公室室自動化系統統。IBM RS/6000 SP2平行行伺服主機一一部辦公室自動化系系統作業用。IBM eSeerver x345 雙CPU伺服主主機二部安控平台管管理系統用。IBM eSeerver x345 雙CPU伺服主主機一部辦公室自動化系系統開發用。IBM eSeerve

4、r x445 4*CPUU伺服主機一一部新一代公文系統統開發用。IBM eSeerver x345 雙CPU伺服主主機三部新一代公文系統統開發用。軟體設備IBM AIXX作業系統（電電腦主機用）Windowss2000/2003 Serveer作業系統統（電腦主機機用）LOTUS NNotes Dominno Serrver辦公公室自動化伺伺服端系統（電電腦主機用）LOTUS NNotes Mail電電子信箱（電電腦主機用）SQL資料庫系系統（電腦主主機用）Visual Studiio .Neet程式語言言（電腦主機機用）Projectt Servver專案管管理軟體（電電腦主機用）Windo

5、wss作業系統（個個人電腦用）LOTUS NNotes Cliennts辦公室室自動化使用用端系統（個個人電腦用）IE瀏覽器（個個人電腦用）Office 套裝工具軟軟體（個人電電腦用）Frontpaage網頁製製作軟體（個個人電腦用）Projectt 專案管理理軟體（個人人電腦用）Visio繪圖圖軟體（個人人電腦用）PhotoImmpact影影像編輯軟體體（個人電腦腦用）PhotoExxploreer看圖軟體體（個人電腦腦用）華康金蝶字型（個個人電腦用）中文手寫輸入板板及蒙恬語音音輸入法（個個人電腦用）Dr.eye譯譯點通翻譯軟軟體（個人電電腦用）Symanteec防毒軟體體（個人電腦腦用）S

6、ymanteec防火牆軟軟體（個人電電腦用）Symanteec Norrton工具具軟體（個人人電腦用）Acrobatt可攜式文件件PDF製作作軟體（個人人電腦用）自然輸入法（個個人電腦用）現行辦公室自動動化系統作業業項目本節摘錄的是目目前全校使用用的共通性業業務，其程式式設計與資料料維護均由資資訊中心負責責。電子郵遞作業本校各單位在辦辦公室自動化化系統上都有有一個專屬的的電子信箱，由由單位指定專專人負責處理理其中的各種種來文。此電電子郵遞作業業除能傳送本本身製作的電電子文件外，也也可以傳送以以其他工具軟軟體（如Woord、Excell）製作的檔檔案。早自七七十八年開始始本校一般性性的公文作業

7、業即大量使用用此功能，之之後為加速訊訊息的傳遞，更更與教職員個個人信箱連結結，凡與同仁仁相關的即直直接送至同仁仁信箱。總收發文作業本校總收發文作作業由總務處處文書組負責責，利用此功功能將外來公公文資料登錄錄、掛文號、進進行分文處理理，再結合公文送收文文記錄功能能，由承（會會）辦單位直直接在電腦上上簽收；發文文時亦利用此此功能將發文文資料登錄、掛掛文號，若為為外來文覆文文時，系統會會自動勾稽收收發文。此外外，文書人員員進行公文稽稽催、歸檔作作業、公文註註銷、製作各各類統計報表表等均可透過過總收發文文作業完成成。簡便行文作業本校公文處理凡凡不涉及簽核核的，如各類類函件、通知知以及人事命命令的發佈等

8、等等，均已利利用此功能來來製作及傳送送。涉及簽核核的部份，則則於開發中的的新一代公文文系統中規劃劃設計，目前前暫時仍採紙紙本作業。分層負責明細表表查詢本校為簡化工作作及提高行政政效率，多年年前即由秘書書室彙整各單單位工作項目目及決行權責責層次，編制制決行權責明明細表，陳校校長核定後公公布使用，各各業務承辦人人員於簽辦公公文時需先正正確標示決行行權責，方便便公文的傳遞遞與處理，如如有需要可利利用此功能能能查知決行權權責層次。分分層負責明細細表內容的更更新，由秘書書室負責。離職手續作業離職手續是早在在七十八年即即在淡江大大學辦公室自自動化系統上運作的業業務之一。各各單位於離職職人員的公文文核准後，

9、即即以電子郵遞遞送出離職通通知單，通知知人事室、會會計室、圖書書館、總務處處、總務處出出納組、資訊訊中心專案發發展組、資訊訊中心網路管管理組、教務務處教學科技技組等單位，進進行離職相關關手續的處理理，人事室再再根據各單位位的核辦註記記情形簽發離離職證明等文文件。公文送收文與稽稽催本校目前正在開開發新一代公公文處理系統統，未來配合合已建置之電電子簽章及認認證機制，即即可於線上進進行公文的簽簽核。現階段段在公文處理理上使用的是是公文的送收收文與稽催的的部份。校內公文由簽辦辦單位製好紙紙本公文後，在在辦公室自動動化系統中建建立該份公文文的送文單。送送文單上除記記載文號等基基本資料外，同同時記錄公文文

10、的送文流程程。收文單位位於收到紙本本公文後在電電腦上加以簽簽收，公文處處理完畢時再再於電腦上將將送文單傳到到下一個單位位。在處理的的過程中會辦辦單位可以配配合需要增加加新的會辦單單位。至於校校外來文則於於文書組收到到公文後，先先在總收發文文系統中登錄錄總收文及承承辦單位，系系統會自動產產生此份公文文的送文單，承承辦單位於收收到來文後，依依前述方式簽簽收。利用這這項功能，送送文單位可以以追蹤公文，稽稽核單位也可可以進行稽催催的工作。會議室申請與管管理此項功能提供線線上申請與簡簡易線上簽核核的電子化作作業。申請單單位在電腦上上查詢會議場場所的空檔時時間，再填寫寫申請單並送送出，申請單單即依事先設設

11、定的作業流流程送往核定定單位，核定定單位在電腦腦上加以核示示。核准的借借用時間系統統會自動予以以登錄，同時時將申請支援援事項通知支支援單位，如如總務處事務務組或總務組組、教務處教教學科技組等等。目前納入入本系統管理理的會議室計計有國際會議議廳、中正紀紀念堂、校友友會館，及中中小型會議室室等共十餘個個場地。提出出申請使用場場地的時間最最早是四個月月前，最遲是是三個工作天天前。修繕申請為改善傳統紙本本修繕單作業業的缺失，資資訊中心與總總務處營繕組組於九十年共同同開發了修修繕申請電子子表單作業業，不但加快快申請作業的的處理速度，申申請者還可以以隨時追蹤查查詢申請案件件的下落，充充分瞭解整個個修繕作業

12、的的進度。藉由由此系統，業業務承辦人員員能更有效率率的安排處理理各項修繕案案件，業務單單位主管亦可可充分了解及及監督業務承承辦人員的工工作效率。修修繕完成後，業業務單位透過過此系統可快快速的通知申申請單位進行行驗收。會文館貴賓室借借住申請與管管理為方便各單位替替遠到貴賓安安排住宿，資資訊中心與總總務處事務組組於九十年共同同開發了會會文館貴賓室室借住申請與與管理系統，提供各單單位線上查詢詢會文館可供供借住房間的的相關資訊、時時段，以及線線上申請借住住、取消借住住等功能，同同時也提供業業務主管單位位線上核准、分分配、調整、取取消房間等功功能，大大簡簡化了管理單單位的作業程程序。資訊化訓練課程程報名

13、作業本校資訊中心每每年均對教職職員舉辦各種種資訊化訓練練課程，藉以以提昇同仁資資訊技能，為為方便同仁特特於辦公室自自動化系統中中提供查詢資資訊中心舉辦辦之各項資訊訊化訓練課程程資料，以及及網路選課與與報名功能。法規彙編檢索為方便同仁查閱閱相關法規，提提供共有文書書檢索功能，將將本校各類法法令、規章、辦辦法等公用資資訊建成共有有文書。法規規變動時由文文書組於秘書書室公布後七七日內更新，並並註明所依據據之法源，以以保持法規的的完整及正確確。目前存放放於法規彙編編檔案中的有有淡江大學組組織規程、辦辦事規章、文文書處理規則則、學術研究究及交流、人人事規章、教教務規章、學學務規章、總總務規章、會會計規章

14、、圖圖書規章、資資訊規章、體體育規章以及及其他相關法法規等。日程表作業利用此功能，各各單位的秘書書或助理可以以將主管的日日程登錄在系系統中，需要要時也可以印印出下一週的的日程供主管管使用。只要要主管們的日日程都能建入入系統中，則則系統還能根根據主管的空空檔時間自動動安排開會的的時間。通訊錄管理由資訊中心將全全校所有OAA使用者帳號號建立成公用用通訊錄，再再利用公用通通訊錄建立校校內常用的收收文單位群組組簡稱，如“本校各一、二二級單位”、“各教學一、二二級單位”、”全校教職員員”等，以方便便送文時指定定收件人使用用，至於個人人常用之收件件人帳號則可可建成個人通通訊錄。新一代公文系統統建立數位簽章

15、與與認證機制在公文處理電子子化中，簽核核方式的改變變是最最具挑挑戰的一種轉轉變，也是最最關鍵的項目目，缺少了線線上簽核也就就無法完成公公文處理的再再造工程。本本校在公文訊訊息的傳送與與接收上早已已做到電子化化的程度，然然而需要簽核核的業務，目目前暫時還是是維持傳統的的方式。由於於傳統的紙本本簽核方式不不易被篡改，因因此一套可以以防止偽造、冒冒名、篡改的的系統，就成成為能否改變變簽核方式的的關鍵。公公開金鑰基礎礎建設機制制(PKI)提供相當安安全及可信賴賴的數位簽章章與認證機制制，內政部自然人憑證證IC卡即即採用此技術術，本校亦決決定採用內政政部自然人人憑證ICC卡作為新一一代公文系統統身份認證

16、及及線上簽核的的依據。目前前全校教職員員多已申請自然人憑證證IC卡，PPKI相關安控平台管理系統資資訊中心亦已已建置完成。開發公文處理系系統一個好的電子化化公文處理系系統，需是從從總收文開始始到分文、退退文、改分以以及創簽稿、會會辦、陳核、決決行、發文、檔檔管、調卷、查查詢作業等全全都納入電腦腦管理、追蹤蹤與稽核的系系統，承辦單單位 (人員) 利用此系系統可以很方方便的掌握公公文的流向，稽稽核單位利用用此系統可以以很清楚的瞭瞭解公文處理理的效率，在在設計時只要要規範好每種種公文的處理理時限，系統統可以自動檢檢視逾期文件件，發送公文文稽催通知單單。目前本校校的總收發文文登記已採電電腦處理，承承(

17、會)辦的送收文文記錄也以電電腦來管理，承承辦單位(人員)已能掌握公公文的流向，目目前進行的工工作是(1)結合自然人人憑證與電子子簽章技術，開開發新一代的的公文簽核功功能。(2) 將現有送送收文記錄系系統與總收發發文系統使用用經驗，結合合本校特有的的分層負責明明細表，建立立正確的公文文流程。(33)由秘書室室訂定校內各各種公文的處處理時限。(4)配合教教育部公文電電子交換系統統，結合校內內收發文作業業，使電子交交換作業一氣氣呵成。本校校在開發此新新一代公文處處理系統時，還還由相關單位位秘書及行政政同仁計二十十二位，於公文自動化化規劃小組下成立OOA任務小組組，就本校校公文實務運運作情況提供供作業

18、需求，由由資訊中心及及委外之廠商商共同進行系系統分析等開開發事宜，目目前此系統正正由資訊中心心測試當中。 開發表單作業系系統辦公室裡除簽、稿稿等公文外，最最常處理的就就是表單類的的格式化公文文了，因此將將表單導入電電子化作業，同同時結合數位位簽章與認證證機制，亦是是提昇辦公室室行政效率不不可缺少的一一環。之前已已開發使用的的有會議室室申請與管理理、修繕繕申請、會文館貴賓賓室借住申請請與管理、離職手續等電子表單單，進行中的的則為請假假單作業。規規劃的內容除除一般的請假假時間、請假假事由、假別別外，還包括括代理人機制制、自動審查查請假時數及及數位簽章之之線上簽核等等功能，希望望藉由此類作作業的推廣

19、使使用，能讓每每位同仁熟習習電子作業，進進而落實公文文處理電子化化目標。資訊化教育訓練練為提昇辦公室工工作同仁運用用電腦技能，資資訊中心每學學期舉辦資訊訊化教育訓練練課程，相關關資料請參閱閱伍、資訊教育活活動。各單位資訊化作作業情形除前述全校共通通性的業務之之外，許多單單位也開發了了一些內部使使用的系統。下下列為各單位位提供之作業業情形：文學院各系所使用學校校提供之各項項資訊化系統統。理學院繼續加強全院公公文處理電腦腦化，將學校校公文以E-mail方方式傳送教職職員，以提昇昇行政效率及及品質。 各系協助系友會會建立電腦資資料檔案，加加強系友連繫繫工作，以凝凝聚向心力。各系所利用E-mail傳傳

20、送訊息給研研究生，以提提昇效率。工學院土木系：改善本系網頁功功能，強化招招生文宣和系系友會聯絡資資訊。利用網路和電子子郵件處理公公文，公佈傳傳達相關資訊訊，提升辦公公室作業效率率。電機系：本系目前有Peentiumm電腦五部，負負責系上的文文書處理工作作，另有E-MAIL SERVEER、電話撥撥接系統及電電機系WEBB SERVVER。為免免響應環保，減減少紙張的消消耗，與老師師的聯絡與公公文的傳遞盡盡量使用E-MAIL，已已達到整潔、快快速之目的。為達到即時與迅迅速的資訊傳傳遞目的，本本系碩博班公公告與資料繳繳交等聯絡作作業皆採電子子郵件個別通通知方式處理理，有效掌握握學生狀態與與增進行政

21、效效率。資訊系：Email傳送送學校各類資資訊給任課教教師。公告學生相關資資訊於BBSS、WWW上，即即時回答學生生BBS上各各類問題。管理學院各項公文、開會會通知、演講講、活動、公公告等資訊，皆皆以E-MAAIL、OAA、網頁、BBBS等電腦腦網路系統傳傳送，提昇行行政效率、節節省紙張浪費費，增加辦公公室自動化。利用公文追蹤系系統，掌握公公文流程及時時效。公文登記及財產產的登記管理理均利用相關關資訊軟體。以網路資源分享享方式，共享享軟硬體設備備，減少重覆覆購置的問題題。學生相關訊息藉藉由BBS公公告，並利用用WWW提供供系友連繫的的園地。外國語文學院德文系：系公文文、送收文系系統、借會議議室

22、系統、學學術活動電子子看版、修繕繕申請系統、法法規彙編、全全系教師E-mail帳帳號傳送訊息息、檔案依檔檔案夾種類歸歸檔儲存、於於系版BBSS上傳達學生生系上重要通通告等。技術學院管理系：鼓勵學學生及加強行行政人員使用用校務行政資資訊系統來查查詢所需資訊訊；系務之公公文傳達及相相關訊息發布布皆利用電子子郵件傳送，以以提高行政效效率，縮短公公文往返時間間。營建系：公告訊訊息本系利用用電子郵件方方式傳達師生生，並利用本本校之OA系系統辦理行政政業務。教務處利用下列系統方方便師生辦理理相關業務。學生網路申請成成績單作業系系統。教師網路申請講講義印刷作業業。多媒體教室維修修通報系統。媒體服務器材借借用

23、系統。總務處單位別執行項目目執行情形形執行效益益務長室各類申請表單及及檔案存放於於WWW網頁伺伺服器整理本處各類表表單及檔案五五十四種，供供各單位下載載使用。充分利用網路資資源，方便日日常作業，提提昇作業效率率。總務長室本處WWW網頁頁維護及功能能新增隨時更新本處網網頁內容，提提供上網查詢詢各項總務處處相關訊息及及各類服務資資訊。利用網路資源，提提供快速、便便捷之資訊服服務。總務長室建置及維護政府府採購法及本本校招標資訊訊相關網頁建置網頁，提供供政府採購法法相關法令、規規章、表格、檔檔案及本校依依政府採購法法辦理之採購購案執行情形形。充分利用網路便便捷的特性，提提供即時資訊訊查詢，節省省人力及

24、時間間。總務長室校務行政BBSS詀總務處板板維護及管理理隨時暸解BBSS上對本處各各項業務及措措施之建議與與意見，提供各組參參考改善，並並儘速回覆處處理狀況。透過BBS與教教職員工生作作雙向溝通及及意見交流，以以加強工作效效能。總務長室維護本處WWWW網頁伺服器器維護及擴增網頁頁功能。以更多元之網頁頁功能，如行行政人員評鑑鑑、問卷調查查等，提供便便捷、有效之之溝通管道。總務長室維護及管理本處處FTP伺服服器存放共用資訊及及常用檔案，供供本處各組取取用。充分利用網路功功能，資源共共享，節省人人力、物力及及時間。總務長室離職手續簽辦電電腦化作業透過OA通知各各組簽辦離職職手續，並彙彙整各組回報報簽

25、辦狀況後後，完成離職職手續簽辦。發揮網路功能，縮縮短公文往返返時間，爭取取時效。總務長室網路傳遞公告訊訊息將本處各種公告告訊息傳至全全校各單位及及教職員之電電子信箱。訊息傳播方式主主動而全面，且且傳播速度快快速。總務長室工作指派及執行行狀況回覆利用本校OA系系統指派各組組工作，各組組完成工作後後回覆工作執執行狀況並送送回相關資料料。充分利用OA系系統功能，發發揮網路特性性，縮短作業業時間，迅速速完成工作。交通及安全組教職員工汽機車車通行證電腦腦化申請作業業於本處網頁提供供教職員工汽汽機車通行證證申請功能，供供教職員工上上網申請。簡化申請手續，縮縮短處理時間間，減少人工工作業，提昇昇工作效率。交

26、通及安全組學生汽車通行證證電腦化抽籤籤業務於本處網頁提供供學生申請汽汽車通行證登登記及抽籤功功能，供學生生上網申請汽汽車通行證。簡化抽籤作業程程序，縮短作作業時間，確確實達到公平平、公開、公公正之處理原原則。交通及安全組學生機車停車場場通行證電腦腦化申請作業業於本處網頁提供供網路申請功功能，供學生生上網申請機機車通行證。簡化申請手續，縮縮短處理時間間，減少人工工作業，提昇昇工作效率。事務組會文館貴賓室借借住申請系統統各單位利用本校校OA系統，網網路查詢會文文館各貴賓室室之設備、空空檔時間，並並提出借住申申請，經管理理單位核准後後進住。以電腦化取代人人工作業，以以電子表單取取代紙張表格格。簡化流

27、程程，節省時間間，提昇作業業效率。事務組會議室借用管理理系統各單位利用本校校OA系統直直接查詢會議議室借用狀況況並申請借用用。於電腦中查詢、借借用會議室。並並由會議室管管理單位直接接於電腦中核核准借用，節節省作業時間間，提昇工作作效率。事務組勞、健保加退保保及員工保費費自負額扣繳繳電腦化作業業由電腦輸入勞、健健加退保資料料及自付額，供供每月薪資扣扣繳。以電腦作業節省省人工抄寫資資料時間，增增加工作效率率。事務組眷舍區水電費計計算及建檔直接由電腦輸入入眷舍水電費費資料，供每每月薪資扣繳繳。以電腦作業節省省人工抄寫資資料時間，增增加工作效率率。保管組財產移轉、報廢廢、更正表格格自動印表作作業各單位

28、辦理財產產移轉、報廢廢、更正時，財財產資料直接接由資料庫抓抓取至表格中中。直接擷取財產資資料，節省重重新鍵入資料料之時間及人人力，簡化人人工作業，提提高行政效率率。保管組單位財產明細表表印製作業各單位可隨時由由個人電腦中中查詢或列印印本單位保管管之財產明細細。簡化作業流程，節節省作業時間間，即時提供供各單位財產產明細資料。文書組收發文登錄、分分文作業系統統利用電腦處理收收發文之資料料登錄及分文文作業，與本本校OA之送收收文管理與追追蹤資料庫庫整合。與辦公室自動化化系統整合，方方便公文之管管理與追蹤。文書組網路傳遞校內行行文、創稿檔檔案及公文抄抄本校內行文、創稿稿檔案及公文文抄本皆透過過網路傳遞

29、。以電子郵遞方式式傳送公文及及檔案，可爭爭取時效，節節省人力，增增加工作效率率。出納組收支傳票處理電電腦化每日收支傳票皆皆利用電腦處處理，並提供供電腦查詢功功能。利用電腦查詢傳傳票狀況，免免除人工逐筆筆查對之麻煩煩，節省作業業時間，提昇昇工作效率。出納組學生申請表件收收據販售自動動化除人工販售外，並並提供自動販販售機兩部，供供學生以紙鈔鈔或硬幣購買買申請表件收收據。方便學生申購，節節省學生往返返商管、行政政大樓之時間間。營繕組修繕申請系統各單位利用本校校OA系統填填具修繕申請請單後，傳送送至營繕組安安排進行修繕繕事宜；完成成修繕後，透透過系統通知知修繕單位進進行驗收。各單位除透過網網路提出修繕

30、繕申請外，並並可隨時查詢詢修繕案件處處理狀況。可可節省人工送送文時間，控控制作業時程程，提昇作業業效率。營繕組電腦繪製平面圖圖繪製及更新各樓樓館建築平面面圖。以電腦處理圖檔檔，方便儲存存，節省空間間。並可隨時列列印供工程施施工時參考。總務組台北校園各單位位電話費統計計各單位電話費資資料建檔，列列印月報表。電腦儲存各單位位電話費資料料，可了解各各單位各月份份電話費支出出狀況。總務組電腦繪製各樓層層平面圖及機機電線路圖以電腦軟體繪製製各樓層平面面圖及機電線線路圖。電腦繪製各樓層層平面圖及機機電線路圖，方方便儲存，節節省空間。並可隨時列列印供工程施施工時參考。人事室員工福利互助委委員會子女獎獎學金作

31、業流流程電腦化。中、英文在(離離)職證明由由人事資料轉轉檔印製。健保網路加退保保作業。各項業務工作手手冊電子化。同仁在職進修校校內課程明細細資料列印、查查核。提供網路下載各各類表單。異動教師中英文文聘書印製作作業電腦化。以人事資料查查詢系統、會議紀錄查查詢系統、教師聘期管管理系統協協助資料查詢詢與管理。各校級委員會資資料電腦化，利利於查詢及製製表。會計室傳票清單：於八八十七年九月月開始改用資資訊化處理並並以OA傳送送。傳票通知單：當當傳票核准手手續完成後，即即印製傳票通通知單給各經經辦人至出納納組領款，由由於傳票量龐龐大，此項工工作耗費不少少人力，為簡簡化作業及加加速傳送速度度，委託資訊訊中心

32、設計程程式，已於八八十七年十二二月十八日起起改以OA直直接傳送。人事費領款清冊冊：全校人事事費筆數每年年遽增，九十十二年約300,458筆筆，各單位請請款時所填寫寫的基本資料料常有不清楚楚或不全的情情形，造成登登錄困難，影影響扣繳憑單單的正確性。為為改善作業，於於八十八年二二月二十六日日起改由各單單位提供人事事費領款電腦腦清冊，大幅幅提高資料正正確度。九十十三年九月起起再由各單位位以e-maail提供人人事費所得清清冊電子檔，減減少鍵檔時間間。九十學年度已將將加退選後補補收(退)費費資料透過EE-maill信箱通知學學生辦理更正正，以提高補補繳催收率及及退費完成率率。九十二學年度與與資訊中心合

33、合作完成學雜雜費管理資訊訊系統，此系系統除詳實記記載學生學雜雜費收支明細細外，更加強強原華南銀行行收退費銷帳帳系統之銷帳帳、試算及報報表功能，使使得學生學雜雜費資料、休休退學退費、加加退選後之銷銷帳等資料皆皆能互相連結結管理，完整整表達學雜費費收退費資料料。校友服務暨資源源發展處提供本處業務資資訊、申請表表格、校友通通訊刊物等資資訊提供校友友查詢，並運運用電子郵件件管道提供各各項服務申請請與意見交流流。發展方向淡江大學在推動動辦公室自動動化上早已完完成了網路化化的建置，電電子化也已有有許多的成效效，因此未來來推動的重點點將放在線上上簽核，以便便早日完成公公文與表單電電子化，至於於人員資訊技技能

34、的提升則則是經常性的的工作。以下下分成幾方面面說明：電腦設備配合公文處理系系統上線使用用，需將紙本本資料轉成電電子檔案，將將規劃提供各各單位文件掃掃瞄設備，另另外部分業務務單位視需要要將規劃結合合掃瞄器、傳傳真機、影印印機等的多合合一印表機(MFP)；配合IC卡卡數位簽章與與認證機制（自然人憑證證IC卡）配配置讀卡機設設備。公文處理自動化化辦公室的主要工工作是公文處處理，舉凡文文書製作、傳傳遞交換、流流程管理、線線上簽核、稽稽催管制、檔檔案與影像管管理等均涵蓋蓋其中，而本本校進行開發發的新一代公公文簽核系統統即是由總收收文、分文、退退文、改分、創創稿、會辦、提提陳及批示以以至於發文、歸歸檔、稽

35、催全全部一貫作業業的自動化系系統。系統開開發完成後，如如何讓全體行行政同仁及主主管具有處理理電子化公文文的能力是未未來重要課題題。表單作業系統表單亦是辦公室室的重要工作作之一，在人人力有限的情情形下將逐年年選擇使用頻頻繁且易上手手之業務進行行開發，例如如進行中的請假單作業業。由於各各單位表單作作業項目眾多多，因此開發發表單作業系系統需先收集集、整理、分分類以及簡化化作業流程，如如此才能妥善善規劃，開發發出來的系統統也才實用，而而這些工作就就有賴秘書室室及業務主管管單位如人事事室、總務處處、會計室等等的積極投入入，資訊中心心在進行系統統開發時，也也才能對表單單之共通特性性建立程式模模組，同時統統

36、一操作介面面，大幅提高高程式開發之之速度，使其其易學易用也也易於維護。文件電子資料庫庫及影像檔案案伺服系統公文處理電子化化以後，結案案存檔的公文文必須考慮保保存的方式，為為節省公文系系統儲存空間間，時間較久久遠的需由公公文處理系統統移入文件電電子資料庫中中繼續保存，利利用光碟櫃或或磁碟櫃與多多媒體資料庫庫來開發此系系統是未來考考慮的方向。各單位提出之計計畫文學院加強公文處理電電腦化，將學學校各類資訊訊以E-maail的方式式傳送本系教教職員，以提提昇行政效率率及品質。利用公文追蹤系系統，掌握公公文流程及時時效。善用學校校務資資訊系統，如如預算系統、設設備系統、電電子看板等。定期更新系網頁頁及B

37、BS，將將最新的訊息息以最有效率率的方式公告告給全校師生生。理學院會議議程於會前前透過E-mmail傳送送給與會人員員，期加強會會議時效之控控制。鼓勵同仁參加資資訊中心所開開辦之電腦課課程，加強電電腦操作能力力。工學院土木系：以email發發佈各項訊息息給研究生，提提昇工作效率率、簡省通訊訊開支。加強使用OA系系統完成各項項行政業務。機電系：持續加加強辦本系辦辦公室自動化化業務, 增增加網路行政政效能。資訊系：持續加加強系網頁之之功能，並委委請鍾興臺老師負負責規劃製作作，完成師生生互動系統，學學生除可上網網瀏覽網頁任任何資訊，並並能透過互動動系統將重要要訊息以郵件件方式傳至每每位學生之信信箱。

38、並擬將將會議紀錄資資料上網供系系上老師查詢詢。管理學院持續積極以E-MAIL、OA、網頁、BBBS等電腦網網路系統增加加辦公室自動動化，加強時時效，提昇行行政效率。透過OA及E-mail方方式與本系教教師聯繫互動動。將學校及系辦公公室之規定事事項於BBSS及網站上公公佈，養成學學生上網查詢詢資料及與系系辦公室互動動之習慣。外國語文學院英文系：現有十十二台電腦中中八台為系務務行政工作及及編輯網頁使使用，四台供供系上老師與與學生使用。將將盡可能節省省紙張的印刷刷，並利用電電子郵件將最最新的公文迅迅速通知傳達達給教師或學學生。法文系：現有九九台電腦中四四台為系務行行政工作及編編輯法文網頁頁使用，五台

39、台供系所老師師與學生使用用。同時盡可可能節省紙張張的印刷，將將相關訊息藉藉由電子郵件件或上網張貼貼公告週知。德文系：利用電電子郵件將最最新的公文迅迅速通知傳達達給教師或學學生，並善用用辦公室自動動化系統有效效地處理各項項事務，嚴格格控管本系各各類簽呈文稿稿及申請事項項之進度。日文系：充份了了解電腦設備備之功能與使使用方法，望望能加速辦公公室自動化。俄文系：善用現現有OA自動化方方式來傳遞公公文以節省公公文流程；同同時善用本系系現有的電腦腦設備，建立立相關業務制制式流程及表表格。技術學院管理系：鼓勵行行政人員積極極進修資訊概概念、參與資資訊中心所辦辦之教育訓練練，平時配合合需求更新系系上軟、硬體體設備。利用用OA系統提提升行政效率率，透過電子子郵件、系網網頁的聯絡，加加強系上師生生感情及縮短短連繫時間，以以提升文書處處理效率。國際企業經營系系：本系自動動化的定位在在於逐步的無無紙化公文；現階段本系系專兼任教師師接